Che cos'è l'EDI (Electronic Data Interchange)?
La tecnologia EDI (Electronic Data Interchange) automatizza l'interscambio transazionale di dati tra partner commerciali
Come può aiutarti l’EDI?
L’EDI (Interscambio Elettronico di Dati) è un processo realizzato tra due sistemi informatici che consente a due aziende di scambiarsi informazioni commerciali (ordini di acquisto, fatture, avvisi di spedizione, ecc.) attraverso l'utilizzo di messaggi standard e sistemi di comunicazione specifici, che eliminano qualsiasi intervento umano.
Le caratteristiche dell'EDI lo rendono uno strumento fondamentale per le aziende che desiderano automatizzare l’interscambio sicuro e immediato di informazioni critiche che incidono sui loro processi aziendali, logistici o fiscali.
EDICOM offre soluzioni EDI pronte per l'integrazione con i principali ERP presenti sul mercato.
Cosa serve per comunicare tramite EDI?
1. Linguaggio standard
L’interscambio elettronico di dati richiede la standardizzazione del linguaggio utilizzato sia dal mittente che dal destinatario per strutturare i messaggi. Esistono diversi standard EDI, tra cui i più diffusi sono EDIFACT, XML, X12, UBL…
2. Software EDI
Sia il mittente che il destinatario devono disporre di una soluzione EDI con capacità di creazione ed emissione di messaggi, basata sullo standard EDI in base al quale verranno effettuati gli scambi.
3. Rete di comunicazione
Gli scambi EDI richiedono l'utilizzo di sistemi di comunicazione sicuri, adattati alle specifiche di questo tipo di transazione. Esistono diverse opzioni, una delle più comuni sono le Reti a Valore Aggiunto, meglio conosciute come VAN (Value Added Network), che operano come reti private con elevati livelli di sicurezza, controllo e monitoraggio per garantire l'invio e la ricezione di tutte le transazioni EDI.
Come funziona l'EDI?
1. Preparazione dei dati
L'ERP del mittente deve generare una struttura dati con tutte le informazioni da integrare nei messaggi in uscita.
2. Conversione dei dati
Una volta che la struttura dei dati raggiunge il software EDI del mittente, viene trasformata nel formato EDI concordato con il destinatario.
3. Invio di messaggi EDI
Il documento EDI trasformato viene inviato al destinatario tramite il sistema di comunicazione concordato.
4. Ricezione dei dati
Una volta inviato il messaggio, si riceve una conferma di ricezione da parte della VAN di destinazione. Il destinatario convalida il messaggio e, se non ci sono errori, procede all'elaborazione del messaggio EDI.
Vantaggi dello scambio elettronico di dati
Applicata ai diversi sistemi operativi di un'azienda, la tecnologia EDI offre vantaggi significativi che si traducono in operazioni più rapide ed efficienti. Questi vantaggi si traducono in significative riduzioni dei costi che, a seconda del livello di implementazione, possono raggiungere il 90% rispetto allo stesso processo eseguito con documenti stampati.
Automazione delle operazioni: Stampare i documenti aziendali, gestirli, ordinarli, imbustarli, affrancarli, spedirli, inserirli nell'ERP, ecc. Tutte queste attività vengono drasticamente ridotte o addirittura eliminate.
Riduzione dei tempi di risposta: I documenti EDI vengono inviati e ricevuti in pochi secondi. L'automazione completa o parziale dei processi associati a queste spedizioni consente inoltre di registrarle nell'ERP, convalidare quantità o prezzi o effettuare l'abbinamento degli importi dovuti in modo praticamente istantaneo.
Riduzione degli errori nelle informazioni: Le informazioni scambiate si basano su standard noti sia al mittente che al destinatario, garantendo la corretta interpretazione indipendentemente dalla nazionalità o dal settore di attività. Inoltre, vengono eliminati i tipici errori causati dall'inserimento dei dati, dalla scarsa leggibilità dei fax, dalla perdita di documenti, dagli errori nell'accettazione degli ordini telefonici e così via.
