Vertrauenswürdige Dienste: Was sie sind, wie sie funktionieren und warum sie wichtiger sind, als es scheint

Die meisten Unternehmen werden sich dessen erst bewusst, wenn etwas schiefgeht: ein Dokument, dessen Echtheit angezweifelt wird, eine Unterschrift, die nicht nachgewiesen werden kann, unzureichende elektronische Beweise oder eine Prüfung, die Integritätsfehler in den Dateien aufdeckt.

In einem Umfeld, in dem elektronische Prozesse den Kern der Unternehmensabläufe bilden, geht es nicht darum, ob ein Unternehmen vertrauenswürdige Dienste „benötigt”, sondern ob es das Risiko eingehen kann, ohne sie zu arbeiten.

Vertrauenswürdige Dienste sorgen für Genauigkeit, Rückverfolgbarkeit und Nachweise für jedes Dokument, das unterzeichnet, versendet oder gespeichert wird.

Sie sind weder ein dekoratives Element noch ein optionales Extra.

Sie ermöglichen die Beglaubigung von Tatsachen.

Sie schützen elektronische Transaktionen mit Garantien.

Und das auf der Grundlage von drei wesentlichen Punkten:

• Sie gewährleisten die Integrität des Dokuments über einen längeren Zeitraum hinweg.
• Sie liefern überprüfbare Nachweise für jede Aktion: wer, wann und wie.
• Sie reduzieren Risiken bei Audits, Streitigkeiten oder Steuerprüfungen, da sie solide Beweise liefern..

Die Digitalisierung ist nur dann zuverlässig, wenn die Prozesse nachweisbar sind. Vertrauenswürdige Dienste sind der Mechanismus, der dies ermöglicht.

An dieser Stelle können wir uns nun mit Definitionen und Klassifizierungen befassen.

Lassen Sie uns beginnen.

Was macht einen Dienst vertrauenswürdig (und warum sind manche mehr wert als andere)?

In der physischen Welt verwechselt niemand ein beglaubigtes Dokument mit einer handschriftlichen Notiz.

Im digitalen Bereich ist es genauso: Nicht alle Signaturen, Stempel oder Nachweise bieten das gleiche Maß an Zuverlässigkeit.
Deshalb gibt es eine klare Unterscheidung zwischen qualifizierten und nicht qualifizierten Vertrauensdiensten.

Ein nicht qualifizierter Dienst kann für viele interne und operative Prozesse nützlich sein: Er beschleunigt Aufgaben, sorgt für Kontrolle und ermöglicht die Verwaltung elektronischer Dokumente mit einem angemessenen Maß an Sicherheit.
Aber wenn es darum geht, Tatsachen genau nachzuweisen, hat er nur einen begrenzten Anwendungsbereich.

Ein qualifizierter Dienst stützt sich hingegen auf strengere Kontrollen, geprüfte Infrastrukturen und Prozesse, die darauf ausgelegt sind, wesentlich solidere Nachweise zu erbringen.

Dies macht ihn zu einem besonders nützlichen Werkzeug, wenn es auf Rückverfolgbarkeit, Integrität und die genaue Zuordnung jeder Aktion ankommt.

Um es ganz klar zu sagen:
Mit qualifizierten Vertrauensdiensten sind die Beweise so solide, dass sich die Beweislast umkehrt.

Es geht um die tatsächliche Fähigkeit, die Existenz, Herkunft und Integrität aller elektronischen Daten oder Dokumente auch noch Jahre nach ihrer Erstellung nachzuweisen.

• Es geht nicht um Gesetze.
• Es geht nicht um Formalitäten.

Es geht um die Sicherheit, die Ihnen solide Beweise bieten, um elektronisch dokumentierte Verpflichtungen im Falle eines möglichen Rechtsstreits zu klären.

Die in Europa durch eIDAS regulierten Vertrauensdienste

Wenn wir von vertrauenswürdigen Diensten sprechen, werfen wir oft sehr unterschiedliche Konzepte in einen Topf. Jeder Dienst erfüllt jedoch eine bestimmte Funktion und liefert eine bestimmte Art von Nachweisen zum Schutz kritischer digitaler Prozesse.
Die eIDAS-Verordnung regelt dieses Ökosystem in Europa und definiert, welche Dienste tatsächlich in diese Kategorie fallen.
Dies sind die wichtigsten Dienste für jedes Unternehmen, das elektronische Dokumente in Betriebs-, Steuer- oder Integrationsumgebungen verwaltet.

