Vertrouwensdiensten: wat ze zijn, hoe ze werken en waarom ze belangrijker zijn dan ze lijken

De meeste bedrijven merken ze pas op als er iets misgaat: een document waarvan de authenticiteit in twijfel wordt getrokken, een handtekening die niet kan worden aangetoond, onvoldoende elektronisch bewijs of een audit die integriteitsfouten in de bestanden aan het licht brengt.

In een omgeving waar elektronische processen de kern van de bedrijfsvoering vormen, is de vraag niet of een organisatie vertrouwensdiensten ‘nodig’ heeft, maar of ze het risico kan nemen om zonder deze diensten te werken.

Vertrouwensdiensten zorgen voor nauwkeurigheid, traceerbaarheid en bewijs voor elk document dat wordt ondertekend, verzonden of opgeslagen.

Ze zijn geen decoratief element of optionele aanvulling.

Ze maken het mogelijk om feiten te verifiëren.

Ze beschermen elektronische transacties met garanties.

En dat doen ze op basis van drie belangrijke punten:

• Ze garanderen de integriteit van het document in de loop van de tijd.
• Ze leveren verifieerbaar bewijs over elke actie: wie, wanneer en hoe.
• Ze verminderen risico's bij audits, geschillen of fiscale controles door solide bewijsmateriaal te leveren.

Digitalisering is alleen betrouwbaar als de processen kunnen worden aangetoond. Vertrouwensdiensten zijn het mechanisme dat dit mogelijk maakt.

Vanaf hier kunnen we ingaan op definities en classificaties.

Laten we daarmee beginnen.

Wat maakt een dienst vertrouwenswaardig (en waarom zijn sommige diensten meer waard dan andere)?

In de fysieke wereld verwart niemand een gewaarmerkt document met een handgeschreven notitie.

In de digitale wereld geldt hetzelfde: niet alle handtekeningen, stempels of bewijzen bieden hetzelfde niveau van betrouwbaarheid.
Daarom wordt er een duidelijk onderscheid gemaakt tussen gekwalificeerde en niet-gekwalificeerde vertrouwensdiensten.

Een niet-gekwalificeerde dienst kan nuttig zijn voor veel interne en operationele processen: het versnelt taken, biedt controle en maakt het mogelijk om elektronische documenten met een redelijk niveau van veiligheid te beheren.
Maar het heeft een beperkte reikwijdte als het gaat om het nauwkeurig aantonen van feiten.

Een gekwalificeerde dienst daarentegen is gebaseerd op strengere controles, gecontroleerde infrastructuren en processen die zijn ontworpen om veel solidere bewijzen te genereren.

Dit maakt het een bijzonder nuttig hulpmiddel wanneer traceerbaarheid, integriteit en nauwkeurige toewijzing van elke actie van belang zijn.

Met andere woorden:
met gekwalificeerde vertrouwensdiensten is het bewijs zo solide dat de bewijslast wordt omgekeerd.

Het heeft te maken met het daadwerkelijke vermogen om het bestaan, de oorsprong en de integriteit van elektronische gegevens of documenten aan te tonen, zelfs jaren nadat ze zijn gegenereerd.

• Het heeft niets te maken met wetten.
• Het heeft niets te maken met formaliteiten.

Het heeft te maken met de zekerheid die het u biedt om over solide bewijzen te beschikken om elektronisch gedocumenteerde verbintenissen te verduidelijken in geval van een mogelijk geschil.

Vertrouwensdiensten gereguleerd in Europa door eIDAS

Als we het hebben over vertrouwensdiensten, schuiven we vaak zeer verschillende concepten op één hoop. Elk concept vervult echter een specifieke functie en levert een bepaald soort bewijs om kritieke digitale processen te beschermen.
De eIDAS-verordening regelt dit ecosysteem in Europa en definieert welke diensten daadwerkelijk onder deze categorie vallen.
Dit zijn de meest relevante diensten voor elk bedrijf dat elektronische documenten beheert in operationele, fiscale of integratieomgevingen.

