Factura electrónica en Colombia: requisitos, normativa y novedades de la DIAN

La factura electrónica en Colombia es uno de los pilares de la transformación digital del sistema tributario. Regulada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), tiene como objetivo mejorar la eficiencia, la transparencia y el control fiscal. Aunque su validez jurídica fue reconocida desde 1995, fue en 2015 cuando se consolidó con la implementación del Sistema de Facturación Electrónica (SFE). Desde entonces, la DIAN ha ampliado este ecosistema con nuevos documentos electrónicos y actualizaciones normativas que facilitan el cumplimiento tributario y fortalecen la digitalización de las empresas.

Nuevo impuesto de salida del país por vía aérea con impacto en la factura electrónica*

El Decreto 0625 reglamenta el impuesto de salida del país por vía aérea, estableciendo un gravamen de USD 1 por pasajero, que deberá cobrarse al momento de la compra del billete y mostrarse de forma diferenciada en el documento emitido.

La medida introduce nuevas obligaciones para las aerolíneas internacionales, responsables de recaudar, declarar y transferir este impuesto al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF), mientras que la DIAN mantiene las funciones de fiscalización y control tributario.

Desde el punto de vista operativo, los tiquetes aéreos y los documentos equivalentes electrónicos deberán reflejar el impuesto como un cargo independiente. Asimismo, cuando la operación requiera la emisión de una factura electrónica, como en operaciones B2B o realizadas a través de agencias de viaje, este nuevo concepto tributario también deberá incluirse en el documento. 

Para cumplir con la normativa, las compañías aéreas deberán adaptar sus sistemas de venta, ERPs y plataformas de facturación electrónica, garantizando el correcto cálculo, desglose y declaración del impuesto.

Sistema de Facturación Electrónica (SFE) en Colombia

El Sistema de Facturación Electrónica (SFE) en Colombia opera bajo un modelo de validación previa, en el cual todos los documentos tributarios electrónicos deben ser enviados primero a la DIAN para su revisión y aprobación. Solo después de ser validados, pueden ser entregados por el emisor al destinatario final.
Este sistema garantiza la legalidad de las operaciones, y está diseñado para facilitar el cumplimiento tributario, mejorar el control fiscal y reducir el uso de papel. Los documentos contemplados dentro del SFE son:

• Factura electrónica de venta
• Reporte de validación para facturas en papel usadas por fallos tecnológicos
• Documento soporte de pago de nómina electrónica
• Documento soporte para adquisiciones a no obligados a facturar
• Registro de facturas electrónicas de venta como título valor (RADIAN)
• Documentos equivalentes electrónicos

Factura electrónica de venta: alcance y contribuyentes obligados

La factura electrónica de venta es el documento tributario más ampliamente utilizado dentro del sistema de facturación electrónica en Colombia. Su emisión es obligatoria para un extenso grupo de contribuyentes, conforme a los lineamientos definidos por la DIAN. A continuación, se detallan los contribuyentes que deben cumplir con esta obligación:

•  Personas jurídicas que comercialicen bienes y/o presten servicios.
• Personas naturales con ingresos brutos superiores a 3.500 UVT por venta de bienes y/o servicios.
• Contratistas del Estado con ingresos superiores a 4.000 UVT.
• Personas naturales con ingresos inferiores a 3.500 UVT, pero que:
  • Posean más de un establecimiento de comercio.
  • Exploten intangibles.
  • Sean usuarios aduaneros.
• Realicen consignaciones o inversiones superiores a 3.500 UVT.
• Contribuyentes acogidos al Régimen Simple de Tributación (RST).

Este tipo de factura incluye modalidades como la factura electrónica de crédito, de débito y la factura de exportación, adaptándose así a distintos escenarios comerciales y facilitando su integración en el sistema tributario digital del país.

Nómina electrónica: qué es y cómo se emite

El documento soporte de pago de nómina electrónica forma parte del sistema de facturación electrónica en Colombia y es obligatorio para las empresas que declaran renta o IVA y realizan pagos derivados de relaciones laborales o legales. Este documento permite respaldar costos, deducciones o impuestos descontables ante la DIAN.

El documento debe generarse a partir de la información del software de nómina o BPO de la empresa. Esta información se transforma en documentos electrónicos que son firmados digitalmente y enviados a la DIAN para su validación. Una vez validados, se integran en el sistema interno junto con su representación gráfica y se remiten automáticamente a los empleados. En caso de errores, se deben emitir notas de ajuste siguiendo el mismo procedimiento.

