Fattura elettronica in Estonia: normativa B2B e requisiti 2026
L'Estonia dispone di un sistema avanzato di fatturazione elettronica, ma al momento non esiste un obbligo generale che imponga a tutte le aziende di utilizzare la fatturazione elettronica in tutte le loro operazioni B2B.
Dal 1° luglio 2025, la Legge di Contabilità dell’Estonia (Accounting Act) ha istituito un modello di scelta per l'acquirente. Le aziende registrate nel Registro delle Imprese come destinatarie di fatture elettroniche possono richiedere ai propri fornitori di inviare loro fatture elettroniche strutturate.
La normativa estende quindi l'uso della fatturazione elettronica anche al settore B2B, ma non obbliga tutte le aziende estoni a utilizzare esclusivamente fatture elettroniche in tutte le loro transazioni.
Stato attuale della fatturazione elettronica B2B in Estonia
Il sistema in vigore dal 1° luglio 2025 si basa sul principio della “buyer’s choice” (libera scelta dell’acquirente).
Un’azienda può registrarsi presso il Registro delle Imprese estone come destinatario di fatture elettroniche. Una volta registrato, ha il diritto di richiedere ai propri fornitori l'invio di fatture elettroniche per i beni o servizi acquistati.
Pertanto, l'obbligo dipende dallo status del destinatario e non costituisce, allo stato attuale, un mandato B2B universale.
L'Estonia aveva proposto di estendere l'obbligo di fatturazione elettronica B2B anche alle transazioni commerciali più importanti, collegandolo a modifiche nella dichiarazione delle operazioni soggette a IVA. Tuttavia, il regolamento che istituisce un mandato generale per la fatturazione B2B, con entrata in vigore prevista per il 2027, non è stato ancora approvato.
A partire dal 1° luglio 2025:
- Le aziende possono registrarsi come destinatari di fatture elettroniche nel Registro delle Imprese.
- Un'azienda registrata come destinatario può richiedere una fattura elettronica al proprio fornitore.
- La norma europea EN 16931 diventa il riferimento predefinito quando l'acquirente richiede una fattura elettronica.
- Acquirente e venditore possono concordare l'utilizzo di uno standard o formato diverso.
- Il modello si applica sia agli enti privati che a quelli pubblici.
L'obiettivo di questa riforma è agevolare l'adozione della fatturazione elettronica strutturata nel settore privato e promuovere l'interoperabilità tra le imprese.
Come funziona il modello di fatturazione elettronica in Estonia?
L'Estonia adotta un modello decentralizzato. Non esiste un'unica piattaforma statale attraverso la quale debbano transitare tutte le fatture elettroniche. Le aziende possono utilizzare fornitori di servizi di fatturazione elettronica privati, soluzioni contabili o sistemi ERP in grado di generare e ricevere documenti strutturati.
L'infrastruttura Peppol facilita inoltre lo scambio di fatture elettroniche sia all'interno dell'Estonia che nelle transazioni internazionali.
Com’è gestita la fatturazione elettronica B2G in Estonia?
L'Estonia utilizza la fatturazione elettronica nei suoi rapporti con il settore pubblico da anni. La fatturazione elettronica B2G è diventata obbligatoria nel 2019.
Con la riforma del 2025, il quadro giuridico si è spostato verso il diritto dell'acquirente di richiedere una fattura elettronica. Gli enti pubblici sono registrati come destinatari di fatture elettroniche, pertanto i fornitori del settore pubblico devono essere abilitati a emettere.
In pratica, la fatturazione elettronica rimane necessaria per la fatturazione alle amministrazioni pubbliche estoni.
Quali formati di fattura elettronica sono supportati in Estonia?
Quando un'azienda registrata come destinatario richiede una fattura elettronica e le parti non hanno concordato un formato diverso, la fattura deve essere conforme alla norma europea EN 16931.
La norma EN 16931 stabilisce il modello semantico comune per le fatture elettroniche nell'Unione Europea e consente l'interoperabilità tra diverse piattaforme e paesi.
L'Estonia ha tradizionalmente utilizzato il proprio standard XML nazionale, noto come eXML. La legge non impedisce alle parti di concordare l'utilizzo di altri formati idonei, pertanto lo standard nazionale può ancora essere utilizzato in presenza di un accordo tra acquirente e venditore.
Anche l'Estonia utilizza Peppol BIS Billing 3.0, basato sulla norma EN 16931, per facilitare lo scambio interoperabile di documenti elettronici.
Come dovrebbero prepararsi le aziende che operano in Estonia?
Sebbene al momento non esista un obbligo universale per le transazioni B2B, le aziende che vendono beni o forniscono servizi in Estonia devono essere in grado di verificare se i propri clienti sono registrati come destinatari di fatture elettroniche e se soddisfano i relativi requisiti.
Per le aziende internazionali o quelle con un elevato volume di operazioni, è particolarmente importante disporre di una soluzione che consenta di:
- Generare fatture elettroniche strutturate in conformità alla norma EN 16931.
- Adattarsi alle esigenze specifiche di ogni cliente.
- Connettersi a reti come Peppol e agli operatori utilizzati in Estonia.
- Integrare l'emissione e la ricezione delle fatture con il sistema ERP.
- Gestire tutti i diversi modelli di fatturazione elettronica attualmente in vigore in Europa da un'unica piattaforma.
- Adattarsi ai futuri cambiamenti normativi in Estonia e l’implementazione progressiva del progetto ViDA.
Una piattaforma internazionale di fatturazione elettronica consente di centralizzare questi processi e riduce l'impatto che le modifiche normative di ciascun paese hanno sui sistemi interni delle aziende.
