Widerrufene PACs in Mexiko: Was Sie tun können und wie Sie Ihre Rechnungsstellung schützen
Die jüngsten, von der Steuerbehörde (SAT) veröffentlichten Widerrufe der Zulassungen für autorisierte Zertifizierungsanbieter (PAC) rücken die Kontinuität der elektronischen Rechnung in Mexiko in den Fokus elektronische Rechnung in Mexiko Was muss ein Unternehmen tun, wenn sein Anbieter die Zulassung verliert?
Die Antwort geht über die Beauftragung eines anderen Stempelungsdienstes hinaus: Es empfiehlt sich, die Zuverlässigkeit des Anbieters und seine Fähigkeit zur Aufrechterhaltung des Betriebs zu prüfen. Wir analysieren, was ein Entzug der Zulassung bedeutet und welchen Mehrwert die Kompetenzen und Zertifizierungen von EDICOM als PAC und Zertifizierungsdienstleister (PSC) bieten.
Widerrufe von PAC in Mexiko: Warum entzieht die SAT die Genehmigung?
Die kürzlich von der SAT veröffentlichten Widerrufe bedeuten, dass die betroffenen PACs die Zertifizierung digitaler Steuerbelege (CFDI) über das Internet gemäß dem in den Vorschriften vorgesehenen Verfahren und der dort festgelegten Übergangsfrist einstellen müssen.
Die Erlangung der Zulassung als PAC reicht nicht aus, um diese zu behalten: Der Anbieter muss die Anforderungen und Verpflichtungen während seiner Tätigkeit erfüllen. Bei möglichen Verstößen sieht die Verordnung ein Verfahren vor, dass es ihm ermöglicht, Beweise vorzulegen, um diese zu widerlegen.
Zu den Gründen für einen Widerruf zählen die Nichteinhaltung der Zulassungsbedingungen, Fehler bei bestimmten Validierungen, falsche Angaben bei Überprüfungen, das Fehlen der geforderten Garantie oder die Anhäufung von drei oder mehr Verwarnungen innerhalb eines Geschäftsjahres. Ebenfalls vorgesehen sind spezifische Fälle im Zusammenhang mit Steuerpflichtigen, denen nicht existente Transaktionen oder die Ausstellung gefälschter Steuerbelege vorgeworfen werden.
Die öffentliche Liste der SAT enthält jedoch für sich genommen keine Angaben zum Grund der jeweiligen Aufhebung. Die Aufnahme eines Anbieters in dieses Register bedeutet nicht automatisch, dass ihm Betrug oder die Beteiligung an Scheingeschäften vorgeworfen werden kann.
Für Unternehmen unterstreicht dieser Kontext, wie wichtig es ist, die Zuverlässigkeit des PAC über dessen Zulassung hinaus zu bewerten. Die Systemintegration, die Rückverfolgbarkeit, der fachliche Support und die Vorbereitung auf Notfälle sind relevante Kriterien, um die Kontinuität der Rechnungsstellung zu gewährleisten.
Was bedeutet es für Ihr Unternehmen, wenn Ihre PAC widerrufen wird?
Oberste Priorität hat die Vorbereitung des Übergangs, bevor der Zertifizierungsdienst eingestellt wird. Ein Widerruf bedeutet nicht zwangsläufig, dass das gesamte Abrechnungssystem ersetzt werden muss, erfordert jedoch die Einrichtung eines alternativen Kanals für die Stempelung sowie die Überprüfung, ob die neue Verbindung ordnungsgemäß mit den Unternehmensprozessen funktioniert.
Wie viel Zeit hast du, um einen anderen Zertifizierungsdienst vorzubereiten?
Nach dem Widerruf gilt eine Übergangsfrist von 90 Kalendertagen, doch der PAC darf nur während der ersten 30 Tage weiterhin Zertifizierungen für seine bestehenden Kunden vornehmen. Die verbleibenden 60 Tage sind für die Erfüllung anderer Verpflichtungen vorgesehen und erlauben keine weitere Zertifizierung.
Daher muss das Unternehmen den Wechsel vorbereiten und einen anderen Dienst einsatzbereit haben, bevor diese erste Phase endet. Das genaue Datum muss in der Mitteilung bestätigt werden, die der PAC seinen Kunden zukommen lässt, da es nicht allein ab der Veröffentlichung des Widerrufs auf dem SAT-Portal berechnet werden darf.
Was geschieht mit den ausgestellten CFDIs und den noch ausstehenden Vorgängen?
Der Widerruf betrifft die Berechtigung des Anbieters, weiterhin Zertifizierungen vorzunehmen; er führt jedoch nicht automatisch zur Ungültigkeit der ordnungsgemäß zertifizierten CFDIs, die während der Gültigkeitsdauer der PAC ausgestellt wurden.
