Fatura eletrônica na Estônia: regulamentação B2B e requisitos para 2026

Status da fatura eletrônica B2B na Estônia

O sistema vigente desde 1º de julho de 2025 segue o princípio conhecido como “buyer’s choice”, ou escolha do comprador.

Uma entidade contábil pode se registrar no Registro Comercial da Estônia como receptora de faturas eletrônicas. Uma vez registrada, ela tem o direito de exigir de seus fornecedores o envio de uma fatura eletrônica referente aos bens ou serviços adquiridos.

Portanto, a obrigação depende da condição do destinatário e, até o momento, não constitui um mandato B2B universal.

A Estônia havia considerado avançar rumo a uma obrigação mais ampla de emissão de faturas eletrônicas B2B, também vinculada a mudanças na declaração das operações sujeitas ao IVA. No entanto, atualmente não foi aprovada nenhuma norma que estabeleça um mandato geral B2B com entrada em vigor em 2027.

Desde 1º de julho de 2025:

• As entidades contábeis podem se registrar como receptoras de faturas eletrônicas no Registro Comercial.
• Uma empresa registrada como receptora pode exigir uma fatura eletrônica de seu fornecedor.
• A norma europeia EN 16931 passa a ser a referência padrão quando o comprador exige uma fatura eletrônica.
• Comprador e vendedor podem acordar a utilização de outra norma ou formato.
• O modelo se aplica tanto a entidades privadas quanto públicas.

O objetivo dessa reforma é facilitar a adoção da fatura eletrônica estruturada no setor privado e promover a interoperabilidade entre as empresas.

Como funciona o modelo de fatura eletrônica na Estônia?

A Estônia utiliza um modelo descentralizado. Não existe uma única plataforma estatal pela qual todas as faturas eletrônicas devam circular. As empresas podem utilizar prestadores privados de serviços de fatura eletrônica, soluções contábeis ou sistemas ERP capazes de gerar e receber documentos estruturados.

A infraestrutura Peppol também facilita a troca de faturas eletrônicas tanto dentro da Estônia quanto em operações internacionais.

O que acontece com a fatura eletrônica B2G na Estônia?

A Estônia utiliza a fatura eletrônica nas relações com o setor público há anos. A emissão de faturas eletrônicas B2G tornou-se obrigatória em 2019.

Com a reforma de 2025, o marco jurídico passou a ser formulado em torno do direito do comprador de solicitar uma fatura eletrônica. As entidades públicas estão registradas como receptoras de faturas eletrônicas, portanto os fornecedores do setor público devem ser capazes de emiti-las.

Na prática, a fatura eletrônica continua sendo necessária para faturar às administrações públicas estonianas.

Quais formatos de fatura eletrônica são aceitos pela Estônia?

Quando uma empresa registrada como receptora solicita uma fatura eletrônica e as partes não acordaram outro formato, a fatura eletrônica deve estar em conformidade com a norma europeia EN 16931.

A EN 16931 estabelece o modelo semântico comum para as faturas eletrônicas na União Europeia e permite a interoperabilidade entre diferentes plataformas e países.

A Estônia também utiliza tradicionalmente seu padrão XML nacional, conhecido como eXML. A legislação não impede que as partes acordem a utilização de outros formatos adequados, portanto o padrão nacional pode continuar sendo utilizado quando houver acordo entre comprador e vendedor.

A Estônia também utiliza o Peppol BIS Billing 3.0, baseado na EN 16931, para facilitar a troca interoperável de documentos eletrônicos.

Como as empresas que operam na Estônia devem se preparar?

Embora atualmente não exista um mandato B2B universal, as empresas que vendem bens ou prestam serviços na Estônia devem ser capazes de determinar se seus clientes estão registrados como receptores de faturas eletrônicas e atender aos seus requisitos.

Para empresas internacionais ou com um elevado volume de operações, é especialmente importante contar com uma solução que permita:

• Gerar faturas eletrônicas estruturadas em conformidade com a EN 16931.
• Adaptar-se aos requisitos específicos de cada cliente.
• Conectar-se a redes como a Peppol e aos operadores utilizados na Estônia.
• Integrar a emissão e o recebimento de faturas eletrônicas ao ERP.
• Gerenciar, em uma única plataforma, os diferentes modelos de fatura eletrônica vigentes na Europa.
• Adaptar-se a futuras mudanças regulatórias na Estônia e à implementação progressiva do ViDA.

Uma plataforma internacional de fatura eletrônica permite centralizar esses processos e reduzir o impacto das mudanças regulatórias de cada país sobre os sistemas internos das empresas.