Fatturazione elettronica in Colombia: requisiti, normative e aggiornamenti DIAN

L'obiettivo della fatturazione elettronica in Colombia è uno dei pilastri della trasformazione digitale del sistema fiscale. Regolamentato dalla DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales), il suo obiettivo è migliorare l'efficienza, la trasparenza e il controllo fiscale. Sebbene la sua validità legale sia stata riconosciuta nel 1995, è stata consolidata nel 2015 con l'implementazione del Sistema di Fatturazione Elettronica (SFE). Da allora, la DIAN ha ampliato questo ecosistema con nuovi documenti elettronici e aggiornamenti normativi che facilitano l'adempimento degli obblighi fiscali e rafforzano la digitalizzazione delle imprese.

Nuova imposta di uscita dal Paese per i viaggi aerei con impatto sulle fatture elettroniche*

Il Decreto 0625 disciplina l'imposta di uscita dal Paese per via aerea, stabilendo una tassa di 1 dollaro USA per passeggero, che deve essere addebitata al momento dell'acquisto del biglietto e indicata separatamente sul documento emesso.

Il provvedimento introduce nuovi obblighi per le compagnie aeree internazionali, responsabili della riscossione, della dichiarazione e del versamento di tale imposta all'Istituto Colombiano per il Benessere Familiare (ICBF), mentre la DIAN mantiene le funzioni di verifica e controllo fiscale.

Dal punto di vista operativo, i biglietti aerei e i documenti elettronici equivalenti devono riportare l'imposta come voce separata. Analogamente, quando la transazione richiede l'emissione di una fattura elettronica, come nel caso delle transazioni B2B o di quelle effettuate tramite agenzie di viaggio, anche questo nuovo concetto fiscale deve essere incluso nel documento.

Per conformarsi alla normativa, le compagnie aeree dovranno adattare i propri sistemi di vendita, i sistemi ERP e le piattaforme di fatturazione elettronica, garantendo il corretto calcolo, la ripartizione e la dichiarazione dell'imposta.

Sistema di Fatturazione Elettronica (SFE) in Colombia

Il Sistema di Fatturazione Elettronica (SFE) in Colombia opera secondo un modello di pre-validazione, in cui tutti i documenti fiscali elettronici devono essere prima inviati alla DIAN per essere esaminati e approvati. Solo dopo la convalida possono essere consegnati dall'emittente al destinatario finale.

Questo sistema garantisce la legalità delle operazioni ed è progettato per facilitare la conformità fiscale, migliorare il controllo fiscale e ridurre l'uso della carta. I documenti coperti dal SFE sono:

• Fattura di vendita elettronica
• Report di validazione per le fatture cartacee utilizzate a causa di un guasto tecnologico
• Documento di supporto per la busta paga elettronica
• Documento giustificativo per acquisti da soggetti non obbligati a fatturare
• Registrazione delle fatture di vendita elettroniche come “título valor” (RADIAN)
• Documenti equivalente elettronici

Fatture di vendita elettroniche: ambito di applicazione e contribuenti obbligati

La fattura elettronica di vendita è il documento fiscale più utilizzato nell'ambito del sistema di fatturazione elettronica in Colombia. La sua emissione è obbligatoria per un ampio gruppo di contribuenti, in conformità alle linee guida definite dalla DIAN. I contribuenti che devono rispettare questo obbligo sono elencati di seguito:

• Persone giuridiche che commercializzano beni e/o forniscono servizi.
• Persone con un reddito lordo superiore a 3.500 UVT derivante dalla vendita di beni e/o servizi.
• Contraenti statali con un reddito superiore a 4.000 UVT.
• Persone fisiche con un reddito inferiore a 3.500 UVT, ma che:
  • Possiedano più di un esercizio commerciale.
  • Sfruttino intangibili.
  • Siano utenti doganali.
• Effettuare spedizioni o investimenti superiori a 3.500 UVT.
• Contribuenti in regime di imposizione semplice (RST - Régimen Simple de Tributación).

Questo tipo di fattura include modalità come le fatture elettroniche di credito, di debito e di esportazione, adattandosi così a diversi scenari commerciali e facilitando la loro integrazione nel sistema fiscale digitale del Paese.

Busta paga elettronica: cos'è e come viene emessa?

Il documento di supporto al pagamento elettronico delle retribuzioni fa parte del sistema di fatturazione elettronica in Colombia ed è obbligatorio per le aziende che dichiarano redditi o IVA ed effettuano pagamenti derivanti da rapporti di lavoro o legali. Questo documento consente di sostenere costi, detrazioni o imposte deducibili davanti alla DIAN.

Il documento deve essere generato a partire dalle informazioni contenute nel software aziendale di payroll o BPO. Queste informazioni vengono trasformate in documenti elettronici che vengono firmati digitalmente e inviati alla DIAN per la convalida. Una volta convalidati, vengono integrati nel sistema interno insieme alla loro rappresentazione grafica e inviati automaticamente ai dipendenti. In caso di errori, le note di rettifica devono essere emesse seguendo la stessa procedura.

