België: e-facturatie in januari 2026, e-rapportering in januari 2028

Elektronische facturatie en e-Reporting in België: hoe werkt het duale rapportagemodel?

Vanaf 1 januari 2026 is elektronische B2B-facturatie in België verplicht voor bedrijven die voor btw-doeleinden zijn geregistreerd. Daarnaast heeft de Belgische regering een wetsontwerp goedgekeurd om vanaf 1 januari 2028 een systeem voor btw-e-reporting in bijna realtime in te voeren. Dit nieuwe model verplicht zowel de leverancier als de afnemer om factuurgegevens aan de belastingdienst te rapporteren en vormt een van de eerste nationale implementaties die aansluiten bij het Europese ViDA-initiatief.

Implementatieschema:

• 1 januari 2026: verplichting tot binnenlandse elektronische B2B-facturering.
• 1 januari 2028: verplichting tot bijna realtime e-rapportage van de btw.

B2B e-facturatie in België: januari 2026

Vanaf 1 januari 2026 is de elektronische B2B-factuur in België verplicht voor de meeste transacties tussen bedrijven die voor btw-doeleinden zijn gevestigd en geregistreerd. De maatregel maakt deel uit van de fiscale digitaliseringsstrategie van het land en heeft tot doel de administratieve efficiëntie te verbeteren, factureringsprocessen te automatiseren en de btw-controle te versterken.

Het systeem is gebaseerd op de Europese norm EN 16931en maakt gebruik van Peppol BIS Billing 3.0 als referentieformaat voor de uitwisseling van gestructureerde elektronische facturen. Via het Peppol-netwerk kunnen bedrijven op een veilige, interoperabele en geautomatiseerde manier facturen versturen, ontvangen en verwerken.

De regelgeving schrijft voor dat belastingplichtigen gestructureerde elektronische facturen moeten verzenden en ontvangen, waardoor facturen op papier of in ongestructureerde formaten, zoals PDF, niet langer aan de wettelijke verplichting voldoen wanneer ze als enig uitwisselingsformaat worden gebruikt. De verplichting geldt voor binnenlandse B2B-transacties, terwijl B2C-transacties buiten het toepassingsgebied vallen.

Bedrijven die echter al facturen uitwisselen via EDI-oplossingen, kunnen deze kanalen blijven gebruiken, mits beide partijen hiermee instemmen en de facturen voldoen aan de semantische en syntactische vereisten die zijn vastgelegd in de Europese normen EN 16931-1 en CEN/TS 16931-2. In ieder geval moeten bedrijven over de technische capaciteit beschikken om elektronische facturen te versturen en te ontvangen via het Peppol-netwerk, dat wordt beschouwd als de referentie-infrastructuur voor elektronische facturering in België en de basis vormt voor het toekomstige nationale e-Reporting-systeem.

Wie is in België verplicht tot elektronische facturering?

De verplichting om elektronische B2B-facturen uit te reiken en te ontvangen geldt voor de meeste in België gevestigde en voor de btw geregistreerde bedrijven die binnenlandse transacties tussen bedrijven uitvoeren.

Concreet heeft de regelgeving betrekking op:

• In België gevestigde bedrijven die een economische activiteit uitoefenen.
• Belastingplichtigen die in België voor de btw zijn geregistreerd.
• Binnenlandse B2B-transacties, d.w.z. transacties tussen btw-plichtige ondernemingen die plaatsvinden op Belgisch grondgebied.

De verplichting geldt daarentegen in het algemeen niet voor:

• B2C-transacties (Business to Consumer) met eindconsumenten.
• Bepaalde transacties of belastingplichtigen die uitdrukkelijk van de regelgeving zijn uitgesloten, zoals sommige vrijgestelde belastingplichtigen of belastingplichtigen die onder specifieke regelingen vallen waarin de Belgische wetgeving voorziet.

Om de aanpassing voor bedrijven te vergemakkelijken, heeft de Belgische regering in juli 2025 een decreet gepubliceerd dat verschillende aspecten van de toepassing van de verplichte elektronische B2B-facturatie verduidelijkt, waaronder het gebruik van Peppol als standaarduitwisselingskanaal, de afrondingsregels voor de btw en het sanctiestelsel dat van toepassing is op technische overtredingen.

