Ingetrokken PAC’s in Mexico: wat te doen en hoe u uw omzet kunt beschermen

De recente intrekkingen van vergunningen voor Erkende Certificeringsaanbieders (PAC) die door de Belastingdienst (SAT) zijn gepubliceerd, vestigen de aandacht op de continuïteit van de elektronische facturering in Mexico. Wat moet een bedrijf doen wanneer zijn leverancier zijn vergunning verliest?

Het antwoord gaat verder dan het inschakelen van een andere stempeldienst: het is raadzaam om de betrouwbaarheid van de leverancier en zijn vermogen om de bedrijfsvoering in stand te houden te beoordelen. We analyseren wat een intrekking inhoudt en wat de capaciteiten en accreditaties van EDICOM als PAC en certificatiedienstverlener (PSC) te bieden hebben.

Intrekkingen van PAC-vergunningen in Mexico: waarom trekt de SAT de vergunning in?

De recente intrekkingen die door de SAT zijn gepubliceerd, houden in dat de betrokken PAC’s moeten stoppen met het certificeren van digitale belastingbewijzen via internet (CFDI), overeenkomstig de procedure en de overgangsperiode zoals vastgelegd in de regelgeving.

Het verkrijgen van de vergunning als PAC is niet voldoende om deze te behouden: de leverancier moet tijdens zijn activiteiten blijven voldoen aan de gestelde eisen en verplichtingen. Bij mogelijke niet-naleving voorziet de regelgeving in een procedure waarmee bewijs kan worden aangedragen om deze te weerleggen.

Tot de redenen voor intrekking behoren het niet naleven van de vergunningsvoorwaarden, fouten bij bepaalde validaties, valse informatie tijdens controles, het ontbreken van de vereiste garantie of het oplopen van drie of meer waarschuwingen in één boekjaar. Er worden ook specifieke gevallen genoemd met betrekking tot belastingplichtigen die zijn aangemerkt vanwege niet-bestaande transacties of het uitgeven van valse belastingbewijzen.

De openbare lijst van de SAT geeft echter op zichzelf geen gedetailleerde reden voor elke intrekking. Het feit dat een leverancier in dat register voorkomt, betekent niet automatisch dat hij fraude pleegt of betrokken is bij gesimuleerde transacties.

Voor bedrijven onderstreept deze context het belang om de betrouwbaarheid van het PAC verder te beoordelen dan alleen de autorisatie. De integratie met systemen, traceerbaarheid, gespecialiseerde ondersteuning en voorbereiding op onvoorziene omstandigheden zijn relevante criteria om de continuïteit van de facturering te waarborgen.

Wat betekent het voor uw bedrijf als uw PAC wordt ingetrokken?

De prioriteit is om de overgang voor te bereiden voordat de certificeringsdienst wordt onderbroken. Een intrekking betekent niet noodzakelijkerwijs dat het gehele factureringssysteem moet worden vervangen, maar wel dat er een ander stempelkanaal beschikbaar moet zijn en dat moet worden gecontroleerd of de nieuwe verbinding correct functioneert met de bedrijfsprocessen.

Hoeveel tijd heeft u om een andere certificeringsdienst voor te bereiden?

Na de intrekking geldt een overgangsperiode van 90 kalenderdagen, maar de PAC kan slechts gedurende de eerste 30 dagen certificering blijven verlenen aan zijn huidige klanten. De resterende 60 dagen zijn bestemd voor het nakomen van andere verplichtingen en maken het niet langer mogelijk om door te gaan met het stempelen.

Daarom moet het bedrijf de overstap voorbereiden en een andere dienst operationeel hebben voordat die eerste fase afloopt. De exacte datum moet worden bevestigd in de mededeling die de PAC aan zijn klanten verstuurt, aangezien deze niet uitsluitend mag worden berekend vanaf de publicatie van de intrekking op het SAT-portaal.

Wat gebeurt er met de uitgegeven CFDIs en de lopende processen?

De intrekking heeft betrekking op de bevoegdheid van de leverancier om door te gaan met certificeren; dit betekent op zichzelf niet dat de correct gecertificeerde CFDIs automatisch ongeldig worden wanneer de PAC nog bevoegd was.

Tijdens de overgang is het raadzaam om de XML-bestanden van de documenten en de ontvangstbevestigingen te bewaren, en de registratie ervan te controleren via de verificatiedienst van de SAT. Controleer tegelijkertijd de processen die nog afhankelijk zijn van de dienst: facturen, loonstroken, aanvullingen of andere openstaande CFDIs. Het doel is om te controleren of de nieuwe integratie het mogelijk maakt de werkzaamheden voort te zetten zonder dubbel werk of onderbrekingen.

