Elektronische Rechnung in Brasilien und elektronische Steuerdokumente: NF-e, NFS-e, NFCom, CT-e und BP-e

Die elektronische Rechnung in Brasilien ist ein etabliertes System, das die Steuerverwaltung und den Geschäftsverkehr im ganzen Land optimiert hat. Seine Nutzung ist verpflichtend und umfasst je nach Art des Geschäfts verschiedene elektronische Steuerbelege. Zu den wichtigsten zählen die elektronische Rechnung (NF-e) für den Kauf und Verkauf von Waren, die elektronische Dienstleistungsrechnung (NFS-e) für die Erbringung von Dienstleistungen, die elektronische Rechnung für Telekommunikationsdienstleistungen (NFCom) für den Telekommunikationssektor, das elektronische Frachtbrief (CT-e) für den Gütertransport und das elektronische Fahrtticket (BP-e) für den Personenverkehr.

Jedes dieser Dokumente erfüllt eine spezifische Funktion innerhalb des brasilianischen Steuersystems und ermöglicht eine bessere Kontrolle der Handels- und Steuervorgänge.

Jedes dieser Dokumente erfüllt eine bestimmte Funktion innerhalb des brasilianischen Steuersystems und ermöglicht eine bessere Kontrolle der geschäftlichen und steuerlichen Vorgänge.

Merkmale des Systems für elektronische Steuerbelege in Brasilien

Das System der elektronischen Steuerbelege in Brasilien zeichnet sich durch seine Komplexität und Fragmentierung aus, da die Anforderungen je nach Art des Geschäftsvorfalls, des ausgestellten Belegs und der geltenden Rechtsordnung variieren. Um die Einhaltung der Steuervorschriften zu gewährleisten, müssen Unternehmen die Besonderheiten jedes im Land verwendeten elektronischen Steuerbelegs kennen.

Trotz der Vielfalt der elektronischen Steuerbelege gibt es gemeinsame Elemente, die für die meisten dieser Belege gelten:

• Elektronische Signatur: Die Dokumente müssen elektronisch signiert sein, um ihre Echtheit und Integrität zu gewährleisten.
• XML-Format: Die Dokumente werden im XML-Format erstellt, das gemäß den von den Steuerbehörden festgelegten technischen und steuerrechtlichen Anforderungen strukturiert ist.
• Vorabvalidierung: Die Steuerdokumente müssen vor ihrer Verwendung von der Steuerbehörde elektronisch genehmigt werden.
• Elektronische Speicherung: Die Dokumente müssen während des in den brasilianischen Vorschriften festgelegten gesetzlichen Zeitraums elektronisch aufbewahrt werden.

Wichtigste elektronische Steuerdokumente in Brasilien

In Brasilien gibt es zahlreiche elektronische Steuerdokumente, die jeweils dazu dienen, verschiedene Arten von Transaktionen zu erfassen und spezifische steuerliche Verpflichtungen zu erfüllen.

Elektronischer Steuerbescheid (NF-e)

Die elektronische Steuerrechnung (NF-e) ist das Steuerdokument, das beim Kauf und Verkauf von Waren oder Produkten die Papierrechnung ersetzt. Ihr Zweck ist die Aufzeichnung von Handelsgeschäften zwischen Unternehmen und die Erleichterung der Steuerkontrolle im nationalen Hoheitsgebiet. Im Folgenden wird der Prozess der Ausstellung und Validierung der NF-e für Warenverkaufstransaktionen in Übereinstimmung mit den festgelegten Anforderungen beschrieben:

• Erzeugung: Das ausstellende Unternehmen extrahiert die Daten aus seinem ERP-System, um eine XML-Datei mit den Transaktionsinformationen zu erstellen.
• Elektronische Signatur: Das Dokument wird elektronisch mit einem digitalen Zertifikat unterzeichnet.
• Übermittlung an die SEFAZ: Die XML-Datei wird über Web Services an die Secretaria da Fazenda (SEFAZ) übermittelt.
• Validierung und Autorisierung: Die SEFAZ prüft die Gültigkeit des Dokuments und erteilt eine Genehmigung zur Verwendung.
• Ausstellung des DANFE: Mit der zugelassenen NF-e wird das Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) erstellt, das die Waren während des Transports begleiten muss.
• Zustellung an den Empfänger: Die NF-e wird dem Käufer elektronisch zugestellt.

Elektronische Dienstleistungsrechnung (NFS-e)

Die elektronische Dienstleistungsrechnung (NFS-e) ist das Steuerdokument, das zur Erfassung der Erbringung von Dienstleistungen zwischen Unternehmen und Freiberuflern verwendet wird. Die Ausstellung der NFS-e wurde bisher von den Gemeinden geregelt, was aufgrund der steuerlichen Autonomie der einzelnen Kommunalverwaltungen zu einer großen Vielfalt an Standards und technischen Anforderungen geführt hatte.

