Standards EDI
Les normes EDI sont des éléments clés de l’Échange de Données Informatisé
Qu'est-ce qu'une norme EDI et pourquoi sont-elles si importantes ?
Les normes EDI sont des langages communs qui définissent les modalités de structure et d'échange des documents électroniques tels que des factures, des commandes ou des avis d'expédition au sein de la chaîne d'approvisionnement numérique. En substance, le langage standard est ce qui définit l'échange électronique de données, et c'est le développement de normes communes qui a permis à cette technologie d'émerger et de se développer à l'échelle mondiale.
Avant l'apparition des normes, la grande diversité des systèmes et des formats rendait difficiles les transactions électroniques entre les entreprises. La standardisation a résolu ce problème, permettant à l'émetteur et au destinataire de parler le même langage, indépendamment de leurs plateformes technologiques.
Il existe différents types de normes EDI dans le monde. Certaines ont été créées pour des industries spécifiques et d'autres se sont étendues à de multiples secteurs.
Sans ces normes unifiées, chaque entreprise devrait s'adapter aux formats propriétaires de ses partenaires, rendant ainsi impossible l'automatisation à grande échelle. Les normes EDI définissent les informations que chaque type de document doit contenir, l'ordre et le format des données, et même la signification précise de chaque champ. Ceci garantit une interprétation correcte des informations par les deux parties, réduisant ainsi les erreurs et facilitant l'interopérabilité au niveau international.
En résumé, les normes EDI sont importantes car elles garantissent l'interopérabilité : un « langage commun » qui permet aux entreprises de toutes tailles et de tous secteurs d'échanger des documents de manière fiable et automatique. Sans cette normalisation, le véritable avantage de l'EDI – une communication efficace, agile et sans erreur – ne serait pas envisageable à l'échelle mondiale.
Introduction aux normes du monde de l'Échange de Données Informatisé (EDI)
L'échange de données informatisé (EDI) est aujourd'hui une technologie fondamentale pour assurer la gestion des documents commerciaux électroniques dans le cadre des opérations B2B et B2G. Cette technologie permet d'assurer le partage d'informations et de documents commerciaux entre entreprises de manière électronique, standardisée et sécurisée. En effet, l'EDI a créé une réelle rupture avec le modèle traditionnel d'échange de document, marquant ainsi un tournant au sein des les relations commerciales de nombreux secteurs économiques. Par conséquent, de plus en plus d'entreprises et d'organismes publiques mettent en œuvre des solutions EDI afin de rationaliser leurs transactions et leurs processus de communications commerciales. Nous allons découvrir ci-dessous ce le monde des normes EDI, en répondant aux questions principales qui entourent leur utilisation : pourquoi elles sont si importantes, quelles sont les principales normes à l'échelle internationale, quels avantages peut-on tirer de de leur utilisation, leur cadre d'application par secteur et nous conclurons par un exemple de cas d'usage réussi dans le secteur de la vente au détail.
Types de normes EDI les plus utilisées dans le monde (X12, EDIFACT, UBL, ODETTE)
Au fil des décennies, de nombreuses normes EDI ont été développées. Voici une description des principales normes EDI utilisées à l'échelle mondiale, dont beaucoup sont toujours en vigueur et en constante évolution :
ANSI ASC X12
Créée en 1979 par l'American National Standards Institute (ANSI), elle est considérée comme la première norme EDI commerciale. Elle est aujourd'hui utilisée par quelque 300 000 entreprises dans le monde entier, notamment aux États-Unis. Elle décrit des centaines de documents d'échange pour des secteurs tels que le commerce de détail, la finance, les transports, la santé, etc., et est la langue EDI prédominante en Amérique du Nord.
UN/EDIFACT
Créé dans les années 80 sous l'égide de l'ONU (via le groupe de travail UN/Working Party 4) afin d'établir une norme internationale, multi-pays et multi-secteurs, l'EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) a été rapidement adopté en Europe, où ce format est devenu la norme EDI la plus répandue. Ses messages (ORDERS, INVOIC, DESADV, etc.) répondent aux besoins de divers secteurs à l'échelle mondiale.