Integrazione di partner commerciali e interlocutori: L'adattabilità dell'EDI facilita il flusso delle comunicazioni e, in generale, migliora i rapporti commerciali con qualsiasi partner o interlocutore.
Riduzione dei costi: Questo è uno dei vantaggi più significativi dell'EDI. Implementando una soluzione elettronica, i costi di gestione dei documenti aziendali si riducono di almeno il 35%, ma il dato è ancora più eclatante nel caso delle fatture elettroniche, dove il risparmio può raggiungere il 90%. Da un lato, questa drastica riduzione dei costi è dovuta all'automazione delle operazioni e, dall'altro, all'eliminazione dell'uso della carta.
Ottimizzazione dei team: Grazie alla tecnologia EDI, è possibile gestire un numero molto maggiore di transazioni commerciali con meno risorse umane. L'eliminazione delle attività associate alla gestione dei documenti cartacei consente a questi team di dedicarsi ad attività a maggior valore aggiunto.
Visibilità sullo stato dei processi: La sostituzione dei documenti cartacei con quelli elettronici ne migliora la tracciabilità. È possibile integrare transazioni come conferme di ricezione ordini, conferme fatture, modifiche agli ordini di acquisto, stati di pagamento in sospeso, ecc. Inoltre, l'invio di documenti tramite reti private come EDICOMNet (EDICOM Value Added Network), consente il controllo permanente sullo stato dei messaggi per quanto riguarda la loro ricezione, elaborazione, lettura, ecc.
Miglioramento del servizio al cliente finale: L'implementazione dell'EDI si traduce nell'ottimizzazione dei flussi di lavoro e dei tempi di risposta. Tutto ciò va a vantaggio dei clienti, poiché i piani di produzione e consegna sono molto più accurati.
Miglioramento degli indicatori finanziari: L'EDI consente l'emissione e la ricezione immediate di fatture elettroniche. L'automazione dei processi di convalida e matching facilita inoltre la rapida elaborazione a destinazione, consentendo di anticipare le esigenze di flusso di cassa. Grazie a questa gestione ottimizzata, gli acquirenti possono beneficiare di sconti per pagamenti anticipati e i fornitori possono migliorare la propria liquidità.
Come avviare un progetto EDI con successo garantito?
Cosa bisogna tenere in considerazione affinché un progetto tecnologico proceda con successo? Ecco come procedere:
Designare un team che includa tutti i dipartimenti coinvolti
Analizzare e valutare le attuali procedure gestionali e aziendali
Scegliere la soluzione più adatta alle tue esigenze
Scegliere un valido provider tecnologico
Definire una metodologia di lavoro e implementarla inizialmente in un progetto pilota
Iniziare con a lavorare con l’EDI, aprendo le porte ad altri progetti elettronici.
Usi comuni dell'EDI
L'EDI è applicabile praticamente a qualsiasi scambio di documenti commerciali tra aziende, tradizionalmente effettuato su carta, e-mail o tramite portali. Alcuni casi d'uso tipici includono:
Ordini di acquisto (ORDERS)
Un'azienda acquirente invia i propri ordini di acquisto ai fornitore li riceve direttamente nel suo sistema, eliminando l'inserimento manuale. Questo velocizza il processo di approvvigionamento e riduce gli errori nell'inserimento degli ordini. Poiché gli ordini sono spesso documenti critici per la supply chain, la loro integazione via EDI migliora significativamente l'efficienza sia per l'ufficio acquisiti del cliente che per l'ufficio vendite del fornitore.
Avvisi di spedizione / Bolle di consegna (DESADV)
Si tratta di notifiche inviate dal fornitore al momento della spedizione della merce, che indicano cosa viene spedito, la quantità e la data di arrivo. Tramite EDI, l'avviso di spedizione viene automaticamente integrato nel sistema del cliente destinatario, che può preparare le attività di ricevimento della merce e verificare cha la merce ricevuta corrisponda all'ordine. Ciò consente la riconciliazione in tempo reale delle consegne con gli ordini di acquisto, rilevando eventuali discrepanze prima della fatturazione. L'integrazione EDI delle bolle di consegna semplifica la logistica e previene errori nella ricezione delle merci.