Ausstellung qualifizierter Zertifikate für elektronische Signaturen und elektronische Siegel

Qualifizierte Zertifikate bilden die Grundlage des gesamten Vertrauensökosystems.
Sie ermöglichen die Verknüpfung von Identitäten – von Personen und Unternehmen – mit sicheren Signatur- oder Siegelmechanismen.

Validierung elektronischer Signaturen und elektronischer Siegel

Die qualifizierte Validierung ermöglicht es zu überprüfen, ob das Zertifikat zum Zeitpunkt der Unterzeichnung gültig war, ob es Einschränkungen gab, ob es widerrufen wurde oder ob der Inhalt des Dokuments unverändert geblieben ist.

Langfristige elektronische Speicherung

Bewahrt Dokumente mit Nachweisen auf, die auch Jahre später noch belegen, dass sie nicht verändert wurden.

Qualifizierter Zeitstempel

Bestätigt einen genauen Zeitpunkt für ein Dokument oder eine Transaktion und verhindert spätere Manipulationen.

Zertifizierte elektronische Zustellung

Zeigt, was wann an wen versandt wurde und was mit dieser Sendung geschehen ist.

EDICOM als qualifizierter Anbieter vertrauenswürdiger Dienste in Europa

Im europäischen Ökosystem agiert EDICOM als Qualified Trust Service Provider (QTSP). Das wirklich Relevante ist jedoch nicht die Akkreditierung an sich, sondern die Art und Weise, wie diese Dienste in die Architektur von EDICOM integriert sind.
EDICOM arbeitet nicht mit separaten Plattformen für EDI, elektronische Rechnungsstellung oder Steuerberichterstattung.
Es gibt eine einzige globale Plattform, die so konzipiert ist, dass sie alle erforderlichen Lösungen entsprechend den Merkmalen und Anforderungen jedes Projekts bereitstellen kann.
In diese Plattform sind auch die Vertrauensdienste von EDICOM integriert, die ein natürlicher Bestandteil jedes Prozesses sind.

Diese Integration bietet drei klare Vorteile:

• Kohärenz: Alle Dienste arbeiten nach denselben Grundsätzen hinsichtlich Sicherheit, Rückverfolgbarkeit und Integrität.
• Autonomie: Wir sind bei der Unterzeichnung, Versiegelung, Validierung, Zustellung oder Speicherung von Dokumenten nicht von Dritten abhängig.
• Robustheit: Die Nachweise werden automatisch innerhalb des Prozesses generiert und verstärken jeden elektronischen Austausch, ohne dass dem Nutzer zusätzlicher Aufwand entsteht.

Wenn ein Unternehmen EDICOM für die Verwaltung von EDI-Nachrichten, elektronischen Rechnungen oder Steuerberichten nutzt, stützt es sich auf eine Plattform, die elektronische Signaturen, elektronische Stempel, Zeitstempel, Validierung, zertifizierte Zustellung und langfristige Speicherung von der Quelle aus umfasst, ohne externe Konnektoren und ohne Einzelteile.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie diese Dienste die Integrations- und Compliance-Lösungen verbessern, finden Sie weitere Informationen auf unserer Seite Vertrauensdienste von EDICOM.

EDICOM als Zertifizierungsdienstleister (PSC) in Mexiko

In Mexiko ist EDICOM als vom Wirtschaftsministerium akkreditierter Zertifizierungsdienstleister (PSC) tätig. Dabei ist nicht die Akkreditierung an sich relevant, sondern die Art und Weise, wie diese Fähigkeit in unsere einzigartige Plattform integriert ist. Aus einer einzigen Umgebung heraus – ohne Einzelteile oder externe Abhängigkeiten – führt EDICOM Projekte in den Bereichen elektronische Rechnungsstellung, elektronische Buchhaltung, CFDI-Empfang, EDI und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften durch und integriert dabei nativ die eigenen Dienste eines PSC:

• fortgeschrittene elektronische Signatur
• Zeitstempel
• Aufbewahrung von Datenmeldungen gemäß NOM-151

All dies dient der Stärkung der Sicherheit, Rückverfolgbarkeit und Nachweisbarkeit von Vorgängen in jedem Prozess, der einen CFDI verwaltet.

