Faturação eletrónica na Estónia: regulamentação B2B e requisitos para 2026.
A Estónia dispõe de um sistema avançado de faturação eletrónica, mas atualmente não existe um mandato geral que obrigue todas as empresas a utilizar a faturação eletrónica em todas as suas operações B2B.
Desde 1 de julho de 2025, a Lei da Contabilidade da Estónia (Accounting Act) estabelece um modelo baseado na escolha do comprador. As empresas registadas como recetoras de faturas eletrónicas no Registo Comercial podem exigir aos seus fornecedores que lhes enviem faturas eletrónicas estruturadas.
A legislação estende, assim, a utilização da faturação eletrónica ao âmbito B2B, mas não obriga todas as empresas estónias a trocar exclusivamente faturas eletrónicas em todas as suas operações.
Estado da faturação eletrónica B2B na Estónia
O sistema em vigor desde 1 de julho de 2025 segue o princípio conhecido como «buyer’s choice», ou seja, a escolha do comprador.
Uma entidade contabilística pode registar-se no Registo Comercial da Estónia como recetora de faturas eletrónicas. Uma vez registada, tem o direito de exigir aos seus fornecedores o envio de uma fatura eletrónica relativamente aos bens ou serviços adquiridos.
Assim, a obrigação depende da condição do destinatário e não constitui, à data de hoje, um mandato B2B universal.
A Estónia tinha previsto avançar para uma obrigação mais abrangente de faturação eletrónica B2B, associada também a alterações na declaração das operações sujeitas a IVA. No entanto, até à data, não foi aprovada qualquer norma que estabeleça um mandato B2B geral com entrada em vigor em 2027.
Desde 1 de julho de 2025:
- As entidades contabilísticas podem registar-se como recetoras de faturas eletrónicas no Registo Comercial.
- Uma empresa registada como recetora pode exigir uma fatura eletrónica ao seu fornecedor.
- A norma europeia EN 16931 torna-se a referência predefinida quando o comprador exige uma fatura eletrónica.
- O comprador e o vendedor podem acordar a utilização de outra norma ou formato.
- O modelo aplica-se tanto a entidades privadas como públicas.
O objetivo desta reforma é facilitar a adoção da faturação eletrónica estruturada no setor privado e promover a interoperabilidade entre empresas.
Como funciona o modelo de faturação eletrónica na Estónia?
A Estónia utiliza um modelo descentralizado. Não existe uma única plataforma estatal através da qual tenham de circular todas as faturas eletrónicas. As empresas podem utilizar fornecedores privados de serviços de faturação eletrónica, soluções de contabilidade ou sistemas ERP capazes de gerar e receber documentos estruturados.
A infraestrutura Peppol também facilita o intercâmbio de faturas eletrónicas tanto na Estónia como em operações internacionais.
O que acontece com a faturação eletrónica B2G na Estónia?
A Estónia utiliza a faturação eletrónica nas relações com o setor público há vários anos. A faturação eletrónica B2G foi implementada de forma obrigatória em 2019.
Com a reforma de 2025, o enquadramento jurídico passou a assentar no direito do comprador de solicitar uma fatura eletrónica. As entidades públicas estão registadas como recetoras de faturas eletrónicas, pelo que os fornecedores do setor público devem ter capacidade para as emitir.
Na prática, a faturação eletrónica continua a ser necessária para faturar às administrações públicas estónias.
Que formatos de faturação eletrónica são aceites na Estónia?
Quando uma empresa registada como recetora solicita uma fatura eletrónica e as partes não tiverem acordado outro formato, a fatura deve cumprir a norma europeia EN 16931.
A EN 16931 estabelece o modelo semântico comum para as faturas eletrónicas na União Europeia e permite a interoperabilidade entre diferentes plataformas e países.
A Estónia também tem utilizado tradicionalmente o seu padrão XML nacional, conhecido como eXML. A legislação não impede que as partes acordem a utilização de outros formatos adequados, pelo que o padrão nacional pode continuar a ser utilizado quando existe um acordo entre o comprador e o vendedor.
A Estónia também utiliza o Peppol BIS Billing 3.0, baseado na EN 16931, para facilitar o intercâmbio interoperável de documentos eletrónicos.
A Estónia também utiliza o Peppol BIS Billing 3.0, baseado na EN 16931, para facilitar o intercâmbio interoperável de documentos eletrónicos?
Embora atualmente não exista um mandato B2B universal, as empresas que vendem bens ou prestam serviços na Estónia devem ser capazes de determinar se os seus clientes estão registados como recetores de faturas eletrónicas e cumprir os respetivos requisitos.
Para empresas internacionais ou com um elevado volume de operações, é especialmente importante dispor de uma solução que permita:
- Gerar faturas eletrónicas estruturadas em conformidade com a EN 16931.
- Adaptar-se aos requisitos específicos de cada cliente.
- Ligar-se a redes como a Peppol e aos operadores utilizados na Estónia.
- Integrar a emissão e a receção de faturas com o ERP.
- Gerir, a partir de uma única plataforma, os diferentes modelos de faturação eletrónica em vigor na Europa.
- Adaptar-se a futuras alterações regulamentares na Estónia e à implementação progressiva do ViDA.
Uma plataforma internacional de faturação eletrónica permite centralizar estes processos e reduzir o impacto que as alterações regulamentares de cada país têm nos sistemas internos das empresas.