EDICOM als PAC in Mexico: ervaring, integratie en operationele continuïteit

Nu er steeds meer aandacht is voor PAC’s, komt er bij de keuze van een leverancier meer kijken dan alleen het beschikken over een geldige vergunning. Ervaring, technologische infrastructuur en het vermogen om CFDI-certificering te integreren met de bedrijfssystemen zijn belangrijke factoren om afhankelijkheid te verminderen en de controle over de bedrijfsvoering te behouden.

CFDI-certificering en ervaring met elektronische facturering in Mexico

EDICOM was de eerste door de SAT in Mexico erkende geautoriseerde certificeringsleverancier (PAC), waardoor we de ontwikkeling van het CFDI-model en de bijbehorende vereisten vanaf het begin hebben kunnen begeleiden. Deze ervaring komt ook tot uiting in de omvang van onze activiteiten: in 2025 hebben we 468.259.262 CFDIs gestempeld en sinds 2011 hebben 644.074 belastingplichtigen facturen uitgegeven met behulp van onze stempeldienst.

Als PAC is het onze belangrijkste taak om de CFDIs te valideren en te certificeren volgens de vereisten van de SAT. Dit proces omvat de bijbehorende validaties, de toewijzing van het belastingnummer (UUID), het aanbrengen van het digitale fiscale stempel en het doorsturen van het gecertificeerde document naar de SAT.

Ons platform kan ook het volledige proces van elektronische facturering omvatten, vanaf het genereren van de XML op basis van de ERP-gegevens en het aanbrengen van het digitale stempel van de uitgever met behulp van zijn Certificaat van Digitaal Stempel (CSD), tot de certificering en terugzending van de gestempelde CFDI, geïntegreerd met de systemen van het bedrijf.

Op deze manier kunnen we ons aanpassen aan verschillende scenario’s: sommige bedrijven willen de uitgifte en certificering van hun CFDI’s van begin tot eind automatiseren, terwijl andere de facturen in hun eigen systemen genereren en verzegelen en EDICOM uitsluitend gebruiken voor de validatie en certificering als PAC.

Integratie met het ERP-systeem en automatisering

Het platform van EDICOM kan worden geïntegreerd met elk ERP-systeem en andere beheersystemen om de informatie-uitwisseling te automatiseren die nodig is voor het genereren, valideren, certificeren en beheren van de elektronische facturen. Hierdoor blijven de fiscale processen gekoppeld aan de interne systemen van het bedrijf en is er traceerbaarheid met betrekking tot statussen, validaties, ontvangstbevestigingen en afwijzingen.

Infrastructuur, beschikbaarheid en schaalbaarheid voor kritieke processen

Bij operaties met grote volumes of meerdere systemen en bedrijven is het ook belangrijk om te beoordelen of de leverancier in staat is om op te schalen, de beschikbaarheid van de dienst te waarborgen en te reageren op incidenten. Het platform van EDICOM wordt 24x7 gemonitord en beschikt over een SLA (Service Level Agreement) die een beschikbaarheid van 99,9% garandeert, naast internationale meertalige ondersteuning.

Een ander onderscheidend aspect is dat we onze eigen technologie ontwikkelen. Zowel de software als de verdere ontwikkeling ervan worden intern beheerd, wat de afhankelijkheid van derden vermindert en ons in staat stelt meer controle te houden over de infrastructuur, de updates en de aanpassing aan nieuwe technische of normatieve vereisten. Al met al zijn beschikbaarheid, schaalbaarheid, eigen technologie en gespecialiseerde ondersteuning sleutelelementen om de betrouwbaarheid van een PAC te beoordelen, los van de vergunning van de SAT.

Certificeringen van EDICOM: wat bevestigen ze en waarom zijn ze belangrijk

De goedkeuring door de SAT bevestigt dat een leverancier als PAC mag opereren, maar bij het beoordelen van de betrouwbaarheid is het ook raadzaam om na te gaan hoe de leverancier omgaat met beveiliging, dienstverlening en de continuïteit van zijn infrastructuur. Hiervoor bieden certificeringen en externe audits een aanvullend referentiepunt met betrekking tot de controles die door de leverancier worden toegepast.

