Fatura eletrônica na Colômbia: requisitos, regulamentação e novidades da DIAN

A fatura eletrônica na Colombia é um dos pilares da transformação digital do sistema tributário. Regulamentada pela Direção de Impostos e Aduanas Nacionais (DIAN), tem como objetivo melhorar a eficiência, a transparência e o controle fiscal. Embora sua validade jurídica tenha sido reconhecida desde 1995, foi em 2015 que se consolidou com a implementação do Sistema de Faturamento Eletrônico (SFE). Desde então, a DIAN ampliou esse ecossistema com novos documentos eletrônicos e atualizações normativas que facilitam o cumprimento tributário e fortalecem a digitalização das empresas.

Novo imposto de saída do país por via aérea com impacto na fatura eletrônica*

O Decreto 0625 regulamenta o imposto de saída do país por via aérea, estabelecendo uma cobrança de USD 1 por passageiro, que deverá ser cobrada no momento da compra da passagem e apresentada de forma separada no documento emitido.

A medida introduz novas obrigações para as companhias aéreas internacionais, responsáveis por arrecadar, declarar e transferir esse imposto ao Instituto Colombiano de Bem-Estar Familiar (ICBF), enquanto a DIAN mantém as funções de fiscalização e controle tributário.

Do ponto de vista operacional, as passagens aéreas e os documentos equivalentes eletrônicos deverão apresentar o imposto como uma cobrança independente. Da mesma forma, quando a operação exigir a emissão de uma fatura eletrônica, como em operações B2B ou realizadas por meio de agências de viagem, esse novo conceito tributário também deverá ser incluído no documento. 

Para cumprir a regulamentação, as companhias aéreas deverão adaptar seus sistemas de vendas, ERPs e plataformas de faturamento eletrônico, garantindo o cálculo, o detalhamento e a declaração corretos do imposto.

Sistema de Faturamento Eletrônico (SFE) na Colômbia

O Sistema de Faturamento Eletrônico (SFE) na Colômbia opera sob um modelo de validação prévia, no qual todos os documentos tributários eletrônicos devem ser enviados primeiro à DIAN para sua revisão e aprovação. Apenas depois de validados esses documentos podem ser entregues pelo emissor ao destinatário final.

Este sistema garante a legalidade das operações e está desenhado para facilitar o cumprimento tributário, melhorar o controle fiscal e reduzir o uso de papel. Os documentos contemplados dentro do SFE são:

• Fatura eletrônica de venda
• Relatório de validação para faturas em papel usadas devido a falhas tecnológicas
• Documento suporte de pagamento de folha de pagamento eletrônico
• Documento suporte para aquisições de não obrigados a faturar
• Registro de faturas eletrônicas de venda como título de valor (RADIAN)
• Documentos equivalentes eletrônicos

Fatura eletrônica de venda: abrangência e contribuintes obrigados

A fatura eletrônica de venda é o documento tributário mais amplamente utilizado dentro do sistema de faturamento eletrônico na Colômbia. Sua emissão é obrigatória para um extenso grupo de contribuintes, conforme os alinhamentos definidos pela DIAN. A seguir são detalhados os contribuintes que devem atender a essa obrigação:

• Pessoas jurídicas que comercializam bens e/ou prestam serviços.
• Pessoas físicas com rendimentos brutos superiores a 3.500 UVT na venda de bens e/ou serviços.
• Contratantes do Estado com rendimentos superiores a 4.000 UVT.
• Pessoas físicas com rendimentos inferiores a 3.500 UVT, mas que:
  • Possuam mais de um estabelecimento comercial.
  • Explorem intangíveis.
  • Sejam usuários aduaneiros.
• Realizem depósitos ou investimentos superiores a 3.500 UVT.
• Contribuintes pertencentes ao Regime Simples de Tributação (RST).

Esse tipo de fatura inclui modalidades como a fatura eletrônica de crédito, de débito e a fatura de exportação, adaptando-se a diferentes cenários comerciais e facilitando sua integração com o sistema tributário digital do país.

Folha de pagamento eletrônica: o que é e como emitir

O documento suporte de pagamento de folha de pagamento eletrônica faz parte do sistema de faturamento eletrônico na Colômbia e é obrigatório para as empresas que declaram renda ou IVA e realizam pagamentos derivados de relações trabalhistas ou legais. Este documento permite comprovar custos, deduções ou impostos dedutíveis perante a DIAN.

O documento deve ser gerado a partir das informações do software de folha de pagamento ou BPO da empresa. Essas informações são transformadas em documentos eletrônicos que são assinados digitalmente e enviados à DIAN para validação. Uma vez validados, são integrados ao sistema interno junto com sua representação gráfica e enviados automaticamente aos empregados. Em caso de erros, devem ser emitidas notas de ajuste seguindo o mesmo procedimento.

