Elektronische facturatie in Mexico (CFDI) en nieuwe verplichting van de SAT voor technologieplatforms

Elektronische facturatie in Mexico (CFDI), die onder toezicht staat van de Belastingdienst (SAT), evolueert naar een nog strenger model voor fiscale controle. Met de fiscale resolutie 2026 wordt een nieuwe verplichting voor technologische platforms ingevoerd: zij moeten permanente online toegang bieden tot hun fiscale en transactiegegevens. Deze verandering versterkt het toezicht in realtime en dwingt bedrijven om hun systemen en processen aan te passen om naleving te garanderen, waarbij hoge veiligheidsniveaus bij de toegang tot informatie worden gewaarborgd.

Wat is de Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI)?

De elektronische factuur in Mexico, bekend als CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet), is het door de Belastingdienst (SAT) ingestelde systeem om alle economische transacties in het land te documenteren. Het gebruik ervan is verplicht voor alle belastingplichtigen, waaronder bedrijven, zelfstandigen en natuurlijke personen die commerciële activiteiten uitoefenen of diensten verlenen.

Dit model van elektronische facturering onderscheidt zich door zijn hoge mate van controle, aangezien elk document in realtime moet worden gevalideerd door een geautoriseerde certificeringsinstantie (PAC) voordat het fiscaal geldig wordt, waardoor de authenticiteit en integriteit van de informatie worden gegarandeerd.

Vereisten van CFDI 4.0: de basis om te voldoen aan de SAT

De huidige versie van het elektronische facturatiesysteem in Mexico is CFDI 4.0, waarmee een strenger model voor de validatie van fiscale gegevens is ingevoerd. Deze norm had niet alleen gevolgen voor de uitgifte en ontvangst van elektronische facturen, maar ook voor andere gerelateerde documenten, zoals CFDI's voor inhoudingen en bijlagen zoals betalingen, Carta Porte of loonlijsten.

Een van de belangrijkste wijzigingen in deze versie was de verplichting dat de gegevens van de ontvanger exact moesten overeenkomen met die welke bij de SAT waren geregistreerd, wat de eisen voor het genereren van documenten aanzienlijk verhoogde.

Om een CFDI correct uit te geven, moet u essentiële informatie vermelden, zoals:

• Naam of handelsnaam van de ontvanger
• Geldig en actief Federaal Belastingnummer (RFC)
• Postcode van het fiscale adres
• Belastingregeling van de ontvanger
• Gebruik van de CFDI
• Indicatie of de transactie betrekking heeft op een export

Bovendien heeft de SAT de validaties van de fiscale gegevens aangescherpt en nieuwe controles ingevoerd, zoals de identificatie of de posten belastbaar zijn. In de praktijk kan elke inconsistentie in de informatie het afstempelen van het bewijs verhinderen, wat een directe invloed heeft op de transactie en de fiscale naleving van het bedrijf.

*Online toegang tot fiscale gegevens: nieuwe verplichting voor technologische platforms

De Diverse Fiscale Resolutie 2026 voert via artikel 30-B van het Federale Belastingwetboek de verplichting in om de SAT permanente online toegang te verlenen tot de fiscale gegevens van belastingplichtigen die hun diensten via technologische platforms aanbieden; deze maatregel treedt op 1 mei 2026 in werking.

Deze maatregel, in overeenstemming met de artikelen 1°-A Bis en 18-B van de BTW-wet, betekent een structurele verandering in het controlemodel en vormt een aanvulling op het huidige systeem dat gebaseerd is op rapportages, met directe toegang tot de systemen van het bedrijf.

Voor wie geldt deze verplichting?

Deze verplichting geldt zowel voor buitenlandse als voor lokale bedrijven, mits zij in Mexico actief zijn en hun diensten via technologische platforms aanbieden, waaronder:

• Technologische bemiddelingsplatforms
• Marktplaatsen en e-commerce
• Apps voor vervoer, mobiliteit en goederenbezorging
• Streamingplatforms of platforms voor digitale content
• Digitale onderwijsdiensten

Welke informatie moet beschikbaar zijn voor de SAT?

