Singapour : projet de facturation électronique InvoiceNow via Peppol

Facturation électronique à Singapour : InvoiceNow.

InvoiceNow, introduit par l'Autorité de développement des médias Infocomm (IMDA) en 2019, est le réseau national de facturation électronique de Singapour. Il permet aux entreprises d'envoyer et de recevoir facilement des factures dans un format numérique structuré, basé sur la norme internationale Peppol. Singapour a été le premier pays hors d'Europe à utiliser le réseau européen pour échanger des factures électroniques entre entreprises privées. Ce processus transparent réduit les erreurs et permet un traitement plus efficace des factures, améliorant ainsi la productivité et la trésorerie.

L'autorité Peppol du pays, l'IMDA, est chargée de sélectionner les points d'accès Peppol et de définir les spécifications techniques du système de facturation électronique. Les entreprises qui souhaitent mettre en place la facturation électronique à Singapour doivent disposer d'un point d'accès Peppol et d'un système de facturation électronique en mesure de traiter des factures conformément au standard Peppol.

Depuis septembre 2024, les organismes publics peuvent recevoir des factures électroniques via la plateforme InvoiceNow. Les fournisseurs doivent envoyer leurs factures électroniques à l'aide de l'identifiant Peppol du Département de Comptabilité Générale (AGD). Ces factures électroniques sont ensuite transmises aux services concernés en fonction de l'Unité Opérationnelle indiquée sur les factures électroniques.

Afin de rationaliser le processus et de fournir des informations claires aux fournisseurs, l'IMDA a centralisé l'ensemble des identifiants Peppol de toutes les administrations publiques. Par conséquent, les fournisseurs ont désormais la possibilité d'envoyer directement des factures électroniques aux organisations gouvernementales en utilisant l'identifiant Peppol unique de l'agence en question.

Calendrier de mise en œuvre

L'autorité fiscale de Singapour (IRAS) a confirmé le calendrier du nouveau mandat de facturation électronique B2B pour les entreprises enregistrées à Singapour.

À partir du 1er novembre 2025, les entreprises nouvellement constituées qui s'inscrivent volontairement à la GST doivent transmettre les données de leurs factures à l'IRAS via le réseau InvoiceNow.

À partir du 1er avril 2026, tous les nouveaux demandeurs volontaires de la GST doivent soumettre leurs détails de facturation directement à l'IRAS via le réseau InvoiceNow, indépendamment de leur date d'incorporation ou de la structure de leur entreprise.

Avec l'annonce du COS 2026, toutes les autres entreprises inscrites auprès de la GST devront envoyer les données de leurs factures directement à l'IRAS via le réseau InvoiceNow selon le calendrier suivant :

• 1er avril 2028 : Obligatoire pour tous les nouveaux inscrits auprès de la GST et les entreprises déjà inscrites dont le chiffre d'affaires annuel total ≤ 200 000 dollars.
• 1er avril 2029 : Obligatoire pour les entreprises déjà inscrites dont le chiffre d'affaires annuel total ≤ 1 million dollars.
• 1er avril 2030 : Obligatoire pour les entreprises déjà inscrites dont le chiffre d'affaires annuel total ≤ 4 millions dollars.
• 1er avril 2031 : Obligatoire pour toutes les autres sociétés inscrites à la GST.

Qui doit se conformer à la facturation électronique à Singapour ?

Toutes les entreprises inscrites auprès de la GST à Singapour sont soumises à l'obligation d'utiliser la facturation électronique. Ceci s'applique à :

• Entreprises
• Associations
• Entrepreneurs individuels
• Sociétés étrangères inscrites auprès de la GST à Singapour

Entreprises locales : Toutes les entreprises basées à Singapour et inscrites auprès de la GST devront adopter la facturation électronique conformément au calendrier. Quelle que soit la taille de l'entreprise.

Entreprises étrangères : Les sociétés étrangères inscrites auprès de la GST à Singapour doivent également se conformer à cette obligation.

Exceptions

Il y a deux types d'entreprises qui, pour l'instant, ne sont pas obligées de le faire :

1. Fournisseurs étrangers sous le régime OVR : Il s'agit d'entreprises étrangères qui vendent des services numériques ou des biens de faible valeur aux consommateurs de Singapour. Ces transactions sont déclarées à la GST, mais ne nécessitent pas l'envoi de factures individuelles par l'intermédiaire du système.
2. Entreprises inscrites pour l'autoliquidation uniquement : Il s'agit d'entités qui sont inscrites pour déclarer la GST sur des services importés, mais qui n'effectuent pas de ventes taxées. Par exemple, certaines institutions financières.

