Belgien: Elektronische Rechnungsstellung ab Januar 2026, e-Reporting ab Januar 2028
Belgien legt die Einführung der elektronischen Umsatzsteuererklärung für 2028 fest
Mit dieser Initiative festigt Belgien seinen Fahrplan hin zu einem Modell der „Continuous Transaction Controls“ (CTC) und reiht sich in die Gruppe der europäischen Länder ein, die den künftigen Anforderungen an die digitale Berichterstattung vorgreifen, die durch die Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) der Europäischen Union vorangetrieben werden.
Elektronische Rechnung und E-Reporting in Belgien: So funktioniert das duale Berichtsmodell
Seit dem 1. Januar 2026 ist die elektronische B2B-Rechnung in Belgien für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen verpflichtend. Darüber hinaus hat die belgische Regierung einen Gesetzentwurf verabschiedet, um ab dem 1. Januar 2028 ein E-Reporting-System für die Umsatzsteuer in nahezu Echtzeit einzuführen. Dieses neue Modell verpflichtet sowohl den Lieferanten als auch den Käufer, Rechnungsdaten an die Steuerbehörde zu melden, und stellt eine der ersten landesweiten Einführungen dar, die im Einklang mit der europäischen ViDA-Initiative..
Fristenkalender:
- 1. Januar 2026: Verpflichtung der elektronischen Inländischen B2B-Rechnung.
- 1. Januar 2028: Verpflichtung zum e-Reporting: Near real-time VAT e-reporting.
| Elektronische Rechnung | e-Reporting |
|---|---|
| Zwischen Unternehmen | Meldung an die Steuerbehörde |
| Rechnungsdokument | Steuerdaten |
| Verpflichtend seid 2026 | Verpflichtend ab 2028 |
| Basierend auf Peppol | Basierend auf die Meldung in nahezu Echtzeit |
E-Rechnung im Bereich B2B in Belgien: Januar 2026
Seit dem 1. Januar 2026 ist die elektronische B2B-Rechnung in Belgien für die meisten Transaktionen zwischen Unternehmen, die dort ansässig und für Mehrwertsteuerzwecke registriert sind, verpflichtend. Die Maßnahme ist Teil der Strategie des Landes zur Digitalisierung des Steuerwesens und zielt darauf ab, die Verwaltungseffizienz zu verbessern, die Rechnungsstellungsprozesse zu automatisieren und die Mehrwertsteuerkontrolle zu verstärken.
Das System basiert auf der europäischen Norm EN 16931 [EC1] und nutzt Peppol BIS Billing 3.0 als Referenzformat für den Austausch strukturierter elektronischer Rechnungen. Über das Peppol-Netzwerk können Unternehmen Rechnungen sicher, interoperabel und automatisiert ausstellen, empfangen und verarbeiten.
Die Verordnung schreibt vor, dass Steuerpflichtige strukturierte elektronische Rechnungen versenden und empfangen müssen; daher erfüllen Rechnungen in Papierform oder in unstrukturierten Formaten wie PDF nicht mehr die gesetzliche Verpflichtung, wenn sie als einziges Austauschformat verwendet werden. Die Verpflichtung gilt für inländische B2B-Transaktionen, während B2C-Transaktionen vom Anwendungsbereich ausgenommen sind.
Unternehmen, die Rechnungen bereits über EDI-Lösungen austauschen, können diese Kanäle jedoch weiterhin nutzen, sofern beide Parteien damit einverstanden sind und die Rechnungen die Anforderungen an Semantik und Syntax erfüllen, die in den europäischen Normen EN 16931-1 und CEN/TS 16931-2 festgelegt sind. In jedem Fall müssen Unternehmen über die technische Fähigkeit verfügen, elektronische Rechnungen über das Peppol-Netzwerk auszustellen und zu empfangen, das als Referenzinfrastruktur für die elektronische Rechnungsstellung in Belgien gilt und die Grundlage für das künftige nationale E-Reporting-System bildet
Wer ist in Belgien zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet?
Die Verpflichtung zur Ausstellung und zum Empfang elektronischer B2B-Rechnungen gilt für die meisten in Belgien ansässigen und für Mehrwertsteuerzwecke registrierten Unternehmen, die inländische Geschäfte zwischen Unternehmen tätigen.
Konkret betrifft die Regelung:
- In Belgien ansässige Unternehmen, die eine wirtschaftliche Tätigkeit ausüben.
- In Belgien für Mehrwertsteuerzwecke registrierte Steuerpflichtige.
- Inländische B2B-Umsätze, d. h. mehrwertsteuerpflichtige Transaktionen zwischen Unternehmen, die innerhalb des belgischen Hoheitsgebiets getätigt werden.
Dagegen gilt die Verpflichtung generell nicht für:
- B2C-Transaktionen (Business-to-Consumer) mit Endverbrauchern.
- Bestimmte Transaktionen oder Steuerpflichtige, die durch die Vorschriften ausdrücklich ausgenommen sind, wie beispielsweise bestimmte steuerbefreite Steuerpflichtige oder solche, die unter spezielle, im belgischen Recht vorgesehene Regelungen fallen.
