Elektronische facturatie in Estland: B2B-regelgeving en vereisten voor 2026

Stand van zaken rond de elektronische B2B-factuur in Estland

Het systeem dat sinds 1 juli 2025 van kracht is, volgt het principe dat bekendstaat als „buyer’s choice“ of „keuze van de afnemer“.

Een boekhoudkundige entiteit kan zich in het Estse Handelsregister registreren als ontvanger van elektronische facturen. Eenmaal geregistreerd heeft zij het recht om van haar leveranciers te eisen dat zij een elektronische factuur versturen voor de aangekochte goederen of diensten.

De verplichting hangt dus af van de status van de ontvanger en vormt op dit moment geen universele B2B-verplichting.

Estland had plannen om toe te werken naar een bredere verplichting tot B2B-e-facturering, die ook gekoppeld zou zijn aan wijzigingen in de aangifte van btw-plichtige transacties. Er is echter op dit moment nog geen wet aangenomen die een algemene B2B-verplichting vaststelt die in 2027 van kracht zou worden.

Vanaf 1 juli 2025:

• Boekhoudkundige entiteiten kunnen zich bij het Handelsregister registreren als ontvangers van elektronische facturen.
• Een als ontvanger geregistreerd bedrijf kan van zijn leverancier een elektronische factuur eisen.
• De Europese norm EN 16931 wordt de standaardreferentie wanneer de koper een elektronische factuur eist.
• Koper en verkoper kunnen overeenkomen om een andere norm of een ander formaat te gebruiken.
• Het model is van toepassing op zowel particuliere als openbare entiteiten.

Het doel van deze hervorming is om de invoering van de gestructureerde elektronische factuur in de particuliere sector te vergemakkelijken en de interoperabiliteit tussen bedrijven te bevorderen.

Hoe werkt het model voor elektronische facturering in Estland?

Estland hanteert een gedecentraliseerd model. Er is geen enkel nationaal platform waarlangs alle elektronische facturen moeten worden verwerkt. Bedrijven kunnen gebruikmaken van particuliere aanbieders van elektronische facturatiediensten, boekhoudoplossingen of ERP-systemen die gestructureerde documenten kunnen genereren en ontvangen.

De Peppol-infrastructuur vergemakkelijkt ook de uitwisseling van elektronische facturen, zowel binnen Estland als bij internationale transacties.

Hoe zit het met de elektronische B2G-factuur in Estland?

Estland maakt al jaren gebruik van elektronische facturen in de omgang met de publieke sector. Elektronische B2G-facturering werd in 2019 verplicht ingevoerd.

Met de hervorming van 2025 werd het wettelijk kader herzien en is het nu gebaseerd op het recht van de afnemer om een elektronische factuur aan te vragen. Overheidsinstanties zijn geregistreerd als ontvangers van elektronische facturen, waardoor leveranciers aan de publieke sector in staat moeten zijn deze uit te reiken.

In de praktijk blijft de elektronische factuur noodzakelijk voor het factureren aan Estse overheidsinstanties.

Welke formaten voor elektronische facturen worden in Estland geaccepteerd?

Wanneer een als ontvanger geregistreerd bedrijf om een elektronische factuur vraagt en de partijen geen ander formaat zijn overeengekomen, moet de factuur voldoen aan de Europese norm EN 16931.

EN 16931 legt het gemeenschappelijke semantische model voor elektronische facturen in de Europese Unie vast en maakt interoperabiliteit tussen verschillende platforms en landen mogelijk.

Estland maakt van oudsher ook gebruik van zijn nationale XML-standaard, bekend als eXML. De wetgeving belet de partijen niet om afspraken te maken over het gebruik van andere geschikte formaten, waardoor de nationale standaard kan blijven worden gebruikt wanneer er overeenstemming bestaat tussen koper en verkoper.

Estland maakt ook gebruik van Peppol BIS Billing 3.0, gebaseerd op EN 16931, om de interoperabele uitwisseling van elektronische documenten te vergemakkelijken.

Hoe moeten bedrijven die in Estland actief zijn zich voorbereiden?

Hoewel er momenteel geen algemeen B2B-verplichtingsbesluit bestaat, moeten bedrijven die goederen verkopen of diensten verlenen in Estland in staat zijn om vast te stellen of hun klanten geregistreerd staan als ontvangers van elektronische facturen en aan hun vereisten te voldoen.

Voor internationale bedrijven of bedrijven met een groot transactievolume is het bijzonder belangrijk om te beschikken over een oplossing die het volgende mogelijk maakt:

• Het genereren van elektronische facturen die zijn gestructureerd volgens EN 16931.
• Het aanpassen aan de specifieke eisen van elke klant.
• Het koppelen aan netwerken zoals Peppol en aan de in Estland gebruikte operators.
• Het verzenden en ontvangen van facturen te integreren met het ERP-systeem.
• Vanaf één platform de verschillende modellen voor elektronische facturering te beheren die in Europa van kracht zijn.
• Zich aan te passen aan toekomstige wijzigingen in de regelgeving in Estland en aan de geleidelijke invoering van ViDA.

Een internationaal platform voor elektronische facturering maakt het mogelijk om deze processen te centraliseren en de impact te verminderen die wijzigingen in de regelgeving van elk land hebben op de interne systemen van bedrijven.