Fatture (INVOIC)
la fatturazione mediante EDI è uno degli utilizzi più diffusi. Consiste nell'invio e nella ricezione di fatture in un formato strutturato e legalmente valido, integrato direttamente nei sistemi contabili. Sia l'emittente che il destinatario della fattura ne traggono vantaggio: l'emittente risparmia sui costi di stampa e spedizione e riceve una conferma di ricezione; il destinatario riduce drasticamente i tempi di contabilità e può automatizzare le convalide (verifica di prezzi, quantità, imposte). L'implementazione delle fatture EDI può comportare un risparmio sui costi fino al 90% rispetto alla gestione delle fatture cartacee, oltre a facilitare gli adempimenti fiscali grazie all'integrazione con i sistemi contabili e di reporting fiscale.
Oltre a questi, praticamente qualsiasi documento commerciale o logistico può essere gestito tramite EDI: catalogo prodotto e prezzi (PRICAT), conferme di pagamento (REMADV), report dello stock/inventario (INVRPT), report delle vendite (SLSRPT), notifiche di ricevimento merci (RECADV), tra gli altri. La standardizzazione EDI copre un'ampia gamma di messaggi per diversi processi aziendali.
Protocolli EDI
Uno degli elementi chiave per lo scambio di documenti o messaggi EDI risiede nelle comunicazioni. Le procedure, o tecniche, utilizzate per trasmettere informazioni da una soluzione EDI mittente a una soluzione EDI ricevente costituiscono i protocolli di messaggistica EDI, che, nel caso dello scambio elettronico di dati, presentano caratteristiche e funzionalità specifiche.
Esistono diversi protocolli di comunicazione EDI, alcuni dei quali personalizzati in base alle esigenze specifiche di un settore, che soddisfano i requisiti di sicurezza, non ripudio, tracciabilità e integrazione richiesti per lo scambio di transazioni EDI strutturate tra due partner commerciali. Ecco alcuni dei protocolli di comunicazione EDI più comunemente utilizzati:
VAN – Value Added Network
Si tratta di reti private per lo scambio specifico di documenti EDI. Le reti a valore aggiunto forniscono un ambiente chiuso a cui i partner collegano le loro soluzioni EDI per lo scambio di documenti all'interno della rete.
Questi tipi di reti offrono elevati livelli di sicurezza e di prova della consegna e dell'elaborazione dei messaggi EDI a destinazione, sebbene possano presentare dei limiti perché, trattandosi di ambienti privati, potrebbero escludere un certo numero di partner strategici non connessi a una rete specifica. Per superare questa inefficienza, le reti più importanti del mondo stabiliscono accordi di interconnessione, consentendo lo scambio di documenti EDI tra partner che possono trovarsi in VAN diverse.
EDICOMNet, la VAN sviluppata da EDICOM è uno specifico servizio di comunicazione privata che garantisce la connettività tra gli utenti connessi, nonché con i partner esterni alla rete, grazie ai suoi accordi di interconnessione e alle capacità multiprotocollo.
AS2 – AS3 – AS4
AS sta per Applicability Statement e il numero che accompagna queste lettere rappresenta la versione del protocollo di comunicazione sviluppato dall'IETF (Internet Engineering Task Force).
Questo protocollo, creato nel 2002, è progettato per lo scambio sicuro di messaggi su Internet utilizzando https, con crittografia e firme digitali per garantire la privacy e l'autenticità dei dati inviati e ricevuti.
Le comunicazioni tramite AS2, AS3 o AS4 richiedono che i messaggi vengano trasmessi tramite un server AS e ricevuti da un altro server AS, che ha precedentemente accettato la ricezione dei documenti da quella specifica fonte. Entrambi i server operano in base a regole specifiche che includono l'emissione di messaggi di richiesta di invio e accettazione prima della trasmissione di un documento, nonché la conferma della ricezione finale una volta che il documento EDI è stato ricevuto dal server di destinazione.