Belangrijkste verduidelijkingen in het decreet

• Gebruik van Peppol: Peppol wordt het standaardkanaal voor het verzenden van e-facturen. Indien beide partijen het daarover eens zijn, kunnen echter ook andere methoden worden gebruikt, op voorwaarde dat ze voldoen aan de EN-16931 of CEN/TS 16931 normen.
  • Ook al zijn andere platforms zijn toegestaan, moeten alle belastingplichtigen technisch in staat zijn om e-facturen via Peppol uit te reiken en te ontvangen.
  • Het decreet benadrukt Peppol als een belangrijk kanaal voor het toekomstige near real-time e-Reporting systeem dat België in 2028 zal implementeren, in lijn met ViDA.
• Regels voor de afronding van btw: Vanaf 1 januari 2026, en alleen voor elektronische facturen, is alleen afronding van het totaalbedrag per btw-tarief toegestaan. Afronding per afzonderlijke regel is niet langer toegestaan.
• Sancties voor technische niet-naleving: Niet-naleving van de technische vereisten voor het uitreiken of ontvangen van e-facturen zal leiden tot de volgende boetes:
  • of 1.500 euro voor de eerste overtreding
  • of 3.000 euro voor de tweede overtreding
  • of 5.000 euro voor de derde overtreding

E-rapportage in België: januari 2028

België zet een formele wetgevende stap in de richting van e-Reporting van de btw (18 juli 2026). Vanaf 2026 wisselen Belgische bedrijven gestructureerde elektronische facturen uit, voornamelijk via het Peppol-netwerk. Vanaf 2028 komt daar een nieuwe verplichting bij: zij moeten de fiscale gegevens van die facturen elektronisch aan de belastingdienst doorgeven volgens een model van near real-time reporting.

Het begrip „near real-time“ houdt geen onmiddellijke verzending van de factuur in, maar wel de doorgeven van de fiscale gegevens kort na de uitgifte of ontvangst ervan, binnen de termijnen die in de uitvoeringsbepalingen worden vastgesteld.

De Belgische Ministerraad heeft een voorontwerp van wet goedgekeurd om het BTW-wetboek te wijzigen en de verplichting tot elektronische BTW-rapportage (e-Reporting) in te voeren, naast het afschaffen van de verplichting om de jaarlijkse lijst van BTW-plichtige klanten in te dienen.

E-Reporting bouwt voort op de verplichting tot e-facturering die al sinds januari 2026 van kracht is. Het vervangt de elektronische factuur niet, maar voegt een extra verplichting toe:

• de uitwisseling van gestructureerde elektronische facturen tussen bedrijven;
• de bijna realtime doorgeven van bepaalde factuurgegevens aan de overheid.

Als maatregel ter vereenvoudiging van de administratie is de Belgische regering van plan de verplichting tot het indienen van de jaarlijkse lijst van btw-plichtige klanten af te schaffen voor belastingplichtigen die onder het nieuwe e-Reporting-systeem vallen.

Het doel is dubbel werk te voorkomen, aangezien de overheid vrijwel in realtime over de informatie over de transacties zal beschikken.

De goedkeuring van dit voorontwerp bevestigt ook de Belgische strategie om vooruit te lopen op het nieuwe Europese kader voor de digitalisering van de btw.

Het initiatief „VAT in the Digital Age“ (ViDA) voorziet in de geleidelijke invoering van „Digital Reporting Requirements“ (DRR) voor grensoverschrijdende transacties binnen de Europese Unie. Met de ontwikkeling van een nationaal rapportagesysteem dat vrijwel in realtime werkt, begint België bedrijven en overheidsinstanties voor te bereiden op dit nieuwe scenario.
 

B2G e-facturatie in België

Alle leveranciers van gecentraliseerde openbare entiteiten in de verschillende regio's zijn verplicht om elektronische facturen te verzenden en alle openbare instanties in het land moeten elektronische facturen kunnen ontvangen. 

