GS1: Estándares globales para productos y datos

GS1 es una organización sin ánimo de lucro que trabaja para que las empresas hablen un mismo idioma. Su misión es sencilla: crear estándares globales que hagan más eficiente y transparente la cadena de valor en todos los sectores.

La historia de GS1 comienza con la unión de EAN (European Article Number) y UCC (Uniform Code Council). De esta fusión nace una red GS1 presente en más de 100 países. Juntas, estas organizaciones (como AECOC GS1 en España) se encargan de aplicar y actualizar las reglas GS1 que guían las comunicaciones comerciales.

Gracias a este trabajo, hoy usamos herramientas tan comunes como el código de barras o el Intercambio Electrónico de Datos (EDI). Estos sistemas permiten identificar productos, gestionar facturas, pedidos o avisos de expedición y compartir información de manera rápida y fiable.

Es decir, los estándares GS1 son un lenguaje universal que conecta a fabricantes, distribuidores y consumidores. Un sistema simple, pero esencial, para que los negocios de todo el mundo funcionen de forma coordinada.
 

En Europa, la red GS1 está formada por 47 países que comparten buenas prácticas para la mejora de la cadena de valor.

La red europea está compuesta por grupos de trabajo y expertos dedicados a analizar procesos y desarrollar la interoperabilidad entre países.

Además, a nivel europeo, las iniciativas de GS1 deben cumplir con las regulaciones europeas. A nivel global, existen 108 organizaciones en 150 países.

Los estándares en los mensajes son estructuras normadas de aplicación generalizada en un sector. Son utilizados por cualquier tipo de empresa de cualquier tamaño.

Los estándares ayudan a simplificar los procesos de negocio. También permiten que la información fluya de forma clara entre empresas y llegue a los consumidores en todo el mundo.

Cuando se aplican estándares en los códigos de los productos, las empresas reducen costes. Esto es posible porque toda la cadena de suministro trabaja de manera coordinada y uniforme.

Verified by GS1 es la iniciativa global de GS1 que actúa como un registro confiable de productos. El objetivo es que cada producto tenga un código único, llamado GTIN (Global Trade Item Number). Además, debe incluir un mínimo de datos obligatorios que lo identifiquen en el mercado.

Las reglas GS1 siguen el principio de no ambigüedad: cada variación de un producto debe tener un código único y fácil de reconocer.

Gracias a estos estándares de identificación, las empresas evitan errores al intercambiar información y pueden identificar cualquier producto de forma rápida y segura.

GS1 articula sus estándares en un marco sencillo y universal: Identificar → Capturar → Compartir. Este modelo garantiza que los datos sobre productos, lugares, activos y transacciones sean únicos. También asegura que sean legibles por máquinas y que funcionen bien entre socios comerciales y sistemas en todo el mundo.

El primer paso es asignar claves de identificación GS1 (ID Keys) que garantizan unicidad y evitan ambigüedades en toda la cadena de valor. GS1 define 12 claves para distintos objetos, por ejemplo: GTIN: artículos comerciales.

La cadena de suministro requiere una comunicación clara entre todas las partes. Solo así los productos llegan puntuales y en buenas condiciones al cliente final.

Gracias al uso de códigos de barras e información estandarizada, la identificación de productos y su posterior distribución se realiza de forma inequívoca, segura y rápida. Mediante el uso de estos estándares también es posible detallar los movimientos de la mercancía y conocer su ubicación y estado en todo momento. 

Cada producto tiene su propia identificación única asociada para que sea fácil de localizar en cualquier momento en la cadena de suministro. Conocer el estado de la mercancía desde su envío, durante el transporte y hasta su entrega es una información valiosa que favorece la atención al cliente.

Las claves de identificación GS1 (ID Keys) son el corazón del sistema GS1. Estos estándares asignan a cada producto, ubicación, envío o activo un identificador único y global. Gracias a ello, se evitan confusiones y todas las empresas pueden intercambiar información de forma uniforme en la cadena de suministro.

Estas claves se pueden usar en cualquier sector, como retail, sanidad, logística, alimentación y e-commerce. Se rigen por las GS1 General Specifications. Esta normativa define cómo crear, asignar y mantener estos códigos de manera correcta.

Principales claves de identificación GS1

En el sector sanitario, los estándares GS1 mejoran la seguridad de los pacientes. También permiten seguir el camino de cada producto, desde el fabricante hasta el paciente final.

Su aplicación abarca todas las etapas de la cadena de suministro: fabricantes, mayoristas, hospitales, farmacias, operadores logísticos, entidades públicas y pacientes.