Elektronische Rechnung in Kolumbien: Anforderungen, Normen y Neuigkeiten der DIAN

Das Ziel der elektronischen Rechnungsstellung in Kolumbien ist eine der Säulen der digitalen Transformation des Steuersystems. Sie unterliegt der Aufsicht der Nationalen Steuer- und Zollbehörde (DIAN) und zielt darauf ab, die Effizienz, Transparenz und Steuerkontrolle zu verbessern. Obwohl ihre Rechtsgültigkeit bereits seit 1995 anerkannt war, wurde sie erst 2015 durch die Einführung des elektronischen Rechnungsstellungssystems (SFE) gefestigt. Seitdem hat die DIAN dieses Ökosystem um neue elektronische Dokumente und gesetzliche Aktualisierungen erweitert, die die Einhaltung der Steuervorschriften erleichtern und die Digitalisierung der Unternehmen vorantreiben.

Neue Ausreisesteuer für Flugreisen mit Auswirkungen auf die elektronische Rechnung*

Das Dekret 0625 regelt die Ausreisesteuer für Flugreisen und legt eine Abgabe in Höhe von 1 USD pro Passagier fest, die beim Kauf des Flugtickets erhoben und im ausgestellten Dokument gesondert ausgewiesen werden muss.

Die Maßnahme führt neue Verpflichtungen für internationale Fluggesellschaften ein, die für die Erhebung, Meldung und Abführung dieser Steuer an das kolumbianische Institut für Familienfürsorge (ICBF) verantwortlich sind, während die DIAN weiterhin die Aufgaben der Steuerüberwachung und -kontrolle wahrnimmt.

Aus operativer Sicht müssen Flugtickets und gleichwertige elektronische Dokumente die Steuer als separaten Posten ausweisen. Ebenso muss dieser neue Steuerposten in das Dokument aufgenommen werden, wenn die Transaktion die Ausstellung einer elektronischen Rechnung erfordert, wie beispielsweise bei B2B-Geschäften oder bei Transaktionen über Reisebüros.

Um die Vorschriften einzuhalten, müssen die Fluggesellschaften ihre Verkaufssysteme, ERP-Systeme und Plattformen für die elektronische Rechnungsstellung anpassen und so die korrekte Berechnung, Aufschlüsselung und Abführung der Steuer gewährleisten.

Elektronisches Fakturierungssystem (SFE) in Kolumbien

Das System der elektronischen Rechnungsstellung (SFE) in Kolumbien funktioniert nach einem Vorvalidierungsmodell, bei dem alle elektronischen Steuerdokumente zunächst zur Überprüfung und Genehmigung an das DIAN geschickt werden müssen. Erst nach der Validierung können sie vom Aussteller an den Endempfänger geliefert werden.

Dieses System gewährleistet die Rechtmäßigkeit der Transaktionen und soll die Einhaltung der Steuervorschriften erleichtern, die Steuerkontrolle verbessern und die Verwendung von Papier reduzieren. Die vom SFE erfassten Dokumente sind:

• Elektronische Verkaufsrechnung
• Validierungsbericht für Papierrechnungen, die aufgrund eines technischen Defekts verwendet wurden
• Beleg für die elektronische Gehaltsabrechnung
• Beleg für Einkäufe bei nicht verpflichteten Rechnungsstellern
• Registrierung von elektronischen Verkaufsrechnungen als Werttitel (RADIAN)
• Elektronische gleichwertige Dokumente

Elektronische Verkaufsrechnungen: Anwendungsbereich und verpflichtete Steuerzahler

Die elektronische Verkaufsrechnung ist das am häufigsten verwendete Steuerdokument im Rahmen des elektronischen Rechnungsstellungssystems in Kolumbien. Ihre Ausstellung ist für eine große Gruppe von Steuerpflichtigen in Übereinstimmung mit den vom DIAN festgelegten Richtlinien obligatorisch. Die folgenden Steuerpflichtigen müssen dieser Verpflichtung nachkommen:

