Voordelen van het gebruik van het elektronische tijdstempel in uw documenten

Digitalisering vereist nieuwe mechanismen om de juistheid van informatie te verifiëren. Het ondertekenen, verzegelen, vergelijken of registreren van fysieke documenten moet dezelfde geldigheid en wettelijke ondersteuning hebben wanneer er digitaal wordt gewerkt. Er bestaan systemen om de vertrouwelijkheid, integriteit en authenticiteit te waarborgen. Het elektronisch tijdstempelen, aangeboden door een vertrouwensdienstverlener, is daar een van.

Het tijdstempel (Timestamping) bevestigt het bestaan van bepaalde gegevens en dat deze gedurende een bepaalde periode niet zijn gewijzigd. Dit systeem maakt deel uit van de vertrouwensdiensten voor elektronische transacties en wordt in Europa geregeld door de eIDAS-verordening, Verordening nr. 910/2014. Deze verordening vormt het wettelijk kader om elektronische transacties tussen burgers, bedrijven en de publieke sector veiliger te maken.

Naast tijdstempels reguleert eIDAS ook andere identificatiemechanismen, zoals elektronische handtekeningen en zegels, om een veilige interactie in de digitale omgeving te waarborgen.

eIDAS regelt ook het begrip gekwalificeerde vertrouwensdienstverlener: een natuurlijke of rechtspersoon die vertrouwensdiensten verleent. Deze moet over de technische capaciteiten en de vereiste certificeringen beschikken om de vertrouwensmechanismen op elektronische transacties toe te passen.

Bij het elektronisch tijdstempel treedt de gekwalificeerde vertrouwensdienstverlener op als een derde partij die het bestaan van bepaalde elektronische gegevens op een bepaalde datum en tijdstip bevestigt.
 

Voordelen van het toepassen van het elektronische tijdstempel

• Het biedt juridische garanties. Een elektronisch tijdstempel biedt documenten een wettelijk bewijs dat ze ongewijzigd zijn gebleven vanaf het moment dat dit beveiligingsmechanisme werd toegepast.
• Integriteit. Het garandeert ook de volledige integriteit van een gearchiveerd document, door te waarborgen dat de inhoud ervan niet is gewijzigd of aangepast vanaf het moment dat het tijdstempel werd aangebracht.
• Het verbetert het concurrentievermogen van het bedrijf of de organisatie die ze gebruikt, omdat ze zekerheid bieden aan hun klanten en leveranciers.
   

Hoe wordt het elektronische tijdstempel toegepast?

EDICOM biedt elektronische tijdstempeldiensten aan als certificeringsinstantie en eIDAS-vertrouwensdienstverlener.

De eIDAS-verordening bepaalt dat een gekwalificeerd elektronisch tijdstempel aan de volgende eisen moet voldoen:

• De datum en tijd moeten zodanig aan de gegevens worden gekoppeld dat de mogelijkheid om de gegevens onopgemerkt te wijzigen redelijkerwijs wordt uitgesloten.
• Het moet gebaseerd zijn op een tijdsbron die gekoppeld is aan de gecoördineerde wereldtijd.
• Het moet zijn ondertekend met behulp van een geavanceerde elektronische handtekening of verzegeld met een geavanceerd elektronisch zegel van de gekwalificeerde vertrouwensdienstverlener of met een gelijkwaardige methode.

De procedure voor het aanvragen van tijdstempeling is als volgt: het overzicht, de vingerafdruk of de hash van het document indienen. Na ontvangst past EDICOM de dienst elektronische tijdstempeling toe als certificeringsinstantie. Het voegt de handtekening van EDICOM als certificeringsinstantie toe, evenals het certificaat, en stuurt het naar de klant.
 

Het elektronische tijdstempel heeft vele toepassingen

Er zijn veel activiteiten en relaties, zowel in de particuliere als in de publieke sector, die dit certificeringsmechanisme nodig hebben of waarvan de toepassing een garantie is in geval van geschillen.

Hoewel de elektronische handtekening een certificeringsmechanisme is dat authenticiteit, integriteit en onweerlegbaarheid biedt, wordt zonder een elektronisch tijdstempel het tijdstip en/of de datum waarop het document is ondertekend niet wettelijk gecertificeerd, en kan evenmin worden gegarandeerd dat het document niet is gewijzigd sinds het bij de tijdstempelautoriteit is ingediend.

In elk proces waarin het van cruciaal belang is om te certificeren dat bepaalde digitale gegevens of een document op een bepaald moment bestonden in de vorm waarin ze werden ingediend, vervult het elektronische tijdstempel zijn functie.

Een van de meest voorkomende toepassingen van het tijdstempel is bij het opslaan van elektronische facturen. De meeste landen eisen dat elektronische facturen gedurende een minimale periode worden opgeslagen, waarbij de integriteit en authenticiteit ervan wordt gegarandeerd door middel van elektronische tijdstempels.

Bij het ondertekenen van een contract is het bijvoorbeeld ook belangrijk om vast te leggen vanaf welk moment de contractuele verplichtingen en rechten ontstaan.

Voor de bescherming van intellectueel eigendom is het aanbrengen van een tijdstempel op een literair werk een garantie in geval van plagiaat.
Of in de verzekeringssector, zowel bij het afsluiten van verzekeringen als ter ondersteuning van deskundigenbewijs in geval van schadegevallen. Het kan bijvoorbeeld van cruciaal belang zijn om aan te tonen op welk moment de foto's zijn genomen.