Singapura: projeto InvoiceNow de fatura eletrónica através do Peppol

A fatura eletrónica em Singapura : InvoiceNow

A InvoiceNow, introduzida pela Infocomm Media Development Authority (IMDA) em 2019, é a rede nacional de faturação eletrónica de Singapura. Permite às empresas enviar e receber facilmente faturas num formato digital estruturado, com base na norma internacional Peppol. Singapura foi o primeiro país fora da Europa a utilizar a rede europeia para trocar faturas eletrónicas entre empresas privadas. Este processo contínuo reduz os erros e permite que as faturas sejam processadas de forma mais eficiente, melhorando, assim, a produtividade e o fluxo de caixa.

A Autoridade Peppol do país, a IMDA, é responsável por atribuir os pontos de acesso e definir as especificações técnicas do sistema de faturação eletrónica. As empresas que desejarem faturar eletronicamente em Singapura devem ter um Peppol Access Point e um sistema de fatura eletrónica capaz de enviar faturas no padrão Peppol.

Os organismos públicos podem agora receber faturas eletrónicas através da plataforma InvoiceNow. Os fornecedores devem enviar as faturas eletrónicas para o identificador Peppol da Direção-Geral de Contabilidade (AGD). Estas faturas eletrónicas serão enviadas para os respetivos organismos de acordo com a Unidade de Negócio indicada nas faturas eletrónicas. 

Para facilitar o processo e proporcionar claridade aos fornecedores, a IMDA registou de forma centralizada identificadores Peppol únicos para todas as agências governamentais. Por conseguinte, os fornecedores têm agora a opção de enviar as faturas electrónicas diretamente às agências governamentais utilizando o identificador Peppol único das agências.

Calendário de implementação

A Autoridade de Receitas Internas de Singapura (IRAS) confirmou o cronograma para o novo mandato de faturação eletrónica B2B para empresas registadas em Singapura.

A partir de 1 de novembro de 2025, as empresas recentemente constituídas que se registem voluntariamente no GST devem transmitir os dados das suas faturas à IRAS através da rede InvoiceNow.

A partir de 1 de abril de 2026, todos os novos requerentes voluntários do GST devem apresentar os seus dados de faturação diretamente à IRAS através da rede InvoiceNow, independentemente da sua data de constituição ou estrutura empresarial.

Com o anúncio do COS 2026, todas as outras empresas registadas no GST serão obrigadas a enviar os dados das suas faturas diretamente à IRAS através da rede InvoiceNow, de acordo com o seguinte calendário:

• 1 de abril de 2028: Obrigatório para todos os novos registos obrigatórios do GST e empresas já registadas com vendas anuais totais ≤ 200 000 dólares
• 1 de abril de 2029: Obrigatório para empresas já registadas com vendas anuais totais ≤ 1 milhão de dólares.
• 1 de abril de 2030: Obrigatório para empresas já registadas com vendas anuais totais ≤ 4 milhões de dólares.
• 1 de abril de 2031: Obrigatório para todas as outras empresas registadas no GST.

Quem tem de cumprir a faturação eletrónica em Singapura

Todas as empresas registadas no GST em Singapura estão incluídas na obrigação de utilizar faturação eletrónica. Isto aplica-se a:

• Empresas
• Associações
• Empresários em nome individual
• Empresas estrangeiras registadas para efeitos de GST em Singapura

Empresas locais: Todas as empresas com sede em Singapura e registadas no GST serão obrigadas a adotar a faturação eletrónica de acordo com o calendário estabelecido. Independentemente da dimensão da empresa.

Empresas estrangeiras: As empresas estrangeiras que estão registadas no GST em Singapura devem igualmente cumprir esta obrigação.

Exceções

Há dois tipos de empresas que, por enquanto, não são obrigadas a fazê-lo:

1. Fornecedores estrangeiros ao abrigo do regime OVR: Trata-se de empresas estrangeiras que vendem serviços digitais ou bens de baixo valor a consumidores em Singapura. Estas operações são declaradas no GST, mas não requerem o envio de faturas individuais através do sistema.
2. Empresas registadas apenas para aplicar o “reverse charge”: Trata-se de entidades registadas para declarar o GST sobre serviços importados, mas que não realizam vendas tributáveis. Por exemplo, algumas instituições financeiras.

