Soluções EDI

Nem todas as empresas têm as mesmas capacidades e o mesmo volume de negócios, pelo que o EDI não é uma solução homogénea. Ao longo dos anos, foram surgindo várias modalidades de soluções EDI adaptadas à dimensão, ao setor e aos recursos tecnológicos de cada organização. Desde plataformas EDI na nuvem (SaaS) que minimizam a infraestrutura interna, a soluções In-House instaladas nas instalações do cliente, a esquemas híbridos como o Web EDI para pequenos parceiros comerciais ou a externalização total através do Outsourcing EDI. Nesta secção, descrevemos as características de cada modalidade e os casos em que devem ser utilizadas.

In-House EDI (EDI interno ou On-Premise)

As soluções In-House EDI são o modo tradicional, onde a empresa instala e opera sua própria plataforma EDI no local (on-premise). Isso implica a implementação da infraestrutura de hardware e software necessária nos servidores da organização, assumindo internamente todos os componentes de uma solução de intercâmbio eletrónico de dados. Por outras palavras, a empresa é responsável pela criação de servidores, bases de dados, aplicações EDI, ligações de comunicação, etc., para poder trocar documentos com os seus parceiros comerciais. 

A implementação do EDI in-house requer a consideração de vários elementos. Em primeiro lugar, é necessária uma arquitetura física e lógica robusta: servidores de aplicações e de bases de dados capazes de processar grandes volumes de transações, com armazenamento adequado para arquivar mensagens e sistemas de back-up para garantir a continuidade do serviço. Sobre esta infraestrutura desenvolve-se o software EDI correspondente, que tipicamente inclui:

Web EDI (portais Web para EDI)

Para entender o que é e como funciona o Web EDI, é importante saber que se trata de uma solução pensada para empresas que precisam trocar um pequeno volume de documentos EDI e não possuem uma integração direta com um ERP ou sistema interno. Consiste basicamente na utilização de um portal web disponibilizado por um fornecedor de EDI, onde o utilizador pode enviar e receber mensagens eletrónicas através de formulários online. Ou seja, as informações EDI são introduzidas manualmente numa página Web em vez de serem geradas a partir de uma aplicação interna.

As soluções Web EDI são frequentemente utilizadas como uma alternativa de baixo custo para as PME ou para ligar pequenos fornecedores e clientes que não têm o seu próprio sistema EDI integrado. Por exemplo, uma grande empresa pode oferecer um portal EDI aos seus fornecedores mais pequenos para que estes carreguem as suas faturas ou confirmações de encomendas. Do lado dos fornecedores, basta-lhes um navegador e de Internet para participarem no intercâmbio eletrónico, sem instalarem software especializado ou desenvolvimentos de integração. Isso facilita a inclusão digital de todos os atores da cadeia de abastecimento.

Como funciona na prática? O utilizador do Web EDI inicia sessão no portal e pode visualizar os documentos EDI que o seu parceiro comercial lhe enviou (traduzidos num formato legível no ecrã, geralmente uma visualização do pedido de compra, por exemplo). Da mesma forma, para responder ou emitir um documento, o utilizador preenche um formulário Web com os dados necessários - por exemplo, cria uma fatura preenchendo campos como o montante, a descrição, etc. - e, ao enviá-la, o portal encarrega-se de converter essa informação no padrão EDI adequado e de a entregar ao destinatário. Do mesmo modo, quando a empresa recebe um documento, o portal apresenta-o ao utilizador de uma forma compreensível e pode também permitir a sua transferência em PDF ou noutro formato. 

Externalização de EDI (serviços geridos de EDI)

Por fim, o Outsourcing EDI é uma modalidade em que a empresa externaliza toda a gestão da sua plataforma EDI a um terceiro especializado (um fornecedor de serviços EDI). Ao contrário do SaaS EDI, que terceiriza principalmente a infraestrutura tecnológica, a terceirização também inclui o funcionamento e a administração diária da solução. Por outras palavras, todas as tarefas necessárias para configurar, monitorizar e manter a solução de integração de dados do cliente são delegadas ao fornecedor. 

Com o EDI Outsourcing, a empresa utilizadora já não tem de se preocupar em aceder à plataforma para gerir nada, dado que os profissionais do fornecedor assumirão essas tarefas, garantindo o funcionamento ideal da solução. Isso envolve desde a configuração inicial (mapeamentos, ligações com cada parceiro, testes de intercâmbio), passando pela vigilância proativa do sistema (controlo da transmissão correta de todas as mensagens, resolução de incidentes de comunicação, novas tentativas em caso de falhas, etc.), até à manutenção evolutiva (registo de novos parceiros ou documentos, atualização de formatos quando as normas mudam, atendimento a alterações legais em diferentes países, etc.). 

Na prática, a subcontratação do EDI envolve frequentemente a combinação de uma plataforma robusta de SaaS EDI com uma equipa dedicada de especialistas do fornecedor atribuída à conta do cliente. Por exemplo, a EDICOM oferece esse serviço através de EDICOM Managed Services, onde técnicos especializados atuam como "escritório EDI" subcontratado da empresa contratante. Estes técnicos são responsáveis pela administração contínua: registo de novos parceiros, manutenção dos fluxos de integração, apoio aos parceiros comerciais, monitorização 24x7 da plataforma, entre outras tarefas. Para a empresa utilizadora, isto significa que pode concentrar-se na sua atividade principal, deixando a operação do EDI nas mãos de especialistas. Em termos simples, o fornecedor torna-se numa extensão do departamento de TI da empresa em todas as questões relacionadas com o intercâmbio eletrónico.