Elektronische facturatie in Brazilië en elektronische fiscale documenten: NF-e, NFS-e, NFCom, CT-e en BP-e

De elektronische factuur in Brazilië is een gevestigd systeem dat het belastingbeheer en de handelstransacties in het hele land heeft geoptimaliseerd. Het gebruik ervan is verplicht en omvat verschillende soorten elektronische belastingdocumenten, afhankelijk van het soort transactie. De belangrijkste zijn de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) voor de aan- en verkoop van goederen, de Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) voor de levering van diensten, de Nota Fiscal de Serviços de Comunicação Eletrônica (NFCom) voor de telecommunicatiesector, de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) voor het goederenvervoer en het Billete de Passagem Eletrônico (BP-e) voor het personenvervoer.

Elk van deze documenten vervult een specifieke functie binnen het Braziliaanse belastingstelsel, waardoor een betere controle op commerciële en fiscale transacties mogelijk is.

Kenmerken van het systeem van elektronische belastingdocumenten in Brazilië

Het systeem van elektronische belastingdocumenten in Brazilië wordt gekenmerkt door zijn complexiteit en fragmentatie, aangezien de vereisten variëren naargelang het type transactie, het uitgegeven document en de toepasselijke jurisdictie. Om naleving van de belastingwetgeving te garanderen, moeten bedrijven de bijzonderheden kennen van elk elektronisch fiscaal document dat in het land wordt gebruikt.

Ondanks de diversiteit aan elektronische fiscale modellen zijn er gemeenschappelijke elementen die op de meeste van deze documenten van toepassing zijn:

• Elektronische handtekening: De documenten moeten elektronisch worden ondertekend om de authenticiteit en integriteit ervan te garanderen.
• XML-formaat: De documenten worden gegenereerd in een gestructureerd XML-formaat dat voldoet aan de technische en fiscale vereisten die door de belastingautoriteiten zijn vastgesteld.
• Voorafgaande validatie: De fiscale documenten moeten vóór gebruik elektronisch worden geautoriseerd door de belastingdienst.
• Elektronische opslag: De documenten moeten elektronisch worden bewaard gedurende de wettelijke termijn die is vastgesteld door de Braziliaanse regelgeving.

Belangrijkste elektronische fiscale documenten in Brazilië

Brazilië kent meerdere elektronische fiscale documenten, elk ontworpen om verschillende soorten transacties te registreren en te voldoen aan specifieke fiscale verplichtingen.

Elektronische Fiscale Nota (NF-e) 

De elektronische factuur (NF-e) is het fiscale document dat de papieren factuur vervangt bij de aan- en verkoop van goederen of producten. Het doel is om commerciële transacties tussen bedrijven vast te leggen en belastingcontrole op het nationale grondgebied te vergemakkelijken. Het volgende toont het proces voor de uitgifte en validatie van de NF-e voor de verkoop van goederen in overeenstemming met de vastgestelde vereisten:

• Generatie: Het uitgevende bedrijf haalt de gegevens uit zijn ERP om een XML-bestand met de transactiegegevens te genereren.
• Elektronische handtekening: Het document wordt elektronisch ondertekend met een digitaal certificaat.
• Verzenden naar SEFAZ: Het XML-bestand wordt via Web Services naar de Secretaria da Fazenda (SEFAZ) verzonden.
• Validatie en autorisatie: SEFAZ controleert de geldigheid van het document en geeft een autorisatie voor gebruik af.
• Afgifte van de DANFE: Met de geautoriseerde NF-e wordt het Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) gegenereerd, dat de goederen tijdens het transport moet vergezellen.
• Levering aan de ontvanger: De NF-e wordt elektronisch naar de koper verzonden.

Elektronische Fiscale Nota voor Diensten (NFS-e)

De elektronische factuur voor diensten (NFS-e) is het fiscale document dat wordt gebruikt om de levering van diensten tussen bedrijven en zelfstandigen te registreren. De uitgifte van de NFS-e viel onder de bevoegdheid van de gemeenten, wat had geleid tot een grote verscheidenheid aan normen en technische vereisten vanwege de fiscale autonomie van elke lokale overheid.

Met het oog op het harmoniseren en vereenvoudigen van de uitgifte van fiscale documenten voor diensten in het hele land, werd het Sistema Nacional de NFS-e opgericht, een nationaal model dat het mogelijk maakt de uitgifte van de NFS-e in XML-formaat te standaardiseren en de interoperabiliteit tussen gemeenten, belastingplichtigen en belastingdiensten te verbeteren.