De SAT krijgt toegang tot gedetailleerde fiscale en transactiegegevens om te controleren of de belastingverplichtingen correct worden nagekomen. Deze informatie moet per afzonderlijke transactie en in gestructureerde vorm beschikbaar zijn.

Tot de belangrijkste vereiste gegevens behoren:

• Soort transactie of geleverde dienst
• RFC van de klant
• Bedrag van de transactie
• Doorberekende btw
• Fiscaal folionummer van de CFDI of identificatiecode van het betalingsbewijs
• Gebruikte betaalmethoden
• Informatie over de aanbieder of leverancier (naam, RFC of fiscaal identificatienummer, woonplaats)
• Bijbehorende betaalrekeningen of CLABE
• Ingehouden belastingen (ISR, BTW, IEPS)
• Aanvullende informatie afhankelijk van het type transactie

Dit detailniveau houdt in dat de informatie georganiseerd, up-to-date en te allen tijde beschikbaar moet zijn voor de autoriteit.

Technische en operationele vereisten

De regelgeving schrijft voor dat de informatie uiterlijk de dag na de transactie beschikbaar moet zijn, geordend per transactie en toegankelijk voor zowel individuele als massale raadplegingen. Bovendien moet deze gedurende ten minste vijf jaar worden bewaard en continu beschikbaar zijn.

In tegenstelling tot eerdere modellen houdt deze nieuwe vereiste niet in dat de SAT bestanden ontvangt, maar dat de SAT rechtstreeks toegang krijgt tot de systemen van de belastingplichtige, wat een technologische infrastructuur vereist die is voorbereid op dit niveau van toegang.

Hoe moet de toegang tot het SAT worden geactiveerd?

Dit proces wordt vastgelegd in een vrij formaal verzoekschrift conform de belastingwetgeving van de Federatie (CFF), waarin de belastingplichtige alle benodigde informatie moet verstrekken om toegang tot zijn systemen te verlenen.

Hiervoor moeten gegevens worden verstrekt zoals inloggegevens (gebruikersnaam en wachtwoord), technische handleidingen, verbindingsinstellingen (zoals VPN of digitale certificaten) en alle authenticatie- of autorisatiemechanismen die nodig zijn om de SAT correct toegang te geven tot de informatie.
 

Bijlagen bij de CFDI: verplichte informatie afhankelijk van de transactie

De CFDI is geen op zichzelf staand document, maar een structuur die kan worden uitgebreid met bijlagen, die specifieke informatie toevoegen afhankelijk van het soort transactie. Een correcte toepassing hiervan is van cruciaal belang om fiscale overtredingen te voorkomen, met name in gereguleerde sectoren of bij complexe transacties.

Bijlage voor betalingen

Deze bijlage wordt gebruikt wanneer transacties in termijnen of uitgesteld worden afgewikkeld. Het doel ervan is om de betalingen die na de uitgifte van de factuur zijn gedaan nauwkeurig weer te geven.
Met de laatste update wordt een hoger detailniveau vereist, waaronder:

• Opname van het totaalbedrag aan betalingen
• Identificatie van belastbare betalingen
• Uitsplitsing van doorberekende en ingehouden belastingen
• Exclusief gebruik met bewijsstukken van het type “P”
• Aanpassingen in validaties en catalogi

Bijlagen voor buitenlandse handel

De bijlage voor buitenlandse handel is een essentieel onderdeel voor bedrijven die exportactiviteiten verrichten, aangezien deze het mogelijk maakt om deze transacties te identificeren en gedetailleerde informatie over de goederen op te nemen. Het gebruik ervan is verplicht bij definitieve exporten, waardoor het een cruciale vereiste is voor bedrijven met internationale activiteiten.

