Facturation électronique en Colombie : prérequis, réglementation en vigueur et actualités de la DIAN

La facturation éléctronique en Colombie constitue l’un des piliers de la transformation numérique du système fiscal. Régie par la Direction nationale des impôts et des douanes (DIAN), elle a pour objectif d’améliorer l’efficacité, la transparence et le contrôle fiscal. Bien que sa validité juridique ait été reconnue dès 1995, c’est en 2015 qu’elle s’est véritablement imposée à travers la mise en œuvre du Système de facturation électronique (SFE). . Depuis cette date, la DIAN a élargi cet écosystème en y intégrant de nouveaux documents électroniques et en adoptant des mises à jour réglementaires qui facilitent la conformité fiscale et renforcent la numérisation des entreprises.

Impact de la nouvelle taxe de sortie du territoire sur la facture électronique*

Le décret n° 0625 réglemente la taxe de sortie du territoire par voie aérienne, en fixant un montant de 1 USD par passager, qui devra être perçu au moment de l’achat du billet et figurer de manière distincte sur le document émis.

Cette mesure introduit de nouvelles obligations pour les compagnies aériennes internationales, chargées de percevoir, de déclarer et de reverser cette taxe à l’Institut colombien du bien-être familial (ICBF), tandis que la DIAN conserve ses fonctions de contrôle et de surveillance fiscale.

D’un point de vue opérationnel, les billets d’avion et les documents électroniques équivalents devront faire apparaître cette taxe en tant que ligne distincte. De même, lorsque l’opération nécessite l’émission d’une facture électronique, comme dans le cadre d’opérations B2B ou réalisées par l’intermédiaire d’agences de voyage, ce nouveau concept fiscal devra également figurer sur le document.

Pour se conformer à la réglementation, les compagnies aériennes devront adapter leurs systèmes de vente, leurs ERP et leurs plateformes de facturation électronique, en garantissant le calcul, la répartition et la déclaration corrects de la taxe.

Le système de facturation électronique (SFE) en Colombie

Le système de facturation électronique (SFE) en Colombie opère selon un modèle de pré validation, dans lequel tous les documents fiscaux électroniques doivent préalablement être envoyés à la DIAN afin d'être contrôlés et approuvés. Ce n'est qu'après validation qu'ils peuvent être transmis par l'émetteur au destinataire final.

Ce système garantit la validité juridique des transactions. Il vise à faciliter le respect de la législation fiscale, à améliorer le contrôle fiscal et à réduire l'utilisation du papier. Les documents couverts par le système SFE sont les suivants :

• La facture électronique de vente
• Le rapport de validation des factures papier utilisées en cas de dysfonctionnement technique.
• Le justificatif électronique pour le versement des salaires 
• Le justificatif pour les achats effectués auprès d'entités de facturation non assujetties à l'obligation de paiement.
• L'enregistrement des factures de vente électroniques en tant que titre de valeur (RADIAN)
• Les documents électroniques équivalents

Factures électroniques de vente : champ d'application et contribuables tenus d'émettre des factures

La facture électronique est le document fiscal le plus utilisé dans le cadre du système de facturation électronique en Colombie. Son émission est obligatoire pour un grand nombre de contribuables, conformément aux directives définies par le DIAN. Les contribuables tenus de répondre à cette obligation sont les suivants :

• Les personnes morales qui commercialisent des biens et/ou réalisent des prestations de services.
• Les personnes physiques dont les revenus bruts issus de la vente de biens et/ou de services sont supérieurs à 3 500 UVT.
• Les entrepreneurs publics dont les revenus sont supérieurs à 4 000 UVT.
• Les personnes physiques dont le revenu est inférieur à 3 500 UVT, mais qui :
  • Possèdent plus d'un établissement commercial.
  • Exploitent des actifs incorporels.
  • Sont des utilisateurs douaniers.
• Effectuent des dépôts ou des investissements d'un montant supérieur à 3 500 UVT.
• Contribuables sous le Régime Simple d'Imposition (RST).

Ce type de facture comprend des modalités spécifiques telles que la facture de crédit électronique, la facture de débit et la facture d'exportation, s'adaptant ainsi à différents scénarios commerciaux et facilitant son intégration dans le système fiscal digital du pays.

Fiche de paie électronique : Quelles sont ses caractéristiques et comment est-elle émise ?

Le justificatif de paie électronique est un composant du système de facturation électronique en Colombie. Il est obligatoire pour les entreprises qui déclarent des revenus ou de la TVA et qui effectuent des paiements découlant d'un emploi ou d'une relation juridique. Ce document permet de justifier les coûts, les déductions ou les impôts déductibles auprès de la DIAN.

Ce document doit être généré à partir des informations contenues dans le logiciel de paie ou de BPO de l'entreprise. Ces informations sont transformées en documents électroniques qui seront signés électroniquement et transmis à la DIAN pour validation. Une fois validés, ils sont intégrés dans le système interne avec leur représentation graphique et envoyés automatiquement aux employés. En cas d'erreur, des notes d'ajustement devront être émises suivant la même procédure.