Afgifte van gekwalificeerde certificaten voor elektronische handtekeningen en elektronische zegels

Gekwalificeerde certificaten vormen de basis van het hele vertrouwensecosysteem.
Ze maken het mogelijk om identiteiten – van personen en bedrijven – te koppelen aan veilige mechanismen voor ondertekening of verzegeling.

Validatie van elektronische handtekeningen en elektronische zegels

Kwalificerende validatie maakt het mogelijk om te controleren of het certificaat geldig was op het moment van ondertekening, of er beperkingen waren, of het is ingetrokken en of de inhoud van het document intact is gebleven.

Langdurige elektronische archivering

Bewaar documenten met bewijsmateriaal waarmee zelfs jaren later kan worden aangetoond dat ze niet zijn gewijzigd.

Gekwalificeerde tijdstempel

Bevestigt een exact tijdstip op een document of transactie en voorkomt latere manipulatie.

Gecertificeerde elektronische levering

Toont aan wat er is verzonden, wanneer, naar wie en wat er met die verzending is gebeurd.

EDICOM als gekwalificeerde vertrouwensdienstverlener in Europa

In het Europese ecosysteem treedt EDICOM op als gekwalificeerde vertrouwensdienstverlener (QTSP / Qualified Trust Service Provider). Maar wat echt relevant is, is niet de accreditatie zelf, maar hoe deze diensten worden geïntegreerd in de architectuur van EDICOM.
EDICOM werkt niet met afzonderlijke platforms voor EDI, elektronische facturering of fiscale rapportage.
Er is één enkel globaal platform, ontworpen om alle noodzakelijke oplossingen te implementeren op basis van de kenmerken en verplichtingen van elk project.
Binnen datzelfde platform zijn ook de vertrouwensdiensten van EDICOM geïntegreerd, als een natuurlijk onderdeel van de werking van elk proces.

Deze integratie biedt drie duidelijke voordelen:

• Samenhang: alle diensten werken volgens dezelfde logica van veiligheid, traceerbaarheid en integriteit.
• Autonomie: we zijn niet afhankelijk van derden voor het ondertekenen, verzegelen, valideren, afleveren of opslaan van documenten.
• Robuustheid: het bewijsmateriaal wordt automatisch gegenereerd binnen het proces, waardoor elke elektronische uitwisseling wordt versterkt zonder extra inspanning voor de gebruiker.

Wanneer een bedrijf EDICOM gebruikt voor het beheer van EDI-berichten, elektronische facturen of fiscale rapporten, maakt het dus gebruik van een platform dat elektronische handtekeningen, elektronische zegels, tijdstempels, validatie, gecertificeerde levering en langdurige opslag vanaf de bron omvat, zonder externe connectoren en zonder losse onderdelen.

Als u meer wilt weten over hoe deze diensten de integratie- en nalevingsoplossingen versterken, kunt u meer informatie vinden op onze pagina EDICOM Vertrouwensdiensten.

EDICOM als leverancier van certificeringsdiensten (PSC) in Mexico

In Mexico opereert EDICOM als leverancier van certificeringsdiensten (PSC), geaccrediteerd door het Ministerie van Economische Zaken. Het belangrijkste is niet de accreditatie op zich, maar hoe deze capaciteit is geïntegreerd in ons unieke platform. Vanuit één enkele omgeving – zonder losse onderdelen of externe afhankelijkheden – implementeert EDICOM-projecten op het gebied van elektronische facturering, elektronische boekhouding, ontvangst van CFDI, EDI en naleving van regelgeving, waarbij de eigen diensten van een PSC op native wijze worden geïntegreerd:

• Geavanceerde elektronische handtekening
• Tijdstempel
• Bewaring van gegevensberichten in overeenstemming met NOM-151

Dit alles om de veiligheid, traceerbaarheid en het vermogen om feiten aan te tonen in elk proces dat een CFDI beheert, te versterken.

