Singapore: progetto di fatturazione elettronica InvoiceNow tramite Peppol

La fattura elettronica a Singapore : InvoiceNow

InvoiceNow, introdotta dall'Infocomm Media Development Authority (IMDA) nel 2019, è la rete nazionale di fatturazione elettronica di Singapore. Consente alle aziende di inviare e ricevere facilmente fatture in un formato digitale strutturato, basato sullo standard internazionale Peppol. Singapore è stato il primo paese al di fuori dell'Europa a utilizzare la rete europea per lo scambio di fatture elettroniche tra aziende private. Questo processo fluido riduce gli errori e consente un'elaborazione più efficiente delle fatture, migliorando così la produttività e il flusso di cassa.

La Peppol Authority del Paese, IMDA, è responsabile della certificazione degli Access Points e della definizione delle specifiche tecniche del sistema di fatturazione elettronica. Le aziende che desiderano fatturare elettronicamente a Singapore devono quindi disporre di un Peppol Access Point e di un sistema di fatturazione elettronica in grado di inviare fatture nello standard Peppol.

Gli enti pubblici possono ricevere fatture elettroniche attraverso la piattaforma InvoiceNow. I fornitori devono indirizzare le fatture elettroniche usando l'identificativo Peppol dell'AGD (Accountant-General's Department), dopodiché queste verranno inviate alle rispettive agenzie in base alla Business Unit indicata su di esse.

Per semplificare il processo e fornire chiarezza ai fornitori, l’IMDA ha registrato centralmente identificativi Peppol univoci per tutte le agenzie governative. Pertanto, i fornitori ora hanno la possibilità di inviare fatture elettroniche direttamente alle agenzie governative utilizzando l'identificativo Peppol univoco delle agenzie.

Programma di attuazione

L'Inland Revenue Authority of Singapore (IRAS) ha confermato la tempistica del nuovo mandato di fatturazione elettronica B2B per le imprese registrate a Singapore.

Dal 1º novembre 2025 le società di nuova costituzione che si registrano volontariamente nel GST devono trasmettere i dati delle loro fatture all'IRAS tramite la rete InvoiceNow.

A partire dal 1º aprile 2026 tutti i nuovi richiedenti volontari del GST devono inviare i propri dati di fatturazione direttamente all'IRAS tramite la rete InvoiceNow, indipendentemente dalla data di costituzione o dalla struttura aziendale.

Con l'annuncio del COS 2026, tutte le altre aziende registrate nel GST saranno tenute a inviare i dati delle proprie fatture direttamente all'IRAS tramite la rete InvoiceNow secondo il seguente programma:

• 1º aprile 2028 — Obbligatorio per tutti i nuovi contribuenti con registrazione GST obbligatoria e aziende già registrate con un fatturato annuo totale ≤ 200.000 dollari.
• 1º aprile 2029 — Obbligatorio per le aziende già registrate con un fatturato annuo totale ≤ 1 milione di dollari.
• 1º aprile 2030 — Obbligatorio per le aziende già registrate con un fatturato annuo totale ≤ 4 milioni di dollari.
• 1º aprile 2031 — Obbligatorio per tutte le altre società registrate nel GST.

Chi deve conformarsi alla fatturazione elettronica a Singapore

Tutte le aziende registrate nel GST a Singapore sono soggette all'obbligo di utilizzare la fatturazione elettronica. Questo vale per:

• Società
• Associazioni
• Liberi professionisti
• Società straniere registrate nel GST a Singapore

Aziende locali: Tutte le aziende con sede a Singapore registrate nel GST saranno tenute ad adottare la fatturazione elettronica secondo il calendario stabilito. Le dimensioni dell'azienda sono irrilevanti.

Società straniere: Anche le società straniere registrate nel GST a Singapore devono rispettare questo obbligo.

Eccezioni

Esistono due tipi di aziende che, per ora, sono esentate dall’obbligo:

1. Fornitori esteri in regime OVR (Overseas Vendor Registration): Si tratta di società straniere che vendono servizi digitali o beni di basso valore ai consumatori di Singapore. Queste transazioni si dichiarano nel GST, ma non richiedono l'invio di fatture individuali tramite il sistema.
2. Società registrate solo per applicare il “reverse charge”: Si tratta di entità registrate per dichiarare la GST sui servizi importati, ma che non effettuano vendite imponibili (come ad esempio, alcuni istituti finanziari).