EDICOM dispone di una Soluzione di comunicazione AS, che ti esonera dall'implementazione, configurazione e manutenzione di questo tipo di servizi.
OFTP – Odette File Transfer Protocol
Questo protocollo di comunicazione, sviluppato negli anni '80 dall'associazione dell'industria automobilistica ODETTE, è oggi uno dei più utilizzati nel settore per lo scambio sia di documenti EDI che di altri file sensibili di grande formato, come le specifiche tecniche in formato CAD/CAM.
Nel 2010 è stato messo in produzione il protocollo OFTP2, che conferisce maggiore versatilità e robustezza al sistema di comunicazione, con notevoli vantaggi quali:
- Maggiore capacità di compressione dei dati.
- Gestione della sicurezza delle comunicazioni tramite SSL/TLS, identificazione, firma, crittografia, ecc.
- Gestione di file di grandi dimensioni (oltre 500 Gb).
Le comunicazioni via OFTP richiedono che i documenti vengano inviati e ricevuti da server che utilizzano lo stesso protocollo, il che richiede configurazione e manutenzione, nonché una gestione continua per gestire i molteplici parametri coinvolti nel trasferimento di questi tipi di documenti e messaggi.
Domande frequenti sull'EDI
Con oltre 30 anni di esperienza nello svilupo di soluzioni EDI e nell'implementazione di progetti in oltre 80 paesi in tutto il mondo, abbiamo accumulato una vasta esperienza. Per questo motivo, abbiamo raccolto le domende più frequenti dei nostri clienti.
Quali documenti posso scambiare tramite EDI?
Praticamente tutte le transazioni che normalmente si effettuano con qualsiasi altra parte tramite canali convenzionali possono essere effettuate tramite EDI. Le transazioni più comunemente scambiate sono ordini, avvisi di spedizione, fatture, inventari, ecc.
Con chi posso scambiare documenti commerciali EDI?
L'EDI è utilizzato in innumerevoli settori. Questo, unito all'ampia varietà di messaggi strutturati esistenti, consente l'utilizzo di questa tecnologia con molteplici partner. Tanto che oggi lo scambio elettronico di informazioni con distributori, fornitori, operatori logistici, dogane, porti e aeroporti, pubbliche amministrazioni e altri ancora è all'ordine del giorno.
In quali settori di attività vengono scambiati documenti EDI?
L’Interscambio Elettronico di Dati (EDI) ha una penetrazione significativa nel Retail, essendo un sistema ampiamente utilizzato per lo scambio di transazioni commerciali tra distributori e fornitori. Molti settori hanno progressivamente adottato queste tecnologie, che sono attualmente presenti nel settore sanitario, automobilistico, turistico, dei trasporti e in molti altri.
Posso scambiare documenti tramite EDI con i miei fornitori o clienti esteri?
L'EDI si basa sullo scambio di messaggi con strutture dati condivise sia dal mittente che dal destinatario. Queste strutture sono generate da standard come EDIFACT, X12, XML o UBL, che vengono mantenuti e sviluppati da organizzazioni sovranazionali, garantendone la validità e l'universalità. Il sistema EDI garantisce lo scambio fluido di qualsiasi documento commerciale con i tuoi partner, indipendentemente dalla loro nazionalità o dal settore di attività.
Esistono modi per integrarmi con i miei stakeholder in modo rapido e semplice?
I Servizi di Gestione Avanzata di EDICOM consentono di esternalizzare le attività necessarie per amministrare la soluzione del cliente e la gestione necessaria per integrare rapidamente il maggior numero possibile di stakeholder.
Il servizio Gestito di EDICOM (Outsourcing) ti consente di accedere alle migliori risorse hardware e software per implementare il tuo progetto EDI e di fatturazione elettronica. Questo servizio ti mette inoltre a disposizione un amministratore della piattaforma che si occuperà della parametrizzazione, della manutenzione e della gestione del software. Ciò significa che non dovrai allocare risorse umane a queste attività né modificare i tuoi processi di gestione per integrare modelli di comunicazione B2B avanzati.