Según la normativa vigente, estos documentos deben emitirse mensualmente y transmitirse dentro de los primeros 10 días calendario del mes siguiente al pago correspondiente. No se permite consolidar la nómina para presentarla al final del periodo fiscal. 

RADIAN: registro de facturas electrónicas como título valor

La DIAN implementó la plataforma RADIAN para registrar facturas electrónicas de venta como títulos valor, un requisito clave para que estas puedan ser usadas en operaciones de factoring. Para ello, las facturas deben cumplir ciertos requisitos técnicos y comerciales, además de ser registradas y validadas en RADIAN.

Este sistema permite a las empresas gestionar electrónicamente todos los eventos asociados a sus facturas, como acuses de recibo o aceptación, los cuales deben estar firmados digitalmente. Solo con estos pasos completados, una factura puede considerarse un título valor.

Para operar en la plataforma RADIAN, es necesario contar con un software autorizado por la DIAN. EDICOM, como proveedor tecnológico certificado, ofrece una solución integrada que automatiza la generación, transmisión y registro de eventos en RADIAN, asegurando el cumplimiento normativo y facilitando el acceso al factoring electrónico.

Documentos equivalentes electrónicos: ¿qué son y cuándo aplican?

Los documentos equivalentes electrónicos son comprobantes que sustituyen a la factura electrónica de venta en ciertos casos específicos, como cuando el proveedor no está obligado a facturar electrónicamente. Estos documentos también deben ser generados mediante software y validados por la DIAN, cumpliendo con los requisitos técnicos establecidos.

Uno de los más conocidos es el tiquete generado por sistemas P.O.S., usado comúnmente en puntos de venta físicos. Además, existen otros tipos de documentos equivalentes, como los utilizados en servicios de transporte, espectáculos, juegos de azar, peajes, servicios públicos, entre otros.

La DIAN definió un calendario de implementación gradual en 2024 para estos documentos, con fechas que varían según el tipo de documento y la categoría del contribuyente. Este cronograma facilitó la adopción del sistema y garantizó una transición ordenada hacia la digitalización completa de los documentos electrónicos.

FEV-RIPS: factura electrónica en el sector salud

Desde el 1° de octubre de 2024, el sector salud en Colombia debe integrar los Registros Individuales de Prestación de Servicios de Salud (RIPS) como soporte obligatorio de la Factura Electrónica de Venta (FEV). Esta medida aplica tanto a entidades públicas como privadas, y busca unificar el historial clínico, la factura y el reporte al Ministerio de Salud bajo un único sistema electrónico validado.

Los RIPS son reportes detallados que deben generar todos los prestadores de servicios de salud, y contienen información sobre consultas, procedimientos, diagnósticos, medicamentos y fechas de atención. Son esenciales para que el Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS) pueda gestionar, supervisar y validar la calidad de los servicios prestados.

Con la entrada en vigor de la Resolución 2275, se introdujeron cambios clave:

• Los RIPS deben generarse en formato JSON, con campos estructurados adicionales.
• Se validan a través del Mecanismo Único de Validación (MUV) del Ministerio de Salud.
• Cada reporte incluye un Código Único de Validación (CUV) como comprobante oficial.

EDICOM, proveedor autorizado por la DIAN para la factura electrónica en Colombia

EDICOM es un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN para la emisión de facturas electrónicas en Colombia. Esta acreditación garantiza que la compañía cumple con todos los requisitos técnicos, legales y financieros establecidos en el Decreto 2242 de 2015.

Entre las condiciones cumplidas por EDICOM se encuentran: mantener actualizado el Registro Único Tributario (RUT), estar inscrito en el régimen común del IVA, contar con la certificación ISO 27001 en seguridad de la información y disponer de un patrimonio y activos conforme a los umbrales exigidos. Además, sus sistemas emplean el formato XML estandarizado por la DIAN, utilizan numeración autorizada, integran firma digital y aseguran la autenticidad e integridad de cada factura mediante un Código Único de Factura Electrónica.

Gracias a esta certificación, EDICOM ofrece una solución integral para la gestión de documentos electrónicos, adaptada no solo a los requisitos fiscales colombianos, sino también a las normativas de múltiples países, permitiendo a las empresas operar de manera eficiente y segura en mercados internacionales, garantizando la trazabilidad y conformidad de sus operaciones tributarias.