Wat is EDI (Electronic Data Interchange)?
EDI-technologie (Electronic Data Interchange) automatiseert de transactionele uitwisseling van gegevens tussen handelspartners.
Hoe kan EDI u helpen?
EDI (Electronic Data Interchange) is een proces tussen twee computersystemen waarmee twee bedrijven commerciële informatie (inkooporders, facturen, verzendingsberichten, enz.) kunnen uitwisselen door middel van standaardberichten en specifieke communicatiesystemen, waardoor menselijke tussenkomst overbodig wordt.
De kenmerken van EDI maken het tot een essentieel hulpmiddel voor bedrijven om de uitwisseling van kritieke informatie die van invloed is op hun bedrijfs-, logistieke of fiscale processen, veilig en onmiddellijk te automatiseren.
EDICOM biedt EDI-oplossingen die klaar zijn voor integratie met de belangrijkste ERP-systemen op de markt.
Wat heeft u nodig om via EDI te communiceren?
1. Standaardtaal
Elektronische gegevensuitwisseling vereist standaardisatie van de taal die door de verzender en ontvanger wordt gebruikt om de berichten te structureren. Er bestaan verschillende EDI-standaarden, waarvan EDIFACT, XML, X12 en UBL enkele van de meest gebruikte zijn.
2. EDI-software
De verzender en ontvanger moeten beschikken over een EDI-oplossing met functionaliteiten voor het opstellen en verzenden van berichten, volgens de EDI-standaard waarin de uitwisselingen zullen plaatsvinden.
3. Communicatienetwerk
EDI-uitwisselingen vereisen het gebruik van beveiligde communicatiesystemen die zijn aangepast aan de specifieke kenmerken van dit soort transacties. Er zijn verschillende opties, waarvan Value Added Networks of VAN (Value Added Network) een van de meest voorkomende is. Deze omgevingen functioneren als particuliere netwerken met een hoog niveau van beveiliging, controle en monitoring om het verzenden en ontvangen van alle EDI-transacties te garanderen.
Hoe werkt EDI?
1. Voorbereiding van de gegevens
Het ERP-systeem van de verzender moet een gegevensstructuur genereren met alle informatie die in de uitgaande berichten moet worden opgenomen.
2. Conversie van gegevens
Zodra de gegevensstructuur bij de EDI-software van de verzender aankomt, wordt deze omgezet naar het EDI-formaat dat met de ontvanger is overeengekomen.
3. Verzending van EDI-berichten
Het omgezette EDI-document wordt via het overeengekomen communicatiesysteem naar de ontvanger verzonden. De EDI-software herkent de ontvanger en stuurt het bericht automatisch door.
4. Ontvangst van gegevens
Zodra het bericht is verzonden, wordt het proces in omgekeerde volgorde herhaald. Op deze manier valideert de ontvanger het bericht en als er geen fouten zijn, gaat hij verder met de omzetting van het EDI-bericht.
Voordelen van elektronische gegevensuitwisseling
Toegepast op de verschillende besturingssystemen van bedrijven, biedt EDI-technologie belangrijke voordelen die zich vertalen in snellere en efficiëntere processen. Deze voordelen leiden tot een aanzienlijke kostenbesparing die, afhankelijk van het implementatieniveau, kan oplopen tot 90% in vergelijking met hetzelfde proces uitgevoerd op papieren documenten.
Automatisering van de verwerking: Het afdrukken van commerciële documenten, het verwerken, sorteren, in enveloppen stoppen, frankeren, verzenden, registreren in het ERP-systeem, enz. Al deze taken worden drastisch verminderd of verdwijnen zelfs helemaal.
Verkorting van de responstijden: EDI-documenten worden binnen enkele seconden verzonden en ontvangen. Door de volledige of gedeeltelijke automatisering van de processen die met deze verzendingen gepaard gaan, kunnen ze vrijwel onmiddellijk in het ERP-systeem worden geregistreerd, kunnen hoeveelheden of prijzen worden gevalideerd en kunnen verschuldigde bedragen worden afgestemd.
Vermindering van fouten in de informatie: De uitgewisselde informatie is gebaseerd op normen die bekend zijn bij de verzender en de ontvanger, waardoor een correcte interpretatie wordt gegarandeerd, ongeacht nationaliteit of sector. Bovendien worden typische fouten door het invoeren van gegevens, het interpreteren van onleesbare faxen, het verlies van documenten, fouten bij het opnemen van telefonische bestellingen, enz. geëlimineerd.
