Factura electrónica en Estonia: normativa B2B y requisitos 2026
Estonia cuenta con un sistema avanzado de factura electrónica, pero actualmente no existe un mandato general que obligue a todas las empresas a utilizar factura electrónica en todas sus operaciones B2B.
Desde el 1 de julio de 2025, la Ley de Contabilidad de Estonia (Accounting Act) establece un modelo basado en la elección del comprador. Las empresas registradas como receptoras de factura electrónica en el Registro Mercantil pueden exigir a sus proveedores que les envíen facturas electrónicas estructuradas.
La legislación, por tanto, extiende el uso de la factura electrónica al ámbito B2B, pero no obliga a todas las empresas estonias a intercambiar exclusivamente facturas electrónicas en todas sus operaciones.
Estado de la factura electrónica B2B en Estonia
El sistema vigente desde el 1 de julio de 2025 sigue el principio conocido como “buyer’s choice” o elección del comprador.
Una entidad contable puede registrarse en el Registro Mercantil de Estonia como receptora de facturas electrónicas. Una vez registrada, tiene derecho a exigir a sus proveedores el envío de una factura electrónica por los bienes o servicios adquiridos.
Por tanto, la obligación depende de la condición del destinatario y no constituye, a día de hoy, un mandato B2B universal.
Estonia había planteado avanzar hacia una obligación más amplia de facturación electrónica B2B, vinculada también a cambios en la declaración de las operaciones sujetas a IVA. Sin embargo, no se ha aprobado actualmente una norma que establezca un mandato general B2B con entrada en vigor en 2027.
Desde el 1 de julio de 2025:
- Las entidades contables pueden registrarse como receptoras de factura electrónica en el Registro Mercantil.
- Una empresa registrada como receptora puede exigir una factura electrónica a su proveedor.
- El estándar europeo EN 16931 se convierte en la referencia predeterminada cuando el comprador exige una factura electrónica.
- Comprador y vendedor pueden acordar la utilización de otro estándar o formato.
- El modelo se aplica tanto a entidades privadas como públicas.
El objetivo de esta reforma es facilitar la adopción de la factura electrónica estructurada en el sector privado y favorecer la interoperabilidad entre empresas.
¿Cómo funciona el modelo de factura electrónica en Estonia?
Estonia utiliza un modelo descentralizado. No existe una única plataforma estatal por la que tengan que circular todas las facturas electrónicas. Las empresas pueden utilizar proveedores privados de servicios de factura electrónica, soluciones contables o sistemas ERP capaces de generar y recibir documentos estructurados.
La infraestructura Peppol también facilita el intercambio de facturas electrónicas tanto dentro de Estonia como en operaciones internacionales.
¿Qué ocurre con la factura electrónica B2G en Estonia?
Estonia utiliza factura electrónica en las relaciones con el sector público desde hace años. La facturación electrónica B2G se implantó de forma obligatoria en 2019.
Con la reforma de 2025, el marco jurídico pasó a formularse en torno al derecho del comprador a solicitar factura electrónica. Las entidades públicas están registradas como receptoras de factura electrónica, por lo que los proveedores del sector público deben poder emitirlas.
En la práctica, la factura electrónica continúa siendo necesaria para facturar a las administraciones públicas estonias.
¿Qué formatos de factura electrónica admite Estonia?
Cuando una empresa registrada como receptora solicita una factura electrónica y las partes no han pactado otro formato, la factura debe cumplir el estándar europeo EN 16931.
EN 16931 establece el modelo semántico común para las facturas electrónicas en la Unión Europea y permite la interoperabilidad entre diferentes plataformas y países.
Estonia también ha utilizado tradicionalmente su estándar XML nacional, conocido como eXML. La legislación no impide que las partes acuerden utilizar otros formatos adecuados, por lo que el estándar nacional puede seguir utilizándose cuando existe acuerdo entre comprador y vendedor.
Estonia también utiliza Peppol BIS Billing 3.0, basado en EN 16931, para facilitar el intercambio interoperable de documentos electrónicos.
¿Cómo deben prepararse las empresas que operan en Estonia?
Aunque actualmente no exista un mandato universal B2B, las empresas que venden bienes o prestan servicios en Estonia deben ser capaces de determinar si sus clientes están registrados como receptores de factura electrónica y atender sus requisitos.
Para compañías internacionales o con un volumen elevado de operaciones, resulta especialmente importante disponer de una solución que permita:
- Generar facturas electrónicas estructuradas conforme a EN 16931.
- Adaptarse a los requisitos específicos de cada cliente.
- Conectarse con redes como Peppol y con los operadores utilizados en Estonia.
- Integrar la emisión y recepción de facturas con el ERP.
- Gestionar desde una misma plataforma los diferentes modelos de factura electrónica vigentes en Europa.
- Adaptarse a futuros cambios regulatorios en Estonia y a la implantación progresiva de ViDA.
Una plataforma internacional de factura electrónica permite centralizar estos procesos y reducir el impacto que los cambios regulatorios de cada país tienen sobre los sistemas internos de las empresas.