Mit dem Ziel, die Ausstellung von Steuerbelegen für Dienstleistungen landesweit zu vereinheitlichen und zu vereinfachen, wurde das Nationale NFS-e-System geschaffen, ein nationales Modell, das die Standardisierung der Ausstellung der NFS-e im XML-Format ermöglicht und die Interoperabilität zwischen Gemeinden, Steuerzahlern und Steuerbehörden verbessert.

Merkmale des nationalen NFS-e-Systems

Dieses System ermöglicht eine größere Interoperabilität und verringert den Verwaltungsaufwand für Unternehmen, die in verschiedenen Rechtsordnungen tätig sind.

• Einheitliches XML-NFS-e-Format für alle Gemeinden.
• Vereinfachte Ausstellung über das Webportal und offizielle mobile Anwendungen.
• Ausstellung über API durch die Verbindung der Geschäftssysteme der Steuerzahler mit den Servern des nationalen Finanzsekretariats (SEFIN).
• Declaração de Prestação de Prestação de Serviço (DPS): Vorheriges Dokument, das an SEFIN zur Genehmigung und Umwandlung in eine NFS-e gesendet wird. 
• NFS-e-Ereignisse: Möglichkeit der Registrierung von Ereignissen in einer bereits genehmigten NFS-e, wie z. B.: Stornierung, Ersetzung, Berichtigungsschreiben, u. a. 
• Documento Nacional de Arrecadação (DNA): Dokument für die Erhebung der ISSQN-Steuern (Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza), gültig für alle am System teilnehmenden Gemeinden. 
• Ambientes de Dados Nacional (DNA): Nationale Datenbank für die in diesem System genehmigten NFS-e. 
• Portal da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica: Umgebung für die Konsultation von Dokumenten, die neben anderen Abfragen im System erstellt wurden.

Rechnung für elektronische Kommunikationsdienste (NFCom)

Die „Nota Fiscal de Serviços de Comunicação Eletrônica“ (NFCom) ist das elektronische Steuerdokument, das von Kommunikations- und Telekommunikationsunternehmen verwendet wird, um die Erbringung von Dienstleistungen in diesem Sektor elektronisch zu erfassen. Dieses Formular wurde eingeführt, um die steuerlichen Abläufe zu vereinfachen und zu modernisieren und ersetzt die früheren Formulare 21 und 22, die zuvor von Telekommunikationsunternehmen verwendet wurden.

Vor der Einführung der NFCom mussten die Unternehmen der Branche monatliche Dateien im XML-Format (CAT 79) erstellen und diese manuell bei der Steuerbehörde zur Prüfung einreichen. Mit der Einführung der NFCom funktioniert der Prozess nun nach einem ähnlichen Schema wie die elektronische Steuerrechnung (NF-e), was eine stärkere Automatisierung und Steuerkontrolle ermöglicht.

Zu den wichtigsten Merkmalen der NFCom zählen:

• Erstellung im nationalen Standard-XML-Format.
• Elektronische Signatur mit digitalem Zertifikat.
• NFCom-Ereignisse: Registrierung von Änderungen, Stornierungen oder Ersetzungen von Rechnungen.
• Grafische Darstellung mit Hilfe von DANFE NFCom.
• Obligatorische Aufbewahrung für fünf Jahre.
• Übermittlung des XML und des DANFE NFCom über einen abgestimmten Kommunikationskanal zwischen den Parteien oder per E-Mail.

Elektronischer Frachtbrief (CT-e)

Das Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) ist das elektronische Dokument, das zur Registrierung und Kontrolle des Gütertransports in Brasilien verwendet wird. Das CT-e erleichtert die Rückverfolgbarkeit von Transportvorgängen und ermöglicht es den Steuerbehörden, Transaktionen zu überprüfen und die Einhaltung der Vorschriften für den Güterverkehr sicherzustellen. 

Für die Ausstellung erstellt das Transportunternehmen eine Datei im Format XML 4.0, die alle Einzelheiten der Sendung enthält. Das Dokument wird dann elektronisch signiert und zur Validierung und Genehmigung an die Secretaria da Fazenda (SEFAZ) gesendet. Nach der Genehmigung wird das Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE) ausgestellt, das die Fracht während des gesamten Transports physisch begleiten muss. Der Einsatz von CT-e optimiert das Logistikmanagement, senkt die Verwaltungskosten und verbessert die Effizienz der steuerlichen Kontrolle des Gütertransports im Lande.

Elektronisches Beförderungsticket: Passagem Eletrônico (BP-e)

Das elektronische Beförderungsdokument (BP-e) ist das elektronische Steuerdokument, das zur Erfassung von Personenbeförderungen in Brasilien verwendet wird. Dieses Dokument ersetzt die herkömmlichen Papierfahrkarten und ermöglicht die elektronische Dokumentation von Beförderungsleistungen im Straßen-, Schienen-, See- und Luftverkehr.

