Qu’est-ce que l’EDI (Electronic Data Interchange) ?
La technologie EDI (Electronic Data Interchange) automatise l'échange de données transactionnelles entre partenaires commerciaux.
Comment l'EDI peut-il vous aider ?
L’EDI (Electronic Data Interchange) est un processus d'échange entre deux systèmes informatiques qui permet à deux entreprises d'échanger des informations commerciales (bons de commande, factures, avis d'expédition, etc.) à l'aide de messages standardisés et de systèmes de communication spécifiques, qui éliminent toute intervention humaine.
Les caractéristiques de l'EDI rendent cet outil indispensable pour les entreprises qui souhaitent automatiser l'échange d'informations critiques auprès de leurs partenaires. Cette technologie affecte leurs processus commerciaux, logistiques ou fiscaux, de manière sécurisée et immédiate.
EDICOM propose des solutions EDI conçues afin d'être intégrées aux principaux ERP du marché.
Quelles sont les bases d'une communication en EDI ?
1. Un langage standard
L'échange de données informatisé implique la standardisation du langage utilisé par l'émetteur et le récepteur afin de structurer les messages. Il existe différents standards EDI, parmi lesquels les plus utilisés sont EDIFACT, XML, X12, UBL...
2. Un logiciel EDI
L'émetteur et le récepteur doivent disposer d'une solution EDI avec des fonctionnalités permettant de construire et d'émettre des messages, selon la norme EDI dans laquelle les échanges vont être effectués.
3. Un réseau de communication
Les échanges EDI nécessitent l'utilisation de systèmes de communication sécurisés adaptés aux particularités de ce type de transactions. Il existe différentes options, l'une des plus courantes étant les réseaux à valeur ajoutée ou VAN (Value Added Network). Ces environnements fonctionnent comme des réseaux privés avec des niveaux élevés de sécurité, de contrôle et de surveillance afin de garantir l'envoi et la réception de toutes les transactions EDI.
Comment fonctionne l'EDI ?
1. Préparation des données
L'ERP de l'émetteur doit générer une structure de données contenant toutes les informations à intégrer au sein des messages émis.
2. Conversion des données
Une fois que la structure de données parvient au logiciel EDI de l'émetteur, la conversion au format EDI convenu avec le destinataire est effectuée.
3. Envoi des messages EDI
Le document EDI converti est envoyé au destinataire via le moyen de communication convenu. Le logiciel EDI reconnaît le destinataire et transfère automatiquement le message.
4. Réception des données
Une fois le message envoyé, le processus est reproduit dans le sens inverse. Le destinataire valide ainsi le message et, s'il n'y a pas d'erreur, procède à la transformation du message EDI.
Avantages de l'Echange de Données Informatisé
Appliquée aux différents systèmes d'exploitation des entreprises, la technologie EDI permet de bénéficier d'avantages importants qui se traduisent par des processus plus rapides et plus efficaces. Ces avantages se traduisent par une réduction importante des coûts qui peut atteindre 90 % en comparaison avec certains processus matérialisés sur des documents imprimés.
Automatisation des opérations: L'impression des documents commerciaux, leur manipulation, leur classement, leur mise sous pli, leur affranchissement, leur envoi, leur enregistrement dans l'ERP, etc. Toutes ces tâches sont considérablement réduites, voire supprimées.
Réduction des délais de réponse: Les documents EDI sont envoyés et reçus en quelques secondes. L'automatisation totale ou partielle des processus associés à ces envois permet également d'effectuer presque instantanément leur enregistrement dans l'ERP, la validation des quantités ou des prix, ou la compensation des montants dus.
Diminution des erreurs au sein des informations transmises: Les informations échangées sont basées selon des normes connues de l'émetteur et du récepteur, ce qui garantit leur interprétation correcte, indépendamment des nationalités ou des secteurs d'activité. Les erreurs typiques liées à la saisie de données, à l'interprétation de fax peu lisibles, à la perte de documents, aux erreurs lors de la prise de commandes par téléphone, etc. sont également éliminées.
Intégration des partenaires commerciaux: La capacité d'adaptation de l'EDI facilite la mise en place de flux des communications fluide et améliore la qualité des relations commerciales avec tout partenaire ou interlocuteur.