Comment fonctionne InvoiceNow ?

Le système InvoiceNow permet la transmission directe des factures en format structuré d'un système de gestion à un autre, contribuant ainsi à la réduction des coûts opérationnels pour les entreprises et à l'optimisation des cycles de paiement. InvoiceNow opère dans le cadre de la norme Peppol, ce qui favorise l’automatisation des processus de gestion des documents électroniques. Les PME et les grandes entreprises bénéficieront donc d'un processus de facturation plus fluide, de meilleurs délais de paiements, et d'une diminution du temps de traitement des factures sans aucune intervention manuelle.

Les factures sont échangées dans un format XML structuré, conformément à la norme internationale Peppol. À partir de 2025, la norme obligatoire est PINT-SG (Peppol InvoiceNow Template - Singapore). Les fichiers au format PDF ou dans d'autres formats non structurés ne répondent pas aux exigences.

La plateforme InvoiceNow adoptera le modèle Peppol à 5 coins (Peppol CTC). Dans le cadre du modèle à 4 coins, l'échange des documents électroniques se fait par l'intermédiaire des points d'accès. Le modèle à 5 coins intègre un flux complémentaire permettant aux points d'accès de transmettre les documents à la plateforme de l’autorité fiscale.

EDICOM est accrédité par l'Infocomm Media Development Authority (IMDA) comme Access Point au sein du réseau Peppol à Singapour. Grâce à notre point d'accès, vous pouvez générer des factures électroniques conformes aux prérequis du système InvoiceNow et les transmettre de manière automatisée à vos partenaires, ainsi qu'aux organisations et aux administrations internationales.

Une copie de la facture est envoyée au client et, en même temps ou immédiatement après, elle est également envoyée à IRAS via le même réseau. Contrairement à d'autres systèmes, InvoiceNow ne demande pas au contribuable de signer numériquement la facture. L'intégrité et l'authenticité sont garanties par l'infrastructure sécurisée du réseau Peppol et des points d'accès.

Les factures doivent être transmises au plus tard à la date à laquelle la déclaration de GST est produite pour la période au cours de laquelle la transaction est déclarée, ou à la date limite prévue par la loi pour cette déclaration, si celle-ci est antérieure.

Autofacturation

L'autofacturation, c'est-à-dire le fait pour l'acheteur d'établir la facture pour le compte du fournisseur, est autorisée à Singapour, mais dans des conditions strictes.

Elle ne peut s'appliquer que si :

• Les deux parties sont inscrites auprès de la TPS.
• Il existe un accord préalable entre les parties.
• Cet accord a été approuvé par le commissaire à la GST (IRAS).

Sans ces exigences, l'émission de factures dans le cadre du système d'autofacturation n'est pas autorisée.

Documents inclus

Les données contenues dans les documents suivants doivent être transmises à IRAS :

• Factures de vente
• Factures fiscales
• Factures fiscales simplifiées
• Reçus numérotés corrélativement
• Notes de débit
• Notes de crédit

En général, tout document justifiant une vente ou un achat déclaré dans la GST et servant de base au paiement ou à l'ajustement du montant facturé doit être soumis par l'intermédiaire d'InvoiceNow.

En outre, les entreprises peuvent grouper des transactions avant de les envoyer, par exemple :

• Ventes enregistrées dans les systèmes de points de vente (POS)
• Vente avec des factures simplifiées
• Petites dépenses

Dernières mises à jour d'InvoiceNow

L'IMDA a activé deux nouveaux types de documents commerciaux au sein du réseau InvoiceNow.

• Bon de commande : Il permet aux acheteurs la transmission d’un document de commande électronique entre deux systèmes d’information sans requérir d’intervention humaine. Une fois les données de la commande reçues dans le système du fournisseur, ce dernier pourra les convertir et générer une facture électronique qu'il renverra à l'acheteur via le réseau. Ce nouveau flux permet de réduire les opérations de saisie de données, d'améliorer la qualité des données et de faciliter le rapprochement de la commande et de la facture . Cette solution contribuera également à l’amélioration du traitement de l’information et au paiement des fournisseurs.
• Réponse à la facture : Ce document est adressé par les acheteurs aux fournisseurs afin de mettre à jour le statut de la facture. De cette manière, les fournisseurs seront informés de l'état de la facture, ce qui permettra de réduire le temps de suivi et d'optimiser le niveau de satisfaction des clients.