EDICOM beschikt over internationale certificeringen zoals ISO 27001, gericht op informatiebeveiligingsbeheer, en ISO 20000, met betrekking tot het beheer van IT-diensten. Bovendien worden onze processen en controles onderworpen aan audits volgens ISAE 3402, die de interne controles in verband met de dienstverlening beoordelen.

Continuïteit maakt ook deel uit van dit model. EDICOM beschikt over procedures voor noodherstel en bedrijfsherstel die zijn geïntegreerd in het Business Continuity Plan (BCP), in overeenstemming met ISO 22301 en gecertificeerd door AENOR en IQNET.

Deze accreditaties vervangen de erkenning als PAC niet en garanderen evenmin dat er geen incidenten zullen plaatsvinden, maar ze maken het mogelijk om de beveiliging, de operationele controles en de paraatheid van de leverancier bij situaties die een kritiek proces zoals elektronische facturering kunnen beïnvloeden, beter te beoordelen.

EDICOM als PSC in Mexico: certificeringsdiensten en elektronisch bewijsmateriaal

Naast zijn activiteiten als PAC is EDICOM in Mexico geaccrediteerd als Certificeringsdienstverlener (PSC). Het gaat om twee verschillende rollen, die worden gereguleerd door verschillende autoriteiten en specifieke functies hebben, maar die elkaar kunnen aanvullen binnen de digitale processen van een onderneming.

Wat is het verschil tussen een PAC en een PSC?

Als door de SAT geautoriseerde PAC is onze functie gericht op de validatie en certificering van CFDIs volgens de fiscale en technische vereisten die door de autoriteit zijn vastgesteld. De PAC valideert het document, voegt het digitale fiscale stempel toe en verzendt de gecertificeerde CFDI naar de SAT.

De PSC daarentegen is geaccrediteerd en staat onder toezicht van het Ministerie van Economische Zaken en levert diensten met betrekking tot het genereren en bewaren van elektronisch bewijsmateriaal. Deze figuur vervangt de PAC niet en vormt evenmin een fiscale bevoegdheid om CFDIs te certificeren.

Digitale certificaten, tijdstempels en bewaring conform NOM-151

EDICOM is geaccrediteerd als PSC voor het verlenen van diensten op het gebied van de uitgifte van digitale certificaten, digitale tijdstempels en het bewaren van gegevensberichten in overeenstemming met NOM-151-SCFI-2016. Daarnaast is het geaccrediteerd als wettelijk bevoegde derde partij (TLA) voor het digitaliseren van documenten op fysieke dragers.

Deze diensten maken het mogelijk om bewijsmateriaal te genereren met betrekking tot de integriteit van documenten en het bestaan ervan op een bepaald moment, evenals het bewaren van gegevensberichten volgens de procedure zoals vastgelegd in de NOM-151. Wanneer het project dit vereist, kunnen deze mogelijkheden de processen van elektronische facturering en CFDI-certificering aanvullen met diensten gericht op het beheer en de bewaring van elektronische documenten en bewijsmateriaal.

Hoe bereid u de PAC-overgang voor en evalueert u uw project met EDICOM

Gezien de intrekking van een PAC is het raadzaam om de overgang zo snel mogelijk in gang te zetten, om te voorkomen dat de verandering de uitgifte van CFDIs beïnvloedt. De eerste stap is het in kaart brengen van welke bedrijven, RFC-nummers, fiscale systemen en processen afhankelijk zijn van de huidige leverancier, evenals de documentvolumes en de bestaande integraties met het ERP-systeem of andere applicaties.

Bij de migratie moet ook rekening worden gehouden met de configuratie en het testen van de nieuwe dienst: de uitgifte van facturen, aanvullingen, loonadministratie of andere door het bedrijf gebruikte CFDI’s, naast de annulerings- en raadplegingsprocessen die deel uitmaken van de bedrijfsvoering. Het doel is om te controleren of het nieuwe kanaal correct functioneert voordat de periode afloopt waarin de ingetrokken PAC nog certificeringen mag uitvoeren.

Bij EDICOM analyseren we de omvang van het project, de betrokken systemen en de integratiebehoeften om de overgang naar onze PAC-dienst te definiëren. Doordat we bovendien beschikken over een eigen platform, integratiemogelijkheden en gecentraliseerde fiscale diensten, kunnen we de overstap aanpakken binnen een omgeving die is voorbereid om de certificering, automatisering en controle van de CFDIs gezamenlijk te beheren.