Réduction des coûts: C'est l'un des avantages les plus notables de l'EDI. La mise en œuvre d'une solution EDI permet de réduire les coûts de gestion des documents commerciaux d'au moins 35 %, mais ce chiffre est encore plus impressionnant dans le cas des factures électroniques, où les économies peuvent atteindre 90 %. Cette réduction économique drastique est due, d'une part, à l'automatisation des opérations et, d'autre part, à la suppression de l'utilisation du papier.
Optimisation des effectifs: La technologie EDI permet de traiter un nombre beaucoup plus important d'opérations commerciales tout en ayant recours à moins de ressources humaines. La disparition des tâches liées à la gestion des documents papier permet à ces équipes de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Visibilité sur l'état d'avancement des processus: Le remplacement du papier par des documents électroniques facilite leur suivi. Il est possible d'intégrer des transactions telles que la confirmation de réception des commandes, des factures, les modifications des bons de commande, les rapports de paiements en attente, etc. De plus, l'envoi des documents via des réseaux privés tels que EDICOMNet (EDICOM Value Added Network) permet d'assurer un contrôle permanent du cycle de vie des messages en atttestant de leur bonne réception, traitement, lecture, etc.
Amélioration de la qualité de service auprès du client final: La mise en œuvre de l'EDI se traduit par l'optimisation de la gestion de flux métier et de délais de réponse raccourcis. Ces avantages profitent aux clients, car les plans de production et de livraison sont nettement plus précis.
Amélioration des ratios financiers: L'EDI permet d'assurer l'émission et la réception immédiates de factures électroniques. L'automatisation des processus de validation et de rapprochement facilite également le traitement des factures fournisseur, ce qui permet de prévoir les besoins de trésorerie. Grâce à cette prévision, l'acheteur peut bénéficier de remises pour paiement rapide et le fournisseur peut améliorer sa liquidité.
Comment lancer un projet EDI tout en disposant de garanties de succès ?
Que faut-il anticiper pour qu'un projet EDI avance avec succès ? Voici la marche à suivre :
Désigner une équipe composée de représentants de tous les services
Analyser et évaluer les processus de gestion et les processus métier actuels
Choisir la solution la mieux adaptée à vos besoins
Choisir un prestataire technologique
Définir une méthodologie de travail et la mettre en œuvre dans un premier temps au cours d'un projet pilote
Commencer à travailler en l'EDI et ouvrir la voie à d'autres projets électroniques similaires.
Applications courantes de l'EDI
L'EDI s'applique à l'échange de pratiquement tout type de documents commerciaux entre entreprises, traditionellement envoyés par voie papier, e-mail ou via des portails. Voici quelques cas d'utilisation habituels :
Commandes d'achat (ORDERS)
Une entreprise acheteuse envoie ses commandes à ses fournisseurs via EDI, automatisant ainsi leur génération depuis leur ERP.
Le fournisseur les reçoit directement dans son système, ce qui élimine la saisie manuelle. Ce mécanisme accélère le processus d'approvisionnement et réduit les erreurs dans le cadre de la prise de commandes. Du fait du caractère critiques de commandes dans la chaîne d'approvisionnement, leur intégration EDI améliore considérablement l'efficacité du processus tant pour le service achats du client que pour le service commercial du fournisseur.
Avis d'expédition / bons de livraison électroniques (DESADV)
Il s'agit de messages envoyés par le fournisseur lors de l'expédition des marchandises, indiquant précisément le contenu envoyé, en quelle quantité et leur délai d'acheminement. Grâce à l'EDI, l'avis d'expédition est automatiquement intégré au sein du système de gestion du client destinataire, qui peut préparer la réception et vérifier que ce qui a été reçu correspond à la commande. Ceci permet de rapprocher en temps réel les livraisons et les bons de commande, et de détecter les divergences avant de procéder à la facturation. L'intégration en EDI des bons de livraison accélère la logistique et évite les erreurs lors de la réception des marchandises.
