Elektronische Rechnungen in Mexiko (CFDI) und die neue Auflage des SAT für Technologieplattformen

Die elektronische Rechnung in Mexiko (CFDI), die von der Steuerverwaltung (SAT) geregelt wird, entwickelt sich zu einem noch anspruchsvolleren Steuerkontrollmodell. Mit dem Beschluss über verschiedene steuerliche Angelegenheiten 2026 wird eine neue Verpflichtung für Technologieplattformen eingeführt: Sie müssen einen ständigen Online-Zugang zu Steuer- und Transaktionsinformationen ermöglichen. Diese Neuerung verstärkt die Überwachung in Echtzeit und zwingt Unternehmen, ihre Systeme und Prozesse anzupassen, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und ein hohes Maß an Sicherheit beim Zugriff auf Informationen zu garantieren.

Was ist der Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI)?

Die elektronische Rechnung in Mexiko, abgekürzt als CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet, digitaler Steuerbeleg über das Internet), ist das von der Steuerverwaltung (SAT) eingerichtete System zur Dokumentation aller wirtschaftlichen Transaktionen im Land. Seine Verwendung ist für alle Steuerzahler verpflichtend und schließt Unternehmen, Freiberufler und Privatpersonen ein, die eine gewerbliche Tätigkeit ausüben oder Dienstleistungen erbringen.

Dieses Modell der elektronischen Rechnungsstellung zeichnet sich durch ein hohes Maß an Kontrolle aus, da jeder Beleg in Echtzeit von einem autorisierten Zertifizierungsanbieter (PAC) validiert werden muss, bevor er für Steuerzwecke gültig wird, was die Authentizität und Integrität der Informationen gewährleistet.

CFDI 4.0-Anforderungen: die Grundlage für die Erfüllung der SAT-Anforderungen

Die aktuelle Version des elektronischen Rechnungsstellungssystems in Mexiko ist CFDI 4.0, womit ein strengeres Modell für die Validierung von Steuerdaten eingeführt wurde. Diese Norm wirkt sich nicht nur auf die Ausstellung und den Empfang elektronischer Rechnungen aus, sondern auch auf andere damit zusammenhängende Belege, wie die CFDI für Abzüge und ergänzende Anhänge wie Zahlungen, Frachtbriefe oder Lohnabrechnungen.

Eine der wichtigsten Änderungen in dieser Version war die Verpflichtung, dass die Daten des Empfängers genau mit denen übereinstimmen müssen, die bei der SAT registriert sind, was die Anforderungen an die Erstellung von Belegen deutlich erhöhte.

Um einen CFDI korrekt auszustellen, muss dieser wichtige Informationen enthalten, wie z. B.:

• Name oder Firmenname des Empfängers
• Gültige und aktive Bundessteuerregisternummer (RFC)
• Postleitzahl des Steuerdomizils
• Steuerregelung des Empfängers
• Verwendung des CFDI
• Hinweis, ob es sich um ein Exportgeschäft handelt

Darüber hinaus verstärkte die SAT die Validierung von Steuerdaten und nahm neue Kontrollen auf, wie z. B. die Kennzeichnung, ob Posten steuerpflichtig sind. In der Praxis kann jede Unstimmigkeit in den Angaben dazu führen, dass der Beleg nicht genehmigt und gestempelt wird, was sich unmittelbar auf den Vorgang und die Einhaltung der Steuervorschriften durch das Unternehmen auswirkt.

*Online-Zugang zu Steuerinformationen: neue Verpflichtung für Technologieplattformen

Der Beschluss über verschiedene Steuerangelegenheiten 2026 führt durch Artikel 30-B der Bundessteuerordnung die Verpflichtung ein, SAT einen ständigen Online-Zugang zu den Steuerinformationen von Steuerzahlern zu ermöglichen, die ihre Dienstleistungen über Technologieplattformen erbringen, was am 1. Mai 2026 in Kraft tritt.

Diese Maßnahme, die mit den Artikeln 1°-A Bis und 18-B des Mehrwertsteuergesetzes in Einklang steht, stellt eine strukturelle Änderung des Besteuerungsmodells dar, die das derzeitige, auf Meldungen basierende System durch einen direkten Zugang zu den Systemen der Unternehmen ergänzt.

Für wen gilt diese Verpflichtung?