Kenmerken van het nationale NFS-e-systeem

Dit systeem maakt een grotere interoperabiliteit mogelijk en vermindert de administratieve last voor bedrijven die in meerdere rechtsgebieden actief zijn.

• Uniform NFS-e XML-formaat voor alle gemeenten.
• Vereenvoudigde uitgifte via webportaal en officiële mobiele applicaties.
• Uitgifte via API door connectiviteit van bedrijfssystemen van belastingplichtigen met de servers van het nationale financiële secretariaat (SEFIN).
• Declaração de Prestação de Serviço (DPS): voorafgaand document dat naar SEFIN wordt gestuurd voor goedkeuring en omzetting in een NFS-e. 
• NFS-e-gebeurtenissen: Mogelijkheid om gebeurtenissen te registreren in een reeds goedgekeurd NFS-e, zoals: annulering, vervanging, correctiebrief, enz. 
• Documento Nacional de Arrecadação (DNA): Document voor het innen van ISSQN-belastingen (Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza), geldig voor alle gemeenten die deelnemen aan het systeem. 
• Ambientes de Dados Nacional (DNA): Nationaal archief van de in dit systeem goedgekeurde NFS-e. 
• Portal da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica: Omgeving voor het raadplegen van documenten die zijn gegenereerd naast andere vragen over het systeem.

Fiscale nota voor elektronische communicatiediensten (NFCom)

De Nota Fiscal de Serviços de Comunicação Eletrônica (NFCom) is het elektronische belastingdocument dat door communicatie- en telecommunicatiebedrijven wordt gebruikt om de dienstverlening in de sector elektronisch te registreren. Dit model is in het leven geroepen om de fiscale processen te vereenvoudigen en te moderniseren, ter vervanging van de vroegere modellen 21 en 22 die voorheen door telecommunicatiebedrijven werden gebruikt.

Vóór de invoering van de NFCom moesten bedrijven in de sector maandelijkse bestanden in XML-formaat (CAT 79) genereren en deze handmatig bij de belastingdienst indienen voor controle. Met de invoering van de NFCom werkt het proces nu volgens een schema dat vergelijkbaar is met dat van de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), wat meer automatisering en fiscale controle mogelijk maakt.

Enkele van de belangrijkste kenmerken van de NFCom zijn:

• Generatie in nationaal standaard XML-formaat.
• Elektronische handtekening met digitaal certificaat.
• NFCom- gebeurtenissen: Registratie van wijzigingen, annuleringen of vervangingen van facturen.
• Grafische weergave door middel van DANFE NFCom.
• Verplichte opslag gedurende vijf jaar.
• Levering van de XML en de DANFE NFCom een afgestemd communicatiekanaal tussen de partijen of e-mail.

Elektronisch vervoersdocument (CT-e)

De Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) is het elektronische document dat wordt gebruikt om het vervoer van goederen in Brazilië te registreren en te controleren. Het CT-e vergemakkelijkt de traceerbaarheid van transporten, waardoor de belastingdienst transacties kan verifiëren en ervoor kan zorgen dat de regelgeving voor goederentransport wordt nageleefd. 

Voor de afgifte genereert het transportbedrijf een bestand in XML 4.0-formaat, dat alle details van de zending bevat. Het document wordt vervolgens elektronisch ondertekend en naar het Secretaria da Fazenda (SEFAZ) gestuurd voor validatie en goedkeuring. Na goedkeuring wordt het Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE) afgegeven, dat de vracht fysiek moet vergezellen tijdens het hele traject. Het gebruik van CT-e optimaliseert het logistiek beheer, verlaagt de administratieve kosten en verbetert de efficiëntie van de fiscale controle op het vervoer van goederen in het land.

Elektronisch vervoersbewijs (BP-e)

Het elektronische vervoersbewijs (BP-e) is het elektronische fiscale document dat wordt gebruikt voor het registreren van personenvervoer in Brazilië. Dit model vervangt de traditionele papieren vervoersbewijzen en maakt het mogelijk om vervoersdiensten over land, per spoor, over zee en door de lucht elektronisch te documenteren.