Bovendien was EDICOM de eerste PAC (geautoriseerde certificeringsprovider) die door de SAT in Mexico werd gecertificeerd. Deze status versterkt onze rol als vertrouwde derde partij in het fiscale ecosysteem van het land door CFDI's te certificeren voordat ze worden afgestempeld, waardoor extra garanties worden geboden voor de authenticiteit, integriteit en fiscale waarde van elk elektronisch bewijsstuk.

Als u meer wilt weten over hoe EDICOM al deze mogelijkheden in één omgeving verenigt, kunt u onze pagina EDICOM Vertrouwensdiensten raadplegen.

Vertrouwensdiensten van EDICOM voor internationale projecten buiten Europa en Mexico

Europa en Mexico beschikken over solide regelgevingskaders voor het verlenen van vertrouwensdiensten.
In Europa biedt de eIDAS-verordening een compleet model voor het structureren van diensten zoals elektronische handtekeningen, elektronische zegels, gecertificeerde levering of langdurige archivering.

In Mexico reguleert het Ministerie van Economische Zaken de levering van deze diensten via de PSC, en de SAT organiseert het elektronische fiscale ecosysteem waar EDICOM ook als PAC opereert, door CFDI te certificeren vanaf de oorsprong van de elektronische factuur in het land.

Beide kaders – het Europese en het Mexicaanse – verschillen qua vorm, maar hebben een gemeenschappelijk doel:

garanderen dat elektronische documenten met operationele of fiscale impact op authentieke, integrale en traceerbare wijze worden beheerd.

Veel bedrijven opereren echter buiten deze gereguleerde omgevingen.

De Verenigde Staten, Canada, Azië, Latijns-Amerika of markten in Oceanië beschikken mogelijk niet over een formeel schema dat bepaalt hoe gegevensberichten moeten worden bewaard, hoe acties moeten worden geaccrediteerd of welke mechanismen de integriteit van een document moeten ondersteunen.

Dit is waar het wereldwijde platform van EDICOM een onderscheidende waarde biedt:

Onze vertrouwensdiensten zijn niet afhankelijk van het land, maar van het proces.

Het EDICOM-platform bevat standaard mechanismen voor ondertekening, verzegeling, validatie, tijdstempeling, gecertificeerde levering en bewaring, die overal ter wereld met dezelfde striktheid worden toegepast.

Hierdoor kunnen onze klanten met consistente garanties werken, zelfs wanneer de regelgeving niet expliciet bepaalt hoe deze bewijzen moeten worden beheerd.

Simpel gezegd:

EDICOM biedt een wereldwijde standaard voor digitale vertrouwelijkheid voor internationale EDI-projecten, elektronische facturering en fiscale rapportage, ongeacht het land waarin ze actief zijn.
Voor meer informatie over hoe we deze diensten in internationale omgevingen toepassen, kunt u terecht op onze pagina Vertrouwensdiensten van EDICOM.

Waarom vertrouwensdiensten een strategische pijler zijn binnen het EDICOM-platform

Documenten verplaatsen is eenvoudig.

Elk systeem kan inkooporders, verzendingsberichten of elektronische facturen versturen.
De uitdaging komt wanneer u dit op grote schaal moet doen, in meerdere landen, met verschillende regelgevingen, waarbij heterogene applicaties moeten worden geïntegreerd en alles in real-time moet worden beheerd.

In dat scenario is het niet voldoende om alleen informatie uit te wisselen: u moet ook kunnen aantonen wat er bij elke transactie in een continue gegevensstroom is gebeurd.

Het beheren van het bewijs dat een bestelling is ontvangen, een factuur is verzonden, een document is gevalideerd of een proces correct is uitgevoerd, is een essentieel onderdeel van elk serieus integratieproject.