Integratie van handelspartners: Het aanpassingsvermogen van EDI vergemakkelijkt de communicatiestroom en verbetert in het algemeen de handelsrelaties met elke partner of contactpersoon.
Kostenbesparing: Dit is een van de meest opvallende voordelen van EDI. Door een elektronische oplossing te implementeren, worden de kosten voor het beheer van commerciële documenten met minstens 35% verminderd, maar het cijfer is nog veel indrukwekkender in het geval van elektronische facturen, waar de besparing kan oplopen tot 90%. Deze drastische kostenbesparing is enerzijds te danken aan de automatisering van de processen en anderzijds aan het wegvallen van het papiergebruik.
Optimalisatie van de teams: Met EDI-technologie is het mogelijk om een veel groter aantal commerciële transacties af te handelen met minder personeel. Door het wegvallen van taken die verband houden met het beheer van papieren documenten, kunnen deze teams zich toeleggen op taken met een grotere toegevoegde waarde.
Inzicht in de status van de processen: De vervanging van papier door elektronische documenten vergemakkelijkt de opvolging ervan. Het is mogelijk om transacties te integreren, zoals bevestiging van ontvangst van bestellingen, facturen, wijzigingen in inkooporders, status van openstaande betalingen, enz. Bovendien maakt het verzenden van documenten via privé-netwerken zoals EDICOMNet (EDICOM Value Added Network) een permanente controle mogelijk op de status van de berichten met betrekking tot de ontvangst, verwerking, lezing, enz.
Verbetering van de dienstverlening aan de eindklant: De implementatie van EDI vertaalt zich in de toepassing van optimale workflows en responstijden. Dit alles komt de klanten ten goede, aangezien de productie- en leveringsplannen veel nauwkeuriger zijn.
Verbetering van de financiële ratio's: EDI maakt het mogelijk om elektronische facturen onmiddellijk te verzenden en te ontvangen. De automatisering van de validatie- en afstemmingsprocessen vergemakkelijkt ook de snelle verwerking op de plaats van bestemming, waardoor de kasbehoeften kunnen worden voorspeld. Dankzij deze voorspelling kan de koper profiteren van kortingen voor snelle betaling en kan de leverancier zijn liquiditeit verbeteren.
Hoe start u een EDI-project met garantie op succes?
Waar moet u rekening mee houden om een technologisch project succesvol te laten verlopen? Dit is de weg die u kunt volgen:
Stel een team samen waarin alle afdelingen vertegenwoordigd zijn
Analyseer en evalueer de huidige management- en bedrijfsprocedures
Kies de oplossing die het beste bij uw behoeften past
Kies een technologieleverancier
Definieer een werkmethodologie en voer deze in eerste instantie uit in een proefproject
Begin met EDI en open de deur naar andere elektronische projecten
Veelvoorkomende toepassingen van EDI
EDI is toepasbaar op vrijwel elke uitwisseling van commerciële documenten tussen bedrijven die momenteel op traditionele wijze plaatsvindt via papier, e-mail of portalen. Enkele typische gebruikssituaties zijn:
Inkooporders (ORDERS)
Een inkoopbedrijf stuurt zijn inkooporders via EDI naar leveranciers, waarbij het genereren ervan vanuit het ERP-systeem wordt geautomatiseerd. De leverancier ontvangt ze rechtstreeks in zijn systeem, waardoor handmatige invoer overbodig wordt. Dit versnelt het inkoopproces en vermindert fouten bij het opnemen van bestellingen. Aangezien bestellingen vaak cruciale documenten zijn voor de toeleveringsketen, verbetert de EDI-integratie de efficiëntie aanzienlijk, zowel voor de inkoopafdeling van de klant als voor de commerciële afdeling van de leverancier.
Vrachtbrieven / elektronische pakbon (DESADV)
Dit zijn meldingen die de leverancier verstuurt bij het verzenden van goederen, waarin wordt aangegeven wat er wordt verzonden, in welke hoeveelheid en wanneer het zal aankomen. Via EDI wordt de verzendberichten automatisch geïntegreerd in het systeem van de ontvangende klant, die de ontvangst kan voorbereiden en kan controleren of de ontvangen goederen overeenkomen met de bestelling. Hierdoor kunnen leveringen in realtime worden afgestemd met de inkooporders, waardoor discrepanties vóór de facturering worden opgespoord. De EDI-integratie van leveringsbonnen versnelt de logistiek en voorkomt fouten bij de ontvangst van goederen.
