Vorteile der Verwendung eines elektronischen Zeitstempels in Ihren Dokumenten
Die Digitalisierung erfordert neue Mechanismen, die die Richtigkeit der Informationen bestätigen. Die Unterschrift, die Versiegelung, der Abgleich oder die Registrierung des Eingangs physischer Dokumente müssen bei der digitalen Bearbeitung die gleiche Gültigkeit und rechtliche Absicherung haben. Es gibt Systeme zur Wahrung der Vertraulichkeit, Integrität und Authentizität. Die elektronische Zeitstempelung, die von einem vertrauenswürdigen Dienstleister angeboten wird, ist eines davon.
Der Zeitstempel (Timestamping) bestätigt die Existenz von Daten und dass diese über einen bestimmten Zeitraum hinweg nicht verändert wurden.
Dieses System fällt unter die vertrauenswürdigen Dienste für elektronische Transaktionen und wird in Europa durch die eIDAS-Verordnung, Verordnung Nr. 910/2014, geregelt. Diese Verordnung bildet den rechtlichen Rahmen für sicherere elektronische Transaktionen zwischen Bürgern, Unternehmen und dem öffentlichen Sektor.
Neben dem Zeitstempel regelt eIDAS auch andere Identifizierungsmechanismen wie elektronische Signaturen oder Siegel, um eine sichere Interaktion in der digitalen Umgebung zu gewährleisten.
eIDAS regelt auch die Rolle des qualifizierten Vertrauensdienstleisters: eine natürliche oder juristische Person, die Vertrauensdienste erbringt. Diese muss über die erforderlichen technischen Fähigkeiten und Zertifizierungen verfügen, um die Vertrauensmechanismen auf elektronische Transaktionen anzuwenden.
Beim elektronischen Zeitstempel fungiert der qualifizierte Vertrauensdienstleister als dritte Partei, die die Existenz bestimmter elektronischer Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt und einer bestimmten Uhrzeit bezeugt.
Vorteile der Verwendung eines elektronischen Zeitstempels
- Bietet rechtliche Garantien. Ein elektronischer Zeitstempel liefert einen rechtlichen Nachweis dafür, dass Dokumente seit dem Zeitpunkt, an dem dieser Sicherheitsmechanismus angewendet wurde, unverändert geblieben sind.
- Integrität. Er garantiert auch die vollständige Integrität eines archivierten Dokuments und stellt sicher, dass dessen Inhalt seit dem Zeitpunkt, an dem der Zeitstempel angebracht wurde, nicht verändert oder verfälscht wurde.
- Verbessert die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens oder der Organisation, die sie verwendet, da sie ihren Kunden und Lieferanten Sicherheit bieten.
Wie wird der elektronische Zeitstempel angewendet?
EDICOM bietet elektronische Zeitstempel-Dienste als Zertifizierungsstelle und eIDAS-
Vertrauensdienstleister an.
Die eIDAS-Verordnung legt fest, dass ein qualifizierter elektronischer Zeitstempel folgende Anforderungen erfüllen muss:
- Verknüpfung von Datum und Uhrzeit mit den Daten, sodass die Möglichkeit einer unbemerkten Änderung der Daten weitgehend ausgeschlossen ist.
- Verwendung einer zeitlichen Informationsquelle, die mit der koordinierten Weltzeit (UTC) verknüpft ist.
- Unterzeichnung mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur oder Versiegelung mit einem fortgeschrittenen elektronischen Siegel eines qualifizierten Vertrauensdienstleisters oder einer gleichwertigen Methode.
Das Verfahren zur Beantragung der Zeitstempelung wäre wie folgt: Vorlage der Zusammenfassung, des Fingerabdrucks oder des Hash-Werts des Dokuments. Nach Erhalt wendet EDICOM als Zertifizierungsstelle den elektronischen Zeitstempelungsdienst an. Es fügt die Signatur von EDICOM als Zertifizierungsstelle sowie dessen Zertifikat hinzu und sendet es an den Kunden.
Der elektronische Zeitstempel hat viele Anwendungsmöglichkeiten
Es gibt viele Aktivitäten sowohl im privaten als auch im öffentlichen Bereich, die diesen Zertifizierungsmechanismus benötigen oder dessen Anwendung eine Garantie in Streitfällen darstellt.
Während die elektronische Signatur ein Zertifizierungsmechanismus ist, der Authentizität, Integrität und Nichtabstreitbarkeit gewährleistet, wird ohne einen elektronischen Zeitstempel der Zeitpunkt und/oder das Datum, zu dem das Dokument unterzeichnet wurde, nicht rechtlich beglaubigt, und es kann auch nicht sichergestellt werden, dass das Dokument seit seiner Vorlage bei der Zeitstempelstelle nicht verändert wurde.
In jedem Verfahren, in dem es entscheidend ist, zu bestätigen, dass bestimmte digitale Daten oder ein Dokument zu einem bestimmten Zeitpunkt in der vorgelegten Form existierten, erfüllt der elektronische Zeitstempel seine Funktion.
Eine der häufigsten Anwendungen des Zeitstempels ist die Speicherung elektronischer Rechnungen. Die meisten Länder verlangen die Speicherung elektronischer Rechnungen für einen Mindestzeitraum, um deren Integrität und Authentizität durch die Verwendung elektronischer Zeitstempel zu gewährleisten.
Beispielsweise ist es bei der Unterzeichnung eines Vertrags auch wichtig, festzuhalten, ab wann die vertraglichen Pflichten und Rechte entstehen.
Zum Schutz des geistigen Eigentums ist die Zeitstempelung eines literarischen Werks eine Garantie im Falle eines Plagiats. Oder im Bereich der Versicherungen, sowohl beim Abschluss von Versicherungen als auch zur Untermauerung von Gutachten im Falle von Schadensfällen. So kann beispielsweise der Nachweis des Zeitpunkts, zu dem die Fotos aufgenommen wurden, von entscheidender Bedeutung sein.