Factures électroniques (INVOIC)
La facturation EDI est l'un des usages les plus répandues au sein du monde de l'EDI. Ce message consiste à envoyer et à recevoir des factures dans un format structuré et juridiquement valable, en les intégrant directement dans les systèmes comptables des entreprises. L'émetteur et le destinataire de la facture en tirent tous deux profit : l'émetteur économise sur l'impression et l'envoi postal et obtient une confirmation de réception ; le destinataire réduit considérablement le temps de comptabilisation et peut automatiser les validations (vérification des prix, des quantités, des taxes). La mise en place de factures EDI peut permettre de réaliser jusqu'à 90 % d'économies en comparaison avec la gestion des factures papier, tout en facilitant la conformité fiscale grâce à l'intégration de ce flux aux systèmes comptables et par extension aux déclarations fiscales.
En plus de ces documents, il est possible de traiter pratiquement tous type de documents commerciaux ou logistiques par EDI : catalogues de prix (PRICAT), confirmations de paiement (REMADV), états d'inventaire, ordres de transport, avis de réception de marchandises (RECADV), entre autres. La standardisation EDI couvre un large éventail de messages pour différents processus commerciaux.
Protocoles EDI
L'un des éléments clés pour assurer l'échanger des documents ou des messages EDI réside autour des modalités de communication des flux EDI. Les processus ou les techniques d'acheminement de l'information d'une solution EDI émettrice vers une solution réceptrice sont communément appelés les protocoles de messagerie EDI qui, dans le cas de l'échange de données informatisé, ont des particularités et des caractéristiques spécifiques.
Il existe différents protocoles de communication EDI, dont certains sont adaptés aux besoins particuliers d'un secteur précis. Ils répondent ainsi aux exigences de sécurité, de non-répudiation, de traçabilité et d'intégration imposés dans le cadre de l'échange en EDI structurées entre deux partenaires commerciaux. Voici quelques-uns des protocoles de communication les plus utilisés dans le cadre de l'EDI :
VAN – Value Added Network
Il s'agit de réseaux privés destinés à l'échange spécifique de documents EDI. Les réseaux à valeur ajoutée constituent un environnement fermé auquel les partenaires connectent leurs solutions EDI pour échanger des documents au sein du réseau.
Ce type de réseau offre des niveaux élevés de sécurité et de mécanismes de preuve de livraison et de traitement des messages EDI à destination. Ces protocoles peuvent néanmoins être limités car, s'agissant d'environnements privés, ils pourraient exclure un certain nombre de partenaires stratégiques qui ne seraient pas connectés à un réseau spécifique.
Pour pallier cette inefficacité, les réseaux les plus importants au monde établissent des accords d'interconnexion, permettant d'assurer l'échange de documents EDI entre des partenaires qui pourraient se trouver sur des VAN différents.
EDICOMNet, la VAN développée par EDICOM, est un service de communication privé spécifique qui garantit la connectivité entre les utilisateurs connectés, ainsi qu'avec des partenaires extérieurs au réseau grâce à ses accords d'interconnexion et ses capacités multiprotocoles.
AS2 – AS3 – AS4
AS est l'acronyme de Aplicability Statement, le chiffre qui accompagne ces lettres correspondant à la version du protocole de communication développé par l'IETF (Internet Engineering Task Force).
Ce protocole, né en 2002, est conçu pour permettre l'échange sécurisé de messages via Internet à l'aide du protocole https, avec cryptage et signature électronique, afin de garantir la confidentialité et l'authenticité des données envoyées et reçues.
Les communications par AS2, AS3 ou AS4 nécessitent que les messages soient transmis via un serveur AS et reçus par un autre serveur AS, qui aura préalablement accepté la réception des documents provenant de cette source spécifique.
Les deux serveurs fonctionnent selon des règles spécifiques qui prévoient l'envoi de demandes d'envoi de messages et d'acceptation avant la transmission d'un document à proprement parler. Ce protocole dispose également de mécanismes qui permettent de s'assurer que la confirmation de la réception définitive d'un document lorsque le document EDI a finalement été reçu par le serveur de destination.
EDICOM dispose de sa propre solution de communication AS, qui vous dispense de la mise en œuvre, de la configuration et de la maintenance de ce type de serveurs.