Secondo la normativa vigente, questi documenti devono essere emessi mensilmente e trasmessi entro i primi 10 giorni di calendario del mese successivo al pagamento corrispondente. Non è consentito consolidare le buste paga per presentarle alla fine del periodo fiscale. 

RADIAN: la registrazione delle fatture elettroniche come “título valor”

La DIAN ha implementato la piattaforma RADIAN per registrare le fatture di vendita elettroniche come “títulos valor”, un requisito fondamentale per poterle utilizzare nelle operazioni di factoring. A tal fine, le fatture devono soddisfare determinati requisiti tecnici e commerciali, oltre a essere registrate e validate in RADIAN.

Questo sistema consente alle aziende di gestire elettronicamente tutti gli eventi associati alle loro fatture, come le conferme di ricezione o di accettazione, che devono essere firmate digitalmente. Solo con questi passaggi completati, una fattura può essere considerata un titolo.

Per operare sulla piattaforma RADIAN, è necessario disporre di un software autorizzato dalla DIAN. EDICOM, in qualità di fornitore tecnologico certificato, offre una soluzione integrata che automatizza la generazione, la trasmissione e la registrazione degli eventi in RADIAN, garantendo la conformità normativa e facilitando l'accesso al factoring elettronico.

Documenti equivalenti elettronici: cosa sono e quando si usano?

I documenti elettronici equivalenti sono documenti che sostituiscono la fattura di vendita elettronica in alcuni casi specifici, ad esempio quando il fornitore non è obbligato a fatturare elettronicamente. Anche questi documenti devono essere generati da un software e convalidati dalla DIAN, rispettando i requisiti tecnici stabiliti.

Uno dei più noti è lo scontrino generato dai sistemi P.O.S., comunemente utilizzato nei punti vendita fisici. Esistono inoltre altri tipi di documenti equivalenti, come quelli utilizzati nei servizi di trasporto, negli spettacoli, nei giochi d'azzardo, nei pedaggi, nei servizi pubblici, ecc.

La DIAN ha definito un calendario di implementazione graduale nel 2024 per questi documenti, con date che variano a seconda del tipo di documento e della categoria di contribuente. Questo calendario ha facilitato l'adozione del sistema e ha garantito una transizione ordinata verso la completa digitalizzazione dei documenti elettronici.

FEV-RIPS: Fatturazione elettronica nel settore sanitario

A partire dal 1° ottobre 2024, il settore sanitario colombiano deve integrare i Registri Individuali di Prestazione di Servizi Sanitari (RIPS) come supporto obbligatorio per la Fattura Elettronica di Vendita (FEV). Questa misura si applica sia agli enti pubblici che a quelli privati e mira a unificare le cartelle cliniche, le fatture e le relazioni al Ministero della Salute in un unico sistema elettronico convalidato.

I RIPS sono report dettagliati che tutti gli operatori sanitari devono generare. Contengono informazioni su visite, procedure, diagnosi, farmaci e date di cura. Sono essenziali per il Sistema Generale di Previdenza Sociale in Sanità (SGSSS - Sistema General de Seguridad Social en Salud) per gestire, supervisionare e convalidare la qualità dei servizi forniti.

Con l'entrata in vigore della Risoluzione 2275 sono state introdotte modifiche chiave:

• I RIPS devono essere generati in formato JSON, con campi strutturati aggiuntivi.
• Sono convalidati tramite il Meccanismo Unico di Validazione (MUV) del Ministero della Salute.
• Ogni report include un Codice Univoco di Validazione (CUV) come prova ufficiale.

EDICOM, fornitore autorizzato dalla DIAN per la fatturazione elettronica in Colombia

EDICOM è un fornitore di tecnologia autorizzato dalla DIAN a emettere fatture elettroniche in Colombia. Questo accreditamento garantisce la conformità dell'azienda a tutti i requisiti tecnici, legali e finanziari stabiliti dal Decreto 2242 del 2015.

Tra le condizioni soddisfatte da EDICOM vi sono: l'aggiornamento costante del RUT (Registro Único Tributario), l'iscrizione al regime comune dell'IVA, la certificazione ISO 27001 per la sicurezza delle informazioni e la disponibilità di fondi propri e attivi conformi alle soglie richieste. Inoltre, le soluzioni di EDICOM utilizzano il formato XML regolamentato dalla DIAN, utilizzano una numerazione autorizzata, integrano una firma digitale e garantiscono l'autenticità e l'integrità di ogni fattura mediante un Codice Unico di Fattura Elettronica.

Grazie a questa certificazione, EDICOM offre una soluzione completa per la gestione elettronica dei documenti, adattata non solo ai requisiti fiscali colombiani, ma anche alle normative di più Paesi, consentendo alle aziende di operare in modo efficiente e sicuro sui mercati internazionali, garantendo la tracciabilità e la conformità delle operazioni fiscali.