UBL (Universal Business Language)
Créé en 1998 par Charles Hoffman, UBL est basé sur le langage XML et a été initialement conçu pour les besoins du secteur financier.
Il s'agit d'une norme ouverte d'échange de documents électroniques (bons de commande, factures, etc.) conçue pour Internet. Sa flexibilité et son caractère évolutif ont conduit l'Union européenne à désigner UBL 2.1 comme norme de référence pour les marchés publics électroniques dans sa stratégie 2020. Actuellement, l'UBL est la référence de facturation électronique pour de nombreux projets B2G et B2B du fait de sa capacité à s'adapter aux exigences fiscales locales.
ODETTE
Développée par l'association européenne du même nom, la norme ODETTE (et ses messages liés au protocole OFTP) a été créée spécifiquement pour l'industrie automobile.
Dans le secteur automobile, l'EDI est indispensable pour mettre en place des systèmes tels que le « just-in-time » avec des fournisseurs dispersés sur différents sites géographiques. ODETTE, associé au protocole OFTP2, est largement utilisé par les constructeurs automobiles européens pour échanger des commandes, des avis d'expédition, des informations logistiques, etc. Son approche sectorielle garantit la fluidité de transmission des pièces et des composants au sein de la chaîne d'approvisionnement.
Autres standards
Ces normes ne sont que quelques-unes des normes EDI les plus utilisées actuellement. Il convient de mentionner qu'il existe également d'autres langages historiques ou régionaux, tels que VDA (utilisé dans l'industrie automobile allemande) ou TRADACOMS (utilisé au Royaume-Uni avant l'adoption d'EDIFACT), ainsi que des variantes modernes basées sur XML/JSON, motivées par des besoins locaux. Toutefois, les normes énumérées couvrent la grande majorité des échanges au sein de la sphère internationale.
Grâce à elles, un industriel peut envoyer une commande depuis son ERP et le distributeur dans un autre pays peut l'interpréter de manière exacte dans son système, le tout de manière automatisée.
Dans un monde de plus en plus globalisé, l'utilisation de normes communes est essentielle pour assurer une communication fluide et interopérable entre les entreprises, quel que soit leur secteur d'activité ou leur emplacement géographique.
Avantages de l'utilisation des normes EDI
La mise en œuvre de solutions d'échange de données informatisé apporte des avantages stratégiques tels que l'automatisation des processus, la réduction des erreurs contenues dans les documents électroniques et une plus grande efficacité dans la chaîne d'approvisionnement. La standardisation garantit que les deux interlocuteurs interprètent correctement les messages, ce qui se traduit par de nombreuses économies et améliorations en termes d'efficacité. L'utilisation de l'EDI et de ses normes, offre de nombreux avantages :
Automatisation des processus
L'utilisation de l'EDI élimine les tâches manuelles telles que l'impression, la manipulation de papier, l'envoi postal ou la saisie manuelle de données dans l'ERP. De nombreux processus qui nécessitaient auparavant une intervention humaine se déroulent désormais de manière automatisée. Cela réduit considérablement la charge administrative et accélère les opérations. Par exemple, dans le cas concret de la création et de l'envoi d'une facture électronique, ce processus s'opère automatiquement en quelques secondes, sans que personne n'ait à traiter ou préparer le moindre document physique.
Réduction des temps de réponse
Avec l'EDI, les cycles d'échange de documents se font pratiquement en temps réel. Des études indiquent que les processus administratifs et opérationnels peuvent réduire leurs temps de réponse d'environ 61 % grâce à l'automatisation. Une commande EDI est transmise de l'acheteur au vendeur en quelques secondes, ce qui permet de confirmer et d'expédier les marchandises plus rapidement. La flexibilité qui en résulte améliore la chaîne d'approvisionnement et le service au client final.
