Digitale factuur in Venezuela: verplichtingen, regelgeving en hoe u aan de SENIAT-voorschriften kunt voldoen

De Digitale factuur in Venezuela maakt deel uit van het digitale transformatieproces dat wordt gestimuleerd door de Nationale Geïntegreerde Dienst voor Douane- en Belastingadministratie (SENIAT). In dit artikel leggen we uit wat u moet weten over de geldende regelgeving, wie verplicht is om digitale facturen uit te reiken, hoe het systeem werkt en waar bedrijven rekening mee moeten houden om aan de vereisten van SENIAT te voldoen.

Wat is de digitale factuur in Venezuela?

De digitale factuur is een elektronisch document dat de traditionele papieren factuur vervangt, die een voorgedrukt nummer bevatte dat werd toegekend door bevoegde drukkers, en heeft dezelfde juridische en fiscale geldigheid. In Venezuela maakt de invoering ervan deel uit van de strategie van SENIAT om het belastingstelsel te moderniseren, de belastingcontrole te verbeteren en een efficiëntere belastinginning mogelijk te maken.

In tegenstelling tot een geprinte of gescande factuur, is de digitale factuur een elektronisch gegenereerde grafische weergave die een controlenummer bevat dat is toegekend door een digitale printer die is geautoriseerd door de SENIAT, waardoor het geldig is voor belastingdoeleinden. De factuur kan op elke digitale manier worden verzonden en is speciaal ontworpen om commerciële transacties op een veilige, transparante en conforme manier te ondersteunen.

Kenmerken van de digitale factuur in Venezuela:

• Het is een elektronisch gegenereerde grafische weergave, geen gescande kopie van een handmatige factuur.
• Het bevat een fiscaal controlenummer waardoor het geldig is voor de SENIAT.
• Bevat een factuurnummer dat is gegenereerd door het facturatiesysteem dat door de belastingplichtige wordt gebruikt.
• De factuur kan op elke digitale manier worden verzonden (e-mail, online platforms, enz.).
• De factuur heeft dezelfde kenmerken als een fysieke factuur.
• Het is juridisch en fiscaal geldig, mits het voldoet aan de vereisten die in de geldende regelgeving zijn vastgelegd.

Wettelijk kader voor digitale facturering in Venezuela

Het gebruik van de digitale factuur in Venezuela wordt voornamelijk geregeld door het bestuursbesluit nr. SNAT/2024/000102, gepubliceerd in het Staatsblad nr. 43.032 van 19 december 2024. De verordening stelt de voorwaarden vast voor het digitaal uitreiken van facturen en andere fiscale documenten en de verplichte toepassing ervan is op 19 maart 2025 ingegaan.

De regeling verving en breidde de bepalingen van Besluit nr. SNAT/2014/0032 uit, dat elektronische facturering toestond aan bepaalde dienstverleners. Met de nieuwe regelgeving werd het toepassingsgebied van de digitale factuur uitgebreid, waarbij nieuwe gevallen en vereisten voor het gebruik ervan werden vastgelegd.

Vervolgens heeft Besluit SNAT/2026/00084 Besluit SNAT/2024/000121 ingetrokken, waardoor de specifieke regeling voor de goedkeuring van facturatiesoftware is afgeschaft. Deze wijziging heeft geen invloed op de digitale factuur, die nog steeds onder Besluit SNAT/2024/000102 valt en waarbij een door SENIAT erkende digitale drukkerij betrokken blijft.

¿Wie moet digitale facturen uitreiken?

SNAT/2024/000102 stelt verschillende principes vast voor het uitreiken van digitale facturen in Venezuela, afhankelijk van het type belastingbetaler en de aard van hun activiteiten.

• Belastingplichtigen die uitsluitend elektronisch werken: zij zijn verplicht om digitale facturen uit te reiken voor elke verkoop als zij hun commerciële activiteiten uitsluitend uitvoeren via digitale platforms, websites of online portalen.
• Belastingplichtigen die fiscale machines gebruiken en ook online verkopen: zij moeten alleen digitale facturen uitreiken voor transacties die langs elektronische weg worden verricht. Daarnaast zijn ze verplicht om de transacties die met een fiscaal apparaat worden verricht en de transacties die langs digitale weg worden verricht, afzonderlijk in de verkoopadministratie op te nemen.
• Belastingplichtigen die vrijwillig willen overstappen op het systeem: Iedere natuurlijke of rechtspersoon die hiertoe niet verplicht is, kan op vrijwillige basis overstappen op het gebruik van de digitale factuur, op voorwaarde dat hij een formeel verzoek indient bij het SENIAT en de bijbehorende machtiging verkrijgt.

Wat moet een digitale factuur bevatten?

Wil een digitale factuur juridisch en fiscaal geldig zijn in Venezuela, dan moet deze voldoen aan de vereisten die zijn opgesteld door de SENIAT. Deze vereisten zijn verplicht en hun correcte opname is essentieel om opmerkingen of boetes van de Belastingdienst te voorkomen.

De belangrijkste informatie die een digitale factuur moet bevatten wordt hieronder beschreven:

• Het woord “factuur” als naam van het document.
• Unieke en opeenvolgende nummering.
• Fiscale gegevens van de verstrekker en ontvanger: naam of bedrijfsnaam, RIF en fiscaal vestigingsadres.
• Datum en tijdstip van uitgifte.
• Controlenummer toegekend door een bevoegde digitale drukker.
• Beschrijving van de transactie, inclusief prijs, codes en details van producten of diensten.
• Kortingbedragen: maatstaf van heffing, btw, kortingen en totaalbedrag van de transactie.
• De vermeldingen en verwijzingen die vereist zijn volgens de toepasselijke regelgeving.