Selon la réglementation en vigueur, ces justificatifs doivent être générés de manière mensuelle et transmis dans les 10 premiers jours calendaires du mois suivant le paiement correspondant. Il est interdit de consolider la paie pour la soumettre à la fin d'une période fiscale.

RADIAN : enregistrement des factures électroniques en tant que titres

La DIAN a mis en place la plateforme RADIAN afin d’enregistrer les factures électroniques de vente en tant que titres, une condition essentielle pour qu'elles puissent être utilisées dans les opérations d'affacturage. Pour ce faire, les factures doivent répondre à certaines exigences techniques et commerciales, en plus d'être enregistrées et validées dans le système RADIAN.

Ce système permet aux entreprises de gérer électroniquement tous les événements liés à leurs factures, tels que les accusés de réception ou d'acceptation, lesquels doivent être signés de manière électronique. Ce n'est qu'une fois ces étapes franchies qu'une facture pourra être considérée comme un titre.
Pour opérer sur la plateforme RADIAN, il est nécessaire de disposer d'un logiciel agréé par la DIAN.

EDICOM, en tant que prestataire technologique agréé, propose une solution intégrée qui automatise la génération, la transmission et l'enregistrement des événements au sein de RADIAN, garantissant ainsi la conformité réglementaire et facilitant l'accès à l'affacturage électronique.

Documents électroniques équivalents : quelles sont leurs caractéristiques et quand s'appliquent-ils ?

Les documents électroniques équivalents sont des pièces justificatives qui remplacent la facture électronique dans certains cas spécifiques, par exemple lorsque le fournisseur n'est pas tenu de facturer de manière électronique. Ces documents doivent également être générés par un logiciel et validés par la DIAN, en respectant les exigences techniques établies.

L'un des documents les plus connus est le ticket généré par les systèmes P.O.S., couramment utilisés dans les points de vente physiques. Il existe également d'autres types de documents équivalents, tels que ceux utilisés dans les services de transport, les spectacles, les jeux de hasard, les péages, les services publics, etc.
La DIAN a défini un calendrier de mise en œuvre progressive en 2024 pour ces documents, avec des échéances variables selon le type de document et la catégorie de contribuable. Ce calendrier a permis de faciliter l'adoption du système et d'assurer une transition fluide vers la dématérialisation complète des documents électroniques.

FEV-RIPS : la facturation électronique dans le secteur de la santé

À partir du 1er octobre 2024, tous les acteurs de la santé en Colombie devront obligatoirement utiliser les Registres individuels de prestation de services de santé (RIPS) dans le cadre de la facture électronique de vente (FEV). Cette mesure s'applique aux entités publiques et privées et vise à unifier les données cliniques. La facture et le rapport de données transmis au ministère de la santé sont dorénavant regroupés au sein d’un système électronique unique.

Les RIPS sont des rapports détaillés qui doivent être générés par tous les prestataires de services de santé. Ils contiennent des informations sur les consultations, les procédures, les diagnostics, les médicaments et les dates des soins. Ils sont essentiels au système général de sécurité sociale (SGSSS) et permettent de gérer, de contrôler et de valider la qualité des services fournis.

Avec l'entrée en vigueur de la résolution 2275, plusieurs évolutions majeures ont été adoptées :

• Les RIPS doivent être générés au format JSON, avec des champs structurés supplémentaires.
• Ils sont validés par le biais du mécanisme de validation unique (MUV) du ministère de la santé.
• Chaque rapport comprend un code de validation unique (CUV) comme preuve officielle.

EDICOM, prestataire agréé par la DIAN pour la facturation électronique en Colombie

EDICOM est un prestataire technologique agréé par la DIAN pour l'émission de factures électroniques en Colombie. Cette accréditation garantit la conformité des entreprises avec toutes les exigences techniques, juridiques et financières établies dans le décret 2242 de 2015.

EDICOM remplit notamment les conditions suivantes : mise à jour du Registre Fiscal Unique (RUT), enregistrement au sein du régime commun de TVA, certification ISO 27001 en matière de sécurité de l'information et recours à des fonds propres et d'actifs conformes aux seuils requis. De plus, les solutions EDICOM assurent la gestion du  format XML normalisé par la DIAN, la numérotation autorisée, la signature électronique. Elles garantissent l'authenticité et l'intégrité de chaque facture par le biais d'un Code Unique de Facture Électronique.

Grâce à cette certification, EDICOM offre une solution complète de gestion électronique des documents, adaptée non seulement aux exigences fiscales colombiennes, mais aussi aux réglementations de multiples pays au niveau international. La solution EDICOM permet aux entreprises d'opérer de manière efficace et sécurisée sur les marchés internationaux, tout en garantissant la traçabilité et la conformité de leurs opérations fiscales