O que é o sistema SAF-T?

O SAF-T é um arquivo estruturado que contém informações contábeis e fiscais em um formato legível, uniforme e portátil, independentemente do software utilizado. Ele surgiu por iniciativa da OECD com um duplo objetivo:

• Facilitar auditorias e controles fiscais por meio de um formato padronizado.
• Reduzir os encargos administrativos e os erros decorrentes do manuseio manual de dados.

Cada país adapta o padrão à sua própria estrutura normativa, incorporando campos adicionais, validações e formatos específicos que atendem às suas particularidades.

 Ele não substitui outras obrigações fiscais, como a declaração de IVA ou a fatura eletrônica, mas complementa-as, proporcionando às autoridades acesso mais rápido e estruturado aos dados contábeis.

O formato destina-se tanto às empresas reguladoras (normalmente aquelas sujeitas ao IVA) quanto às autoridades fiscais que buscam harmonizar os processos de auditoria e controle na era digital.

O arquivo é composto de três blocos principais: cabeçalho, dados principais e movimentações contábeis, complementados por anexos específicos de cada país.

1. Cabeçalho: Inclui a identificação do contribuinte, o período fiscal informado, a versão do esquema e os dados do software utilizado para gerar o arquivo.
2. Arquivos principais: Contém as informações básicas que definem a estrutura contábil:
   • Plano de contas.
   • Lista de clientes e fornecedores.
   • Artigos ou serviços, alíquotas de impostos e alíquotas de IVA.
   • Bancos, moedas e condições de pagamento.
3. Movimentos e registros (Razão geral e livros auxiliares): Refletem a atividade econômica:
   • Lançamentos contábeis e diários.
   • Faturas de vendas e compras.
   • Contas a receber e a pagar.
   • Movimentos de estoque e ativos fixos.
   • Ajustes ou correções contábeis.
4. Especificações locais:Cada país pode adicionar validações ou estruturas extras para atender a exigências legais específicas, como códigos de IVA ou tabelas de impostos. A frequência de envio e os canais de transmissão também diferem conforme as regulamentações nacionais: podem ser mensais, trimestrais ou mediante solicitação da autoridade.

O SAF-T é amplamente adotado na Europa, embora cada jurisdição implemente uma versão distinta, com diferentes níveis de aplicabilidade e escopo. As implementações mais relevantes são detalhadas abaixo.

Portugal

O SAF-T PT, em vigor desde 2008, foi o primeiro na Europa e abrange tanto a contabilidade quanto o faturamento eletrônico. Desde 2013, as empresas enviam um arquivo que inclui itens, clientes, fornecedores, regimes de IVA e movimentações contábeis. A integração total com o portal e-Fatura, que incorporará validações automáticas e reconciliações cruzadas, está prevista para 2025. A entrega é geralmente mensal, e os dados são usados para um controle abrangente do IVA.

Polônia

A Polônia implementa o sistema JPK (Jednolity Plik Kontrolny), com base no padrão SAF-T, uma parte fundamental de sua estratégia de digitalização de impostos. O arquivo JPK_VAT é obrigatório para todas as empresas registradas no VAT e combina registros e declarações mensais. Existem variantes, como JPK_FA (faturas) ou JPK_MAG (estoques), usadas para controles específicos. O sistema é integrado à plataforma nacional de faturamento KSeF, permitindo o cruzamento automático de dados e a detecção precoce de inconsistências.

Romênia

O D406, uma versão local do SAF-T gerenciado pela ANAF, vem sendo implementado de forma gradual desde 2022. Passou a abranger as grandes empresas a partir dessa data, as médias empresas a partir de 2023 e as pequenas empresas a partir de 2025. O arquivo inclui contabilidade geral, vendas, compras, estoques e ativos fixos. Ela é enviada eletronicamente com reconhecimento automático, e sua integração com o sistema RO e-Factura proporcionou à autoridade fiscal uma visão global das operações econômicas.

Noruega

O SAF-T Financial O SAF-T Financial é obrigatório para empresas com um faturamento anual superior a 500.000 €. As empresas devem ser capazes de gerar e enviar o arquivo quando solicitado pela administração tributária por meio do portal Altinn. Inclui plano de contas, transações e dados mestre. As informações permitem a detecção de discrepâncias contábeis e a avaliação de riscos. Recentemente, a Noruega reforçou os controles automáticos e a aplicação de penalidades por erros ou atrasos.

Lituânia

O sistema i.SAF-T, integrado à plataforma i.MAS, exige que todas as empresas registradas no IVA informem seus dados contábeis e fiscais em um formato estruturado. Ele complementa os módulos i.SAF (faturas) e i.VAZ (movimentação de mercadorias), fornecendo à administração total rastreabilidade das operações. É apresentado mensalmente ou mediante solicitação, dependendo do tipo de contribuinte, e reduziu significativamente o tempo de auditoria.

Hungria

A Hungria ainda não tornou obrigatório o PAS-T geral, mas desenvolveu um esquema experimental segundo o modelo da OCDE. As empresas devem estar aptas a gerar o arquivo sob demanda para determinados controles, incluindo dados de IVA, contabilidade geral e subcontas.Prevê-se que o sistema será mesclado nos próximos anos com o relatório de faturas on-line (RTIR), criando uma estrutura unificada de relatórios.

Bulgária

A Bulgária planeja introduzir seu próprio SAF-T a partir de 2026. Em fase de consulta técnica, o objetivo é alinhar os relatórios contábeis aos padrões europeus e reduzir a carga administrativa. Espera-se que ele abranja contabilidade e IVA, tomando como referência os modelos português e polonês. Antes de sua implementação geral, serão conduzidos testes-piloto para ajustar a tecnologia e a infraestrutura empresarial.

Observação: A periodicidade, o formato e os canais de distribuição variam de país para país. Antes da implementação, sempre verifique a versão mais recente do esquema e as diretrizes técnicas locais.

Siga estas oito etapas para fazer uma transição segura e eficiente:

1. Avalie o estado atual: identifique os sistemas que geram informações contábeis e fiscais.
2. Analise os requisitos locais: verifique a versão, a periodicidade e os anexos exigidos por cada país.
3. Mapeamento dos dados: defina as equivalências entre seu ERP e o esquema oficial.
4. Desenvolver a extração: crie o processo ETL ou a função interna que gera o arquivo.
5. Validar conteúdo: verifique a estrutura, a consistência contábil e a integridade dos valores.
6. Teste-piloto: teste com períodos controlados e diferentes tipos de documentos.
7. Automatize a operação: programe a geração e o envio, gerenciando confirmações e novas tentativas.
8. Manter a governança: defina controles internos e treinar a equipe em cada atualização.

O SAF-T não apenas simplifica as auditorias externas, mas também fortalece a supervisão interna:

• Auditorias mais rápidas: a estrutura padronizada permite que grandes volumes de dados sejam revisados em menos tempo.
• Rastreabilidade aprimorada: facilita o rastreamento de entradas, ajustes e interações entre módulos.
• Redução de penalidades: ao manter os dados consistentes e validados, o risco de multas é reduzido.
• Transparência operacional: impulsiona uma cultura de controle e melhoria contínua na empresa.

Além disso, não substitui a obrigação de declarar impostos e emitir faturas eletrônicas. Em vez disso, ele complementa esses processos e aumenta a visibilidade da autoridade fiscal sobre a atividade econômica real das empresas.