Singapore: e-factuurproject InvoiceNow via Peppol

Elektronische facturatie in Singapore : InvoiceNow

InvoiceNow, geïntroduceerd door de Infocomm Media Development Authority (IMDA) in 2019, is het nationale netwerk voor elektronische facturering van Singapore. Het stelt bedrijven in staat om eenvoudig facturen te verzenden en te ontvangen in een gestructureerd digitaal formaat, gebaseerd op de internationale Peppol-standaard. Singapore was het eerste land buiten Europa dat het Europese netwerk gebruikte voor de uitwisseling van elektronische facturen tussen particuliere bedrijven. Dit soepele proces vermindert fouten en maakt een efficiëntere verwerking van facturen mogelijk, wat de productiviteit en de cashflow ten goede komt.

De Peppol Autoriteit van het land, IMDA, is verantwoordelijk voor het toewijzen van toegangspunten en het definiëren van de technische specificaties van het e-facturatiesysteem. Bedrijven die in Singapore willen e-factureren, moeten beschikken over een Peppol Access Point en een e-facturatiesysteem dat facturen in de Peppol-standaard kan verzenden.

Sinds september 2024 kunnen overheidsinstanties elektronische facturen ontvangen via het InvoiceNow-platform. Leveranciers moeten de e-facturen naar de Peppol-identifier van de Algemene Boekhoudingsdienst (AGD) sturen. Deze e-facturen worden naar de respectieve instanties gestuurd op basis van de Business Unit die op de e-facturen is aangegeven.

Om het proces te stroomlijnen en leveranciers duidelijkheid te verschaffen, heeft IMDA unieke Peppol-identifiers voor alle overheidsinstellingen centraal geregistreerd. Daarom hebben leveranciers nu de mogelijkheid om e-facturen rechtstreeks naar overheidsinstellingen te sturen met behulp van de unieke Peppol-identifier van de instelling. 

Implementatiekalender

De Inland Revenue Authority of Singapore (IRAS) heeft het tijdschema bevestigd voor het nieuwe B2B e-facturatie mandaat voor Singaporese bedrijven.

Vanaf 1 november 2025 moeten nieuw opgerichte bedrijven die zich vrijwillig registreren voor de GST hun factuurgegevens via het InvoiceNow-netwerk aan IRAS doorgeven.

Vanaf 1 april 2026 moeten alle nieuwe vrijwillige sollicitanten voor de GST hun factuurgegevens rechtstreeks naar IRAS verzenden via het InvoiceNow-netwerk, ongeacht hun oprichtingsdatum of bedrijfsstructuur.

Met de aankondiging van COS 2026 moeten alle andere bij de GST geregistreerde bedrijven hun factuurgegevens rechtstreeks naar IRAS verzenden via het InvoiceNow-netwerk volgens het volgende tijdschema:

• 1 april 2028: Verplicht voor alle nieuwe verplichte GST-geregistreerden[1] en reeds geregistreerde bedrijven met een totale jaaromzet ≤ 200.000 dollar.
• 1 april 2029: Verplicht voor bedrijven die al zijn geregistreerd met een totale jaaromzet ≤ 1 miljoen dollar.
• 1 april 2030: Verplicht voor bedrijven die al zijn geregistreerd met een totale jaaromzet ≤ 4 miljoen dollar.
• 1 april 2031: Verplicht voor alle andere bedrijven die bij de GST zijn geregistreerd.

Wie moet voldoen aan de elektronische facturering in Singapore

Alle bedrijven die bij de GST in Singapore zijn geregistreerd, zijn verplicht om elektronische facturering te gebruiken. Dit geldt voor:

• Vennootschappen
• Verenigingen
• Individuele ondernemers
• Buitenlandse bedrijven die zijn geregistreerd voor GST in Singapore

Lokale bedrijven: Alle bedrijven die in Singapore zijn gevestigd en bij de GST zijn geregistreerd, moeten elektronische facturering invoeren volgens het vastgestelde tijdschema. De grootte van het bedrijf doet er niet toe.

Buitenlandse bedrijven: Buitenlandse bedrijven die bij de GST in Singapore zijn geregistreerd, moeten ook aan deze verplichting voldoen.

Uitzonderingen

Er zijn twee soorten bedrijven die voorlopig niet verplicht zijn:

1. Buitenlandse leveranciers onder het OVR-regime: Dit zijn buitenlandse bedrijven die digitale diensten of goederen van geringe waarde verkopen aan consumenten in Singapore. Deze transacties worden aangegeven bij de GST, maar er hoeven geen afzonderlijke facturen via het systeem te worden verzonden.
2. Bedrijven die alleen zijn geregistreerd om de “reverse charge” toe te passen: Dit zijn entiteiten die zich hebben geregistreerd om GST aan te geven over geïmporteerde diensten, maar die geen belastbare verkopen doen. Bijvoorbeeld sommige financiële instellingen.