Elektronische facturen (INVOIC)
EDI-facturering is een van de meest voorkomende toepassingen. Het bestaat uit het verzenden en ontvangen van facturen in een gestructureerd en wettelijk geldig formaat, dat rechtstreeks in de boekhoudsystemen wordt geïntegreerd. Zowel de verzender als de ontvanger van de factuur profiteren hiervan: de verzender bespaart op druk- en verzendkosten en krijgt een ontvangstbevestiging; de ontvanger vermindert de boekhoudtijd drastisch en kan validaties automatiseren (prijzen, hoeveelheden, belastingen controleren). De implementatie van EDI-facturen kan een besparing opleveren van wel 90% van de kosten in vergelijking met het verwerken van papieren facturen, en bovendien de naleving van de belastingwetgeving vergemakkelijken door de integratie met boekhoudsystemen en belastingaangiften.
Daarnaast kan vrijwel elk commercieel of logistiek document via EDI worden verwerkt: prijscatalogi (PRICAT), betalingsbevestigingen (REMADV), voorraadoverzichten, transportorders, ontvangstbevestigingen van goederen (RECADV), enz. De EDI-standaardisatie omvat een breed scala aan berichten voor verschillende bedrijfsprocessen.
EDI-protocollen
Een van de sleutels tot het uitwisselen van EDI-documenten of -berichten is communicatie. De procedure of technieken die worden gebruikt om informatie van een verzendende EDI-oplossing naar een ontvangende oplossing te sturen, vormen de EDI-berichtenprotocollen, die in het geval van elektronische gegevensuitwisseling specifieke kenmerken en eigenschappen hebben.
Er bestaan verschillende EDI-communicatieprotocollen, waarvan sommige zijn aangepast aan de specifieke behoeften van een bepaalde sector, die voldoen aan de eisen op het gebied van veiligheid, onweerlegbaarheid, traceerbaarheid en integratie die nodig zijn voor de uitwisseling van gestructureerde EDI-transacties tussen twee handelspartners. Hieronder volgen enkele van de meest gebruikte communicatieprotocollen in EDI:
VAN – Value Added Network
Dit zijn particuliere netwerken voor de specifieke uitwisseling van EDI-documenten. Value Added-netwerken vormen een gesloten omgeving waaraan partners hun EDI-oplossingen aansluiten voor de uitwisseling van documenten binnen het netwerk.
Dit soort netwerken biedt een hoog niveau van veiligheid en bewijs van levering en verwerking van EDI-berichten op de plaats van bestemming, maar kan beperkt zijn omdat het om privéomgevingen gaat, waardoor een aantal strategische partners die niet op een bepaald netwerk zijn aangesloten, buiten de boot kunnen vallen. Om deze inefficiëntie te ondervangen, sluiten de belangrijkste netwerken ter wereld interconnectieovereenkomsten, waardoor EDI-documenten kunnen worden uitgewisseld tussen partners die zich mogelijk in verschillende VAN's bevinden.
EDICOMNet, het door EDICOM ontwikkelde VAN, is een specifieke privécommunicatiedienst die de connectiviteit tussen de aangesloten gebruikers garandeert, evenals met partners buiten het netwerk dankzij zijn interconnectieovereenkomsten en zijn multiprotocolcapaciteiten.
AS2 – AS3 – AS4
AS staat voor Aplicability Statement, waarbij het getal achter deze letters de versie aangeeft van het communicatieprotocol dat is ontwikkeld door de IETF (Internet Engineering Task Force).
Dit protocol, dat in 2002 is ontstaan, is ontworpen voor de veilige uitwisseling van berichten via internet door middel van https, met encryptie en digitale handtekening, om de privacy en authenticiteit van de verzonden en ontvangen gegevens te garanderen.
Voor communicatie via AS2, AS3 of AS4 moeten de berichten worden verzonden via een AS-server en worden ontvangen door een andere AS-server, die vooraf heeft ingestemd met de ontvangst van documenten van die specifieke bron. Beide servers werken op basis van specifieke regels, waaronder het verzenden van verzend- en acceptatieverzoeken als voorwaarde voor de verzending van een document, evenals de definitieve ontvangstbevestiging wanneer het EDI-document uiteindelijk door de doelserver is ontvangen.
