Singapur: proyecto InvoiceNow de factura electrónica a través de Peppol

La factura electrónica en Singapur: InvoiceNow

InvoiceNow, introducida por la Autoridad de Desarrollo de Medios Infocomm (IMDA) en 2019, es la red nacional de facturación electrónica de Singapur. Permite a las empresas enviar y recibir facturas fácilmente en un formato digital estructurado, basado en el estándar internacional Peppol. Singapur fue el primer país fuera de Europa en utilizar la red europea para intercambiar facturas electrónicas entre empresas privadas. Este proceso fluido reduce errores y permite procesar las facturas de manera más eficiente, mejorando así la productividad y el flujo de caja.

La Autoridad Peppol del país, IMDA, es responsable de asignar los puntos de acceso y definir las especificaciones técnicas del sistema de facturación electrónica. Las empresas que deseen facturar electrónicamente en Singapur deben tener un Peppol Access Point y un sistema de factura electrónica capaz de enviar facturas en el estándar Peppol.

Los organismos públicos ya pueden recibir facturas electrónicas a través de la plataforma InvoiceNow. Los proveedores deben enviar las facturas electrónicas al identificador Peppol del Departamento de Contabilidad General (AGD). Estas facturas electrónicas se enviarán a las agencias respectivas en función de la Unidad de Negocio indicada en las facturas electrónicas.

Para agilizar el proceso y ofrecer claridad a los proveedores, IMDA ha registrado de forma centralizada identificadores Peppol únicos para todas las agencias gubernamentales. Por lo tanto, los proveedores tienen ahora la opción de enviar facturas electrónicas directamente a los organismos gubernamentales utilizando el identificador Peppol único de los organismos.

Calendario de implementación

La Autoridad de Ingresos Internos de Singapur (IRAS) ha confirmado el cronograma para el nuevo mandato de facturación electrónica B2B para empresas registradas en Singapur.

Desde el 1 de noviembre de 2025, las nuevas empresas constituidas que se registren voluntariamente para el GST deben transmitir los datos de sus facturas a IRAS a través de la red InvoiceNow.

A partir del 1 de abril de 2026, todos los nuevos solicitantes voluntarios del GST deben enviar sus datos de facturación directamente a IRAS mediante la red InvoiceNow, independientemente de su fecha de constitución o estructura empresarial.

Con el anuncio del COS 2026, todas las demás empresas registradas en el GST deberán enviar los datos de sus facturas directamente a IRAS a través de la red InvoiceNow según el siguiente calendario:

• 1 de abril de 2028: Obligatoria para todos los nuevos registrados obligatorios del GST y empresas ya registradas con ventas anuales totales ≤ 200.000 dólares.
• 1 de abril de 2029: Obligatoria para empresas ya registradas con ventas anuales totales ≤ 1 millón de dólares.
• 1 de abril de 2030: Obligatoria para empresas ya registradas con ventas anuales totales ≤ 4 millones de dólares.
• 1 de abril de 2031: Obligatoria el resto de las empresas registradas en el GST.

Quiénes deben cumplir con la facturación electrónica en Singapur

Todas las empresas registradas en el GST en Singapur están incluidas en la obligación de usar facturación electrónica. Esto aplica a:

• Sociedades
• Asociaciones
• Empresarios individuales
• Empresas extranjeras registradas para el GST en Singapur

Empresas locales:

Todas las empresas con sede en Singapur y registradas en el GST deberán adoptar la facturación electrónica según el calendario establecido. No importa el tamaño de la empresa.

Empresas extranjeras:

Las empresas extranjeras que estén registradas en el GST en Singapur también deben cumplir con esta obligación.

Excepciones

Hay dos tipos de empresas que, por ahora, no están obligadas:

1. Proveedores extranjeros bajo el régimen OVR: Son empresas extranjeras que venden servicios digitales o bienes de bajo valor a consumidores en Singapur. Estas operaciones se declaran en el GST, pero no requieren enviar facturas individuales a través del sistema.
2. Empresas registradas solo para aplicar el “reverse charge”: Son entidades que se registraron para declarar el GST sobre servicios importados, pero que no realizan ventas gravadas. Por ejemplo, algunas instituciones financieras.