Während der Umstellung sollten die XML-Dateien der Belege und deren Empfangsbestätigungen aufbewahrt sowie deren Registrierung über den Verifizierungsdienst der SAT überprüft werden. Überprüfen Sie parallel dazu die Prozesse, die noch von diesem Dienst abhängig sind: Rechnungen, Lohnabrechnungen, Ergänzungen oder andere ausstehende CFDIs. Ziel ist es, sicherzustellen, dass die neue Integration einen reibungslosen Betrieb ohne Doppelarbeit oder Unterbrechungen ermöglicht.
EDICOM als PAC in Mexiko: Erfahrung, Integration und Betriebskontinuität
Vor dem Hintergrund der zunehmenden Bedeutung von PACs bedeutet die Auswahl eines Anbieters, dass mehr als nur das Vorliegen einer gültigen Zulassung berücksichtigt werden muss. Erfahrung, technologische Infrastruktur und die Fähigkeit, die CFDI-Zertifizierung in die Unternehmenssysteme zu integrieren, sind wichtige Faktoren, um Abhängigkeiten zu verringern und die Kontrolle über den Betrieb zu behalten.
CFDI-Zertifizierung und Erfahrung mit der elektronischen Rechnung in Mexiko
EDICOM war der erste vom SAT in Mexiko zugelassene zertifizierte Dienstleister (PAC), was es uns ermöglicht hat, die Entwicklung des CFDI-Modells und seiner Anforderungen von Anfang an zu begleiten. Diese Entwicklung spiegelt sich auch in unserem Geschäftsvolumen wider: Im Jahr 2025 haben wir 468.259.262 CFDI gestempelt, und seit 2011 haben 644.074 Steuerzahler Belege über unseren Stempelungsdienst ausgestellt.
Als PAC besteht unsere Hauptaufgabe darin, die CFDIs gemäß den Anforderungen der SAT zu validieren und zu zertifizieren. Dieser Prozess umfasst die entsprechenden Validierungen, die Vergabe der Steuer-Folio-Nummer (UUID), das Einfügen des digitalen Steuerstempels sowie die Übermittlung des zertifizierten Belegs an die SAT.
Unsere Plattform kann zudem den gesamten Prozess der elektronischen Rechnungsstellung abdecken, von der Erstellung der XML-Datei auf Basis der ERP-Daten und dem Anbringen des digitalen Siegels des Ausstellers mittels seines Zertifikats für das digitale Siegel (CSD) bis hin zur Zertifizierung und Rückübermittlung des gestempelten CFDIs, das in die Unternehmenssysteme integriert ist.
Auf diese Weise können wir uns an verschiedene Szenarien anpassen: Einige Unternehmen benötigen eine durchgängige Automatisierung der Ausstellung und Zertifizierung ihrer CFDIs, während andere die Belege in ihren eigenen Systemen erstellen und versiegeln und EDICOM ausschließlich für deren Validierung und Zertifizierung als PAC nutzen.
Integration mit dem ERP-System und Automatisierung
Die EDICOM-Plattform lässt sich in jedes ERP-System und andere Verwaltungssysteme integrieren, um den Informationsaustausch zu automatisieren, der für die Erstellung, Validierung, Zertifizierung und Verwaltung elektronischer Belege erforderlich ist. Dadurch können die steuerlichen Prozesse mit den internen Systemen des Unternehmens verknüpft werden und es besteht die Möglichkeit, den Status, Validierungen, Bestätigungen und Ablehnungen nachzuverfolgen.
Infrastruktur, Verfügbarkeit und Skalierbarkeit für geschäftskritische Prozesse
Bei Vorgängen mit großem Volumen oder mehreren Systemen und Unternehmen ist es zudem wichtig, die Fähigkeit des Anbieters zu bewerten, die Kapazitäten zu skalieren, die Verfügbarkeit des Dienstes aufrechtzuerhalten und auf Störungen zu reagieren. Die EDICOM-Plattform wird rund um die Uhr überwacht und verfügt über ein SLA (Service Level Agreement), das eine Verfügbarkeit von 99,9 % garantiert, sowie über einen internationalen, mehrsprachigen Support.
Ein weiterer entscheidender Aspekt ist, dass wir unsere eigene Technologie entwickeln. Sowohl die Software als auch deren Weiterentwicklung werden intern verwaltet, was die Abhängigkeit von Dritten verringert und es uns ermöglicht, eine größere Kontrolle über die Infrastruktur, die Updates und die Anpassung an neue technische oder regulatorische Anforderungen zu behalten. Insgesamt sind Verfügbarkeit, Skalierbarkeit, eigene Technologie und spezialisierter Support Schlüsselelemente zur Bewertung der Zuverlässigkeit eines PAC über dessen Zulassung durch den SAT hinaus.