Diese Verpflichtung gilt sowohl für ausländische als auch für einheimische Unternehmen, solange sie in Mexiko tätig sind und ihre Dienstleistungen über Technologieplattformen anbieten:

• Technologieplattformen für Vermittlungsdienste
• Marktplätze und elektronischer Handel
• Anwendungen in den Bereichen Verkehr, Mobilität und Warenlieferung
• Plattformen für Streamingoder digitale Inhalte
• Digitale Bildungsdienste

Welche Informationen müssen der SAT zur Verfügung stehen?

Die SAT wird in der Lage sein, auf detaillierte Steuer- und Transaktionsinformationen zuzugreifen, um die korrekte Erfüllung der Steuerpflichten zu überprüfen. Diese Informationen müssen auf der Ebene jeder einzelnen Transaktion und in strukturierter Form verfügbar sein.

Zu den wichtigsten erforderlichen Daten gehören:

• Art der Transaktion oder der erbrachten Dienstleistung
• RFC des Kunden 
• Betrag der Transaktion 
• Ausgewiesene Mehrwertsteuer
• Folio fiscal (einzigartige Kennnummer) des CFDI oder Belegskennung
• Verwendete Zahlungsarten
• Informationen zum Anbieter oder Lieferanten (Name, RFC oder Steuer-ID, Sitz)
• Zahlungskonten oder zugehörige CLABE
• Abgezogene Steuern (ISR, VAT, IEPS)
• Zusätzliche Informationen je nach Art der Transaktion

Dieser Grad der Detaillierung bedeutet, dass die Informationen geordnet und auf dem neuesten Stand gehalten werden müssen und der Behörde jederzeit zur Verfügung stehen.

Technische und betriebliche Anforderungen

Die Verordnung sieht vor, dass die Informationen spätestens am Tag nach der Transaktion zur Verfügung stehen, nach Transaktionen geordnet und sowohl für vereinzelte als auch massierte Nachfragen zugänglich sein müssen. Darüber hinaus müssen sie mindestens fünf Jahre lang aufbewahrt werden und ständig verfügbar sein.

Im Gegensatz zu früheren Modellen sieht diese neue Anforderung nicht vor, dass die SAT Dateien erhält, sondern dass sie direkt auf die Systeme des Steuerzahlers zugreift, was eine Technologieinfrastruktur voraussetzt, die für einen solchen Zugriff vorbereitet ist.

Wie sollte der SAT-Zugang ermöglicht werden?

Dieses Verfahren wird gemäß der Bundessteuerordnung (CFF) in einem formlosen Schreiben festgelegt, wobei der Steuerzahler alle erforderlichen Angaben machen muss, um Zugang zu seinen Systemen zu ermöglichen.

Zu diesem Zweck müssen Elemente wie Zugangsdaten (Benutzername und Kennwort), technische Handbücher, Verbindungskonfigurationen (z. B. VPN oder digitale Zertifikate) und alle Authentifizierungs- oder Autorisierungsmechanismen bereitgestellt werden, die erforderlich sind, damit die SAT korrekt auf die Informationen zugreifen kann.

CFDI-Ergänzungsanhänge: Pflichtangaben je nach Geschäft

Der CFDI ist kein einzelnes Dokument, sondern eine Struktur, die mit Hilfe von ergänzenden Anhängen erweitert werden kann, die je nach Art der Transaktion spezifische Informationen hinzufügen. Seine korrekte Anwendung ist von entscheidender Bedeutung, um Steuerverstöße zu vermeiden, insbesondere in regulierten Sektoren oder bei komplexen Transaktionen.

Ergänzender Anhang für Zahlungen

Dieser ergänzende Anhang wird verwendet, wenn Transaktionen in Raten oder aufgeschoben abgerechnet werden. Er dient dazu, Zahlungen, die nach der Ausstellung der Rechnung getätigt wurden, genau wiederzugeben.

Mit der jüngsten Aktualisierung wird eine größere Detailgenauigkeit verlangt, einschließlich:

• Nennung des Gesamtbetrags der Zahlungen
• Identifizierung der steuerpflichtigen Zahlungen
• Aufschlüsselung der ausgewiesenen fälligen und der einbehaltenen Steuern
• Ausschließliche Verwendung mit Belegen des Typs „P”
• Anpassungen der Validierungen und Kataloge

Ergänzender Anhang für den Außenhandel 

Der ergänzender Anhang für den Außenhandel ist ein Schlüsselelement für Unternehmen, die Exportgeschäfte tätigen, da eres ihnen ermöglicht, diese Geschäfte zu identifizieren und detaillierte Informationen über die Waren aufzunehmen. Seine Verwendung ist für endgültige Exporte verpflichtend, was ihn zu einer wichtigen Voraussetzung für international tätige Unternehmen macht.

