Pologne : Obligation de facturation électronique B2B à partir de 2026

La facturation électronique B2B en Pologne

La Pologne progresse dans le cadre de la mise en œuvre de sa réforme de la facturation électronique B2B via le système national de facturation électronique (KSeF), une plateforme centralisée gérée par le ministère des Finances.

Le cadre juridique, initialement annoncé en 2021, prévoit que les entreprises établies en Pologne devront émettre et déclarer leurs factures électroniques structurées via ce système, dans le but de standardiser les processus fiscaux et de renforcer le contrôle de la TVA.

Depuis le 1er janvier 2022, le KSeF est disponible sur la base du volontariat, ce que permet aux entreprises de se préparer progressivement avant que cette mesure ne devienne obligatoire.

Mise en œuvre progressive (KSeF 2.0)

L'entrée en vigueur se fait de manière échelonnée:

• 1er fevrier 2026 : début de l'obligation pour les grands contribuables, à savoir les entreprises dont le chiffre d'affaires annuel est supérieur à 200 millions de zlotys.
• 1er avril 2026 : extension de l'obligation à tous les autres contribuables établis en Pologne.

Qu'est-ce que le système national de facturation électronique – KSeF ?

Le système national de facturation électronique (KSeF) est la plateforme centrale gérée par l'administration fiscale polonaise pour assurer l'émission et la réception de factures électroniques structurées.

Depuis 2026 :

• Toutes les factures B2B doivent être envoyées au KSeF dans un format XML structuré.
• Le système validerá le contenu et attribuera un identifiant unique appelé KSeF ID.
• Ce n'est qu'après validation que la facture sera considérée comme officiellement émise

Le portail KSeF fait également office de :

• Référentiel officiel des factures (avec conservation pendant 10 ans).
• Plateforme de consultation et de téléchargement au format XML ou PDF.
• Système de notification par accusés électronique (acceptation, rejet, indisponibilité du système, etc.).

Un facture structurée est une acture émise  au format XML conforme aux spécifications officielles et gérée exclusivement via le KSeF.

Structure logique FA(3)

Le 8 mai 2025, le ministère des Finances a publié le projet de spécifications FA(3), qui remplace officiellement les spécifications FA(2) à compter de janvier 2026.

La structure FA(3) :

• Introduit de nouveaux champs obligatoires et facultatifs.
• Renforce les contrôles de validation.
• Améliore la cohérence des données fiscales et comptables.
• Intègre des ajustements issus de la consultation publique et du retour d'expérience des utilisateurs lors de la période volontaire.

À quoi sert le certificat KSeF ?

Le certificat KSeF est l'une des méthodes disponibles permettant de s'authentifier au sein du système.

De plus, il est obligatoire d'apposer un QR code au sein des factures afin de vérifier l'identité de l'émetteur lorsque les factures sont émises via l'un des modes spéciaux : hors ligne 24 heures sur 24, hors ligne (en raison de l'indisponibilité du système) et mode d'urgence.

Types de certificats KSeF

Dans le cadre du système KSeF (Krajowy System e-Faktur), il existe deux types de certificats, chacun dispose d'un rôle différent :

1. Certificat KSeF pour l'authentification

• Il s'agit de l'une des méthodes disponibles pour s'authentifier au sein du système KSeF.
• Il permet à l'utilisateur d'accéder au système et d'y effectuer des opérations au nom du contribuable (selon les autorisations accordées).
• Il fonctionne comme une alternative à d'autres méthodes d'authentification, telles que la signature électronique qualifiée, le cachet électronique qualifié ou le profil de confiance (trusted profile).

2. Certificat KSeF pour les modes spéciaux (hors ligne)

• Il est obligatoire pour émettre des factures dans le cadre des modes spéciaux : hors ligne 24h/24, hors ligne en raison de l'indisponibilité du système et mode d'urgence.
• Il permet d'inclure dans la facture un code de vérification (QR code) qui confirme l'identité de l'émetteur lorsque la facture est émise en dehors du système et envoyée ultérieurement au KSeF.