En hier worden vertrouwensdiensten een belangrijke pijler.
Het EDICOM-platform integreert deze diensten vanaf het ontwerp, niet als accessoires. Daarom kan elke transactie – of het nu gaat om een EDI-bericht, een elektronische factuur of een fiscaal rapport – het volgende bevatten:

• geverifieerde identiteit,
• beschermde integriteit,
• controleerbare tijdstempel,
• volledige traceerbaarheid,
• en bewijsmateriaal gecertificeerd door een geaccrediteerde vertrouwde derde partij.

Dit maakt de workflow niet alleen functioneel, maar ook aantoonbaar.

En de waarde van dit bewijs ligt niet alleen in de technologie, maar ook in wie het ondersteunt. Het wordt niet gegenereerd door het bedrijf dat het proces uitvoert, maar door een neutrale leverancier.

Die derde partij is EDICOM, die – naast een van de grootste internationale referentiepunten op het gebied van de ontwikkeling van EDI- en elektronische factureringsoplossingen – een door het Mexicaanse Ministerie van Economische Zaken erkende certificeringsdienstverlener is, een gekwalificeerde vertrouwensdienstverlener in de Europese Unie volgens de eIDAS-verordening, en een autoriteit op het gebied van de implementatie van systemen voor de verificatie van digitale identiteiten volgens de geldende vereisten in meer dan 80 landen en in overeenstemming met de strengste internationale normen.

Met andere woorden: u verwerkt niet alleen documenten.

U verwerkt documenten die worden ondersteund door een geaccrediteerde derde partij die onafhankelijk het bestaan, de authenticiteit en de integriteit ervan bevestigt.

Het resultaat is duidelijk:

Wanneer EDI- en elektronische facturatieoplossingen worden ondersteund door vertrouwensdiensten die vanaf het begin zijn geïntegreerd, wordt het proces consistenter, veiliger en veel gemakkelijker te verdedigen tegenover klanten, technologische partners of autoriteiten.

FAQ: Veelgestelde vragen over vertrouwensdiensten

Wat is een vertrouwensdienst precies?

Het zijn mechanismen die geverifieerde identiteit, integriteit en traceerbaarheid bieden voor elektronische documenten en transacties. Ze maken het mogelijk om aan te tonen wat er is gebeurd, wie het heeft gedaan en wanneer.

Wat is het verschil tussen een gekwalificeerde en een niet-gekwalificeerde dienst?

Een niet-gekwalificeerde dienst is nuttig voor interne en operationele taken.
Een gekwalificeerde dienst levert veel sterker bewijs omdat deze is gebaseerd op gecontroleerde processen, strenge controles en gecertificeerde infrastructuren.

Waarvoor dienen ze eigenlijk in een bedrijfsomgeving?

Om risico's te verminderen.
Om feiten aan te tonen.
En om kritieke processen – EDI, elektronische facturering, fiscale rapportage – te beschermen met bewijs dat zelfs jaren later nog verifieerbaar is.

Welke diensten regelt de eIDAS-verordening in Europa?

De belangrijkste zijn:

• gekwalificeerde certificaten voor elektronische handtekeningen en zegels
• validatie van handtekeningen en zegels
• gekwalificeerde tijdstempels
• gecertificeerde elektronische levering
• langdurige elektronische archivering

Elk daarvan levert een ander soort bewijs.

Hoe integreert EDICOM deze diensten in zijn oplossingen?

Niet als afzonderlijke onderdelen, maar binnen één enkel globaal platform dat documenten automatisch ondertekent, verzegelt, valideert, aflevert en bewaart gedurende hun hele levenscyclus.

Werken deze diensten ook buiten Europa of Mexico?

Ja.
EDICOM past dezelfde norm voor integriteit, traceerbaarheid en bewijs toe in elk land, zelfs waar geen specifieke regelgeving bestaat.

Waarom is het belangrijk dat het bewijs door een derde partij wordt gegenereerd?

Omdat dit neutraliteit garandeert.
“Mijn systeem geeft het aan” is niet voldoende.
Het is wel voldoende wanneer een erkende derde partij – zoals EDICOM – onafhankelijk de authenticiteit en integriteit van elk document bevestigt.