Come funziona InvoiceNow?

InvoiceNow consente la trasmissione diretta delle fatture in formato strutturato da un sistema all'altro, riducendo i costi aziendali e abbreviando i cicli di pagamento. InvoiceNow opera nell'ambito dello standard Peppol, facilitando le possibilità di automazione nella gestione dei documenti elettronici. In questo modo, sia le PMI che le grandi aziende possono usufruire di una fatturazione più agevole e di pagamenti più rapidi, con tempi di elaborazione delle fatture più brevi e senza alcuna gestione manuale.

Le fatture vengono scambiate in un formato XML strutturato, conforme allo standard internazionale Peppol. Dal 2025, lo standard obbligatorio è PINT-SG (Peppol InvoiceNow Template – Singapore). I file PDF o altri formati non strutturati non soddisfano i requisiti.

La piattaforma InvoiceNow adotterà un modello Peppol a 5 angoli (Peppol CTC). A differenza del modello 4 corner, dove lo scambio dei documenti avviene tramite gli Access Point, nel modello 5 corner viene introdotto un flusso aggiuntivo in cui gli Access Point inviano i documenti anche alla piattaforma fiscale centrale.

EDICOM è accreditata dalla Infocomm Media Development Authority (IMDA) come punto di accesso alla rete Peppol a Singapore. Attraverso il nostro Access Point puoi creare il formato InvoiceNow corretto e inviarlo automaticamente sia ai destinatari che alle organizzazioni e amministrazioni a livello internazionale.

Una copia della fattura viene inviata al cliente e, contemporaneamente o immediatamente dopo, anche all’IRAS tramite la stessa rete. A differenza di altri sistemi, InvoiceNow non richiede al contribuente di firmare digitalmente la fattura. L'integrità e l'autenticità sono garantite dall'infrastruttura di rete sicura Peppol e dagli Access Point.

Le fatture devono essere trasmesse entro e non oltre la data di presentazione della dichiarazione GST per il periodo in cui viene segnalata la transazione, oppure entro la scadenza legale per tale dichiarazione, a seconda di quale evento si verifichi per primo.

Autofatturazione (Self-Billing)

A Singapore è consentita l'autofatturazione, ovvero quando l'acquirente emette la fattura per conto del fornitore, ma a condizioni rigorose.

Può essere applicato solo se:

• Entrambe le parti sono registrate nel GST.
• Esiste un previo accordo tra le parti.
• Il presente accordo è stato approvato dal Commissario del GST (IRAS).

In assenza di tali requisiti non è consentita l'emissione di autofatture.

Documenti inclusi (in scope)

Devono essere trasmessi all'IRAS i dati dei seguenti documenti:

• Fatture di vendita (Sales Invoice)
• Fatture fiscali (Tax Invoice)
• Fatture fiscali semplificate (Simplified Tax Invoice)
• Ricevute numerate consecutivamente
• Note di debito (Debit Notes)
• Note di credito (Credit Notes)

In generale, qualsiasi documento che supporti una vendita o un acquisto dichiarato nel GST e che serva come base per il pagamento o l'adeguamento dell'importo fatturato deve essere inviato tramite InvoiceNow.

Inoltre, le aziende possono raggruppare le transazioni prima di inviarle, ad esempio:

• Vendite registrate nei sistemi di punto vendita (POS)
• Vendite con fatture semplificate
• Acquisti minori (petty cash)

Aggiornamenti di InvoiceNow

L’IMDA ha abilitato due nuovi tipi di documenti sulla rete InvoiceNow.

• Ordine di acquisto: consente agli acquirenti di inviare un ordine elettronico ai fornitori da un sistema all'altro senza intervento umano. Con i dati dell'ordine che risiedono nel sistema del fornitore, quest'ultimo può convertire i dati dell'ordine in una fattura elettronica da inviare nuovamente all'acquirente tramite la rete, risparmiando così gli sforzi di inserimento dei dati e migliorando la qualità dei dati necessari agli acquirenti per abbinare fattura e ordine. Ciò contribuisce a velocizzare l'elaborazione e il pagamento ai fornitori.
• Risposta alla fattura: è un documento che gli acquirenti inviano ai fornitori per informarli sullo stato della fattura. Ciò riduce i tempi di follow-up ed evita contatti innecessari che possono mettere a rischio la soddisfazione dei clienti.