EDICOM beschikt over zijn AS-communicatieoplossing, waardoor u geen implementatie, configuratie en onderhoud van dit soort diensten hoeft uit te voeren.
OFTP – Odette File Transfer Protocol
Dit communicatieprotocol, dat in de jaren 80 is ontwikkeld door de automobielgerelateerde vereniging ODETTE, is vandaag de dag een van de meest gebruikte protocollen in deze sector voor de uitwisseling van zowel EDI-documenten als andere gevoelige en omvangrijke bestanden, zoals technische specificaties in CAD/CAM-formaat.
In 2010 werd het OFTP2-protocol in productie genomen, dat het communicatiesysteem veelzijdiger en robuuster maakte, met opmerkelijke voordelen zoals:
- Grotere capaciteit voor gegevenscompressie.
- Beheer van de beveiliging van de communicatie via SSL/TLS, identificatie, handtekening, versleuteling, enz.
- Beheer van grote bestanden (meer dan 500 Gb).
Voor communicatie via OFTP moeten documenten worden verzonden en ontvangen door servers die hetzelfde protocol gebruiken, wat configuratie en onderhoud van deze servers vereist, evenals permanent beheer van de vele parameters die een rol spelen bij de overdracht van dit soort documenten en berichten.
Veelgestelde vragen over EDI
Na meer dan 30 jaar ervaring met het ontwikkelen van EDI-oplossingen en het implementeren van projecten in meer dan 80 landen wereldwijd, hebben we een schat aan ervaring opgebouwd. Op basis daarvan hebben we de meest gestelde vragen van onze klanten gebundeld.
Welke documenten kan il via EDI uiwisselen?
Vrijwel alle transacties die u normaal gesproken via conventionele middelen met een gesprekspartner zou uitvoeren, kunnen via EDI worden uitgevoerd. De meest voorkomende uitwisselingen zijn bestellingen, verzendingsberichten, facturen, inventarissen, enz.
Met wie kan ik EDI-handelsdocumenten uitwisselen?
EDI wordt in talloze sectoren gebruikt. Dit, in combinatie met de grote verscheidenheid aan gestructureerde berichten, maakt het mogelijk om deze technologie met meerdere partners te gebruiken. Het is tegenwoordig zelfs zo gebruikelijk dat informatie elektronisch wordt uitgewisseld met distributeurs, leveranciers, logistieke operators, douane, havens en luchthavens, overheidsinstanties, enz.
In welke sectoren worden EDI-documenten uitgewisseld?
Elektronische gegevensuitwisseling (EDI) is zeer gangbaar in de detailhandel, waar het een wijdverbreid systeem is voor de uitwisseling van commerciële transacties tussen distributeurs en leveranciers. Veel sectoren hebben deze technologieën geleidelijk overgenomen, waardoor ze tegenwoordig ook worden gebruikt in de gezondheidszorg, de automobielsector, de toeristische sector, de transportsector, enz.
Kan ik documenten via EDI uitwisselen met mijn buitenlandse leveranciers of klanten?
EDI is gebaseerd op de uitwisseling van berichten met gegevensstructuren die door de afzender en de ontvanger worden gedeeld. Deze structuren worden gegenereerd op basis van standaarden zoals EDIFACT, X12, XML of UBL, die worden onderhouden en ontwikkeld door supranationale organisaties die de geldigheid en universaliteit ervan garanderen. Het EDI-systeem garandeert een vlotte uitwisseling van alle commerciële documenten met uw gesprekspartners, ongeacht hun nationaliteit of sector.
Zijn er manieren om de integratie met mijn handelspartners snel en eenvoudig te realiseren?
Met de geavanceerde beheersdiensten van EDICOM kunt u de taken die nodig zijn voor het beheer van de oplossing van de klant en de handelingen die nodig zijn voor een snelle integratie van zoveel mogelijk handelspartners uitbesteden.
Met de outsourcingdienst van EDICOM krijgt u toegang tot de beste hardware en software om uw EDI- en elektronische factureringproject te implementeren. Bovendien stelt deze dienst u een platformbeheerder ter beschikking, die verantwoordelijk is voor de parametrering, het onderhoud en het beheer van de software, zodat u geen personeel hoeft in te zetten voor deze taken en uw beheerprocessen niet hoeft aan te passen om geavanceerde B2B-communicatiemodellen te integreren.