Darüber hinaus war EDICOM der erste PAC (autorisierte Zertifizierungsanbieter), der von der SAT in Mexiko zertifiziert wurde. Dieser Status stärkt unsere Rolle als vertrauenswürdiger Dritter im Steuerwesen des Landes, indem wir CFDI vor ihrer Stempelung zertifizieren und so zusätzliche Garantien für die Authentizität, Integrität und steuerliche Gültigkeit jedes elektronischen Belegs bieten.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie EDICOM all diese Funktionen in einer einzigen Umgebung vereint, besuchen Sie unsere Seite EDICOM Trust Services.

Zuverlässige Dienstleistungen von EDICOM für internationale Projekte außerhalb Europas und Mexikos

Europa und Mexiko verfügen über solide Rechtsrahmen für die Erbringung vertrauenswürdiger Dienste.
In Europa legt die eIDAS-Verordnung ein umfassendes Modell für die Strukturierung von Diensten wie Signaturen, elektronische Siegel, zertifizierte Zustellung oder Langzeitspeicherung fest.

In Mexiko regelt das Wirtschaftsministerium die Erbringung dieser Dienste durch die Figur des PSC, und die SAT organisiert das elektronische Steuerökosystem, in dem EDICOM auch als PAC tätig ist und CFDI vom Ursprung der elektronischen Rechnung im Land zertifiziert.

Beide Rahmenwerke – das europäische und das mexikanische – unterscheiden sich in ihrer Form, verfolgen jedoch ein gemeinsames Ziel:

die Gewährleistung, dass elektronische Dokumente mit operativer oder steuerlicher Bedeutung mit Authentizität, Integrität und Rückverfolgbarkeit verwaltet werden.

Allerdings sind viele Unternehmen außerhalb dieser regulierten Umgebungen tätig.

In den Vereinigten Staaten, Kanada, Asien, Lateinamerika oder den Märkten Ozeaniens gibt es möglicherweise kein formelles System, das festlegt, wie Datenmeldungen aufzubewahren sind, wie Maßnahmen zu beglaubigen sind oder welche Mechanismen die Integrität eines Dokuments gewährleisten sollen.

Hier bietet die globale Plattform von EDICOM einen entscheidenden Mehrwert:

Unsere vertrauenswürdigen Dienstleistungen sind nicht vom Land, sondern vom Prozess abhängig.

Die EDICOM-Plattform verfügt über integrierte Mechanismen für Signaturen, Stempel, Validierungen, Zeitstempel, zertifizierte Zustellungen und Aufbewahrung, die in allen Regionen der Welt mit derselben Strenge angewendet werden.

Dies ermöglicht unseren Kunden, mit einheitlichen Garantien zu arbeiten, selbst dort, wo die Vorschriften nicht ausdrücklich festlegen, wie diese Nachweise zu verwalten sind.

Einfach ausgedrückt:

EDICOM bietet einen globalen Standard für digitales Vertrauen für internationale EDI-Projekte, elektronische Rechnungsstellung und Steuerberichterstattung, unabhängig davon, in welchem Land sie durchgeführt werden.
Um zu sehen, wie wir diese Dienste in globalen Umgebungen anwenden, finden Sie weitere Informationen auf unserer Seite EDICOM Trusted Services.

Warum Vertrauensdienste eine strategische Säule innerhalb der EDICOM-Plattform sind

Das Verschieben von Dokumenten ist einfach.

Jedes System kann Bestellungen, Versandbenachrichtigungen oder elektronische Rechnungen versenden.
Die Herausforderung besteht darin, dies in großem Umfang, in mehreren Ländern, mit unterschiedlichen Vorschriften, unter Einbindung heterogener Anwendungen und in Echtzeit zu tun.

In diesem Szenario reicht es nicht aus, Informationen auszutauschen: Sie müssen in der Lage sein, nachzuweisen, was bei jeder Transaktion innerhalb eines kontinuierlichen Datenflusses geschehen ist.

Die Verwaltung von Nachweisen, die belegen, dass eine Bestellung eingegangen ist, eine Rechnung versandt wurde, ein Dokument validiert oder ein Prozess korrekt ausgeführt wurde, ist ein wesentlicher Bestandteil jedes ernsthaften Integrationsprojekts.

