EN 16931 passt sich an ViDA an: der neue Impuls für die elektronische Rechnungsstellung in Europa

Die elektronische Rechnungsstellung in Europa tritt in eine neue Phase ein. Die jüngste Weiterentwicklung der Norm EN 16931, die auf die ViDA-Initiative (VAT in the Digital Age) abgestimmt ist, markiert einen entscheidenden Schritt hin zu einem stärker digitalisierten, automatisierten und harmonisierten Steuerökosystem.

Für Unternehmen, die in mehreren EU-Ländern tätig sind, sind diese Änderungen nicht nur technischer Natur. Sie stellen eine tiefgreifende Veränderung in der Art und Weise dar, wie Steuerkonformität, Datenaustausch und Interoperabilität zwischen Systemen gehandhabt werden.

Was ist die Norm EN 16931 und warum ist sie so wichtig?

Die Norm EN 16931 definiert das semantische Modell für elektronische Rechnungen in Europa. Ihr Ziel ist es, sicherzustellen, dass Rechnungen automatisch verstanden und verarbeitet werden können, unabhängig vom Land oder vom Technologieanbieter.

In der Praxis ermöglicht dies:

• Strukturierter Datenaustausch zwischen Unternehmen und Behörden
• Automatisierung von Buchhaltungs- und Steuerprozessen
• Reduzierung von Fehlern und Betriebskosten
• Interoperabilität in grenzüberschreitenden Umgebungen 

Dieser Standard bildet bereits die Grundlage für zahlreiche nationale E-Invoicing-Systeme in Europa und hat maßgeblich dazu beigetragen, die Digitalisierung im Steuerbereich im B2G-Bereich und zunehmend auch im B2B-Bereich voranzutreiben.

Die Arbeit von CEN/TC 434: drei zentrale Säulen

Der Unterausschuss CEN/TC 434 war für die Entwicklung der europäischen Norm für elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) verantwortlich und gliederte seine Arbeit in drei Hauptbereiche, die europaweit Interoperabilität, Kohärenz und Flexibilität gewährleisten.

CEN/TC 434 gliederte seine Arbeit in drei grundlegende Säulen: das semantische Modell, die technischen Syntaxen und die Methodik für Erweiterungen. Zusammen haben diese Elemente den Aufbau eines soliden, flexiblen Ökosystems ermöglicht, das auf die regulatorische und sektorale Vielfalt Europas vorbereitet ist.

Ein einheitliches semantisches Modell

Die erste große Herausforderung bestand darin, aus geschäftlicher Sicht zu definieren, was genau eine elektronische Rechnung ist. Zu diesem Zweck entwickelte CEN/TC 434 das semantische Datenmodell, das in der Norm EN 16931-1:2017 festgehalten ist.

Dieses Modell legt eine Reihe von Informationselementen (Business Terms) fest, die jede Rechnung enthalten muss, wie beispielsweise die Daten des Lieferanten und des Kunden, steuerliche Angaben, Beträge oder die Aufschlüsselung der Produkte und Dienstleistungen.

Der Schlüssel zu diesem Ansatz liegt darin, dass er völlig technologieunabhängig ist. Es spielt keine Rolle, ob die Rechnung im XML-, EDI- oder einem anderen Format übermittelt wird: Entscheidend ist, dass alle Systeme die Daten auf dieselbe Weise interpretieren.

Dieser semantische Ansatz ermöglicht es:

• die Einhaltung der Richtlinie 2014/55/EU sicherzustellen
• Unklarheiten beim Datenaustausch zu beseitigen
• die Interoperabilität zwischen Ländern und Sektoren zu erleichtern 

Mit anderen Worten: Das semantische Modell definiert die gemeinsame Sprache, die es ermöglicht, dass eine Rechnung überall in Europa verstanden wird.

Strukturierte Syntaxen

Nachdem der Inhalt festgelegt worden war, bestand der nächste Schritt darin, zu bestimmen, wie diese Informationen strukturiert dargestellt werden sollten. Zu diesem Zweck hat CEN/TC 434 zwei offizielle Syntaxen definiert:

• UBL (Universal Business Language) 
• UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice) 

Diese technischen Umsetzungen sind enthalten in:

• EN 16931-2 
• CEN/TS 16931-3-2 (UBL) 
• CEN/TS 16931-3-3 (CII) 

Beide Syntaxen wandeln das semantische Modell in XML-Strukturen um und legen dabei genaue Regeln fest für:

• Welche obligatorischen Felder 
• Welche Felder sind optional 
• Wie ist die Datenstruktur 

Dank dieser Spezifikationen können Unternehmen und Behörden elektronische Rechnungen automatisiert austauschen, ohne dass manuelle Interpretationen oder spezifische Anpassungen zwischen den Systemen erforderlich sind.

Dieses technische Niveau ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass die Interoperabilität nicht nur auf der theoretischen Ebene bleibt, sondern in der Praxis funktioniert.