Réduction des erreurs
Les solutions EDI réduisent de 30 à 40 % les erreurs dans les documents commerciaux. En utilisant des normes connues des deux parties, cela permet d'éviter les erreurs d'interprétation des données dues à des différences de format ou de langue. De plus, les erreurs typiques des processus manuels sont éliminées : transcriptions erronées, saisies en double, pertes de documents ou confusions dans les commandes téléphoniques. La qualité des informations s'améliore considérablement, ce qui augmente la précision des stocks, de la facturation et des paiements.
Réduction des coûts opérationnels
C'est peut-être l'avantage le plus évident. Le passage du papier à la transmission électronique réduit les coûts liés au papier, à l'impression, au stockage et à l'expédition, ainsi que le temps passé par les employés à effectuer des tâches manuelles. On estime que les coûts de traitement des documents commerciaux sont réduits d'au moins 35 % grâce à une solution EDI, et dans le cas de la facture électronique, les économies peuvent atteindre 90 %. L'automatisation évite également les coûts liés aux retards et aux erreurs (pénalités, retours, retraitements), ce qui a un impact financier très positif.
Augmentation de la productivité
En rationalisant et en automatisant le flux de documents, l'EDI permet de traiter un plus grand volume d'opérations avec les mêmes ressources. Les équipes peuvent donc se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée plutôt que sur des tâches répétitives de saisie de données. En d'autres termes, cela augmente la productivité en libérant du temps pour le personnel et en optimisant les processus. Une entreprise peut développer son activité sans avoir à augmenter linéairement son personnel administratif.
Intégration complète avec les partenaires commerciaux
La standardisation EDI facilite l'intégration de tous les interlocuteurs de la chaîne d'approvisionnement, des fournisseurs aux clients, sur une même plateforme d'échange. Cela améliore globalement les relations commerciales, car la communication s'effectue de manière uniforme avec n'importe quel partenaire ou système, quelle que soit sa plateforme. Un écosystème EDI bien mis en œuvre intègre les grands et les petits partenaires, éliminant les barrières technologiques et garantissant que tous communiquent via le même format de données.
Visibilité et traçabilité des informations
En remplaçant le papier par des documents électroniques, il est beaucoup plus facile de suivre l'état de traitement des transactions en temps réel. Les plateformes EDI fournissent des accusés de réception et un suivi de chaque message (confirmation des commandes reçues, avis de livraison, acceptation des factures, etc.), offrant ainsi une traçabilité complète. Par exemple, un acheteur peut savoir à quel moment sa commande a été expédiée, reçue et traitée, le tout de manière transparente. De plus, lorsque l'échange s'effectue via des réseaux sécurisés (VAN privés), il est possible de contrôler en permanence le statut des messages (s'ils ont été livrés, lus, rejetés, etc.). Cette visibilité permet de réagir rapidement à tout incident dans la chaîne.
Amélioration du service client
La mise en place de l'EDI se traduit généralement par des processus plus agiles et plus fiables, ce qui profite en fin de compte au client final. Par exemple, dans la grande distribution, l'EDI permet d'éviter les ruptures de stock et de respecter plus précisément les délais de livraison, ce qui se traduit par des rayons toujours approvisionnés et des clients satisfaits. La synchronisation plus étroite entre la production, la logistique et les ventes (rendue possible grâce à l'échange de données en temps réel) permet aux entreprises de mieux répondre à la demande, ce qui améliore la qualité du service.
Optimisation financière
L'automatisation EDI a pour conséquence importante de permettre l'amélioration des indicateurs financiers et de trésorerie. L'émission et la réception immédiates des factures électroniques, ainsi que l'automatisation de leur validation et de leur rapprochement, raccourcissent les cycles d'encaissement et de paiement.
