Was ist das SAF-T System?

Die SAF-T ist eine strukturierte Datei, die Buchhaltungs- und Steuerinformationen in einem lesbaren, einheitlichen und portablen Format enthält, unabhängig von der verwendeten Software. Sie entstand auf Initiative der OECD mit einem doppelten Ziel:

• Erleichterung von Audits und Steuerkontrollen durch ein standardisiertes Format.
• Reduzierung des Verwaltungsaufwands und der Fehler, die durch die manuelle Bearbeitung von Daten entstehen.

Jedes Land passt den Standard an seinen Rechtsrahmen an und fügt zusätzliche Felder, Validierungen und Strukturen hinzu, die seinen Besonderheiten entsprechen. Er ersetzt keine anderen steuerlichen Verpflichtungen wie die Umsatzsteuererklärung oder die elektronische Rechnung, sondern ergänzt diese und bietet den Behörden einen schnelleren und strukturierteren Zugang zu den Buchhaltungsdaten.

Das Format richtet sich sowohl an Unternehmen, die gesetzlich dazu verpflichtet sind (in der Regel solche, die der Mehrwertsteuer unterliegen), als auch an Steuerbehörden, die die Audit- und Kontrollprozesse im digitalen Zeitalter harmonisieren möchten.

Die Datei besteht aus drei Hauptblöcken: Kopfzeile, Stammdaten und Buchungsvorgänge, ergänzt durch länderspezifische Anhänge.

1. Kopfzeile (Header): Enthält die Identifizierung des Steuerzahlers, den gemeldeten Steuerzeitraum, die Version des Schemas und die Daten der zur Erstellung der Datei verwendeten Software.
2. Master Data (Master Files):
   • Sie enthalten die grundlegenden Informationen, die die Buchhaltungsstruktur definieren:
   • Kontenplan.
   • Liste der Kunden und Lieferanten.
   • Artikel oder Dienstleistungen, Steuersätze und Mehrwertsteuersätze.
   • Banken, Währungen und Zahlungsbedingungen.
3. Bewegungen und Aufzeichnungen (Hauptbuch & Nebenbücher): Reflektieren die wirtschaftliche Aktivität:
   • Buchhaltungs- und Journalbuchungen.
   • Verkaufs- und Einkaufsrechnungen.
   • Forderungen und Verbindlichkeiten.
   • Bewegungen des Lagerbestands und des Anlagevermögens.
   • Buchhalterische Anpassungen oder Korrekturen.
4. Lokale Spezifikationen: Jedes Land kann zusätzliche Validierungen oder Strukturen hinzufügen, um bestimmte gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, wie z. B. Umsatzsteuercodes oder Steuerkataloge. Die Häufigkeit der Übermittlung und die Übertragungskanäle unterscheiden sich ebenfalls je nach den nationalen Vorschriften: Sie können monatlich, vierteljährlich oder auf Verlangen der Behörde erfolgen.

SAF-T ist in Europa weit verbreitet, obwohl jede Gerichtsbarkeit eine andere Version mit unterschiedlichen Verbindlichkeitsgraden und Anwendungsbereichen anwendet. Nachfolgend sind die wichtigsten Implementierungen aufgeführt.

Portugal

Das seit 2008 geltende SAF-T PT war das erste seiner Art in Europa und umfasst sowohl die Buchhaltung als auch die elektronische Rechnungsstellung. Seit 2013 reichen Unternehmen eine Datei ein, die Artikel, Kunden, Lieferanten, Mehrwertsteuersysteme und Buchungsvorgänge enthält. Für 2025 ist die vollständige Integration in das Portal e-Fatura vorgesehen, das automatische Validierungen und Querabstimmungen enthalten wird. Die Übermittlung erfolgt in der Regel monatlich, und die Daten werden für die umfassende Kontrolle der Mehrwertsteuer verwendet.

Polen

Polen wendet das System JPK (Jednolity Plik Kontrolny) an, das auf dem SAF-T-Standard basiert und ein Schlüsselelement seiner Strategie zur Digitalisierung des Steuerwesens ist. Die Datei JPK_VAT ist für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen obligatorisch und kombiniert Aufzeichnungen und monatliche Erklärungen. Es gibt Varianten wie JPK_FA (Rechnungen) oder JPK_MAG (Bestände), die für spezifische Kontrollen verwendet werden. Das System ist in die nationale Rechnungsplattform KSeF integriert, was einen automatischen Datenabgleich und die frühzeitige Erkennung von Unstimmigkeiten ermöglicht.

Rumänien

Die D406, eine lokale Version des SAF-T, die von der ANAF verwaltet wird, wurde seit 2022 schrittweise eingeführt. Sie betrifft seit diesem Datum große Unternehmen, seit 2023 mittelständische Unternehmen und ab 2025 kleine Unternehmen. Die Datei umfasst die allgemeine Buchhaltung, Verkäufe, Einkäufe, Lagerbestände und Anlagevermögen. Sie wird elektronisch mit automatischer Empfangsbestätigung versandt, und ihre Integration in das System RO e-Factura hat es der Steuerbehörde ermöglicht, einen Gesamtüberblick über die wirtschaftlichen Vorgänge zu erhalten.