I fornitori di soluzioni Peppol-Ready accreditati dall’IMDA che offrono soluzioni che si connettono alla rete sono tenuti a supportare la ricezione di questi documenti.

Passa alla fatturazione elettronica a Singapore

La piattaforma di fatturazione globale di EDICOM è in grado di integrarsi perfettamente con il tuo ERP e ti consente di inviare e ricevere fatture elettroniche da e verso qualsiasi agenzia o azienda di Singapore.

1. EDICOM crea il formato PINT SG e lo invia al punto di accesso di destinazione.
2. Contestualmente si collega via API con l'IRAS e invia copia della fattura elettronica.
3. EDICOM è anche in grado di integrare nel tuo ERP le fatture elettroniche in entrata, ricevute da altri punti di accesso Peppol.

Attraverso EDICOM puoi automatizzare e digitalizzare l'intero processo di invio e ricezione di documenti elettronici con qualsiasi azienda di Singapore.

La soluzione EDICOM non lascia nulla nelle mani di terzi. Tutti i processi vengono eseguiti sulla nostra infrastruttura in cloud. Ciò consente inoltre alle aziende di operare senza dover effettuare nuove installazioni sui propri sistemi o preoccuparsi della manutenzione.

Uno dei maggiori vantaggi di avere un fornitore globale come EDICOM è che puoi centralizzare tutte le tue comunicazioni elettroniche, anche se la tua azienda opera in paesi diversi.

Con EDICOM, le aziende hanno la tranquillità di adattarsi correttamente alla legislazione e ai processi stabiliti in ogni paese. La piattaforma trasforma automaticamente i messaggi nei formati e negli standard richiesti, seguendo i protocolli di sicurezza e di messaggistica stabiliti.

Vantaggi di InvoiceNow

1. Semplifica la fatturazione in tutti i rapporti commerciali

Facilita l'utilizzo di un'unica soluzione di fatturazione per tutte le parti, compresi i partner commerciali e gli enti governativi, garantendo al contempo la perfetta conformità fiscale.

2. Riduce il lavoro manuale e migliora l'efficienza aziendale.

InvoiceNow automatizza la trasmissione dei dati delle fatture direttamente ai sistemi contabili degli acquirenti, eliminando la necessità di inserimento manuale dei dati e riducendo gli errori.

3. Migliora l'affidabilità e garantisce la sicurezza dei dati

Le fatture vengono trasmesse in modo sicuro tramite la rete InvoiceNow utilizzando lo standard internazionale Peppol, riducendo al minimo il rischio di perdita o di gestione impropria.

4. Riduce gli sforzi di conformità e abbrevia il processo di verifica del GST.

Con le soluzioni InvoiceNow-Ready, le aziende possono aspettarsi verifiche GST più rapide e rimborsi più rapidi, poiché i dati delle fatture vengono trasmessi all'IRAS. Le aziende possono anche ricevere avvisi automatici in caso di addebiti GST impropri da parte di fornitori non registrati nel GST.

Le principali tappe di Peppol a Singapore

Singapore continua a promuovere la fatturazione elettronica con l'obiettivo di aiutare le imprese a migliorare l'efficienza, ridurre i costi, snellire i cicli di pagamento e minimizzare l'impatto ambientale.

1. L'IMDA è diventata la prima Peppol Authority al di fuori dell'Europa nel maggio 2018. Il governo di Singapore ha deciso di sviluppare il proprio sistema di fatturazione elettronica utilizzando gli standard europei e l'infrastruttura Peppol con l'obiettivo di promuovere il commercio internazionale.
2. La rete nazionale di fatturazione elettronica è stata lanciata nel gennaio 2019, con 11 Access Points pronti a servire il mercato.
3. Nel 2019 è stato creato l'accreditamento delle soluzioni Peppol Ready e a gennaio 2020 più di 50 fornitori di soluzioni Peppol si sono collegati con successo alla rete.
4. A gennaio 2020 il governo di Singapore ha aggiunto un nuovo canale per la presentazione delle fatture elettroniche da parte dei fornitori attraverso la rete nazionale di fatturazione elettronica, che da allora è diventata il canale preferito dai fornitori.
5. A marzo 2020 è stata annunciata una sovvenzione per incentivare le imprese ad aderire alla fatturazione elettronica entro il 31 dicembre 2020.
6. La rete nazionale di fatturazione elettronica è stata rinominata InvoiceNow a settembre 2020.