Como funciona o InvoiceNow?

O InvoiceNow permite a transmissão direta de faturas em formato estruturado de um sistema de gestão para outro, reduzindo os custos comerciais e reduzindo os tempos de pagamento. A InvoiceNow funciona no âmbito da norma Peppol, facilitando as possibilidades de automatização na gestão eletrónica de documentos. Desta forma, tanto as pequenas e médias empresas como as grandes empresas podem usufruir de uma faturação mais simples e de pagamentos mais rápidos, com um tempo de processamento de faturas reduzido e sem qualquer trabalho manual.

As faturas são trocadas num formato XML estruturado, seguindo a norma internacional Peppol. A partir de 2025, a norma obrigatória é PINT-SG (Peppol InvoiceNow Template – Singapore). Os ficheiros em PDF ou noutros formatos não estruturados não cumprem os requisitos.

A plataforma InvoiceNow vai adotar um modelo Peppol 5-corner (Peppol CTC). Ao contrário do modelo de 4 esquinas, em que a troca de documentos é efectuada através dos pontos de acesso, o modelo de 5 esquinas introduz um fluxo adicional em que os pontos de acesso também enviam os documentos para a plataforma fiscal.

A EDICOM está acreditada pela Infocomm Media Development Authority (IMDA) como Ponto de Acesso para a rede Peppol em Singapura. Através do nosso Ponto de Acesso, é possível criar o formato correto da InvoiceNow e enviá-la automaticamente tanto para os destinatários como para as organizações e administrações internacionais.

Uma cópia da fatura é enviada ao cliente e, ao mesmo tempo ou imediatamente a seguir, é igualmente enviada à IRAS através da mesma rede. Ao contrário de outros sistemas, o InvoiceNow não exige que o contribuinte assine digitalmente a fatura. A integridade e a autenticidade são asseguradas pela infraestrutura segura da rede Peppol e dos Access Points.

As faturas devem ser transmitidas o mais tardar na data em que a declaração de GST é apresentada para o período em que a operação é comunicada, ou no prazo legal para essa declaração, consoante o que ocorrer primeiro.

Autofaturação (Self-Billing)

A autofaturação, ou seja, quando o comprador emite a fatura em nome do fornecedor, é permitida em Singapura, mas em condições estritas.

Só pode ser aplicada se:

• Ambas as partes estiverem registadas no GST.
• Existir um acordo prévio entre as partes.
• Este acordo tiver sido aprovado pelo Comissariado do GST (IRAS).

Sem estes requisitos, a emissão de faturas ao abrigo do regime de autofacturação não é permitida.

Documentos incluídos (in scope)

Os seguintes dados devem ser transmitidos à IRAS:

• Faturas de venda (Sales Invoice)
• Faturas fiscais (Tax Invoice)
• Faturas fiscais simplificadas (Simplified Tax Invoice)
• Recibos numerados correlativamente
• Notas de débito (Debit Notes)
• Notas de crédito (Credit Notes)

Em geral, qualquer documento que suporte uma venda ou compra declarada no GST e que sirva de base ao pagamento ou ajuste do montante faturado deve ser enviado por InvoiceNow.

Além disso, as empresas podem agrupar transações antes de serem enviadas, por exemplo:

• Vendas registadas em sistemas de ponto de venda (POS)
• Vendas com faturas simplificadas
• Compras menores (petty cash)

Atualizações em InvoiceNow

O IMDA disponibilizou dois novos tipos de documentos comerciais na rede InvoiceNow.

Ordem de compra: A ordem de compra permite que os compradores possam enviar um documento de encomenda eletrónico aos fornecedores, de um sistema para outro sem intervenção humana. Com os dados da encomenda no sistema do fornecedor, este pode converter os dados da encomenda numa fatura eletrónica para reenviar ao comprador através da rede, eliminando assim o esforço de introdução de dados e melhorando a qualidade dos dados que os compradores  precisam para fazer coincidir a fatura e a encomenda. Isto ajuda a acelerar o processamento do pagamento aos fornecedores.

Resposta à fatura: trata-se de um documento que os compradores enviam aos fornecedores para atualizar o estado da fatura. Isto reduz significativamente o tempo de follow-up com os compradores e evita pôr em risco a satisfação do cliente.