• Juristische Personen, die Waren vertreiben und/oder Dienstleistungen erbringen.
• Einzelpersonen mit einem Bruttoeinkommen von mehr als 3.500 UVT aus dem Verkauf von Waren und/oder Dienstleistungen.
• Staatliche Auftragnehmer mit einem Einkommen von über 4.000 UVT.
• Personen mit einem Einkommen von weniger als 3.500 UVT, die aber:
  • Verfügen über mehr als eine Verkeufseinrichtung.
  • Immaterielle Werte ausnutzen.
  • Sind Benutzer des Zolls.
• Einzahlungen oder Investitionen über mehr als 3.500 UVT.
• ACRE- Steuerpflichtige im Rahmen der einfachen Besteuerung DOR (RST).

Diese Art von Rechnungen umfasst Modalitäten wie elektronische Kredit-, Debit- und Exportrechnungen und passt sich somit an verschiedene Handelsszenarien an und erleichtert ihre Integration in das digitale Steuersystem des Landes.

Elektronische Gehaltsabrechnung: Was ist das und wie wird sie ausgestellt?

Das Dokument zum Nachweis der elektronischen Gehaltsabrechnung ist Teil des elektronischen Rechnungsstellungssystems in Kolumbien und ist für Unternehmen, die Einkommen oder Mehrwertsteuer erklären und Zahlungen aus Arbeits- oder Rechtsverhältnissen leisten, obligatorisch. Dieses Dokument ermöglicht es Ihnen, Kosten, Abzüge oder abzugsfähige Steuern vor der DIAN zu belegen.

Das Dokument muss aus den Informationen in der Gehaltsabrechnungs- oder BPO-Software des Unternehmens erstellt werden. Diese Informationen werden in elektronische Dokumente umgewandelt, die digital unterzeichnet und zur Validierung an das DIAN übermittelt werden. Nach der Validierung werden sie zusammen mit ihrer grafischen Darstellung in das interne System integriert und automatisch an die Mitarbeiter versandt. Im Falle von Fehlern müssen nach demselben Verfahren Berichtigungsschreiben ausgestellt werden.

Nach den geltenden Vorschriften müssen diese Dokumente monatlich ausgestellt und innerhalb der ersten 10 Kalendertage des Monats nach der entsprechenden Zahlung übermittelt werden. Es ist nicht zulässig, die Lohn- und Gehaltsabrechnung für die Einreichung am Ende des Steuerzeitraums zu konsolidieren. 

RADIAN: Registrierung von e-Rechnungen als wertvolle Sicherheit

Das DIAN hat die RADIAN-Plattform implementiert, um elektronische Verkaufsrechnungen als Sicherheiten zu registrieren, eine wichtige Voraussetzung für deren Verwendung im Factoring. Zu diesem Zweck müssen die Rechnungen neben der Registrierung und Validierung in RADIAN auch bestimmte technische und kommerzielle Anforderungen erfüllen.

Mit diesem System können Unternehmen alle Ereignisse im Zusammenhang mit ihren Rechnungen elektronisch verwalten, wie z. B. Empfangs- oder Annahmebestätigungen, die digital signiert werden müssen. Erst wenn diese Schritte abgeschlossen sind, kann eine Rechnung als Wertpapier betrachtet werden.

Um auf der RADIAN-Plattform arbeiten zu können, ist eine DIAN-autorisierte Software erforderlich. EDICOM bietet als zertifizierter Technologieanbieter eine integrierte Lösung, die die Erzeugung, Übertragung und Registrierung von Ereignissen in RADIAN automatisiert, die Einhaltung von Vorschriften gewährleistet und den Zugang zum elektronischen Factoring erleichtert.

Elektronische äquivalente Dokumente - Was sind sie und wann gelten sie?

Elektronische Äquivalenzdokumente sind Belege, die die elektronische Verkaufsrechnung in bestimmten Fällen ersetzen, z. B. wenn der Lieferant nicht zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet ist. Diese Dokumente müssen ebenfalls mit einer Software erstellt und vom DIAN validiert werden, wobei die festgelegten technischen Anforderungen zu erfüllen sind.