In der neuesten Fassung wurden die folgenden relevanten Änderungen vorgenommen, um die Genauigkeit und Kontrolle der Informationen zu verbessern:

• Angabe der Daten des Importeurs oder Empfängers im Ausland
• Aufnahme von internationalen Steuernummern (Tax ID)
• Höhere Detailgenauigkeit bei Waren, Werten und Wechselkursen
• Definition eines neuen Präfixes und Namensraumes
• Löschung von Attributen wie OperationType
• Verpflichtende Angabe von bisher fakultativen Informationen, wie Sitz und Waren
• Einstellungen der Dezimalwertgenauigkeit
• Aktualisierung von Katalogen

Ergänzender Anhang der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Der ergänzende Anhang der Lohn- und Gehaltsabrechnung dokumentiert die Zahlungen, die ein Unternehmen an seine Mitarbeiter leistet, einschließlich der Löhne, Sozialleistungen und Abzüge. Seine Verwendung ist verpflichtend, und der Beleg muss von einem PAC gestempelt werden, damit er vor derm SAT für Steuerzwecke gültig ist.

In der neuesten Version wurden Verbesserungen vorgenommen, um die Qualität der Informationen und ihre Angemessenheit für CFDIs zu verbessern:

• Standardisierung der Datumsformate gemäß Anhang 20
• Einbindung von Validierungen, die an CFDI 4.0 angepasst sind
• Abschaffung der Vorabvalidierung von Version und Zahlungsmethode
• Verpflichtung, vollständige Angaben zum Arbeitnehmer zu machen, wie RFC, Name, Steuerregelung und Postleitzahl.

CFDI für Abzüge und Zahlungsinformationen

Der Beleg für Abzüge und Zahlungsinformationen ist ein digitales Steuerdokument, das die Quellensteuer auf bestimmte Transaktionen ausweist, insbesondere auf Transaktionen, an denen Gebietsfremde beteiligt sind, oder auf bestimmte Posten wie Dividenden, Zinsen, Mietverträge, Veräußerung von Aktien oder Finanzinstrumenten.

Dieser Beleg wirkt sich auf mehrere Steuerszenarien aus und ist für die korrekte Meldung der aus diesen Transaktionen resultierenden Steuerverpflichtungen unerlässlich. Die neueste Version dieses Belegs enthält die folgenden Verbesserungen, die auf CFDI 4.0 abgestimmt sind:

• Aufnahme des Versandortes
• Möglichkeit der Verknüpfung mit einem CFDI
• Verpflichtende Angabe des Namens, der Steuerregelung und der Postleitzahl des Ausstellers und des Empfängers
• Neue Attribute in den Gesamtwerten, wie Gewinn und ISR
• Anpassungen der Validierungen und Kataloge

CFDIs für Fluggesellschaften: sektorspezifische Anforderungen

Für den Luftfahrtsektor gelten besondere Verpflichtungen für die elektronische Rechnungsstellung. Fluggesellschaften müssen CFDIs für den Verkauf von Flugtickets ausstellen, in Übereinstimmung mit den geltenden Steuervorschriften.

Diese Belege müssen in verschiedenen Szenarien erstellt werden, z. B. am Schalter, online oder über Reisebüros. In allen Fällen müssen die Kunden ihre RFC- und Steuerdaten angeben, und die Rechnung muss innerhalb von höchstens zwei Arbeitstagen ausgestellt werden.
Die Verwaltung dieser CFDIs beinhaltet:

• Erfassung und Überprüfung der Steuerdaten von Passagieren
• Automatisierte Erstellung und Validierung von Belegen
• Versenden in den Formaten XML und PDF
• Integration der Belege in Fluglinienmanagementsysteme 

Löschung eines CFDI: Verpflichtungen und aktualisiertes Verfahren

Die Stornierung von CFDIs ist ein geregelter Prozess, der darauf abzielt, unzulässige Praktiken zu vermeiden und die Transparenz von Steuervorgängen zu gewährleisten. Seit der Systemaktualisierung ist die Angabe des Grundes für die Stornierung obligatorisch, wodurch die SAT eine bessere Kontrolle über die an den ausgestellten Belege vorgenommenen Änderungen hat.