De onboarding-service van EDICOM voor het toevoegen van handelspartners breidt het concept van outsourcing uit en omvat de start van een integratieproject voor uw leveranciers of klanten. Op deze manier neemt EDICOM een actieve rol op zich en ontwikkelt een reeks acties om hen aan te sluiten op uw communicatieplatform en in zeer korte tijd het aantal elektronisch uitgevoerde transacties met al uw handelspartners te verhogen.
Het IPM (Integral Partner Management) van EDICOM is een dienst die u een managementteam ter beschikking stelt dat met al uw klanten en leveranciers communiceert en hun onderhoudstaken beheert, zoals het oplossen van incidenten, fouten, het configureren van nieuwe communicatieprotocollen, het testen van de integratie van nieuwe berichten, enz. Het is alsof u uw eigen EDI-beheerteam heeft, zodat u zich geen zorgen meer hoeft te maken over het beheer van uw communicatieplatform.
Heeft de implementatie van een EDI-systeem gevolgen voor mijn interne computersysteem of ERP?
Er bestaan oplossingen die toegankelijk zijn via een webomgeving en waarmee EDI-berichten kunnen worden verzonden en ontvangen. Dit soort oplossingen genereert de te verzenden berichten door de gegevens waaruit ze bestaan handmatig te verwerken via webformulieren.
In situaties waarin het aantal documenten groot is, is het raadzaam om de EDI-transacties te integreren met het ERP-systeem. In deze gevallen worden het opstellen, verzenden en registreren van de inkomende documenten geautomatiseerd om te worden geïntegreerd in het informatiesysteem. In deze gevallen zijn bepaalde aanpassingen van de systemen nodig om de gegevens waaruit de verwerkte documenten bestaan, te kunnen extraheren en importeren.
Als ik eenmaal een EDI oplossing heb geïmplementeerd, kan ik het gebruik ervan dan uitbreiden naar verschillende projecten?
Ja. Factoren als efficiëntie en kostenbesparing hebben de uitbreiding van EDI-toepassingen van B2G- naar B2B- en B2C-omgevingen bevorderd. Naast het voldoen aan de wetgeving is EDI een belangrijk instrument gebleken in veel sectoren, zoals de gezondheidszorg, de detailhandel, de automobielindustrie en de logistiek, die communiceren met hun partners en hun beheerprocessen hebben geoptimaliseerd.
Een van de grote voordelen van EDI-technologie is de schaalbaarheid. Een EDI-project kan geleidelijk worden geïmplementeerd, in overeenstemming met de behoeften van het bedrijf. Het is daarom belangrijk om doelstellingen en prioriteiten vast te stellen, zodat EDI aansluit bij uw bedrijfsplan. Hoewel EDI zich richt op het belangrijkste, moeten bedrijven andere doelstellingen die het concurrentievermogen stimuleren, blijven nastreven.
Moet ik resources van mijn bedrijf inzetten voor het beheer en onderhoud van EDI?
Afhankelijk van het aantal transacties en partners dat moet worden beheerd, kan het nodig zijn om een bepaalde hoeveelheid resources in te zetten voor het beheer en onderhoud van uw EDI-toepassingen. Er bestaan echter diensten voor het uitbesteden van deze taken, waardoor u geen omkijken meer heeft naar het beheer en onderhoud van uw EDI-platform.
Met onze outsourcing-, onboarding- of IPM-diensten (Integral Partner Management) kunt u het beheer en de administratie van uw EDI-oplossing volledig aan EDICOM delegeren, zonder dat u daarvoor middelen van uw eigen bedrijf hoeft in te zetten.
Moet ik investeren in nieuwe servers en databases om mijn EDI-systeem te hosten?
Dat is niet nodig. De applicaties en systemen die nodig zijn voor een EDI-oplossing kunnen perfect in servicemodus werken. De hardware, software en databases worden aangeboden door EDICOM, dat de installatie, monitoring en beheer ervan op zich neemt vanuit het EDICOMB2B Cloud Platform. Een technologische omgeving die toegankelijk is via voor de gebruiker transparante webinterfaces en die volledig operationeel is alsof ze zich in uw eigen bedrijf bevinden.
Ga door met uw leertraject in EDI en Compliance!
Webinars, Succesverhalen, Gidsen, Rapporten… Hier vindt u al onze premium content.
Webinar
Case StudyAbonneer u op onze nieuwsbrief
Bezig met verzenden
Even geduld aub. Dit kan enkele seconden duren.