¿Hoe werkt de digitale factuur in Venezuela?

Het digitale facturatiesysteem in Venezuela volgt een eenvoudig proces dat de rechtsgeldigheid van elke digitale factuur garandeert, in overeenstemming met de richtlijnen van SENIAT. Hieronder volgt een gedetailleerde beschrijving van hoe dit proces werkt:

• Uitgifte van de factuur: De gegevens van de digitale factuur worden gegenereerd op het moment dat een verkoop plaatsvindt of een dienst wordt geleverd, met behulp van het facturatiesysteem of het ERP-systeem van het bedrijf.
• Toekennen van het controlenummer: De informatie die nodig is voor het genereren van de digitale factuur wordt naar een door SENIAT erkende digitale drukker gestuurd, die verantwoordelijk is voor de verwerking en het toekennen van een uniek en opeenvolgend controlenummer. Dit nummer is verplicht en verleent fiscale geldigheid aan het document.
• Verzending naar de klant: Zodra het controlenummer is opgenomen, wordt de factuur of het belastingdocument per e-mail of op een andere elektronische manier naar de klant gestuurd.
• Bewaren: Zowel de uitgever als de digitale drukker moeten de digitale facturen minimaal 10 jaar bewaren, zoals vastgelegd in de regelgeving. Bovendien wordt deze periode volgens de organieke belastingwet gerekend vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op het jaar waarin het document is uitgegeven.

Wat is een digitale drukker?

Een digitale drukkerij is een bedrijf dat door de SENIAT is gemachtigd om controlenummers toe te kennen aan facturen en fiscale documenten die onder de regelgeving inzake digitale facturering vallen. Deze toekenning dient om rechtsgeldigheid te verlenen aan documenten die elektronisch worden uitgegeven.

Om deze machtiging te verkrijgen, moet de geïnteresseerde onderneming een formeel verzoek indienen bij de Auditing Division of de overeenkomstige Sector van het Regional Management of Internal Taxes, vergezeld van de vereiste documenten. Vervolgens beoordeelt de SENIAT de aanvraag en vaardigt een administratieve uitspraak uit waarin de machtiging als digitale drukker wordt goedgekeurd of geweigerd.

Vereisten voor het uitreiken van digitale facturen in Venezuela

Om digitale facturen uit te reiken in Venezuela, moet u de uitdrukkelijke toestemming hebben van de SENIAT. Deze toestemming wordt verkregen door het indienen van een formeel verzoek, waarin het volgende wordt vermeld:

• Er moet een door de SENIAT goedgekeurde digitale printer zijn gecontracteerd.
• Deze moet bij administratief besluit gemachtigd zijn om facturen en belastingdocumenten uit te reiken. 
• Beschikken over eigen technische capaciteit, of via derden, voor het bewaren en beveiligen van de uitgegeven informatie.
• De SENIAT is verzekerd van permanente elektronische toegang tot deze informatie.

Deze procedure wordt uitgevoerd op het Regionale Interne Belasting Management Kantoor en digitale facturering kan pas beginnen nadat officiële goedkeuring is ontvangen door middel van een Administratief Besluit.

Controles en sancties van de SENIAT bij niet-naleving

De SENIAT houdt voortdurend toezicht op de naleving van de verplichtingen met betrekking tot de facturering en de correcte afgifte van fiscale documenten.

De gevolgen van het niet naleven van de regelgeving kunnen aanzienlijk zijn en een directe invloed hebben op de bedrijfsvoering:

• Hoge geldboetes, die kunnen oplopen tot bedragen die vele malen hoger zijn dan de officiële wisselkoers.
• Tijdelijke sluiting van het bedrijf, als administratieve maatregel bij ernstige overtredingen.
• Fiscale ongeldigheid van de uitgereikte facturen, wat het verlies van het btw-belastingkrediet inhoudt voor zowel de uitgever als zijn klanten.

Hoe bereid ik mijn bedrijf voor op digitale facturatie in Venezuela?

Beschikking SNAT/2024/000102 blijft het model voor digitale facturen in Venezuela regelen. Na de intrekking van SNAT/2024/000121 is het niet langer verplicht om door SENIAT goedgekeurde facturatiesoftware te gebruiken, waardoor bedrijven hun eigen systemen kunnen gebruiken om de factuurgegevens te genereren.

Om digitale facturen uit te geven, moeten bedrijven voldoen aan de door SENIAT vastgestelde vereisten en gebruikmaken van een geautoriseerde digitale drukkerij voor de toekenning van het fiscale controlenummer.

In deze context is het van cruciaal belang om een gespecialiseerde technologische partner te hebben. EDICOM biedt een platform dat is voorbereid op het uitreiken van digitale facturen in Venezuela, geïntegreerd met diensten van een door SENIAT geautoriseerde digitale drukkerij om het proces te automatiseren en naleving van de geldende regelgeving te waarborgen.

Onze oplossing is schaalbaar en past zich aan de regelgeving van meer dan 85 landen aan, waardoor bedrijven veilig wereldwijd kunnen opereren, met gegarandeerde traceerbaarheid en naleving van al hun elektronische transacties.