De laatste versie bevat belangrijke wijzigingen die gericht zijn op het verbeteren van de nauwkeurigheid en controle van de informatie, waaronder:

• Opname van gegevens van de importeur of ontvanger in het buitenland
• Opname van internationale fiscale identificatienummers (Tax ID)
• Meer gedetailleerde informatie over de goederen, waarden en wisselkoersen
• Definitie van een nieuw voorvoegsel en naamruimte
• Verwijdering van attributen zoals TipoOperación
• Verplichte aard van voorheen optionele knooppunten, zoals adres en goederen
• Aanpassingen in de nauwkeurigheid van decimale waarden
• Bijwerking van catalogi

Loonstrook bijlagen

De loonstrook documenteert de betalingen die een bedrijf aan zijn werknemers verricht, waaronder salarissen, toeslagen en inhoudingen. Het gebruik ervan is verplicht en het document moet door een PAC worden afgestempeld om fiscaal geldig te zijn bij de SAT.

De laatste versie bevat verbeteringen om de kwaliteit van de informatie te versterken en deze beter af te stemmen op de CFDI, waaronder met name:

• Standaardisatie van datumformaten in overeenstemming met bijlage 20
• Opname van validaties in overeenstemming met CFDI 4.0
• Afschaffing van eerdere validaties met betrekking tot versie en betalingswijze
• Verplichting om volledige gegevens van de werknemer op te nemen, zoals RFC, naam, belastingregime en postcode

CFDI voor inhoudingen en betalingsgegevens

Het bewijs van inhoudingen en betalingsgegevens is een digitaal fiscaal document waarin de belastinginhoudingen worden vastgelegd die bij bepaalde transacties worden toegepast, met name bij transacties waarbij ingezetenen in het buitenland betrokken zijn of bij specifieke posten zoals dividenden, rente, huurovereenkomsten, de verkoop van aandelen of financiële instrumenten.

Dit bewijs is van invloed op talrijke fiscale scenario’s en is essentieel voor een correcte aangifte van de belastingverplichtingen die uit deze transacties voortvloeien. De laatste versie van dit document bevat verbeteringen die zijn afgestemd op de CFDI 4.0, waaronder:

• Vermelding van de plaats van afgifte
• Mogelijkheid om CFDI's te koppelen
• Verplichte vermelding van de naam, het belastingstelsel en de postcode van de afzender en de ontvanger
• Nieuwe kenmerken in de totalen, zoals winst en inkomstenbelasting
• Aanpassingen in validaties en catalogi

CFDI voor luchtvaartmaatschappijen: specifieke vereisten voor de sector

De luchtvaartsector heeft specifieke verplichtingen op het gebied van elektronische facturering. Luchtvaartmaatschappijen moeten CFDI’s uitgeven voor de verkoop van vliegtickets, in overeenstemming met de geldende belastingwetgeving.

Deze documenten moeten in verschillende scenario’s worden gegenereerd, zoals bij aankopen aan de balie, online of via reisbureaus. In alle gevallen moeten klanten hun RFC en fiscale gegevens verstrekken, en moet de factuur binnen maximaal twee werkdagen worden uitgereikt.

Het beheer van deze CFDI's omvat:

• Invoer en verificatie van de fiscale gegevens van de passagier
• Geautomatiseerde generatie en validatie van documenten
• Verzending in XML- en PDF-formaat
• Integratie van documenten met de beheersystemen van luchtvaartmaatschappijen

Annulering van CFDI: verplichtingen en bijgewerkt proces

De annulering van een CFDI is een gereguleerd proces dat tot doel heeft oneigenlijke praktijken te voorkomen en de transparantie van fiscale transacties te waarborgen. Sinds de update van het systeem is het verplicht om de reden voor de annulering te vermelden, waardoor de SAT meer controle heeft over de wijzigingen die in de uitgegeven facturen worden aangebracht.