Segundo a normativa vigente, esses documentos devem ser emitidos mensalmente e transmitidos dentro dos primeiros 10 dias corridos do mês seguinte ao pagamento correspondente. Não é permitido consolidar a folha de pagamento para transmiti-la ao final do período fiscal.

RADIAN: registro de faturas eletrônicas como título de valor

A DIAN implementou a plataforma RADIAN para registrar faturas eletrônicas de venda como títulos de valor, um requisito chave para que estas possam ser usadas em operações de factoring. Para isso, as faturas devem cumprir certos requisitos técnicos e comerciais, além de serem registradas e validadas no RADIAN.

Este sistema permite que as empresas gerenciem eletronicamente todos os eventos associados às suas faturas, como confirmações de recebimento ou aceitação, os quais devem estar assinados digitalmente. Somente após a conclusão desses passos, uma fatura pode ser considerada um título de valor.

Para operar na plataforma RADIAN, é necessário contar com um software autorizado pela DIAN. A EDICOM, como fornecedor tecnológico certificado, oferece uma solução integrada que automatiza a geração, transmissão e registro de eventos no RADIAN, garantindo o cumprimento normativo e facilitando o acesso ao factoring eletrônico.

Documentos equivalentes eletrônicos: o que são e quando se aplicam?

Os documentos equivalentes eletrônicos são comprovantes que substituem a fatura eletrônica de venda em certos casos específicos, como quando o fornecedor não é obrigado a faturar eletronicamente. Estes documentos também devem ser gerados mediante software e validados pela DIAN, cumprindo com os requisitos técnicos estabelecidos.

Um dos mais conhecidos é o bilhete gerado por sistemas P.O.S., usado comumente em pontos de venda físicos. Além disso, existem outros tipos de documentos equivalentes, como os utilizados em serviços de transporte, shows, jogos de azar, pedágios, serviços públicos, entre outros.

A DIAN definiu um calendário de implementação gradual em 2024 para esses documentos, com datas que variam conforme o tipo de documento e a categoria do contribuinte. Esse cronograma facilitou a adoção do sistema e garantiu uma transição ordenada rumo à digitalização completa dos documentos eletrônicos.

FEV-RIPS: fatura eletrônica no setor de saúde

A partir de 1º de outubro de 2024, o setor de saúde na Colômbia deve integrar os RIPS (Registros Individuais de Prestação de Serviços de Saúde) como suporte obrigatório à Fatura Eletrônica de Venda (FEV). Essa medida se aplica tanto a entidades públicas quanto privadas, com o objetivo de unificar o histórico clínico, a fatura e o reporte ao Ministério da Saúde em um único sistema eletrônico validado.

Os RIPS são relatórios detalhados que todos os prestadores de serviços de saúde devem gerar, contendo informações sobre consultas, procedimentos, diagnósticos, medicamentos e datas de atendimento. Eles são essenciais para que o Sistema Geral de Seguridade Social em Saúde (SGSSS) possa gerenciar, supervisionar e validar a qualidade dos serviços prestados.

Com a entrada em vigor da Resolução 2275, foram introduzidas mudanças importantes:

• Os RIPS devem ser gerados no formato JSON, com campos estruturados adicionais.
• Devem ser validados por meio do Mecanismo Único de Validação (MUV) do Ministério da Saúde.
• Cada relatório deve conter um Código Único de Validação (CUV) como comprovante oficial.

EDICOM, fornecedor autorizado pela DIAN para a fatura eletrônica na Colômbia

A EDICOM é um fornecedor tecnológico autorizado pela DIAN para a emissão de faturas eletrônicas na Colômbia. Esta acreditação garante que a empresa cumpre com todos os requisitos técnicos, legais e financeiros estabelecidos no Decreto 2242 de 2015.

Entre as condições cumpridas pela EDICOM estão: manter atualizado o Registro Único Tributário (RUT), estar inscrito no regime comum do IVA, contar com a certificação ISO 27001 em segurança da informação e dispor de patrimônio e ativos conforme os limites exigidos. Além disso, seus sistemas utilizam o formato XML padronizado pela DIAN, empregam numeração autorizada, integram assinatura digital e asseguram a autenticidade e integridade de cada fatura mediante um Código Único de Fatura Eletrônica.

Graças a esta certificação, a EDICOM oferece uma solução integral para a gestão de documentos eletrônicos, adaptada não apenas aos requisitos fiscais colombianos, mas também às normativas de múltiplos países, permitindo que as empresas operem de maneira eficiente e segura em mercados internacionais, garantindo a rastreabilidade e conformidade de suas operações tributárias.