Elektronische facturen in België worden verzonden naar overheidsdiensten volgens het Peppol-interoperabiliteitsmodel. De ontvangst van facturen gebeurt via het Mercurius-platform, dat toegang geeft aan alle overheden of rechtstreeks tot de Peppol AP van de openbare instantie.

Oplossingen voor elektronische facturering zijn schaalbaar, daardoor zal het voor bedrijven die zijn begonnen met het proces van elektronisch werken op het gebied van B2G een natuurlijke stap zijn om te beginnen met het uitgeven en ontvangen van elektronische facturen in hun commerciële relaties met klanten en leveranciers.

Hoe bereid u zich voor op elektronische facturatie en e-Reporting in België?

De aanpassing aan elektronische B2B-facturatie en aan het toekomstige e-Reporting-systeem in België vereist een herziening van zowel de technologische infrastructuur als de interne processen voor facturering, ontvangst en fiscale naleving.

Bedrijven moeten om te beginnen nagaan of hun ERP-systeem of bedrijfssoftware in staat is om gestructureerde elektronische facturen te genereren, te ontvangen en te verwerken die voldoen aan de Europese norm EN 16931 en aan Peppol BIS Billing 3.0.

Daarnaast is het noodzakelijk om via een gecertificeerd Peppol Access Point verbinding te maken met het Peppol-netwerk, zodat elektronische facturen op een veilige, interoperabele en geautomatiseerde manier kunnen worden uitgewisseld met klanten en leveranciers.

Daarnaast is het raadzaam de processen voor het ontvangen en valideren van facturen te herzien om ervoor te zorgen dat de informatie correct wordt geïntegreerd in de boekhoud- en belastinginformatiesystemen, zonder afhankelijk te zijn van handmatige taken of ongestructureerde documenten zoals PDF’s.

Met het oog op 2028 moeten bedrijven hun systemen ook voorbereiden op het toekomstige Belgische model voor near real-time btw-e-reporting. Dit houdt in dat de kwaliteit van de gegevens en de traceerbaarheid van de transacties moeten worden gewaarborgd, en dat de vereiste informatie binnen de door de regelgeving vastgestelde termijnen aan de belastingdienst moet kunnen worden verstrekt.
 

EDICOM, wereldwijde partner voor elektronische facturatie en e-reporting

EDICOM is een gecertificeerd en volledig operationeel Peppol Access Point om Belgische bedrijven te ondersteunen in hun processen van integratie en automatisering van e-facturen en andere elektronische bedrijfsdocumenten (zoals bestellingen, leveringsbonnen of betalingsberichten). Dit is vooral relevant met het oog op de inwerkingtreding van het verplichte B2B e-factureringsmandaat in België vanaf 1 januari 2026.

EDICOM staat ook op de officiële lijst van leveranciers van softwareoplossingen die zijn goedgekeurd door het Belgische Ministerie van Financiën. Deze officiële validatie garandeert dat haar technologie voldoet aan de technische en regelgevende standaarden die de Belgische overheid vereist, waaronder het gebruik van gestructureerde formaten (zoals de EN-16931 standaard) en het Peppol communicatiekanaal.

Voordelen van werken met EDICOM

1. Volledige connectiviteit met Peppol: Veilig, betrouwbaar en in overeenstemming met de vereisten van het Peppol ecosysteem e-facturen verzenden en ontvangen.
2. Gegarandeerde naleving van de regelgeving: Het EDICOM-platform past zich aan de huidige en toekomstige Belgische regelgeving aan, inclusief de regelgeving met betrekking tot het ViDA-model van de Europese Unie.
3. Volledige automatisering: De oplossing integreert eenvoudig met ERP- en managementsystemen van bedrijven en automatiseert de volledige cyclus van uitgifte, ontvangst, validatie en archivering van elektronische facturen.
4. Internationale schaalbaarheid: EDICOM is actief in meer dan 85 landen en kan een strategische partner zijn voor bedrijven met activiteiten buiten het Belgische grondgebied.