Il servizio di Onboarding di EDICOM per il collegamento dei partner amplia il concetto di esternalizzazione e prevede l'avvio di un progetto di integrazione con i tuoi fornitori o clienti. EDICOM assume quindi un ruolo attivo in questo senso, sviluppando una serie di azioni per connetterli alla tua piattaforma di comunicazione e aumentare rapidamente il numero di transazioni elettroniche con tutti i tuoi partner commerciali.
Il servizio IPM (Integral Partner Management) di EDICOM si configura come un servizio che ti mette a disposizione un team di gestione che interagirà con tutti i tuoi clienti e fornitori, gestendo le loro attività di manutenzione in ambiti quali la risoluzione di eventi imprevisti, errori, la configurazione di nuovi protocolli di comunicazione, l'integrazione di nuovi messaggi, ecc. Come se fosse il tuo gruppo di amministrazione EDI, così potrai dimenticarti completamente della gestione della tua piattaforma di comunicazione.
L'implementazione di un sistema EDI comporta modifiche al mio sistema IT interno o ERP?
Esistono soluzioni basate sul web che consentono l'invio e la ricezione di messaggi EDI. Queste tipologie di soluzioni generano i messaggi da inviare inserendo manualmente i dati in essi contenuti tramite moduli web.
In situazioni in cui il volume di documenti è elevato, è consigliabile integrare le transazioni EDI con i sistemi ERP. In questi casi, la creazione, l'invio e la registrazione dei documenti in entrata vengono automatizzate per integrarsi con il sistema di gestione, per cui sono necessari alcuni adattamenti del sistema per consentire l'estrazione e l'importazione dei dati che andranno a formare i documenti elaborati.
Una volta implementata una soluzione EDI, posso estenderne l'utilizzo a progretti diversi?
Sì. Fattori come l'efficienza e il risparmio sui costi hanno favorito l'espansione delle applicazioni EDI dagli ambienti B2G a quelli B2B e B2C. Oltre alla conformità normativa, l'EDI si è dimostrato uno strumento chiave in molti settori, come sanità, retail, automotive e logistica, che comunicano con i propri partner e hanno visto ottimizzati i propri processi di gestione.
Uno dei grandi vantaggi della tecnologia EDI è la sua scalabilità. Un progetto EDI può essere implementato progressivamente, in base alle esigenze dell'azienda. Pertanto, è importante stabilire obiettivi e priorità affinché l'EDI si adatti al proprio business plan. Sebbene l'EDI si concentri sugli aspetti più importanti, le aziende devono continuare a perseguire altri obiettivi che ne stimolino la competitività.
Devo allocare le risorse della mia azienda per gestire e mantenere l'EDI?
A seconda del volume di transazioni e dei partner gestiti, potrebbe essere necessario allocare una certa quantità di risorse alla gestione e alla manutenzione delle applicazioni EDI. Tuttavia, esistono servizi di Outsourcing, come quelli offerti da EDICOM, che possono sollevarti dall'onere gestionale associato alla manutenzione della tua piattaforma EDI.
Grazie ai nostri servizi di Outsourcing, Onboarding o IPM (Integral Partner Management), puoi delegare completamente l'amministrazione e la gestione della tua soluzione EDI a EDICOM, eliminando la necessità di allocare risorse dalla tua azienda.
Devo investire in nuovi server e database per ospitare il mio sistema EDI?
Non è necessario. Le applicazioni e i sistemi necessari per una soluzione EDI possono funzionare perfettamente in modalità servizio (SaaS – Software as a Service). Le risorse hardware, software e database sono fornite da EDICOM, che ne gestisce l'installazione, il monitroaggio e l'amministrazione dalla piattaforma cloud EDICOMB2B. Questo ambiente tecnologico è accessibile tramite interfacce web trasparenti w pienamente operativo, proprio come se fosse nella tua azienda.
Continua il tuo percorso di apprendimento in EDI e Compliance!
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