¿Qué es el sistema SAF-T?

El SAF-T es un archivo estructurado que contiene información contable y fiscal en un formato legible, uniforme y portable, independiente del software empleado. Surgió por iniciativa de la OCDE con un doble objetivo:

• Facilitar las auditorías y controles fiscales mediante un formato estandarizado.
• Reducir cargas administrativas y errores derivados de la manipulación manual de datos.

Cada país adapta el estándar a su marco normativo, incorporando campos, validaciones y estructuras adicionales que responden a sus particularidades. No sustituye otras obligaciones fiscales, como la declaración de IVA o la factura electrónica, sino que las complementa, proporcionando a las autoridades un acceso más rápido y estructurado a los datos contables.

El formato está orientado tanto a las empresas obligadas por normativa (habitualmente aquellas sujetas al IVA) como a las autoridades fiscales que buscan armonizar los procesos de auditoría y control en la era digital.

El archivo se compone de tres bloques principales: cabecera, datos maestros y movimientos contables, complementados con anexos específicos según el país.

1. Cabecera (Header): Incluye la identificación del contribuyente, el periodo fiscal reportado, la versión del esquema y los datos del software utilizado para generar el archivo.
2. Datos maestros (Master Files): Contienen la información básica que define la estructura contable:
   • Plan de cuentas.
   • Listado de clientes y proveedores.
   • Artículos o servicios, tipos impositivos y tasas de IVA.
   • Bancos, divisas y condiciones de pago.
3. Movimientos y registros (General Ledger & Subledgers): Reflejan la actividad económica.
   • Asientos contables y diarios.
   • Facturas de venta y compra.
   • Cuentas por cobrar y por pagar.
   • Movimientos de inventario y activos fijos.
   • Ajustes o correcciones contables.
4. Especificaciones locales: Cada país puede añadir validaciones o estructuras adicionales para cubrir requisitos legales concretos, como códigos de IVA o catálogos de impuestos. La frecuencia de envío y los canales de transmisión también difieren según la normativa nacional: pueden ser mensuales, trimestrales o bajo requerimiento de la autoridad.

El SAF-T está ampliamente implantado en Europa, aunque cada jurisdicción aplica una versión distinta con diferentes niveles de obligatoriedad y alcance. A continuación, se detallan las implementaciones más relevantes.

Portugal

El SAF-T PT, vigente desde 2008, fue el primero en Europa y abarca tanto la contabilidad como la facturación electrónica. Desde 2013 las empresas presentan un fichero que incluye artículos, clientes, proveedores, regímenes de IVA y movimientos contables. En 2025 se prevé su integración total con el portal e-Fatura, que incorporará validaciones automáticas y conciliaciones cruzadas. La entrega suele ser mensual, y los datos se utilizan para el control exhaustivo del IVA.

Polonia

Polonia aplica el sistema JPK (Jednolity Plik Kontrolny), basado en el estándar SAF-T, pieza clave de su estrategia de digitalización fiscal. El fichero JPK_VAT es obligatorio para todas las empresas registradas en el IVA y combina registros y declaración mensual. Existen variantes como JPK_FA (facturas) o JPK_MAG (inventarios), utilizadas para controles específicos. El sistema se integra con la plataforma nacional de facturación KSeF, permitiendo el cruce automático de datos y la detección temprana de inconsistencias.

Rumanía

El D406, versión local del SAF-T gestionada por la ANAF, se implantó progresivamente desde 2022. Afecta a grandes empresas desde esa fecha, a medianas desde 2023 y a pequeñas a partir de 2025. El archivo incluye contabilidad general, ventas, compras, inventarios y activos fijos. Se envía electrónicamente con acuse automático, y su integración con el sistema RO e-Factura ha permitido a la autoridad fiscal disponer de una visión global de las operaciones económicas.

Noruega

El SAF-T Financial es obligatorio para empresas con una facturación anual superior a 500.000 €. Las compañías deben ser capaces de generar y enviar el archivo cuando lo requiera la administración tributaria a través del portal Altinn. Incluye plan de cuentas, transacciones y datos maestros. La información permite detectar discrepancias contables y evaluar riesgos. Noruega ha reforzado recientemente los controles automáticos y la aplicación de sanciones ante errores o retrasos.

Lituania

El sistema i.SAF-T, integrado en la plataforma i.MAS, exige a todas las empresas registradas en el IVA reportar sus datos contables y fiscales en formato estructurado. Complementa los módulos i.SAF (facturas) e i.VAZ (movimientos de mercancías), proporcionando a la administración una trazabilidad total de las operaciones. Su presentación es mensual o bajo requerimiento según el tipo de contribuyente, y ha reducido significativamente el tiempo de las auditorías.

Hungría

Hungría todavía no ha hecho obligatorio el SAF-T general, pero ha desarrollado un esquema experimental conforme al modelo de la OCDE. Las empresas deben poder generar el archivo bajo demanda para determinados controles, incorporando datos de IVA, libro mayor y subcuentas. La previsión es que el sistema se fusione en los próximos años con el reporte en línea de facturas (RTIR), creando un marco de información unificado.

Bulgaria

Bulgaria planea introducir su propio SAF-T a partir de 2026. En fase de consulta técnica, busca armonizar los reportes contables con las normas europeas y reducir la carga administrativa. Se prevé que incluya contabilidad e IVA, inspirado en los modelos de Portugal y Polonia. Antes de su entrada en vigor general, se realizarán pruebas piloto para ajustar la tecnología y la infraestructura empresarial.
Nota: La periodicidad, el formato y los canales de envío varían entre países. Antes de implementar, revisa siempre la versión más reciente del esquema y las guías técnicas locales.

Sigue estos ocho pasos para una transición segura y eficiente:

1. Evaluar el estado actual: identifica los sistemas que generan información contable y fiscal.
2. Analizar requisitos locales: revisa la versión, periodicidad y anexos exigidos por cada país.
3. Mapear los datos: define equivalencias entre tu ERP y el esquema oficial.
4. Desarrollar la extracción: crea el proceso ETL o la función interna que genere el archivo.
5. Validar el contenido: verifica estructura, consistencia contable e integridad de los importes.
6. Realizar pruebas piloto: ensaya con periodos controlados y distintos tipos de documento.
7. Automatizar la operación: programa la generación y envío, gestionando acuses y reintentos.
8. Mantener gobernanza: establece controles internos y capacita al equipo en cada actualización.

El SAF-T no solo simplifica las auditorías externas, sino que también fortalece la supervisión interna:

• Auditorías más ágiles: la estructura normalizada permite revisar grandes volúmenes de datos en menos tiempo.
• Mayor trazabilidad: facilita el seguimiento de asientos, ajustes e interacciones entre módulos.
• Reducción de sanciones: al mantener los datos coherentes y validados, disminuye el riesgo de multas.
• Transparencia operativa: impulsa una cultura de control y mejora continua en la empresa.

Además, no sustituye la obligación de declarar impuestos ni de emitir facturas electrónicas. En cambio, complementa esos procesos y aumenta la visibilidad de la autoridad fiscal sobre la actividad económica real de las compañías.