Das BP-e wird im XML-Format erstellt, muss elektronisch signiert und von der SEFAZ validiert werden. Innerhalb dieses Modells sticht das B elektronisches Flugticket (BP-e TA) hervor, das speziell für den brasilianischen Luftverkehrssektor entwickelt und an die neuen steuerlichen Anforderungen in Bezug auf IBS und CBS angepasst wurde.

Zu den wichtigsten Merkmalen des BP-e TA gehören:

• XML-Format mit obligatorischer elektronischer Signatur.
• Enthält detaillierte Angaben zum Flug, zum Passagier und zu den Steuerbeträgen.
• Automatische Validierung des Dokuments mit der Möglichkeit, Ereignisse wie Stornierungen, Ersetzungen oder Korrekturen zu protokollieren.
• Anwendung der neuen alphanumerischen CNPJ-Nummer.

Steuerreform in Brasilien und Anpassung der elektronischen Steuerdokumente

Brasilien durchläuft derzeit einen bedeutenden Prozess der Steuerreform, der sich direkt auf das System der elektronischen Steuerdokumente auswirkt. Die Einführung der neuen Steuern IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) und CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) treibt die Aktualisierung der Steuerformulare voran und führt neue Steuerfelder, Validierungsregeln und technische Strukturen ein.

Im Rahmen dieses Prozesses veröffentlichen die brasilianischen Steuerbehörden Vorschriften und technische Hinweise, die darauf abzielen, die korrekte Erklärung und Kontrolle der neuen Steuern zu gewährleisten.

Diese Änderungen zwingen Unternehmen dazu, ihre Systeme und Plattformen für die elektronische Rechnungsstellung anzupassen, um die Konformität mit den neuen Steuervorschriften sicherzustellen. Gleichzeitig zielt die Reform darauf ab, die Interoperabilität zwischen den Steuerbehörden zu erhöhen, die Rückverfolgbarkeit von Transaktionen zu verbessern und auf ein landesweit standardisierteres und effizienteres Steuermodell hinzuarbeiten.

Voraussetzungen für die Ausstellung elektronischer Rechnungen in Brasilien

In Brasilien ist die Ausstellung elektronischer Steuerbelege ein regulierter Prozess, der die Einhaltung verschiedener technischer und steuerlicher Anforderungen erfordert. Auch wenn jedes Dokument spezifische Besonderheiten aufweist, gibt es ein allgemeines Verfahren, um seine rechtliche und steuerliche Gültigkeit zu gewährleisten.

Im Folgenden werden die wichtigsten Anforderungen für die Ausstellung elektronischer Steuerbelege in Brasilien aufgeführt:

• Ein digitales Zertifikat erwerben: Es ist zwingend erforderlich, über ein digitales Zertifikat zu verfügen, das die elektronische Signatur der Belege ermöglicht und deren Echtheit und Integrität gewährleistet.
• Den Steuerbeleg im XML-Format erstellen: Der Beleg muss gemäß den für jedes elektronische Steuermodell festgelegten technischen Spezifikationen strukturiert sein.
• Das Dokument an die SEFAZ senden: Die XML-Dateien müssen vor ihrer Verwendung zur Validierung und Autorisierung an die Secretaria da Fazenda (SEFAZ) übermittelt werden.
• Das Dokument an den Empfänger senden: Nach der Autorisierung muss das elektronische Steuerdokument in digitaler Form an den entsprechenden Kunden oder Empfänger gesendet werden.

EDICOM, globaler Servicedienstleister für elektronische Rechnung und Steuerdokumenten Konformität

EDICOM ist ein internationaler Maßstab für Lösungen zur elektronischen Rechnungsstellung und Steuereinhaltung und bietet eine globale Plattform, die es Unternehmen ermöglicht, die Ausstellung und den Empfang elektronischer Rechnungen in Übereinstimmung mit den Vorschriften des jeweiligen Landes zu automatisieren.  Im Falle Brasiliens umfasst die Plattform von EDICOM die Erstellung, Validierung, den Versand und den Empfang von Steuerdokumenten und gewährleistet deren Übereinstimmung mit den von der Secretaria da Fazenda (SEFAZ) festgelegten Anforderungen.

Dank seiner fortschrittlichen Technologie ermöglicht es EDICOM den Unternehmen, ihre Verwaltungsprozesse zu optimieren, indem es den Arbeitsablauf automatisiert, manuelle Fehler reduziert und eine reibungslose Integration in ERP-Systeme gewährleistet. Darüber hinaus bietet die Plattform elektronische Speicherdienste, die die Verwaltung und den Abruf elektronischer Dokumente gemäß den gesetzlich vorgeschriebenen Fristen erleichtern.

Als Spezialist für elektronische Rechnungsstellung bietet EDICOM seinen Kunden eine skalierbare Lösung, die sich an verschiedene Vorschriften anpassen lässt und es ihnen ermöglicht, effizient auf internationalen Märkten zu agieren und dabei die Sicherheit und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.