Os fornecedores de soluções Peppol-Ready acreditados pelo IMDA que ofereçam soluções que se conectem à rede são obrigados a suportar a receção destes documentos.

Conheça a faturação eletrónica em Singapura

A plataforma global de faturação da EDICOM está totalmente integrada no seu ERP e permite-lhe enviar e receber faturas eletrónicas para qualquer agência ou empresa em Singapura.

1. A EDICOM cria o formato PINT SG e envia-o ao ponto de acesso de destino. 
2. Ao mesmo tempo, estabelece uma ligação via API com o IRAS e envia uma cópia da fatura eletrónica.
3. A EDICOM também é capaz de integrar no seu ERP as faturas eletrónicas recebidas de outros pontos de acesso Peppol.

Através da EDICOM é possível automatizar e digitalizar todo o processo de envio e receção de documentos eletrónicos com qualquer empresa de Singapura.

A solução da EDICOM não transfere nenhum processo a terceiros. Todos os processos são realizados na nossa própria infraestrutura baseada na nuvem. Isso também permite que as empresas operem sem ter que instalar novos sistemas ou se preocupar com a sua manutenção.

Uma das maiores vantagens de contar com um fornecedor global como a EDICOM é poder centralizar todas as suas comunicações eletrónicas, inclusive se a sua empresa opera em diferentes países.
Com a solução da EDICOM, as empresas têm a tranquilidade de se adaptarem corretamente à legislação e aos processos estabelecidos. A plataforma transforma automaticamente as comunicações nos formatos e padrões exigidos, seguindo os protocolos de segurança e de mensagens estabelecidas.

Benefícios da InvoiceNow

1. Simplifica a faturação em todas as relações comerciais

Facilita a utilização de uma solução de faturação única à sua escolha para todas as partes, incluindo parceiros comerciais e entidades governamentais, assegurando simultaneamente um cumprimento fiscal sem problemas.

2. Reduz o trabalho manual e melhora a eficiência da empresa

A InvoiceNow automatiza a transmissão de dados de faturas diretamente para os sistemas de contabilidade dos compradores, eliminando a necessidade de introdução manual de dados e reduzindo erros.

3. Melhora a fiabilidade e garante a segurança dos dados

As faturas são transmitidas de forma segura através da rede InvoiceNow utilizando a norma internacional Peppol, o que minimiza o risco de perda ou manipulação indevida.

4. Reduz os esforços de cumprimento e encurta o processo de auditoria do GST

Com as soluções InvoiceNow-Ready, as empresas podem esperar auditorias do GST mais curtas e devoluções mais rápidas, uma vez que os dados das faturas são transmitidos à IRAS. As empresas também podem receber alertas automáticos sobre cobranças indevidas de GST por parte de fornecedores não registados para o GST.

Principais marcos da Peppol em Singapura

Singapura continua a impulsionar a faturação eletrónica com o objetivo de ajudar as empresas a melhorar a sua eficácia, reduzir custos, agilizar os ciclos de pagamento e minimizar o impacto ambiental.

1. A IMDA converteu-se na primeira Autoridade Peppol fora da Europa em maio de 2018. O governo de Singapura decidiu desenvolver o seu sistema de faturação eletrónica utilizando as normas europeias e a infraestrutura Peppol com o objetivo de promover o comércio internacional.
2. A rede nacional de faturação eletrónica foi implementada em janeiro de 2019, com 11 fornecedores de pontos de acesso preparados para servir o mercado
3. A acreditação de soluções Peppol Ready foi criada em 2019 e mais de 50 fornecedores de soluções Peppol conectaram-se com êxito à rede em janeiro de 2020
4. O governo de Singapura agregou um novo canal para que os fornecedores apresentem faturas eletrónicas através da rede nacional de faturação eletrónica em janeiro de 2020 e, desde então, converteu-se no canal preferido dos fornecedores.
5. Em março de 2020 anunciou-se a subvenção ao registo de faturação eletrónica para incentivar as empresas a unirem-se à rede antes de 31 de dezembro de 2020.
6. A rede nacional de faturação eletrónica passou a denominar-se InvoiceNow em setembro de 2020.