O que é o sistema SAF-T?

O SAF-T é um ficheiro estruturado que contém informação contabilística e fiscal num formato legível, uniforme e portátil, independente do software utilizado. Surgiu por iniciativa da OCDE com um duplo objetivo:

• Facilitar as auditorias e os controlos fiscais através de um formato estandardizado.
• Reduzir cargas administrativas e erros decorrentes do tratamento manual de dados.

Cada país adapta a norma ao seu quadro regulamentar, incorporando campos, validações e estruturas adicionais que respondem às suas particularidades. Não substitui outras obrigações fiscais, como a declaração de IVA ou a fatura eletrónica, mas complementa-as, proporcionando às autoridades um acesso mais rápido e estruturado aos dados contabilísticos.

O formato destina-se tanto às empresas obrigadas por normativa (habitualmente, as sujeitas a IVA) como às autoridades fiscais que procuram harmonizar os processos de auditoria e controlo na era digital.

O ficheiro é composto por três blocos principais: cabeçalho, dados principais e movimentos contabilísticos, complementados por anexos específicos segundo o país.

1. Cabeçalho (Header): Inclui a identificação do contribuinte, o período fiscal reportado, a versão do esquema e os dados do software utilizado para gerar o ficheiro.
2. Ficheiros principais (Master Files): Contêm as informações básicas que definem a estrutura contabilística:
   • Plano de contas.
   • Lista de clientes e fornecedores.
   • Artigos ou serviços, taxas de imposto e taxas de IVA.
   • Bancos, moedas e condições de pagamento.
3. Movimentos e registos (General Ledger & Subledgers): Refletem a atividade económica:
   • Registos contabilísticos e diários.
   • Faturas de venda e compra.
   • Contas por cobrar e por pagar.
   • Movimentos de inventário e ativos fixos.
   • Ajustes ou correções contabilísticas.
4. Especificações locais: Cada país pode acrescentar validações ou estruturas adicionais para cobrir requisitos legais específicos, tais como códigos de IVA ou catálogos de impostos. A frequência de envio e os canais de transmissão também diferem consoante a regulamentação nacional: podem ser mensais, trimestrais ou a pedido da autoridade.

O SAF-T está amplamente implementado na Europa, embora cada jurisdição aplique uma versão diferente com diferentes níveis de obrigatoriedade e alcance. A seguir, detalhamos as implementações mais relevantes.

Portugal

O SAF-T PT, em vigor desde 2008, foi o primeiro na Europa e abrange tanto a contabilidade como a faturação eletrónica. Desde 2013, as empresas apresentam um ficheiro que inclui artigos, clientes, fornecedores, regimes de IVA e movimentos contabilísticos. A integração total com o portal e-Fatura, que incorporará validações automáticas e conciliações cruzadas, está prevista para 2025. A entrega costuma ser mensal e os dados são utilizados para o controlo exaustivo do IVA.

Polónia

A Polónia implementa o sistema JPK (Jednolity Plik Kontrolny), baseado na norma SAF-T, uma parte essencial da sua estratégia de digitalização fiscal. O ficheiro JPK_VAT é obrigatório para todas as empresas registadas no IVA e combina registos e declaração mensal. Existem variantes como JPK_FA (faturas) ou JPK_MAG (inventários), utilizadas para controlos específicos. O sistema está integrado com a plataforma nacional de faturação KSeF, permitindo o cruzamento automático de dados e a deteção precoce de inconsistências.

Roménia

O D406, versão local do SAF-T gerida pela ANAF, foi progressivamente implementado a partir de 2022. Afeta grandes empresas a partir dessa data, médias a partir de 2023 e pequenas a partir de 2025. O ficheiro inclui contabilidade geral, vendas, compras, inventários e ativos fixos. O seu envio é feito por via eletrónica com aviso de receção automático e a sua integração com o sistema RO e-Factura permitiu à administração fiscal ter uma visão global das operações económicas.

Noruega

O SAF-T Financial é obrigatório para empresas com uma faturação anual superior a 500 000 €. As empresas devem conseguir gerar e enviar o ficheiro quando a administração tributária o exigir através do portal Altinn. Inclui plano de contas, transações e dados principais. As informações permitem detetar discrepâncias contabilísticas e avaliar riscos. A Noruega reforçou recentemente os controlos automáticos e a aplicação de sanções em caso de erros ou atrasos.

Lituânia

O sistema i.SAF-T, integrado na plataforma i.MAS, exige que todas as empresas registadas para efeitos de IVA comuniquem os seus dados contabilísticos e fiscais num formato estruturado. Complementa os módulos i.SAF (faturas) e i.VAZ (movimentos de mercadorias), proporcionando à administração uma rastreabilidade total das operações. É apresentado mensalmente ou a pedido, consoante o tipo de contribuinte, e reduziu significativamente o tempo das auditorias.

Hungria

A Hungria ainda não tornou obrigatório o PAS-T geral, mas desenvolveu um esquema experimental em conformidade com o modelo da OCDE. As empresas devem poder gerar o ficheiro a pedido para determinados controlos, incorporando dados de IVA, livro-razão e subcontas. Prevê-se que o sistema se funda nos próximos anos com o sistema de declaração de faturas online (RTIR), criando um quadro de informação unificado.

Bulgária

A Bulgária planeia introduzir o seu próprio SAF-T a partir de 2026. Em fase de consulta técnica, visa harmonizar as declarações contabilísticas com as normas europeias e reduzir a carga administrativa. Prevê-se que inclua contabilidade e IVA, inspirado nos modelos português e polaco. Antes da sua entrada em vigor geral, serão realizados testes-piloto para ajustar a tecnologia e a infraestrutura empresarial.

Nota: A periodicidade, o formato e os canais de envio variam de país para país. Antes de implementar, verificar sempre a versão mais recente do esquema e as diretrizes técnicas locais.

Siga estes oito passos para uma transição segura e eficiente:

1. Avaliar o estado atual: identificar os sistemas que geram informação contabilística e fiscal.
2. Analisar requisitos locais: verificar a versão, a periodicidade e os anexos exigidos por cada país.
3. Mapear os dados: define equivalências entre o seu ERP e o esquema oficial.
4. Desenvolver a extração: criar o processo ETL ou a função interna que gerar o ficheiro.
5. Validar o conteúdo: verificar estrutura, consistência contabilística e integridade dos montantes.
6. Realizar testes-piloto: testar com períodos controlados e diferentes tipos de documentos.
7. Automatizar a operação: programar a geração e o envio, gerindo confirmações e novas tentativas.
8. Manter a governação: estabelecer controlos internos e capacitar a equipa em cada atualização.

O SAF-T não só simplifica as auditorias externas, como também reforça a supervisão interna:

• Auditorias mais ágeis: a estrutura normalizada permite rever grandes volumes de dados em menos tempo.
• Maior rastreabilidade: facilitar o seguimento de registos, ajustes e interações entre módulos.
• Redução de sanções: ao manter os dados coerentes e validados, o risco de multas diminui.
• Transparência operacional: impulsiona uma cultura de controlo e melhoria contínua na empresa.

Além disso, não substitui a obrigação de declarar impostos nem de emitir faturas eletrónicas. Por outro lado, complementa esses processos e aumenta a visibilidade da autoridade fiscal sobre a atividade económica real das empresas.