Hoe werkt InvoiceNow?

InvoiceNow maakt directe verzending van facturen in gestructureerd formaat van het ene beheersysteem naar het andere mogelijk, waardoor bedrijfskosten worden verlaagd en betalingscycli worden verkort. InvoiceNow werkt binnen het kader van de Peppol-standaard, waardoor automatiseringsmogelijkheden in elektronisch documentbeheer worden vergemakkelijkt. Als gevolg hiervan kunnen zowel kleine en middelgrote als grote ondernemingen profiteren van soepelere facturering en snellere betalingen, met kortere factuurverwerkingstijden zonder handmatig papierwerk.

Facturen worden uitgewisseld in een gestructureerd XML-formaat, volgens de internationale Peppol-standaard. Sinds 2025 is de verplichte standaard PINT-SG (Peppol InvoiceNow Template – Singapore). Bestanden in pdf of andere ongestructureerde formaten voldoen niet aan de vereisten.

Het InvoiceNow platform zal een Peppol 5-hoeksmodel (Peppol CTC) gebruiken. In tegenstelling tot het 4-hoeksmodel, waarbij de uitwisseling van documenten via de Access Points verloopt, introduceert het 5-hoeksmodel een extra stroom waarbij de Access Points ook documenten naar het belastingplatform sturen.

EDICOM is door de Infocomm Media Development Authority (IMDA) geaccrediteerd als Access Point voor het Peppol netwerk in Singapore. Via ons Access Point kunt u het juiste InvoiceNow formaat aanmaken en automatisch versturen, zowel naar ontvangers als naar internationale organisaties en overheden.

Een kopie van de factuur wordt naar de klant gestuurd en tegelijkertijd of onmiddellijk daarna ook naar de IRAS via hetzelfde netwerk. In tegenstelling tot andere systemen vereist InvoiceNow niet dat de belastingplichtige de factuur digitaal ondertekent. De integriteit en authenticiteit worden gegarandeerd door de beveiligde infrastructuur van het Peppol-netwerk en de Access Points.

Facturen moeten uiterlijk worden verzonden op de datum waarop de GST-aangifte voor de periode waarin de transactie wordt gerapporteerd, wordt ingediend, of op de wettelijke uiterste datum voor die aangifte, indien deze eerder valt.

Zelffacturering (Self-Billing)

Zelffacturering, d.w.z. wanneer de koper de factuur namens de leverancier uitvaardigt, is in Singapore toegestaan, maar onder strikte voorwaarden.

Het kan alleen worden toegepast als:

• Beide partijen zijn geregistreerd voor GST.
• Er een voorafgaande overeenkomst tussen de partijen bestaat.
• Deze overeenkomst is goedgekeurd door de GST-commissaris (IRAS).

Zonder deze vereisten is het niet toegestaan om facturen uit te reiken onder de regeling voor zelffacturering.

Opgenomen documenten (in scope)

De gegevens in de volgende documenten moeten aan IRAS worden doorgegeven:

• Verkoopfacturen (Sales Invoice)
• Belastingfacturen (Tax Invoice)
• Vereenvoudigde belastingfacturen (Simplified Tax Invoice)
• Opeenvolgend genummerde ontvangstbewijzen
• Debetnota's (Debit Notes)
• Creditnota's (Credit Notes)

In het algemeen moet elk document dat een in de GST aangegeven verkoop of aankoop ondersteunt en als basis dient voor de betaling of aanpassing van het gefactureerde bedrag, via InvoiceNow worden verzonden.

Bovendien kunnen bedrijven transacties groeperen voordat ze deze verzenden, bijvoorbeeld:

• Verkopen geregistreerd in kassasystemen (POS)
• Verkopen met vereenvoudigde facturen
• Kleine aankopen (petty cash)

Updates voor InvoiceNow

IMDA heeft twee nieuwe soorten commerciële documenten mogelijk gemaakt op het InvoiceNow-netwerk.

• Inkooporder: Hiermee kunnen kopers een elektronisch orderdocument naar leveranciers sturen van systeem naar systeem zonder menselijke tussenkomst. Als de ordergegevens in het systeem van de leverancier staan, kan de leverancier de ordergegevens omzetten in een elektronische factuur die via het netwerk naar de inkoper wordt teruggestuurd. Dit bespaart inspanningen op het gebied van gegevensinvoer en verbetert de kwaliteit van de gegevens die inkopers nodig hebben om de factuur en order op elkaar af te stemmen. Dit helpt de verwerking en betaling aan leveranciers te versnellen.
• Factuurreactie: Dit is een document dat inkopers naar leveranciers sturen om de status van de factuur van de leverancier in het systeem van de inkoper bij te werken. Op deze manier worden leveranciers op de hoogte gebracht van de factuurstatus, wat automatisch de opvolgingstijd met inkopers verkort en de klanttevredenheid onnodig in gevaar brengt.