Und hier werden vertrauenswürdige Dienste zu einer wichtigen Säule.
Die EDICOM-Plattform integriert diese Dienste bereits im Design und nicht als Zubehör. Daher kann jede Transaktion – sei es eine EDI-Nachricht, eine elektronische Rechnung oder ein Steuerbericht – Folgendes enthalten:

• verifizierte Identität,
• geschützte Integrität,
• überprüfbarer Zeitstempel,
• vollständige Rückverfolgbarkeit
• und von einer akkreditierten vertrauenswürdigen dritten Partei zertifizierte Nachweise.

Dadurch wird der Ablauf zu einem nachweisbaren und nicht nur zu einem funktionalen Prozess.

Der Wert dieser Nachweise liegt nicht nur in der Technologie, sondern auch darin, wer sie unterstützt. Sie werden nicht vom Unternehmen selbst erstellt, das den Prozess betreibt, sondern von einem neutralen Anbieter.

Dieser Dritte ist EDICOM, das nicht nur einer der größten internationalen Referenzpunkte in der Entwicklung von EDI- und elektronischen Rechnungsstellungslösungen ist, sondern auch ein vom mexikanischen Wirtschaftsministerium akkreditierter Zertifizierungsdienstleister, ein qualifizierter Vertrauensdienstleister in der Europäischen Union gemäß der eIDAS-Verordnung und eine Autorität bei der Einführung von Systemen zur Überprüfung digitaler Identitäten gemäß den geltenden Anforderungen in mehr als 80 Ländern und in Übereinstimmung mit den strengsten internationalen Normen.

Mit anderen Worten: Sie verarbeiten nicht nur Dokumente.

Sie verarbeiten Dokumente, die von einem akkreditierten Dritten unterstützt werden, der unabhängig deren Existenz, Authentizität und Integrität bestätigt.

Das Ergebnis ist klar:

Wenn EDI- und E-Rechnungslösungen auf von Anfang an integrierten Vertrauensdiensten basieren, wird der Prozess konsistenter, sicherer und viel einfacher gegenüber Kunden, Technologiepartnern oder Behörden zu verteidigen.

FAQ: Häufige Fragen zu den Vertrauensdiensten

Was genau ist ein Vertrauensdienst?

Es handelt sich um Mechanismen, die eine verifizierte Identität, Integrität und Rückverfolgbarkeit von elektronischen Dokumenten und Transaktionen gewährleisten. Sie ermöglichen es, nachzuweisen, was wann von wem getan wurde.

Was ist der Unterschied zwischen einer qualifizierten und einer nicht qualifizierten Dienstleistung?

Ein nicht qualifizierter Service ist für interne und operative Aufgaben nützlich.
Ein qualifizierter Service liefert wesentlich fundiertere Nachweise, da er auf geprüften Prozessen, strengen Kontrollen und zertifizierten Infrastrukturen basiert.

Wozu dienen sie eigentlich in einem Unternehmensumfeld?

Um Risiken zu reduzieren.
Um Fakten zu belegen.
Und um kritische Prozesse – EDI, elektronische Rechnungsstellung, Steuerberichterstattung – mit auch noch Jahre später überprüfbaren Nachweisen zu schützen.

Welche Dienstleistungen regelt die eIDAS-Verordnung in Europa?

Dies sind die Wichtigsten:

• qualifizierte Zertifikate für elektronische Signaturen und Siegel
• Validierung von Signaturen und Siegeln
• qualifizierte Zeitstempel
• zertifizierte elektronische Zustellung
• langfristige elektronische Speicherung

Jeder liefert eine andere Art von Beweisen.

Wie integriert EDICOM diese Dienste in seine Lösungen?

Nicht als einzelne Teile, sondern innerhalb einer einzigen globalen Plattform, die Dokumente während ihres gesamten Lebenszyklus automatisch unterzeichnet, versiegelt, validiert, übermittelt und aufbewahrt.

Funktionieren diese Dienste außerhalb Europas oder Mexikos?

Ja.
EDICOM wendet in jedem Land denselben Standard für Integrität, Rückverfolgbarkeit und Nachweisbarkeit an, auch dort, wo es keine spezifischen Vorschriften gibt.

Warum ist es wichtig, dass die Beweise von einer dritten Partei erbracht werden?

Weil sie Neutralität gewährleisten.
„Mein System sagt das” reicht nicht aus.
Es reicht aus, wenn eine akkreditierte dritte Partei – wie EDICOM – unabhängig die Echtheit und Integrität jedes Dokuments bestätigt.