CIUS und Erweiterungen

Europa ist kein einheitlicher Markt. Jedes Land, jeder Sektor und sogar jede Organisation kann spezifische Anforderungen haben, die über das Standardmodell hinausgehen. Um dieser Tatsache gerecht zu werden, hat CEN/TC 434 eine Methodik für Erweiterungen entwickelt, die auf den folgenden Grundlagen basiert:

• CIUS (Core Invoice Usage Specification) 
• Branchen- oder fachspezifische Erweiterungen 

Dieser Ansatz ist in der technischen Spezifikation CEN/TS 16931-3-1 festgelegt
Ein CIUS ermöglicht es, den europäischen Standard an konkrete Kontexte anzupassen, wie zum Beispiel:

• nationale Vorschriften (z. B. XRechnung in Deutschland)
• Anforderungen der öffentlichen Verwaltung
• Anforderungen bestimmter Branchen 

Diese Anpassungen unterliegen jedoch strengen Vorschriften:

• Sie dürfen keine Pflichtangaben aus dem Basismodell entfernen
• Sie müssen die Kompatibilität mit EN 16931 gewährleisten
• Sie müssen transparent dokumentiert werden 

Darüber hinaus ermöglichen Erweiterungen das Hinzufügen zusätzlicher Informationen, wenn dies erforderlich ist, ohne die Interoperabilität zu beeinträchtigen.

Dieses Gleichgewicht zwischen Standardisierung und Flexibilität war entscheidend für die europaweite Einführung des Modells.

EN 16931 “ViDA-ready”: Was ändert sich?

Die Weiterentwicklung der Norm EN 16931 entspricht der Notwendigkeit, sich an die neuen Anforderungen an die digitale Berichterstattung anzupassen, die von ViDA vorangetrieben werden.
Zu den wichtigsten Änderungen zählen:

1. Verbesserte Möglichkeiten für die digitale Berichterstattung
   Der Standard wird erweitert, um den Austausch detaillierterer und strukturierterer Informationen zu erleichtern, die für Systeme zur kontinuierlichen oder nahezu in Echtzeit erfolgenden Berichterstattung erforderlich sind.
   Dies umfasst neue Felder und eine verbesserte Definition der Schlüsseldaten für die Mehrwertsteuerkontrolle.
    
2. Bessere Abstimmung auf innergemeinschaftliche Transaktionen
   Eine der großen Herausforderungen der EU war die Verwaltung der Mehrwertsteuer bei grenzüberschreitenden Geschäften. Die Aktualisierung des Standards verbessert die Konsistenz und Rückverfolgbarkeit dieser Art von Transaktionen.
    
3. Stärkung der Interoperabilität
   Ziel ist es, die derzeitige Fragmentierung zwischen den Ländern zu verringern. Ein robusterer und an ViDA angepasster EN 16931-Standard erleichtert die Verbindung zwischen nationalen Plattformen und privaten Lösungen.
    
4. Gemeinsame Grundlage für künftige B2B-Vorgaben
   Obwohl viele Länder bereits obligatorische Systeme für die elektronische Rechnungsstellung eingeführt haben, bleibt die Harmonisierung auf europäischer Ebene eine Herausforderung.
   Die Weiterentwicklung des Standards zielt darauf ab, die gemeinsame technische Grundlage für künftige verbindliche Modelle im B2B-Bereich zu werden.

Auswirkungen auf Unternehmen: Von der Anpassung zum Wettbewerbsvorteil

Für Unternehmen bedeuten diese Veränderungen weit mehr als nur eine technische Aktualisierung.

Die neuen Modelle der digitalen Berichterstattung erfordern:

• Verbesserte Datenqualität 
• Automatisierte Prozesse 
• Direkte Anbindung an Steuerplattformen 

Um in verschiedenen europäischen Ländern tätig zu sein, sind Lösungen erforderlich, die sich an unterschiedliche rechtliche Rahmenbedingungen anpassen lassen, ohne dabei an Effizienz einzubüßen.
Unternehmen, die diese Veränderungen strategisch umsetzen, werden in der Lage sein:

• Verwaltungskosten senken
• Finanzielle Transparenz verbessern
• Ihre Rechnungsstellungs- und Inkassoprozesse beschleunigen 

EDICOM und die Anpassung an den neuen europäischen Rechtsrahmen

In diesem dynamischen Umfeld ist es entscheidend, einen spezialisierten Technologiepartner an seiner Seite zu wissen. Die Weiterentwicklung der Norm EN 16931 und ihre Anpassung an ViDA verdeutlichen die Notwendigkeit für umfassende, interoperable und zukunftssichere Lösungen.

EDICOM bietet maßgeschneiderte Plattformen für die elektronische Rechnungsstellung und die Einhaltung steuerrechtlicher Vorgaben, die bereits auf die neuesten europäischen Anforderungen abgestimmt sind. Diese Lösungen erleichtern die Integration in nationale Systeme und gewährleisten die Einhaltung der Vorschriften in Echtzeit.