Noveautés apportées au système national de facturation électronique (KSeF)

1. Mode hors ligne jusqu'à fin 2026

L'utilisation volontaire du mode hors ligne est autorisée jusqu'au 31 décembre 2026. Ce mécanisme permet d'émettre des factures en dehors du système dans des situations spécifiques, puis de les envoyer au KSeF.

Le concept d'« offline24 » est également introduit, qui permet d'envoyer la facture le lendemain dans certaines situations techniques prédéfinies.

2. Facturation B2C

Les factures destinées aux consommateurs finaux (B2C) peuvent être émises via le KSeF de manière facultative.

3. Annexes aux factures

Il est possible de joindre des annexes aux factures structurées, quel que soit le secteur d'activité.

4. Factures de faible valeur

Les contribuables qui émettent des factures simplifiées de faible montant (jusqu'à 450 PLN par facture ou 10 000 PLN par mois) pourront continuer à utiliser le format actuel jusqu'au 30 septembre 2026.

5. Numéro KSeF dans les paiements

L'obligation d'inclure le numéro KSeF dans les virements bancaires (y compris les paiements avec mécanisme de paiement fractionné) s'appliquera aux paiements effectués à partir du 1er août 2026. Jusqu'à cette date, aucune sanction liée à cette obligation ne sera imposée.
 

Avantages de la facturation électronique B2B en Pologne

Les entreprises qui décident d’utiliser la facturation électronique de manière volontaire pourront bénéficier de certaines mesures spécifiques :

• Réduction du délai de la déclaration de TVA de 60 à 40 jours
• Exemption de déclaration du fichier JPK_FA.

À travers cette réforme et la généralisation de la facture électronique interentreprises, le gouvernement polonais espère bénéficier de nombreux avantages : 

• Fluidification des relations commerciales interentreprises grâce à la mise à disposition coordonnée de documents. 
• Sécurité accrue des transactions commerciales grâce à la normalisation du format des factures. 
• Réduction des erreurs humaines grâce à l'automatisation des processus comptables. 
• Optimisation du contrôle fiscal. 
• Augmentation des recettes fiscales. 

Service d’eVAT compliance EDICOM en Pologne

EDICOM offre une solution complète pour les entreprises présentes en Pologne. La plateforme de facturation électronique et de mise en conformité des processus de déclaration électronique de TVA d'EDICOM automatise tous les processus de facturation et de déclaration de documents fiscaux, aussi bien pour des flux B2G que B2B.  En l’intégrant à votre ERP, ce service EDICOM vous permettra de convertir, d'envoyer et de recevoir aussi bien des factures électroniques B2B à destination du KSeF, que des factures électroniques destinées aux administrations publiques polonaises via la plateforme centrale PeF, conformément aux exigences légales et techniques fixées par le ministère des finances. 

En outre, la solution est également en mesure d'automatiser l'émission de fichiers SAF-T pour la déclaration d’informations comptables. Cette solution complète vous permettra, entre autres, de réduire les délais de déclaration de TVA, de diminuer vos coûts de gestion et vous offre des garanties maximales de sécurité et de confidentialité.

Comment fonctionne la solution d'EDICOM

• Capture de données : Tout d'abord, notre solution s'intègre à votre ERP ou système comptable pour capturer les données des factures.
• Génération de fichiers : Ensuite, un fichier de données structuré en XML est généré conformément aux réglementations.
• Connectivité : Un appel à un service web est effectué pour l'envoi des fichiers à l'administration fiscale.
• Intégration et réception : L'administration fiscale polonaise émet des notifications concernant le statut des factures. Ces réponses sont automatiquement intégrées à l’ERP ou au système comptable du client.
• Archivage : Les fichiers XML des factures et leurs statuts associés sont stockés dans notre système d'archivage électronique certifié eIDAS.