De BP-e wordt gegenereerd in XML-formaat, moet elektronisch worden ondertekend en gevalideerd door de SEFAZ. Binnen dit model valt het Billete Electrónico de Transporte Aéreo (BP-e TA) op, dat specifiek is ontworpen voor de Braziliaanse luchtvaartsector en is aangepast aan de nieuwe fiscale vereisten met betrekking tot IBS en CBS.

Tot de belangrijkste kenmerken van de BP-e TA behoren:

• XML-formaat met verplichte elektronische handtekening.
• Opname van gedetailleerde informatie over de vlucht, de passagier en de belastingbedragen.
• Automatische validaties van het document, met de mogelijkheid om gebeurtenissen zoals annulering, vervanging of correctie te registreren.
• Toepassing van het nieuwe alfanumerieke CNPJ.

Belastinghervorming in Brazilië en aanpassing van de elektronische fiscale documenten

Brazilië maakt een belangrijk proces van belastinghervorming door dat een directe impact heeft op het systeem van elektronische fiscale documenten. De invoering van de nieuwe belastingen IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) en CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) stimuleert de actualisering van de fiscale modellen en de integratie van nieuwe belastingvelden, validatieregels en technische structuren.

Als onderdeel van dit proces publiceren de Braziliaanse belastingautoriteiten voorschriften en Technische Notities die gericht zijn op het waarborgen van de correcte aangifte en controle van de nieuwe belastingen.

Deze veranderingen dwingen bedrijven ertoe hun systemen en platforms voor elektronische facturering aan te passen om te voldoen aan de nieuwe belastingwetgeving. Tegelijkertijd beoogt de hervorming de interoperabiliteit tussen belastingdiensten te vergroten, de traceerbaarheid van transacties te verbeteren en te evolueren naar een meer gestandaardiseerd en efficiënt fiscaal model in het hele land.

Vereisten voor het uitreiken van elektronische facturen in Brazilië

In Brazilië is het uitreiken van elektronische fiscale documenten een gereguleerd proces dat naleving van verschillende technische en fiscale vereisten vereist. Hoewel elk document specifieke kenmerken heeft, bestaat er een algemene procedure om de juridische en fiscale geldigheid ervan te waarborgen.
Hieronder worden de belangrijkste vereisten voor de uitgifte van elektronische fiscale documenten in Brazilië beschreven:

• Een digitaal certificaat verkrijgen: Het is verplicht om over een digitaal certificaat te beschikken waarmee documenten elektronisch kunnen worden ondertekend en de authenticiteit en integriteit ervan kan worden gegarandeerd.
• Het fiscale document genereren in XML-formaat: Het document moet worden gestructureerd volgens de technische specificaties die voor elk elektronisch fiscaal model zijn gedefinieerd.
• Het document naar de SEFAZ verzenden: De XML-bestanden moeten vóór gebruik ter validatie en autorisatie worden doorgestuurd naar de Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
• Het document naar de ontvanger verzenden: Zodra het is geautoriseerd, moet het elektronische fiscale document in digitaal formaat naar de betreffende klant of ontvanger worden verzonden.

EDICOM, wereldwijde aanbieder van elektronische facturering en fiscale compliance

EDICOM is een internationale benchmark in e-facturatie en fiscale compliance oplossingen en biedt een wereldwijd platform dat bedrijven in staat stelt om de uitgifte en ontvangst van elektronische facturen te automatiseren in overeenstemming met de regelgeving van elk land.  In het geval van Brazilië omvat het platform van EDICOM het opstellen, valideren, verzenden en ontvangen van fiscale documenten, waarbij wordt gegarandeerd dat deze voldoen aan de vereisten van het Secretaria da Fazenda (SEFAZ).

Dankzij de geavanceerde technologie van EDICOM kunnen bedrijven hun administratieve processen optimaliseren door de workflow te automatiseren, handmatige fouten te verminderen en een soepele integratie met ERP-systemen te garanderen. Daarnaast biedt het platform elektronische opslagdiensten, die het beheer en het terugvinden van elektronische documenten volgens de vereiste wettelijke termijnen vergemakkelijken.

Als specialist op het gebied van e-facturatie biedt EDICOM zijn klanten een schaalbare oplossing die kan worden aangepast aan verschillende regelgevingen, zodat ze efficiënt kunnen opereren op internationale markten met volledige veiligheid en naleving van de regelgeving.