EDI Standards

Durch den Einsatz von EDI entfallen manuelle Aufgaben wie Drucken, Papierbearbeitung, Postversand oder manuelle Dateneingabe in das ERP-System. Viele Prozesse, die zuvor menschliches Eingreifen erforderten, laufen nun unbeaufsichtigt ab. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand drastisch und beschleunigt die Abläufe. So erfolgt beispielsweise die Erstellung und der Versand einer elektronischen Rechnung automatisch in Sekundenschnelle, ohne dass jemand physische Dokumente vorbereiten und versenden muss.

Mit EDI erfolgen Dokumentenaustauschzyklen praktisch in Echtzeit. Studien zeigen, dass administrative und operative Prozesse dank Automatisierung ihre Reaktionszeiten um etwa 61 % verkürzen können. Eine EDI-Bestellung gelangt innerhalb von Sekunden vom Käufer zum Verkäufer, sodass Waren schneller bestätigt und versandt werden können. Die daraus resultierende Flexibilität verbessert die Lieferkette und den Kundenservice.

EDI-Lösungen reduzieren Fehler in Handelsdokumenten um 30 % bis 40 %. Durch die Verwendung von beiden Seiten bekannten Standards werden Fehlinterpretationen von Daten aufgrund von Format- oder Sprachunterschieden vermieden. Darüber hinaus werden typische Fehler manueller Prozesse beseitigt: falsche Transkriptionen, doppelte Eingaben, Dokumentenverluste oder Verwechslungen bei telefonischen Bestellungen. Die Qualität der Informationen verbessert sich erheblich, wodurch die Genauigkeit von Bestandsaufnahmen, Rechnungsstellung und Zahlungen erhöht wird.

Dies ist vielleicht der offensichtlichste Vorteil. Die Umstellung von Papier auf elektronische Transaktionen senkt die Kosten für Papier, Druck, Lagerung und Versand sowie den Zeitaufwand der Mitarbeiter für manuelle Aufgaben. Es wird geschätzt, dass die Kosten für die Bearbeitung von Geschäftsdokumenten mit einer EDI-Lösung um mindestens 35 % gesenkt werden können, und im Falle der elektronischen Rechnung können die Einsparungen bis zu 90 % betragen. Die Automatisierung vermeidet auch Kosten, die mit Verzögerungen und Fehlern verbunden sind (Strafen, Rücksendungen, Nachbearbeitungen), was sich sehr positiv auf die Finanzen auswirkt.

Durch die Beschleunigung und Automatisierung des Dokumentenflusses ermöglicht EDI die Abwicklung eines größeren Geschäftsvolumens mit denselben Ressourcen. Die Teams können sich auf Aufgaben mit höherer Wertschöpfung konzentrieren, anstatt sich mit sich wiederholenden Dateneingaben zu beschäftigen. Mit anderen Worten: Die Produktivität steigt, da den Mitarbeitern Zeit zur Verfügung steht und die Prozesse optimiert werden. Ein Unternehmen kann sein Geschäft ausbauen, ohne linear Personal im Verwaltungsbereich aufstocken zu müssen.

Die EDI-Standardisierung erleichtert die Einbindung aller Akteure in der Supply Chain, von Lieferanten bis hin zu Kunden, in eine einzige Austauschplattform. Dies verbessert insgesamt die Geschäftsbeziehungen, da die Kommunikation mit jedem Partner oder System unabhängig von der jeweiligen Plattform reibungslos verläuft. Ein gut implementiertes EDI-Ökosystem integriert große und kleine Partner, beseitigt technologische Barrieren und stellt sicher, dass alle das gleiche Datenformat „sprechen”.

Durch den Ersatz von Papier durch elektronische Dokumente ist es viel einfacher, den Status von Transaktionen in Echtzeit zu überwachen. EDI-Plattformen liefern Empfangsbestätigungen und Sendungsverfolgung für jede Nachricht (Bestätigung eingegangener Bestellungen, Lieferbenachrichtigung, Rechnungsannahme usw.) und bieten so vollständige Rückverfolgbarkeit. So kann ein Käufer beispielsweise transparent nachvollziehen, wann seine Bestellung versandt, empfangen und bearbeitet wurde. Wenn der Austausch über sichere Netzwerke (private VANs) erfolgt, hat man außerdem jederzeit die Kontrolle über den Status der Nachrichten (ob sie zugestellt, gelesen, abgelehnt wurden usw.). Diese Sichtbarkeit ermöglicht es, schnell auf etwaige Vorfälle in der Kette zu reagieren.

Die Einführung von EDI führt in der Regel zu agileren und zuverlässigeren Prozessen, was letztendlich dem Endkunden zugute kommt. Im Einzelhandel beispielsweise hilft EDI dabei, Lieferengpässe zu vermeiden und Liefertermine genauer einzuhalten, was zu stets gefüllten Regalen und zufriedenen Kunden führt. Die engere Synchronisation zwischen Produktion, Logistik und Vertrieb (ermöglicht durch den Datenaustausch in Echtzeit) ermöglicht es Unternehmen, besser auf die Nachfrage zu reagieren und die Servicequalität zu steigern.

Eine wichtige Folge der EDI-Automatisierung ist die Verbesserung der Finanz- und Liquiditätskennzahlen. Durch die sofortige Ausstellung und den sofortigen Empfang elektronischer Rechnungen sowie die Automatisierung ihrer Validierung und Abstimmung verkürzen sich die Zahlungszyklen. Käufer können dank der Transparenz ihrer Verpflichtungen Skonti für vorzeitige Zahlungen nutzen, und Lieferanten verbessern ihren Cashflow durch die Verringerung von Zahlungsverzögerungen. Insgesamt sorgt dies für finanzielle Stabilität und erleichtert das Working Capital Management.