Les fournisseurs de solutions Peppol-Ready accrédités par l'IMDA qui offrent des solutions connectées au réseau sont tenus de prendre en charge la réception de ces nouveaux types de documents.

La facturation électronique à Singapour

La plateforme de facturation électronique internationale d'EDICOM s'intègre à votre ERP et vous permet d'envoyer et de recevoir de manière automatisée des factures électroniques avec l’ensemble des administrations publiques et entreprises à Singapour. 

1. EDICOM génère le format PINT SG et l'envoie au point d'accès du destinataire. 
2. En parallèle, il se connecte à l'IRAS via API afin d’envoyer une copie de la facture électronique.
3. EDICOM est également capable d'intégrer les factures électroniques reçues d'autres points d'accès Peppol au sein de votre ERP.

EDICOM vous permet d'automatiser et de dématérialiser l'ensemble des processus d'envoi et de réception de documents électroniques avec n'importe quelle entreprise à Singapour.

EDICOM ne dépend d’aucun tiers dans le cadre de ses solutions et services. Tous les processus sont réalisés en interne, au sein de notre propre infrastructure hébergée dans le cloud. De fait, la solution EDICOM permet aux entreprises d'opérer sans avoir à mettre en place de nouvelles installations sur leurs systèmes ou à se préoccuper de la maintenance du service.

Recourir à un prestataire international comme EDICOM permet à votre entreprise de centraliser l’ensemble de vos communications électroniques au sein d'une même solution, indépendamment du pays dans lequel votre entreprise est implantée.

Grâce à la solution EDICOM, les entreprises ont la certitude de s'adapter à la législation et aux processus en vigueur. La plateforme transforme automatiquement les communications dans les formats et normes requis, en suivant les protocoles de sécurité et de communication établis.

Avantages d'InvoiceNow 

1. Simplifie la facturation dans toutes les relations commerciales

Facilite l'utilisation d'une solution de facturation unique de votre choix pour toutes les parties, y compris les partenaires commerciaux et les entités gouvernementales, tout en garantissant une conformité fiscale harmonieuse.

2. Réduit le travail manuel et améliore l'efficacité de l'entreprise

InvoiceNow automatise la transmission des données des factures directement vers les systèmes comptables des acheteurs, éliminant ainsi la nécessité d'une saisie manuelle des données et réduisant les erreurs.

3. Améliore la fiabilité et garantit la sécurité des données

Les factures sont transmises en toute sécurité sur le réseau InvoiceNow en utilisant la norme internationale Peppol, ce qui minimise le risque de perte ou de falsification.

4. Réduit les efforts de conformité et raccourcit le processus d'audit de la GST

Avec les solutions InvoiceNow-Ready, les entreprises peuvent s'attendre à des audits GST plus courts et à des remboursements plus rapides car les données des factures sont transmises à IRAS. Les entreprises peuvent également recevoir des alertes automatiques en cas de facturation incorrecte de GST par des fournisseurs non inscrits auprès de la GST.

Les grandes étapes de l’adoption de Peppol à Singapour

Singapour continue de promouvoir la facturation électronique dans le but d'aider les entreprises à améliorer leur efficacité, à réduire leurs coûts, à rationaliser les processus de paiement et à minimiser l'impact de ces opérations sur l'environnement.

1. L'IMDA est devenue la première autorité Peppol hors Europe en mai 2018. Le gouvernement de Singapour a décidé de développer son propre système de facturation électronique en utilisant les normes européennes déjà existantes ainsi que l'infrastructure Peppol.
2. Le réseau national de facturation électronique a été lancé en janvier 2019, avec 11 fournisseurs d’Access Points opérationnels.
3. La certification Peppol Ready a été créée en 2019 et plus de 50 fournisseurs de solutions Peppol se sont connectés avec succès au réseau en janvier 2020.
4. Le gouvernement de Singapour a ajouté un nouveau canal permettant aux fournisseurs d’envoyer leurs factures électroniques par l'intermédiaire du réseau national de facturation électronique en janvier 2020. Ce réseau est devenu le canal préféré des fournisseurs.
5. En mars 2020, une subvention à la digitalisation des factures électroniques a été créée pour inciter les entreprises à rejoindre le réseau avant le 31 décembre 2020.
6. Le réseau national de facturation électronique a été rebaptisé InvoiceNow en septembre 2020.