Les acheteurs peuvent bénéficier de remises pour paiement rapide grâce à la visibilité de leurs créances, et les fournisseurs améliorent leur trésorerie en réduisant les retards de paiement. Dans l'ensemble, cette technologie apporte une solidité financière et facilite la gestion du fonds de roulement.
Normes EDI appliquées par secteur
EDICOM propose des solutions EDI adaptées à différents secteurs, en ajustant les normes, les protocoles et les solutions en fonction des caractéristiques propres à chaque secrteur. Vous trouverez ci-dessous une description détaillée de la manière dont ces normes sont appliquées dans des secteurs représentatifs, sur la base des seules informations publiées par EDICOM.
Retail (petite, grande et moyenne distribution)
Messages courants : l'EDI dans le retail permet d'assurer l'échange de messages tels que les bons de commande (purchase orders), les factures, les catalogues de produits ou les informations sur les produits, les avis d'expédition (shipping instructions) et les catalogues de prix (price catalogs) entre les fabricants, les distributeurs et les retailers.
Multi-standards et multi-protocoles : les plateformes EDI d'EDICOM prennent en charge de nombreuses normes (par exemple, EDIFACT, X12, UBL, TRADACOMS, XML EDI) afin de s'adapter aux exigences des différents partenaires commerciaux et marchés.
Automatisation et connectivité : l'intégration de tous les partenaires commerciaux est favorisée par une plateforme B2B globale, qui fonctionne en mode SaaS et permet de se connecter avec des distributeurs dans différents pays, en gérant les documents électroniques selon les spécifications de chaque pays ou partenaire.
Amélioration opérationnelle : les solutions permettent d'optimiser les stocks, d'éviter les ruptures de stock, de synchroniser les catalogues de produits et de prévoir la demande, grâce à l'utilisation de messages standardisés et à la mise à jour des informations entre les fabricants et les distributeurs.
Automobile
Norme spécifique : dans le secteur automobile, EDICOM travaille avec la norme ODETTE, spécialement conçue pour répondre aux besoins de l'industrie automobile européenne.
Protocoles de communication : l'un des protocoles clés est OFTP / OFTP2, utilisé pour les communications sécurisées entre fabricants et fournisseurs, y compris la transmission de fichiers techniques volumineux tels que CAD/CAM. OFTP2 intègre des améliorations en matière de sécurité, de stabilité et de communication sur les réseaux IP.
Intégration des messages critiques : les messages propres à la norme ODETTE sont utilisés pour la planification des livraisons (Delivery Forecast / DELINS), la programmation Just-in-Time, les avis d'expédition (Dispatch Advice / AVIEXP), la facturation (INVOIC) et les rapports logistiques et d'inventaire. Cela permet des opérations précises entre les équipementiers (OEM) et leurs fournisseurs (TIER1, TIER2, etc.).
Finance / fiscalité / administrations publiques
Facture électronique : EDICOM fournit des services qui répondent aux exigences légales en matière de facturation électronique dans différents pays, en adaptant les formats aux réglementations nationales et aux normes internationalement reconnues.
Conformité réglementaire : les solutions d'EDICOM garantissent que les documents électroniques échangés sont conformes aux obligations fiscales, légales et de déclaration de chaque pays où elles opèrent, ce qui implique l'adaptation des données, des formats légaux, des signatures électroniques, l'archivage des documents, etc.
Autres secteurs / application transversale
Les normes EDI sont également utilisées dans divers secteurs tels que la logistique, la santé et le transport, où les besoins en matière d'échange de documents (commandes, bons de livraison, avis d'expédition, factures, rapports d'inventaire) sont courants.
Dans tous ces secteurs, les mêmes normes principales (EDIFACT, X12, UBL, etc.) et des protocoles similaires sont appliqués afin de garantir la fiabilité, la sécurité et la traçabilité des messages.
