Faturação eletrónica na Colômbia: requisitos, normativa e novidades da DIAN

A fatura eletrónica na Colômbia é um dos pilares da transformação digital do sistema tributário. Regulamentada pela Direção de Impostos e Alfândegas Nacionais (DIAN), tem como objetivo melhorar a eficiência, a transparência e o controlo fiscal. Embora a sua validade jurídica tenha sido reconhecida desde 1995, foi em 2015 que se consolidou com a implementação do Sistema de Faturação Eletrónica (SFE). Desde então, a DIAN tem alargado este ecossistema com novos documentos eletrónicos e atualizações regulamentares que facilitam o cumprimento das obrigações fiscais e reforçam a digitalização das empresas.

Novo imposto de saída do país por via aérea com impacto na faturação eletrónica*

O Decreto 0625 regulamenta o imposto de saída do país por via aérea, estabelecendo uma tributação de 1 USD por passageiro, que deverá ser cobrada no momento da compra do bilhete e apresentada de forma diferenciada no documento emitido.

A medida introduz novas obrigações para as companhias aéreas internacionais, responsáveis pela cobrança, declaração e transferência deste imposto para o Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF), enquanto a DIAN mantém as funções de fiscalização e controlo tributário.

Do ponto de vista operacional, os bilhetes aéreos e os documentos eletrónicos equivalentes deverão apresentar o imposto como um encargo independente. Além disso, quando a operação exigir a emissão de uma fatura eletrónica, como no caso de operações B2B ou realizadas através de agências de viagens, este novo conceito tributário deverá também ser incluído no documento.

Para cumprir a normativa, as companhias aéreas deverão adaptar os seus sistemas de venda, ERPs e plataformas de faturação eletrónica, garantindo o correto cálculo, detalhe e declaração do imposto.

Sistema de Faturação Eletrónica (SFE) na Colômbia

O Sistema de Faturação Eletrónica (SFE) na Colômbia opera com um modelo de validação prévia, no qual todos os documentos fiscais eletrónicos devem ser enviados primeiro à DIAN para revisão e aprovação. Somente após serem validados, podem ser entregues pelo emissor ao destinatário final.

Este sistema garante a legalidade das operações e foi concebido para facilitar o cumprimento das obrigações fiscais, melhorar o controlo fiscal e reduzir o uso de papel. Os documentos contemplados dentro do SFE são:

• Fatura eletrónica de venda
• Relatório de validação para faturas em papel utilizadas devido a falhas tecnológicas
• Documento suporte de pagamento de folha de pagamento eletrónica
• Documento suporte para aquisições de não obrigados a faturar
• Registo de faturas eletrónicas de venda como título valor (RADIAN)
• Documentos equivalentes electrónicos

Fatura eletrónica de venda: âmbito e contribuintes obrigados

A fatura eletrónica de venda é o documento tributário mais amplamente utilizado dentro do sistema de faturação eletrónica na Colômbia. A sua emissão é obrigatória para um grande grupo de contribuintes, conforme as diretrizes definidas pela DIAN. A seguir, são detalhados os contribuintes que devem cumprir com esta obrigação:

• Pessoas jurídicas que comercializem bens e/ou prestem serviços.
• Pessoas físicas com rendimentos brutos superiores a 3.500 UVT pela venda de bens e/ou serviços.
• Contratantes do Estado com rendimentos superiores a 4.000 UVT.
• Pessoas físicas com rendimentos inferiores a 3.500 UVT, mas que:
  • Possuam mais de um estabelecimento comercial.
  • Exploitem intangíveis.
  • Sejam usuários aduaneiros.
• Realizem consignações ou investimentos superiores a 3.500 UVT.
• Contribuintes abrangidos pelo Regime Simples de Tributação (RST).

Este tipo de fatura inclui modalidades como a fatura eletrónica de crédito, de débito e a fatura de exportação, adaptando-se assim a diferentes cenários comerciais e facilitando a sua integração no sistema tributário digital do país.

Recibo de vencimentos eletrónico: o que é e como se emite

O documento suporte de pagamento de recibo de vencimento eletrónico faz parte do sistema de faturação eletrónica na Colômbia e é obrigatório para as empresas que declaram imposto de renda ou IVA e realizam pagamentos decorrentes de relações laborais ou legais. Este documento permite apoiar custos, deduções ou impostos descontáveis perante a DIAN.

O documento deve ser gerado a partir das informações do software de recibos de vencimento ou BPO da empresa. Estas informações são transformadas em documentos eletrónicos que são assinados digitalmente e enviados à DIAN para validação. Após a validação, são integrados no sistema interno juntamente com a sua representação gráfica e enviados automaticamente aos funcionários. Em caso de erros, devem ser emitidas notas de ajuste seguindo o mesmo procedimento.