IMDA-geaccrediteerde Peppol-Ready leveranciers van oplossingen die verbinding maken met het netwerk zijn verplicht om de ontvangst van deze documenten te ondersteunen.

Voldoen aan e-facturatie in Singapore

EDICOM's wereldwijde facturatieplatform is volledig geïntegreerd met uw ERP en stelt u in staat om e-facturen te verzenden naar en te ontvangen van elk agentschap of bedrijf in Singapore. 

• EDICOM creëert het PINT SG formaat en stuurt het naar het Access Point van bestemming. 
• Tegelijkertijd maakt het via API verbinding met het IRAS en stuurt het een kopie van de e-factuur.
• EDICOM is ook in staat om inkomende e-facturen, ontvangen van andere Peppol Access Points, te integreren in uw ERP.

Via EDICOM kunt u het hele proces van verzenden en ontvangen van elektronische documenten met elk bedrijf in Singapore automatiseren en digitaliseren.

De EDICOM-oplossing laat niets over aan derden. Alle processen worden uitgevoerd op onze eigen cloudgebaseerde infrastructuur. Hierdoor kunnen bedrijven werken zonder nieuwe installaties op hun systemen uit te hoeven voeren of zich zorgen te maken over onderhoud.

Een van de grootste voordelen van een wereldwijde provider als EDICOM is dat het mogelijk is om al uw elektronische communicatie te centraliseren, zelfs als uw bedrijf in verschillende landen actief is.

Met de EDICOM-oplossing hebben bedrijven de geruststelling dat ze zich correct kunnen aanpassen aan de geldende wetgeving en processen. Het platform zet de communicatie automatisch om in de vereiste formaten en standaarden, volgens de vastgestelde beveiligings- en berichtenprotocollen.

Voordelen van InvoiceNow

1. Vereenvoudigt de facturering in alle zakelijke relaties

Maakt het gemakkelijker om één factureringsoplossing naar keuze te gebruiken voor alle partijen, inclusief zakenpartners en overheidsinstanties, en zorgt tegelijkertijd voor een soepele naleving van de belastingwetgeving.

2. Vermindert handmatig werk en verbetert de bedrijfsefficiëntie

InvoiceNow automatiseert de overdracht van factuurgegevens rechtstreeks naar de boekhoudsystemen van kopers, waardoor handmatige gegevensinvoer overbodig wordt en fouten worden verminderd.

3. Verhoogt de betrouwbaarheid en garandeert de veiligheid van gegevens

Facturen worden veilig verzonden via het InvoiceNow-netwerk met behulp van de internationale Peppol-standaard, waardoor het risico op verlies of misbruik tot een minimum wordt beperkt.

4. Vermindert de nalevingsinspanningen en verkort het GST-auditproces

Met InvoiceNow-Ready-oplossingen kunnen bedrijven rekenen op kortere GST-audits en snellere terugbetalingen, aangezien de factuurgegevens worden doorgegeven aan IRAS. Bedrijven kunnen ook automatische waarschuwingen ontvangen over onterechte GST-heffingen door leveranciers die niet voor GST zijn geregistreerd.

Peppol's belangrijkste mijlpalen in Singapore

Singapore blijft e-facturering stimuleren om bedrijven te helpen hun efficiëntie te verbeteren, kosten te verlagen, de betalingscyclus te optimaliseren en het milieu zo min mogelijk te belasten.

1. IMDA werd in mei 2018 de eerste Peppol-autoriteit buiten Europa. De regering van Singapore besloot haar e-facturatiesysteem te ontwikkelen met behulp van Europese normen en Peppol-infrastructuur met als doel de internationale handel te bevorderen.
2. Het nationale e-factuurnetwerk werd in januari 2019 gelanceerd, met 11 service providers met toegangspunten die klaar zijn om de markt te bedienen.
3. In 2019 werd een Peppol Ready-oplossing accreditatie gecreëerd en in januari 2020 zijn meer dan 50 providers van Peppol-oplossingen met succes op het netwerk aangesloten.
4. De regering van Singapore heeft in januari 2020 een nieuw kanaal toegevoegd voor leveranciers om e-facturen in te dienen via het nationale e-factuurnetwerk, en dit is sindsdien het voorkeurskanaal voor leveranciers geworden.
5. In maart 2020 werd de subsidie voor de registratie van e-facturen aangekondigd om bedrijven te stimuleren zich tegen 31 december 2020 bij het netwerk aan te sluiten.
6. Het nationale e-factuurnetwerk werd in september 2020 omgedoopt tot InvoiceNow.- La red nacional de facturación electrónica pasó a llamarse InvoiceNow en septiembre de 2020.