Success story d'un cas d'usage de l'EDI au sein du retail : comment Heineken Mexique a automatisé sa chaîne d'approvisionnement
Cet exemple illustre la valeur ajoutée de l'EDI au sein du secteur de la grande distribution, via le cas de Heineken Mexique, qui a entrepris un projet d'automatisation de sa chaîne de distribution grâce à l'EDI. Dans le cadre de cette démarche, l'entreprise a réussi à intégrer ses principaux partenaires commerciaux via une plateforme EDI, optimisant ainsi la gestion des bons de commande et bénéficiant de mutualisation de ses opérations, en les rendant plus efficaces et évolutives.
Conclusions sur les normes EDI : la base de toute communication B2B dans le monde
Dans un environnement commercial de plus en plus numérisé et mondialisé, les normes EDI jouent un rôle essentiel en facilitant l'intégration entre les partenaires commerciaux. Elles permettent à des entreprises de tailles, de secteurs et de pays différents d'échanger leurs documents commerciaux de manière automatique, fiable et sécurisée. Tout au long de ce document, nous avons vu que l'EDI n'est pas une simple technologie parmi d'autres, mais un pilier de l'efficacité opérationnelle moderne : il rationalise les processus, réduit les coûts et les erreurs, et améliore la compétitivité des organisations.
Les exemples d'applications sectorielles (du retail à l'automobile, en passant par la santé et la finance) montrent clairement que l'EDI est devenu synonyme de bonnes pratiques logistiques et administratives. Des secteurs tels que le retail pourraient difficilement traiter dans de telles proportion leur volume d'information et d'opérations actuel sans un langage standardisé tel que EDIFACT/EANCOM ; l'industrie automobile ne pourrait pas maintenir des modèles just-in-time internationaux sans réseaux EDI ; et le secteur public s'appuie sur des normes électroniques pour garantir la transparence et réaliser des économies dans le domaine des marchés publics. Lorsqu'une entreprise tarde à adopter l'EDI, il est très fréquent qu'un partenaire tier (un client important, une administration fiscale) la contraigne de franchir cette étape. Mais au-delà des pressions extérieures, ce sont les avantages inhérents à l'EDI qui justifient sa mise en œuvre : ceux qui l'ont adopté ont bénéficié d'améliorations substantielles de leurs indicateurs de performance.
En définitive, les normes EDI et l'échange électronique de données constituent l'épine dorsale d'une intégration B2B efficace et de la dématérialisation des chaînes d'approvisionnement mondiales. Leur utilisation offre un langage universel pour les entreprises, comparable à ce qu'était autrefois le conteneur standard pour le commerce mondial : une base commune qui simplifie et accélère les échanges. Les entreprises qui investissent dans l'EDI ne se contentent pas de se conformer aux exigences de leurs partenaires ou aux réglementations, elles gagnent en agilité, en visibilité et en réactivité dans leurs opérations quotidiennes. Comme le résume bien l'EDI Academy, l'adoption de l'EDI entraîne des changements organisationnels, mais à moyen terme, elle apporte de nombreux avantages — de la réduction des coûts à l'augmentation de la productivité — qui rendent l'entreprise plus compétitive et mieux préparée à relever les nouveaux défis technologiques. Pour toutes ces raisons, comprendre et tirer parti des normes EDI n'est plus une option, mais une stratégie pour toute entreprise qui souhaite prospérer dans l'économie numérique interconnectée.
Comprendre l'EDI sans comprendre les normes serait inenvisageable, car celles-ci ont été la clé pour permettre l'échange électronique de données entre partenaires commerciaux, indépendamment des barrières linguistiques ou géographiques. Cependant, avec le développement de la technologie d'intégration, les grands prestataires EDI ont perfectionné leurs outils de mapping des structures de données, devenant capables de traduire et d'interpréter n'importe quel schéma de données pour assurer une intégration agile depuis ou vers n'importe quel système d'information.
Toutefois, les normes restent fondamentales, car on les retrouve au sein des fichiers de données contenant les informations essentielles que les entreprises, les administrations et même les consommateurs finaux attendent de recevoir. Elles continuent de représenter la référence en matière de communication électronique.
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