De door de SAT gedefinieerde redenen zijn onder meer:

• Betaalbewijs met fouten die verband houden met
• Betaalbewijs met fouten die geen verband houden met
• Niet-uitgevoerde transactie
• Vervanging van globale factuur

Het annuleringsproces wordt afgehandeld via de Belastingpostbus en vereist in de meeste gevallen de goedkeuring van de ontvanger. Zodra het verzoek is verzonden, heeft de ontvanger 72 uur de tijd om de annulering te accepteren of te weigeren; als hij binnen die periode geen reactie geeft, wordt deze automatisch geacht te zijn geaccepteerd.

Er zijn uitzonderingen waarbij deze acceptatie niet vereist is, zoals bij facturen met een laag bedrag, CFDI's voor salarisadministratie, transacties met het grote publiek of wanneer de annulering plaatsvindt binnen de eerste 72 uur na uitgifte.

Massale download van CFDI’s en beheer van facturen

De SAT maakt het massaal downloaden van CFDI's mogelijk, waardoor bedrijven gemakkelijker toegang krijgen tot hun uitgegeven en ontvangen betalingsbewijzen. Deze dienst maakt het mogelijk om grote hoeveelheden informatie op te halen, wat essentieel is voor audits, naleving en interne controle. Dit vereist echter ook tools die het volgende mogelijk maken:

• Beheer van grote hoeveelheden gegevens
• Automatisering van het downloaden
• De informatie in interne systemen te integreren

EDICOM, integraal platform voor uitgifte, ontvangst en beheer van CFDI

EDICOM, als eerste Geautoriseerde Certificeringsleverancier (PAC) in Mexico, biedt een integrale oplossing voor het beheer van de elektronische factuur (CFDI), ontworpen om alle processen met betrekking tot fiscale documenten en hun bijlagen te automatiseren, te valideren en te integreren. Het platform garandeert niet alleen naleving van de SAT, maar stelt bedrijven ook in staat om te werken volgens een globaal model voor fiscale naleving, waarbij ze zich vanuit één enkele technologische oplossing kunnen aanpassen aan de vereisten van meerdere landen.

Geautomatiseerde verzending en ontvangst van CFDI

Als PAC valideert en certificeert EDICOM CFDI’s in realtime, waardoor naleving van de SAT-voorschriften wordt gegarandeerd. Ons platform automatiseert de verzending en ontvangst en integreert met bedrijfssystemen om een continue, veilige en foutloze workflow te waarborgen.

Beheer van CFDI-bijlagen

Het platform van EDICOM implementeert en valideert automatisch de door de SAT vereiste bijlagen (betalingen, salarisadministratie, buitenlandse handel, enz.), waarbij de juiste structuur en onmiddellijke aanpassing aan wijzigingen in de regelgeving worden gegarandeerd.

CFDI-oplossing voor luchtvaartmaatschappijen

EDICOM biedt een specifieke oplossing voor de luchtvaartsector die de uitgifte van CFDIs afkomstig van de verkoop van tickets automatiseert. Het platform integreert met de verkoopsystemen van luchtvaartmaatschappijen en reisbureaus, legt de fiscale gegevens van de passagier vast en genereert automatisch de bewijsstukken, die worden gevalideerd en afgestempeld als PAC.

Geautomatiseerde annulering van CFDI

EDICOM beheert de annulering van CFDI's op geautomatiseerde wijze als PAC, waarbij het de verzending van verzoeken, de interactie met de belastingpostbus en de naleving van de wettelijke vereisten controleert, zowel bij individuele als bij bulkprocessen.

Bulkdownload en integratie van CFDI

Het platform van EDICOM automatiseert de bulkdownload van CFDI's vanuit de diensten van de SAT, waardoor grote volumes aan uitgegeven en ontvangen bewijsstukken kunnen worden opgehaald. Deze informatie wordt rechtstreeks geïntegreerd in de interne systemen van het bedrijf, wat de classificatie, opslag en het gebruik ervan in boekhoudkundige, fiscale of auditprocessen vergemakkelijkt en de controle en traceerbaarheid van de informatie verbetert.