¿Cómo funciona InvoiceNow?

InvoiceNow permite la transmisión directa de facturas en formato estructurado de un sistema de gestión a otro, reduciendo los costes empresariales y acortando los ciclos de pago. InvoiceNow opera en el marco del estándar Peppol, facilitando las posibilidades de automatización en la gestión electrónica de documentos. De este modo, tanto las PYMES como las grandes empresas pueden disfrutar de una facturación más fluida y pagos más rápidos, con un menor tiempo de procesamiento de las facturas sin ningún tipo de papeleo manual.

Las facturas se intercambian en un formato XML estructurado, siguiendo el estándar internacional Peppol. Desde 2025, el estándar obligatorio es PINT-SG (Peppol InvoiceNow Template – Singapore). Los archivos en PDF u otros formatos no estructurados no cumplen con los requisitos.

La plataforma InvoiceNow adoptará un modelo de 5 esquinas Peppol (Peppol CTC). A diferencia del modelo de 4 esquinas, donde el intercambio de documentos se realiza a través de los Access Points, en el modelo de 5 esquinas se introduce un flujo adicional en el que los Access Points también envían los documentos a la plataforma fiscal.

EDICOM está acreditado por la Infocomm Media Development Authority (IMDA) como Punto de Acceso para la red Peppol en Singapur. A través de nuestro Access Point, podrá crear el formato correcto de InvoiceNow y enviarlo automáticamente tanto a los receptores como a organismos y administraciones a nivel internacional.

Una copia de la factura se envía al cliente y, al mismo tiempo o inmediatamente después, también se envía a IRAS por la misma red. A diferencia de otros sistemas, InvoiceNow no exige que el contribuyente firme digitalmente la factura. La integridad y autenticidad se garantizan mediante la infraestructura segura de la red Peppol y los Access Points.

Las facturas deben transmitirse como máximo en la fecha en que se presenta la declaración de GST correspondiente al período en que se reporta la operación, o en la fecha límite legal de esa declaración, lo que ocurra primero.

Autofacturación (Self-Billing)

La autofacturación, es decir, cuando el comprador emite la factura en nombre del proveedor, está permitida en Singapur, pero bajo condiciones estrictas.

Solo puede aplicarse si:

• Ambas partes están registradas para el GST.
• Existe un acuerdo previo entre las partes.
• Dicho acuerdo ha sido aprobado por el Comisionado del GST (IRAS).

Sin estos requisitos, no se permite la emisión de facturas bajo el esquema de autofacturación.

Documentos incluidos (in scope)

Se deben transmitir a IRAS los datos contenidos en:

• Facturas de venta (Sales Invoice)
• Facturas fiscales (Tax Invoice)
• Facturas fiscales simplificadas (Simplified Tax Invoice)
• Recibos numerados correlativamente
• Notas de débito (Debit Notes)
• Notas de crédito (Credit Notes)

En general, cualquier documento que respalde una venta o compra declarada en el GST, y sirva como base para el pago o el ajuste del importe facturado debe enviarse a través de InvoiceNow.

Además, las empresas pueden agrupar transacciones antes de enviarlas, por ejemplo:

• Ventas registradas en sistemas de punto de venta (POS)
• Ventas con facturas simplificadas
• Compras menores (petty cash)

Actualizaciones en InvoiceNow

El IMDA ha habilitado dos nuevos tipos de documentos comerciales en InvoiceNow Network.

• Orden de Compra: Esto permite a los compradores ser capaces de enviar un documento de pedido electrónico a los proveedores de sistema a sistema sin intervención humana. Con los datos del pedido residiendo en el sistema del proveedor, éste puede convertir los datos del pedido en una factura electrónica para enviarla de vuelta al comprador a través de la red, ahorrando así esfuerzos de introducción de datos y mejorando la calidad de los datos que necesitan los compradores para hacer coincidir la factura y el pedido. Esto ayuda a acelerar el procesamiento y el pago a los proveedores.
• Respuesta a la factura: se trata de un documento que los compradores envían a los proveedores para actualizar el estado de la factura de los proveedores en el sistema de los compradores. De este modo, se informa a los proveedores del estado de la factura, lo que reduce automáticamente el tiempo de seguimiento con los compradores y pone en riesgo innecesariamente la satisfacción del cliente.