Um den Unternehmen die Anpassung zu erleichtern, veröffentlichte die belgische Regierung im Juli 2025 einen Erlass, der verschiedene Aspekte der Umsetzung der obligatorischen elektronischen B2B-Rechnung klärt, darunter die Nutzung von Peppol als Standardkanal für den Austausch, die Rundungsregeln für die Mehrwertsteuer und die Sanktionsregelung bei technischen Verstößen.
Die wichtigsten Klarstellungen, die im Dekret enthalten sind:
- Nutzung von Peppol: Peppol wird der Standardkanal für den Versand elektronischer Rechnungen sein. Wenn jedoch beide Parteien zustimmen, können auch andere Methoden verwendet werden, sofern diese den Standards EN-16931 oder CEN/TS 16931 entsprechen.
- Auch wenn die Nutzung anderer Plattformen zulässig ist, müssen alle Steuerzahler über die technischen Vorraussetzungen verfügen, elektronische Rechnungen über das Peppol Netzwerk auszustellen und zu empfangen.
- Das Dekret hebt Peppol als ein wichtiges Instrument für das künftige Echtzeit Reporting hervor., das Belgien im Einklang mit ViDA im Jahr 2028 einführen wird.
- Rundungsregeln für die Mehrwertsteuer: Ab dem 1. Januar 2026 ist es nur noch für elektronische Rechnungen zulässig, den Gesamtbetrag nach Mehrwertsteuerarten zu runden. Eine Rundung nach einzelnen Zeilen ist nicht mehr zulässig.
- Sanktionen wegen technischer Verstöße: Die Nichteinhaltung der technischen Anforderungen für die Ausstellung oder den Empfang elektronischer Rechnungen führt zu folgenden Strafen:
- 1.500 EUR für den ersten Verstoß
- 3.000 EUR für den zweiten Verstoß
- 5.000 EUR für den dritten Verstoß
Das belgische Modell ist ein duales System zur Übermittlung von Rechnungsdaten. Neben dem Austausch elektronischer Rechnungen zwischen Unternehmen müssen sowohl der Rechnungssteller als auch der Rechnungsempfänger der Steuerbehörde bestimmte Daten zum Geschäftsvorfall kurz nach der Ausstellung bzw. dem Erhalt der Rechnung übermitteln.
E-Reporting in Belgien: Januar 2028
Belgien unternimmt einen formellen legislativen Schritt in Richtung elektronischer Umsatzsteuer-Meldung (18. Juli 2026). Ab 2026 tauschen belgische Unternehmen strukturierte elektronische Rechnungen aus, hauptsächlich über das Peppol-Netzwerk. Ab 2028 kommt eine neue Verpflichtung hinzu: Die steuerlichen Angaben dieser Rechnungen müssen elektronisch im Rahmen eines „Near-Real-Time-Reporting“-Modells an die Steuerbehörde übermittelt werden.
Der Begriff „Near-Real-Time“ bedeutet nicht eine sofortige Übermittlung der Rechnung, sondern die Übermittlung der Steuerdaten kurz nach deren Ausstellung oder Erhalt, und zwar innerhalb der in den Durchführungsbestimmungen festgelegten Fristen.
Der belgische Ministerrat hat einen Gesetzentwurf zur Änderung des Mehrwertsteuergesetzes verabschiedet, mit dem die Verpflichtung zum elektronischen Mehrwertsteuer-E-Reporting eingeführt und die Verpflichtung zur Vorlage der jährlichen Liste der mehrwertsteuerpflichtigen Kunden abgeschafft wird.
Das E-Reporting baut auf der bereits seit Januar 2026 geltenden Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung (E-Invoicing) auf. Es ersetzt die elektronische Rechnung nicht, sondern fügt eine zusätzliche Verpflichtung hinzu:
- den Austausch strukturierter elektronischer Rechnungen zwischen Unternehmen;
- die Übermittlung bestimmter Rechnungsdaten an die Verwaltung nahezu in Echtzeit.
Als Maßnahme zur Verwaltungsvereinfachung plant die belgische Regierung, die Verpflichtung zur Einreichung der jährlichen Liste der mehrwertsteuerpflichtigen Kunden für die vom neuen E-Reporting-System betroffenen Steuerpflichtigen aufzuheben.
Ziel ist es, Doppelarbeit zu vermeiden, da die Verwaltung die Informationen zu den Geschäftsvorgängen praktisch in Echtzeit erhalten wird.
Die Verabschiedung dieses Vorentwurfs bestätigt zudem die belgische Strategie, dem neuen europäischen Rahmen für die Digitalisierung der Mehrwertsteuer vorzugreifen.
Die Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) sieht die schrittweise Einführung von Anforderungen an das digitale Reporting (Digital Reporting Requirements, DRR) für grenzüberschreitende Transaktionen innerhalb der Europäischen Union vor. Mit der Entwicklung eines nationalen Berichtssystems, das nahezu in Echtzeit funktioniert, beginnt Belgien damit, Unternehmen und Behörden auf dieses neue Szenario vorzubereiten.