OFTP – Odette File Transfer Protocol
Ce protocole de communication, développé dans les années 80 par l'association ODETTE liée au secteur automobile, est aujourd'hui l'un des plus utilisés dans ce secteur dans le cadre de l'échange de documents EDI, ainsi que d'autres fichiers sensibles et volumineux tels que les spécifications techniques au format CAD/CAM.
En 2010, le protocole OFTP2 a été mis en service, apportant ainsi plus de polyvalence et de robustesse au système de communication, avec des avantages notables tels que :
- Une plus grande capacité de compression des données.
- Une plus grande sécurité des communications via SSL/TLS, identification, signature, cryptage, etc.
- La gestion de fichiers volumineux (plus de 500 Go).
Les communications par OFTP nécessitent que les documents soient émis et reçus par des serveurs utilisant le même protocole, ce qui nécessite d'assurer leur configuration et leur maintenance, ainsi qu'une supervision permanente pour administrer les multiples paramètres qui interviennent dans le cadre du transfert de ce type de documents et de messages.
Foire aux questions sur l'EDI
Après plus de 30 ans passés à développer des solutions EDI et à mettre en œuvre des projets dans plus de 80 pays à travers le monde, nous avons accumulé une grande expérience. Forts de cette expérience, nous avons rassemblé les questions les plus fréquemment posées par nos clients.
Quels documents puis-je échanger par EDI ?
La plupart des documents que vous échangez physiquement avec l'un de vos partenaires commerciaux peuvent être échangés via EDI. Les documents les plus couramment échangés sont les commandes, les bons de livraison, les factures, les inventaires, etc.
Avec qui puis-je échanger des documents commerciaux EDI ?
L'EDI est utilisé dans une multitude de secteurs. Dans la mesure où il existe une grande variété de messages structurés existants, cette technologie peut être utilisée auprès de multiples partenaires. À tel point qu'aujourd'hui, l'échange d'informations électronique est une réalité pour une grande variété d'acteurs : les distributeurs, les fournisseurs, les opérateurs logistiques, les douanes, les ports et les aéroports, les administrations publiques, etc.
Dans quels secteurs d'activité les documents EDI sont-ils échangés ?
L'échange électronique de données (EDI) est très répandu dans le secteur de la vente au détail, où il constitue un système d'échange de documents commerciaux très répandu entre distributeurs et fournisseurs. De nombreux secteurs d'activité ont progressivement adopté ces technologies, qui sont aujourd'hui présentes dans les domaines de la santé, de l'automobile, du tourisme, des transports, etc.
Puis-je échanger des documents par EDI avec mes fournisseurs ou clients étrangers ?
L'EDI repose sur l'échange de messages avec des structures de données partagées par l'expéditeur et le destinataire. Ces structures sont générées à partir de normes telles que EDIFACT, X12, XML ou UBL, qui sont maintenues et développées par des organismes supranationaux qui garantissent leur validité et leur universalité.
Le système EDI vous garantit un échange fluide de tout document commercial avec vos partenaires, quelle que soit leur nationalité ou leur secteur d'activité.
Existe-t-il des moyens de réaliser l'intégration avec mes partenaires de manière agile et simple ?
Les services avancés de gestion d'EDICOM permettent d'externaliser les tâches nécessaires à l'administration de la solution du client et les démarches requises pour obtenir une intégration rapide du plus grand nombre possible d'interlocuteurs.
Le service géré d'EDICOM vous permet d'accéder aux meilleures ressources matérielles et logicielles pour mettre en œuvre votre projet EDI et de facturation électronique.
De plus, ce service met à votre disposition un administrateur de la plateforme, qui se chargera du paramétrage, de la maintenance et de la gestion du logiciel. Vous n'aurez donc pas à affecter de ressources humaines à ces tâches ni à modifier vos processus de gestion pour adopter ces modèles avancés de communication B2B.
Le service Onboarding d'EDICOM pour l'intégration de partenaires élargit le concept d'externalisation et implique la mise en œuvre d'un projet d'intégration de vos fournisseurs ou clients. EDICOM joue ainsi un rôle actif dans ce domaine, en développant un ensemble d'actions visant à les connecter à sa plateforme de communication et à augmenter en très peu de temps le nombre de transactions effectuées électroniquement auprès de tous vos partenaires commerciaux.