Los proveedores de soluciones Peppol-Ready acreditados por IMDA que ofrezcan soluciones que se conecten a la red están obligados a admitir la recepción de estos documentos.

Cumpla con la factura electrónica en Singapur con EDICOM

La plataforma global de facturación de EDICOM se integra totalmente con su ERP y le permite enviar y recibir facturas electrónicas desde y hacia cualquier agencia o empresa en Singapur. 

• EDICOM crea el formato PINT SG y lo hace llegar al Access Point de destino. 
• Al mismo tiempo, conecta vía API con el IRAS y envía una copia de la factura electrónica.
• EDICOM también es capaz de integrar las facturas electrónicas en entrada en su ERP, recibidas de otros Peppol Access Points.

A través de EDICOM puede automatizar y digitalizar todo el proceso de envío y recepción de documentos electrónicos con cualquier empresa en Singapur.

La solución EDICOM no deja nada en manos de terceros. Todos los procesos se realizan sobre una infraestructura propia basada en la nube. Esto también permite a las empresas operar sin tener que realizar ninguna nueva instalación en sus sistemas ni preocuparse por el mantenimiento.

Una de las mayores ventajas de contar con un proveedor global como EDICOM es que es posible centralizar todas sus comunicaciones electrónicas, aunque su empresa opere en diferentes países.
Con la solución de EDICOM, las empresas tienen la tranquilidad de adaptarse correctamente a la legislación y procesos establecidos. La plataforma transforma las comunicaciones automáticamente a los formatos y estándares requeridos, siguiendo los protocolos establecidos en materia de seguridad y mensajería.

Beneficios de InvoiceNow 

1. Simplifica la facturación en todas las relaciones comerciales

Facilita el uso de una única solución de facturación de su elección para todas las partes, incluidos socios comerciales y entidades gubernamentales, garantizando al mismo tiempo un cumplimiento fiscal fluido.

2. Reduce el trabajo manual y mejora la eficiencia empresarial

InvoiceNow automatiza la transmisión de datos de facturas directamente a los sistemas contables de los compradores, eliminando la necesidad de ingresar datos manualmente y reduciendo errores.

3. Mejora la fiabilidad y garantiza la seguridad de los datos

Las facturas se transmiten de forma segura a través de la red InvoiceNow utilizando el estándar internacional Peppol, lo que minimiza el riesgo de pérdida o manipulación indebida.

4. Reduce los esfuerzos de cumplimiento y acorta el proceso de auditoría del GST

Con las soluciones InvoiceNow-Ready, las empresas pueden esperar auditorías de GST más cortas y devoluciones más rápidas, ya que los datos de las facturas se transmiten a IRAS. Las empresas también pueden recibir alertas automáticas sobre cobros indebidos de GST por parte de proveedores no registrados para el GST.

Principales hitos de Peppol en Singapur

Singapur sigue impulsando la facturación electrónica con el objetivo de ayudar a las empresas a mejorar su eficacia, reducir costes, agilizar los ciclos de pago y minimizar el impacto medioambiental.

1. IMDA se convirtió en la primera Autoridad Peppol fuera de Europa en mayo de 2018. El gobierno de Singapur decidió desarrollar su sistema de facturación electrónica utilizando las normas europeas y la infraestructura Peppol con el objetivo de promover el comercio internacional.
2. La red nacional de facturación electrónica se puso en marcha en enero de 2019, con 11 proveedores de puntos de acceso listos para servir al mercado
3. La acreditación de soluciones Peppol Ready se creó en 2019 y más de 50 proveedores de soluciones Peppol se conectaron con éxito a la red en enero de 2020
4. El gobierno de Singapur agregó un nuevo canal para que los proveedores presenten facturas electrónicas a través de la red nacional de facturación electrónica en enero de 2020, y desde entonces se ha convertido en el canal preferido para los proveedores.
5. En marzo de 2020 se anunció la subvención al registro de facturación electrónica para incentivar a las empresas a unirse a la red antes del 31 de diciembre de 2020.
6. La red nacional de facturación electrónica pasó a llamarse InvoiceNow en septiembre de 2020.