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Die E-Rechnung im Bereich B2G
Die E-Rechnung im Bereich B2G ist bereits Pflicht. Denn umittelbare öffentliche Auftraggeber in den verschiedenen Regionen nehmen ausschließlich E-Rechnungen entgegen. Alle anderen öffentlichen Auftraggeber können E-Rechnungen zumindest empfangen und verarbeiten.
In Belgien werden E-Rechnungen über das Peppol-Netzwerk an öffentliche Auftraggeber gesendet. Dabei empfangen die öffentlichen Auftraggeber die Rechnungen entweder über die Mercurius-Plattform oder direkt über einen sogenannten Peppol Access Point.
Wenn ein Unternehmen die E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber implementiert oder bereits implementiert hat, ist der Versand von E-Rechnungen an B2B-Kunden ein logischer nächster Schritt. Dabei sollte die E-Inoicing-Software skalierbar sein. Das bedeutet, dass die bestehende Lösung für B2G-Kunden leicht zu erweitern sein sollte.
Wie bereitet man sich auf die elektronische Rechnungsstellung und das E-Reporting in Belgien vor?
Die Umstellung auf die elektronische B2B-Rechnungsstellung und das künftige E-Reporting-System in Belgien erfordert eine Überprüfung sowohl der technologischen Infrastruktur als auch der internen Prozesse in den Bereichen Rechnungsstellung, Rechnungsempfang und Steuerkonformität.
Unternehmen sollten zunächst überprüfen, ob ihr ERP-System oder ihre Verwaltungssoftware in der Lage ist, strukturierte elektronische Rechnungen zu erstellen, zu empfangen und zu verarbeiten, die dem europäischen Standard EN 16931 und Peppol BIS Billing 3.0 entsprechen.
Außerdem ist es erforderlich, über einen zertifizierten Peppol-Zugangspunkt eine Verbindung zum Peppol-Netzwerk herzustellen, um elektronische Rechnungen sicher, interoperabel und automatisiert mit Kunden und Lieferanten austauschen zu können.
Darüber hinaus empfiehlt es sich, die Prozesse zum Empfang und zur Validierung von Rechnungen zu überprüfen, um sicherzustellen, dass die Informationen korrekt in die Buchhaltungs- und Steuersysteme integriert werden, ohne dass manuelle Arbeitsschritte oder unstrukturierte Dokumente wie PDF-Dateien erforderlich sind.
Mit Blick auf das Jahr 2028 müssen Unternehmen ihre Systeme zudem auf das künftige belgische Modell des „Near Real-Time VAT E-Reporting“ vorbereiten. Dies bedeutet, die Datenqualität und die Rückverfolgbarkeit der Vorgänge zu gewährleisten sowie die Fähigkeit sicherzustellen, der Steuerbehörde die erforderlichen Informationen innerhalb der gesetzlich festgelegten Fristen zu übermitteln.
EDICOM, globaler Partner für elektronische Rechnungsstellung und E-Reporting
EDICOM ist ein zertifizierter und voll funktionsfähiger Peppol Access Point, der belgische Unternehmen bei der Integration und Automatisierung von elektronischen Rechnungen sowie anderen elektronischen Geschäftsdokumenten (wie Bestellungen, Lieferscheinen oder Zahlungsaufforderungen) unterstützt. Dies ist besonders wichtig im Hinblick auf das Inkrafttreten der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich in Belgien ab dem 1. Januar 2026.
Darüber hinaus ist EDICOM in der offiziellen Liste der vom belgischen Finanzministerium zugelassenen Anbieter von Softwarelösungen aufgeführt. Diese offizielle Validierung garantiert, dass die Technologie des Unternehmens den technischen und normativen Standards der belgischen Verwaltung entspricht, einschließlich der Verwendung strukturierter Formate (wie dem Standard EN-16931) und des Kommunikationskanals Peppol.
Vorteile, mit EDICOM zu arbeiten
- Vollständige Konnektivität mit Peppol: Ermöglicht das sichere und zuverlässige Senden und Empfangen von elektronischen Rechnungen gemäß den Anforderungen des Peppol-Ökosystems.
- Garantierte Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Die EDICOM-Plattform entspricht den aktuellen und zukünftigen belgischen Vorschriften, einschließlich der Vorschriften im Zusammenhang mit dem ViDA-Modell der Europäischen Union.
- Umfassende Automatisierung: Ihre Lösung lässt sich problemlos in die ERP- und Verwaltungssysteme von Unternehmen integrieren und automatisiert den gesamten Zyklus der Ausstellung, des Empfangs, der Validierung und der Archivierung elektronischer Rechnungen.
- Internationale Skalierbarkeit: EDICOM ist in mehr als 85 Ländern tätig und kann ein strategischer Partner für Unternehmen sein, die über Belgien hinaus tätig sind.