Norwegen

SAF-T Financial ist für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 500.000 € obligatorisch. Die Unternehmen müssen in der Lage sein, die Datei zu erstellen und auf Verlangen der Steuerbehörde über das Portal Altinn zu übermitteln. Sie enthält den Kontenplan, Transaktionen und Stammdaten. Anhand dieser Informationen können Buchhaltungsdiskrepanzen erkannt und Risiken bewertet werden. Norwegen hat kürzlich die automatischen Kontrollen und die Verhängung von Sanktionen bei Fehlern oder Verzögerungen verschärft.

Litauen

Das in die Plattform i.MAS integrierte System i.SAF-T verpflichtet alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen, ihre Buchhaltungs- und Steuerdaten in einem strukturierten Format zu melden. Es ergänzt die Module i.SAF (Rechnungen) und i.VAZ (Warenbewegungen) und ermöglicht der Verwaltung eine lückenlose Rückverfolgbarkeit der Vorgänge. Die Einreichung erfolgt monatlich oder je nach Art des Steuerpflichtigen auf Anfrage und hat den Zeitaufwand für Prüfungen erheblich reduziert.

Ungarn

Ungarn hat SAF-T noch nicht allgemein verbindlich vorgeschrieben, aber ein Pilotprojekt nach dem Vorbild der OECD entwickelt. Unternehmen müssen in der Lage sein, die Datei für bestimmte Kontrollen auf Anfrage zu erstellen, wobei Daten aus der Umsatzsteuererklärung, dem Hauptbuch und den Unterkonten einzubeziehen sind. Es ist vorgesehen, das System in den nächsten Jahren mit der Online-Rechnungsmeldung (RTIR) zusammenzuführen, um einen einheitlichen Informationsrahmen zu schaffen.

Bulgarien

Bulgarien plant, ab 2026 ein eigenes SAF-T einzuführen. In der technischen Konsultationsphase wird versucht, die Rechnungslegung mit den europäischen Normen in Einklang zu bringen und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Es ist vorgesehen, dass es sich um eine Buchhaltung und Mehrwertsteuer handelt, die sich an den Modellen Portugals und Polens orientiert. Vor dem allgemeinen Inkrafttreten werden Pilotversuche durchgeführt, um die Technologie und die Unternehmensinfrastruktur anzupassen.

Hinweis: Die Häufigkeit, das Format und die Übermittlungskanäle variieren von Land zu Land. Überprüfen Sie vor der Umsetzung immer die neueste Version des Schemas und die lokalen technischen Leitfäden.

Verfolgen Sie diese acht Schritte für einen sicheren und effizienten Übergang:

1. Bewertung des aktuellen Zustands: Identifizieren Sie die Systeme, die Buchhaltungs- und Steuerinformationen generieren.
2. Analyse der lokalen Anforderungen: Überprüfen Sie die von jedem Land geforderte Version, Periodizität und Anhänge.
3. Daten zuordnen: Definieren Sie Äquivalenzen zwischen Ihrem ERP und dem offiziellen Schema.
4. Extraktion entwickeln: Erstellen Sie den ETL-Prozess oder die interne Funktion, die die Datei generiert.
5. Inhalt validieren: Überprüfen Sie die Struktur, die buchhalterische Konsistenz und die Integrität der Beträge.
6. Test Piloten durchführen: Testen Sie mit kontrollierten Zeiträumen und verschiedenen Dokumenttypen.
7. Vorgang automatisieren: Programmieren Sie die Erstellung und den Versand und verwalten Sie Bestätigungen und Wiederholungsversuche.
8. Governance aufrechterhalten: Richten Sie interne Kontrollen ein und schulen Sie das Team bei jeder Aktualisierung.

SAF-T vereinfacht nicht nur externe Audits, sondern stärkt auch die interne Überwachung:

• Schnellere Audits: Die standardisierte Struktur ermöglicht die Überprüfung großer Datenmengen in kürzerer Zeit.
• Bessere Rückverfolgbarkeit: Erleichtert die Nachverfolgung von Buchungen, Anpassungen und Interaktionen zwischen Modulen.
• Reduzierung von Strafen: Durch die Konsistenz und Validierung der Daten wird das Risiko von Geldstrafen verringert.
• Operative Transparenz: Fördert eine Kultur der Kontrolle und kontinuierlichen Verbesserung im Unternehmen.

Darüber hinaus ersetzt es nicht die Verpflichtung zur Steuererklärung oder zur Ausstellung elektronischer Rechnungen. Vielmehr ergänzt es diese Prozesse und erhöht die Transparenz der Steuerbehörde hinsichtlich der tatsächlichen wirtschaftlichen Aktivitäten der Unternehmen.