Elektronische Rechnungsstellung in Estland: B2B-Vorschriften und Anforderungen für 2026
Estland verfügt über ein fortschrittliches System für elektronische Rechnungen, doch derzeit gibt es keine allgemeine Vorschrift, die alle Unternehmen dazu verpflichtet, bei allen ihren B2B-Geschäften elektronische Rechnungen zu verwenden.
Ab dem 1. Juli 2025 sieht das estnische Rechnungslegungsgesetz (Accounting Act) ein Modell vor, das auf der Wahl des Käufers basiert. Unternehmen, die im Handelsregister als Empfänger elektronischer Rechnungen eingetragen sind, können von ihren Lieferanten verlangen, dass diese ihnen strukturierte elektronische Rechnungen übermitteln.
Die Gesetzgebung dehnt somit die Verwendung der elektronischen Rechnung auf den B2B-Bereich aus, verpflichtet jedoch nicht alle estnischen Unternehmen dazu, bei allen ihren Geschäftsvorgängen ausschließlich elektronische Rechnungen auszutauschen.
Status der elektronischen Rechnung B2B in Estland
Das seit dem 1. Juli 2025 geltende System folgt dem als „Buyer’s Choice“ oder „Wahl des Käufers“ bekannten Prinzip.
Ein Rechnungsempfänger kann sich im estnischen Handelsregister als Empfänger elektronischer Rechnungen eintragen lassen. Nach der Eintragung ist er berechtigt, von seinen Lieferanten die Übermittlung einer elektronischen Rechnung für die erworbenen Waren oder Dienstleistungen zu verlangen.
Die Verpflichtung hängt somit vom Status des Empfängers ab und stellt derzeit keine allgemeine B2B-Vorschrift dar.
Estland hatte erwogen, eine umfassendere Verpflichtung zur elektronischen B2B-Rechnungsstellung einzuführen, die auch mit Änderungen bei der Meldung umsatzsteuerpflichtiger Umsätze verbunden sein sollte. Bislang wurde jedoch noch keine Vorschrift verabschiedet, die eine allgemeine B2B-Vorschrift mit Inkrafttreten im Jahr 2027 festlegt.
Seit 1. Juli 2025:
- Buchführungspflichtige Unternehmen können sich im Handelsregister als Empfänger elektronischer Rechnungen eintragen lassen.
- Ein als Empfänger eingetragenes Unternehmen kann von seinem Lieferanten eine elektronische Rechnung verlangen.
- Die europäische Norm EN 16931 gilt als Standardreferenz, wenn der Käufer eine elektronische Rechnung verlangt.
- Käufer und Verkäufer können die Verwendung eines anderen Standards oder Formats vereinbaren.
- Das Modell gilt sowohl für private als auch für öffentliche Einrichtungen.
Ziel dieser Reform ist es, die Einführung der strukturierten elektronischen Rechnung im privaten Sektor zu erleichtern und die Interoperabilität zwischen Unternehmen zu fördern.
Wie funktioniert das Modell der elektronischen Rechnung in Estland?
Estland nutzt ein dezentrales Modell. Es gibt keine einheitliche staatliche Plattform, über die alle elektronischen Rechnungen laufen müssen. Unternehmen können private Anbieter von elektronischen Rechnungsdienstleistungen, Buchhaltungslösungen oder ERP-Systeme nutzen, die strukturierte Dokumente erstellen und empfangen können.
Die Peppol-Infrastruktur erleichtert zudem den Austausch elektronischer Rechnungen sowohl innerhalb Estlands als auch im internationalen Geschäftsverkehr.
Wie sieht es mit der elektronischen B2G-Rechnung in Estland aus?
Estland nutzt seit Jahren elektronische Rechnungen im Verkehr mit dem öffentlichen Sektor. Die elektronische B2G-Rechnung wurde 2019 verbindlich eingeführt.
Mit der Reform von 2025 wurde der rechtliche Rahmen so umgestaltet, dass er sich nun am Recht des Käufers orientiert, eine elektronische Rechnung zu verlangen. Öffentliche Einrichtungen sind als Empfänger elektronischer Rechnungen registriert, weshalb Lieferanten des öffentlichen Sektors in der Lage sein müssen, diese auszustellen.
In der Praxis ist die elektronische Rechnung weiterhin erforderlich, um Rechnungen an estnische Behörden zu stellen.
Welche Formate für elektronische Rechnungen werden in Estland unterstützt?
Wenn ein als Empfänger registriertes Unternehmen eine elektronische Rechnung anfordert und die Parteien kein anderes Format vereinbart haben, muss die Rechnung dem europäischen Standard EN 16931 entsprechen.
EN 16931 legt das gemeinsame semantische Modell für elektronische Rechnungen in der Europäischen Union fest und ermöglicht die Interoperabilität zwischen verschiedenen Plattformen und Ländern.
Estland verwendet traditionell auch seinen nationalen XML-Standard, bekannt als eXML. Die Gesetzgebung hindert die Parteien nicht daran, sich auf die Verwendung anderer geeigneter Formate zu einigen, sodass der nationale Standard weiterhin verwendet werden kann, wenn zwischen Käufer und Verkäufer eine entsprechende Vereinbarung besteht.
Estland nutzt außerdem Peppol BIS Billing 3.0, das auf EN 16931 basiert, um den interoperablen Austausch elektronischer Dokumente zu erleichtern.
Wie sollten sich in Estland tätige Unternehmen vorbereiten?
Auch wenn es derzeit keine allgemeine B2B-Vorschrift gibt, müssen Unternehmen, die in Estland Waren verkaufen oder Dienstleistungen erbringen, in der Lage sein, festzustellen, ob ihre Kunden als Empfänger elektronischer Rechnungen registriert sind, und deren Anforderungen zu erfüllen.
Für internationale Unternehmen oder solche mit hohem Geschäftsvolumen ist es besonders wichtig, über eine Lösung zu verfügen, die Folgendes ermöglicht:
- Die Erstellung elektronischer Rechnungen gemäß EN 16931.
- Die Anpassung an die spezifischen Anforderungen jedes Kunden.
- Die Anbindung an Netzwerke wie Peppol und an die in Estland genutzten Betreiber.
- Die Ausstellung und den Empfang von Rechnungen in das ERP-System zu integrieren.
- Die verschiedenen in Europa geltenden Modelle elektronischer Rechnungen über eine einzige Plattform zu verwalten.
- Sich an künftige regulatorische Änderungen in Estland und an die schrittweise Einführung von ViDA anzupassen.
Eine internationale Plattform für elektronische Rechnungen ermöglicht es, diese Prozesse zu zentralisieren und die Auswirkungen zu verringern, die regulatorische Änderungen in den einzelnen Ländern auf die internen Systeme der Unternehmen haben.