De acordo com a normativa em vigor, estes documentos devem ser emitidos mensalmente e transmitidos dentro dos primeiros 10 dias corridos do mês seguinte ao pagamento correspondente. Não é permitido consolidar os recibos de vencimento para apresentá-los no final do período fiscal. 

RADIAN: registo de faturas eletrónicas como título valor

A DIAN implementou a plataforma RADIAN para registar faturas eletrónicas de venda como títulos valor, um requisito fundamental para que possam ser usadas em operações de factoring. Para isso, as faturas devem cumprir certos requisitos técnicos e comerciais, além de serem registadas e validadas no RADIAN.

Este sistema permite às empresas gerir eletronicamente todos os eventos associados às suas faturas, como os avisos de receção ou aceitação, os quais devem ser assinados digitalmente. Somente após a conclusão desses passos, uma fatura pode ser considerada um título valor.

Para operar na plataforma RADIAN, é necessário ter um software autorizado pela DIAN. A EDICOM, como fornecedor tecnológico certificado, oferece uma solução integrada que automatiza a geração, transmissão e registo de eventos no RADIAN, garantindo o cumprimento das normas e facilitando o acesso ao factoring eletrónico.

Documentos equivalentes eletrónicos: o que são e quando se aplicam?

Os documentos equivalentes eletrónicos são comprovantes que substituem a fatura eletrónica de venda em casos específicos, como quando o fornecedor não está obrigado a faturar eletronicamente. Estes documentos também devem ser gerados através de software e validados pela DIAN, cumprindo com os requisitos técnicos estabelecidos.

Um dos mais conhecidos é o bilhete gerado por sistemas P.O.S., usado comumente em pontos de venda físicos. Além disso, existem outros tipos de documentos equivalentes, como os utilizados em serviços de transporte, espetáculos, jogos de azar, pedágios, serviços públicos, entre outros.

A DIAN definiu um calendário de implementação gradual em 2024 para estes documentos, com datas que variam conforme o tipo de documento e a categoria do contribuinte. Este cronograma facilitou a adoção do sistema e garantiu uma transição ordenada para a digitalização completa dos documentos eletrônicos.

FEV-RIPS: Fatura eletrónica no setor saúde

Desde 1 de outubro de 2024, o setor da saúde na Colômbia deve integrar os Registos Individuais de Prestação de Serviços de Saúde (RIPS) como suporte obrigatório da Fatura Eletrónica de Venda (FEV). Esta medida aplica-se tanto a entidades públicas como privadas e tem como objetivo unificar o historial clínico, a fatura e o reporte ao Ministério da Saúde num único sistema eletrónico validado.

Os RIPS são relatórios detalhados que todos os prestadores de serviços de saúde devem gerar e que contêm informações sobre consultas, procedimentos, diagnósticos, medicamentos e datas de atendimento. Estes relatórios são essenciais para que o Sistema Geral de Segurança Social em Saúde (SGSSS) possa gerir, supervisionar e validar a qualidade dos serviços prestados.

Com a entrada em vigor da Resolução 2275, foram introduzidas alterações importantes:

• Os RIPS devem ser gerados em formato JSON, com campos estruturados adicionais.
• São validados através do Mecanismo Único de Validação (MUV) do Ministério da Saúde.
• Cada relatório inclui um Código Único de Validação (CUV) como comprovativo oficial.

EDICOM, fornecedor autorizado pela DIAN para a fatura eletrónica na Colômbia

A EDICOM é um fornecedor tecnológico autorizado pela DIAN para a emissão de faturas eletrónicas na Colômbia. Esta acreditação garante que a empresa cumpre com todos os requisitos técnicos, legais e financeiros estabelecidos no Decreto 2242 de 2015.

Entre as condições cumpridas pela EDICOM estão: manter o Registo Único Tributário (RUT) atualizado, estar inscrita no regime comum do IVA, possuir a certificação ISO 27001 em segurança da informação e ter um património e ativos de acordo com os limiares exigidos. Além disso, os seus sistemas utilizam o formato XML padronizado pela DIAN, utilizam numeração autorizada, integram assinatura digital e garantem a autenticidade e integridade de cada fatura através de um Código Único de Fatura Eletrónica.

Graças a esta certificação, a EDICOM oferece uma solução integral para a gestão de documentos eletrónicos, adaptada não só aos requisitos fiscais colombianos, mas também às normativas de vários países, permitindo às empresas operar de forma eficiente e segura em mercados internacionais, garantindo a rastreabilidade e conformidade das suas operações tributárias.