L'IPM (Integral Partner Management) d'EDICOM se présente comme un service permettant de diposer d'une équipe qui se chargera de contacter tous vos clients et fournisseurs, en assurant les tâches de maintenance de ces partenaires notamment au travers de la résolution d'incidents, des erreurs, de la configuration de nouveaux protocoles de communication, de la réalisation de tests d'intégration de nouveaux messages, etc. Cette externalisation vous permet de disposer de votre propre groupe d'administrateurs EDI en vous délestant des contraintes associées à la gestion de votre écosystème EDI.
Est-ce que la mise en place d'un système EDI implique des modifications de mon système informatique interne ou ERP ?
Il existe des solutions accessibles depuis un espace web qui permettent l'envoi et la réception de messages EDI. Ce type de solutions génère les messages à envoyer grâce à la saisie manuelle des données qui les composent via des formulaires web.
Dans les situations où le volume de documents est élevé, il est préférable d'intégrer ces transactions EDI aux ERP. Dans ces cas, la création, l'envoi et l'enregistrement des documents entrants sont automatisés afin de s'intégrer au système de gestion. Dans ces cas, certaines adaptations des systèmes sont nécessaires pour permettre l'extraction et l'importation des données contenues au sein des documents traités.
Une fois qu'une solution EDI a été mise en place, est-il possible d'étendre son utilisation pour d'autres projets ?
Oui. L'efficacité induite par l'EDI et les économies de coûts ont favorisé le développement de l'EDI vers la sphère du B2G, B2B et B2C. Au-delà de la conformité légale, l'EDI s'est révélé être un outil clé dans de nombreux secteurs, tels que la santé, la grande distribution, l'automobile et la logistique. L'ensemble de ces secteurs ont vu leurs processus de gestion optimisés à l'issue de l'adoption de l'EDI.
L'un des grands avantages de la technologie EDI est son évolutivité. Un projet EDI peut être mis en œuvre progressivement, en fonction des besoins de l'entreprise. Il est donc important de fixer des objectifs et des priorités afin que vos processus EDI s'adaptent à votre profil. Bien que l'EDI se concentre sur l'essentiel, les entreprises doivent continuer à atteindre d'autres objectifs qui stimulent la compétitivité.
Dois-je consacrer des ressources de mon entreprise à la gestion et à la maintenance de l'EDI ?
En fonction du volume de transactions et de partenaires à gérer, il peut être nécessaire de consacrer un certain nombre de ressources à l'administration et à la maintenance de vos applications EDI. Il existe toutefois des services d'externalisation de ces tâches qui vous dispensent de la gestion liée à la maintenance de votre plateforme EDI.
Grâce à nos services gérés, à nos services d'embarquement massif de fournisseurs et service d'IPM (Integral Partner Management), vous pouvez déléguer entièrement à EDICOM l'administration et la gestion de votre solution EDI, sans avoir à y consacrer la moindre ressource de votre propre entreprise.
Dois-je investir dans de nouveaux serveurs et bases de données pour héberger mon système EDI ?
Non, cela n'est pas nécessaire. Les applications et les systèmes requis pour assurer le bon fonctionnement d'une solution EDI sont plus que compatibles avec la modalité SaaS. Les ressources matérielles, logicielles et les bases de données sont fournies par EDICOM, qui se charge de leur installation, de leur surveillance et de leur administration à partir de la plateforme cloud EDICOMB2B. Il s'agit d'un environnement technologique accessible via des interfaces web transparentes pour l'utilisateur et totalement opérationnelles, conçues de sorte à ce qu'elles fassent partie intégrante de votre entreprise.
Poursuivez votre apprentissage en EDI et Compliance !
Webinaires, Études de cas, Guides, Rapports… Retrouvez ici tous nos contenus premium.
Webinar
Étude de casS'abonner à notre newsletter
En cours d’envoi
Merci de patienter. Le délai de traitement peut prendre quelques secondes.