Eines der bekanntesten ist das Ticket, das von P.O.S.-Systemen generiert wird und üblicherweise an physischen Verkaufsstellen verwendet wird. Darüber hinaus gibt es andere Arten von gleichwertigen Dokumenten, wie z. B. solche, die bei Verkehrsdiensten, Shows, Glücksspielen, Mautgebühren, öffentlichen Diensten und anderen verwendet werden.

Das DIAN legte für diese Dokumente einen Zeitplan für die schrittweise Einführung im Jahr 2024 fest, wobei die Termine je nach Art des Dokuments und der Kategorie des Steuerpflichtigen variierten. Dieser Zeitplan erleichterte die Einführung des Systems und sorgte für einen geordneten Übergang zur vollständigen Digitalisierung der elektronischen Dokumente.

FEV-RIPS: Elektronische Rechnung im Gesundheitswesen

Ab dem 1. Oktober 2024 muss der kolumbianische Gesundheitssektor die individuellen Datensätze für die Erbringung von Gesundheitsdienstleistungen (RIPS) als obligatorische Unterstützung für die elektronische Verkaufsrechnung (FEV) integrieren. Diese Maßnahme gilt sowohl für öffentliche als auch für private Einrichtungen und zielt darauf ab, klinische Aufzeichnungen, Rechnungslegung und Berichterstattung an das Gesundheitsministerium in einem einzigen validierten elektronischen System zu vereinheitlichen.

RIPS sind detaillierte Berichte, die von allen Leistungserbringern im Gesundheitswesen erstellt werden müssen und Informationen über Konsultationen, Verfahren, Diagnosen, Medikamente und Daten der Behandlung enthalten. Sie sind für das Allgemeine Gesundheitssystem der Sozialversicherung (SGSSS) unerlässlich, um die Qualität der erbrachten Leistungen zu verwalten, zu überwachen und zu validieren.

Mit dem Inkrafttreten der Resolution 2275 wurden wichtige Änderungen eingeführt:

• RIPS müssen im JSON-Format mit zusätzlichen strukturierten Feldern erstellt werden.
• Sie werden durch den Einheitlichen Validierungsmechanismus (MUV) des Gesundheitsministeriums validiert.
• Jeder Bericht enthält einen einheitlichen Validierungscode (CUV) als offiziellen Nachweis.

EDICOM, vom DIAN zugelassener Lieferant für die elektronische Rechnungsstellung in Kolumbien

EDICOM ist ein von der DIAN zugelassener Technologieanbieter für die Ausstellung elektronischer Rechnungen in Kolumbien. Diese Akkreditierung garantiert, dass das Unternehmen alle technischen, rechtlichen und finanziellen Anforderungen des Dekrets 2242 von 2015 erfüllt.

Zu den Bedingungen, die EDICOM erfüllt, gehören die Aktualisierung des Einheitlichen Steuerregisters (RUT), die Eintragung in das gemeinsame Mehrwertsteuersystem, die Zertifizierung nach ISO 27001 im Bereich der Informationssicherheit und die Einhaltung der vorgeschriebenen Schwellenwerte für Eigenkapital und Vermögen. Darüber hinaus verwenden ihre Systeme das vom DIAN standardisierte XML-Format, verwenden eine autorisierte Nummerierung, integrieren eine digitale Signatur und gewährleisten die Authentizität und Integrität jeder Rechnung durch einen eindeutigen elektronischen Rechnungscode (Código Único de Factura Electrónica).

Dank dieser Zertifizierung bietet EDICOM eine umfassende Lösung für die elektronische Dokumentenverwaltung, die nicht nur an die kolumbianischen Steuervorschriften, sondern auch an die Vorschriften mehrerer Länder angepasst ist und es den Unternehmen ermöglicht, effizient und sicher auf den internationalen Märkten zu agieren und die Rückverfolgbarkeit und Konformität ihrer Steuervorgänge zu gewährleisten.