Zu den von der SAT definierten Gründen gehören:

• Beleg mit Fehlern mit Bezug
• Beleg mit Fehlern ohne Bezug
• Nicht durchgeführte Transaktion
• Pauschaler Rechnungsersatz

Der Stornierungsprozess wird über die Mailbox des Steuerzahlers abgewickelt und erfordert in den meisten Fällen die Zustimmung des Empfängers. Nach dem Absenden des Antrags hat der Empfänger 72 Stunden Zeit, um die Stornierung anzunehmen oder abzulehnen; geht innerhalb dieser Frist keine Antwort ein, gilt die Stornierung automatisch als angenommen.

Es gibt Ausnahmen, in denen eine solche Annahme nicht erforderlich ist, z. B. bei Rechnungen mit geringem Wert, bei Lohn- und Gehaltsabrechnungen, bei Geschäften mit der Allgemeinheit oder wenn die Stornierung innerhalb der ersten 72 Stunden nach der Ausstellung erfolgt.

Massen-CFDI-Download und Verwaltung der Belege

SAT ermöglicht das massenhafte Herunterladen von CFDIs, was den Unternehmen den Zugang zu ihren ausgestellten und erhaltenen Belegen erleichtert. Dieser Dienst ermöglicht den Abruf großer Informationsmengen, was für die Rechnungsprüfung, die Einhaltung von Vorschriften und die interne Kontrolle von entscheidender Bedeutung ist. Dies impliziert jedoch auch die Notwendigkeit von Instrumenten, die dies ermöglichen:

• Verwaltung großer Datenmengen
• Automatisiertes Herunterladen
• Integration von Informationen in interne Systeme

EDICOM, eine umfassende Plattform für die Ausstellung, Empfang und Verwaltung von CFDIs

Als erster autorisierter Zertifizierungsanbieter (PAC) in Mexiko bietet EDICOM eine umfassende Lösung für die Verwaltung elektronischer Rechnungen (CFDI) an, die darauf ausgelegt ist, alle Prozesse im Zusammenhang mit Steuerbelegen und deren ergänzenden Anhängen zu automatisieren, zu validieren und zu integrieren. Die Plattform gewährleistet nicht nur die Einhaltung der SAT-Vorschriften, sondern ermöglicht es den Unternehmen auch, ein globales Modell für die Einhaltung der Steuervorschriften zu nutzen und sich mit einer einzigen Technologielösung an die Anforderungen mehrerer Länder anzupassen.

Automatisierte Ausgabe und Empfang von CFDIs

Als PAC validiert und zertifiziert EDICOM CFDIs in Echtzeit und garantiert so die Einhaltung der SAT-Bestimmungen. Unsere Plattform automatisiert die Ausgabe und den Empfang von Dokumenten und integriert sie in Geschäftssysteme, um einen nahtlosen, sicheren und fehlerfreien Ablauf zu gewährleisten.

Verwaltung der ergänzenden Anhänge an CFDIs

Die EDICOM-Plattform implementiert und validiert automatisch die von der SAT geforderten ergänzenden Anhänge (Zahlungen, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Außenhandel, u. a.) und gewährleistet deren korrekte Struktur und sofortige Anpassung an regulatorische Änderungen.

CFDI-Lösung für Fluggesellschaften

EDICOM bietet eine spezielle Lösung für den Luftfahrtsektor, die die Ausstellung von CFDIs aus dem Ticketverkauf automatisiert. Die Plattform ist mit den Verkaufssystemen von Fluggesellschaften und Agenturen verbunden, erfasst die steuerlichen Daten der Passagiere und erstellt automatisch ergänzende Anhänge, die EDICOM als PAC validiert und gestempelt. 

Automatisierte Stornierung eines CFDI

EDICOM verwaltet die CFDI-Stornierung automatisch als PAC und steuert den Versand der Anfragen, die Interaktion mit der Mailbox des Steuerzahlers und die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften, sowohl bei Einzel- als auch bei Massenprozessen.

Massendownload und Integration von CFDI

Die EDICOM-Plattform automatisiert das massenhafte Herunterladen von CFDIs von den SAT-Diensten und ermöglicht den Abruf großer Mengen von ausgestellten und empfangenen Belegen. Diese Informationen werden direkt in die internen Systeme des Unternehmens integriert, was ihre Klassifizierung, Speicherung und Verwendung in Buchhaltungs-, Steuer- oder Rechnungsprüfungsverfahren erleichtert und die Kontrolle und Rückverfolgbarkeit der Informationen verbessert.