Zertifikate von EDICOM: Was sie unterstützen und warum sie wichtig sind
Die Genehmigung durch die SAT bescheinigt, dass ein Anbieter als PAC tätig sein darf; bei der Bewertung seiner Zuverlässigkeit sollte jedoch auch geprüft werden, wie er die Sicherheit, die Erbringung der Dienstleistung und die Kontinuität seiner Infrastruktur gewährleistet. Hier bieten Zertifizierungen und externe Audits einen zusätzlichen Anhaltspunkt für die vom Anbieter angewandten Kontrollmaßnahmen.
EDICOM verfügt über internationale Zertifizierungen wie ISO 27001, die auf das
Informationssicherheitsmanagement ausgerichtet ist, und ISO 20000, die sich auf das Management von IT-Dienstleistungen bezieht. Darüber hinaus unterliegen unsere Prozesse und Kontrollen Audits gemäß ISAE 3402, bei denen die mit der Erbringung von Dienstleistungen verbundenen internen Kontrollen bewertet werden.
Auch die Geschäftskontinuität ist Teil dieses Modells. EDICOM verfügt über Verfahren zur Notfallwiederherstellung und zum Geschäftsbetrieb, die in den Business Continuity Plan (BCP) integriert sind, der auf ISO 22301 ausgerichtet und von AENOR sowie IQNET zertifiziert ist.
Diese Zertifizierungen ersetzen weder die Zulassung als PAC noch garantieren sie die Abwesenheit von Störungen, ermöglichen jedoch eine fundiertere Bewertung der Sicherheit, der betrieblichen Kontrollen und der Vorbereitung des Anbieters auf Situationen, die einen kritischen Prozess wie die elektronische Rechnungsstellung beeinträchtigen könnten.
EDICOM als PSC in Mexiko: Zertifizierungsdienste und elektronische Nachweise
EDICOM ist nicht nur als PAC tätig, sondern in Mexiko auch als Zertifizierungsdienstleister (PSC) akkreditiert. Es handelt sich um zwei unterschiedliche Rollen, die von verschiedenen Behörden reguliert werden und spezifische Funktionen haben, sich jedoch im Rahmen der digitalen Prozesse eines Unternehmens ergänzen können.
Was unterscheidet einen PAC von einem PSC?
Als vom SAT zugelassener PAC (Steuerdienstleister) konzentriert sich unsere Tätigkeit auf die Validierung und Zertifizierung von CFDIs gemäß den von der Behörde festgelegten steuerlichen und technischen Anforderungen. Der PAC validiert den Beleg, fügt den digitalen Steuerstempel hinzu und übermittelt den zertifizierten CFDI an den SAT.
Der PSC hingegen ist vom Wirtschaftsministerium akkreditiert und wird von diesem beaufsichtigt und erbringt Dienstleistungen im Zusammenhang mit der Erstellung und Aufbewahrung elektronischer Nachweise. Er ersetzt weder den PAC noch stellt er eine steuerliche Befugnis zur Zertifizierung von CFDIs dar.
Digitale Zertifikate, Zeitstempel und Aufbewahrung gemäß NOM-151
EDICOM ist als PSC für die Erbringung von Dienstleistungen im Bereich der Ausstellung digitaler Zertifikate, digitaler Zeitstempel und der Aufbewahrung von Datennachrichten gemäß der Norm NOM-151-SCFI-2016 akkreditiert. Darüber hinaus ist das Unternehmen als rechtlich autorisierte dritte Partei (TLA) für die Digitalisierung von Dokumenten in physischer Form akkreditiert.
Diese Dienstleistungen ermöglichen es, Nachweise hinsichtlich der Integrität von Dokumenten und ihres Vorhandenseins zu einem bestimmten Zeitpunkt zu erstellen sowie Datenmitteilungen gemäß dem in der NOM-151 vorgesehenen Verfahren aufzubewahren. Wenn es das Projekt erfordert, können diese Funktionen die Prozesse der elektronischen Rechnungsstellung und der CFDI-Zertifizierung durch Dienstleistungen ergänzen, die auf die Verwaltung und Aufbewahrung von Dokumenten und elektronischen Nachweisen ausgerichtet sind.
So bereiten Sie sich auf die Umstellung der GAP vor und bewerten Ihr Projekt mit EDICOM
Im Falle der Kündigung eines PAC ist es ratsam, den Übergang so früh wie möglich einzuleiten, um zu vermeiden, dass sich die Umstellung auf die Ausstellung von CFDI auswirkt. Der erste Schritt besteht darin, zu ermitteln, welche Unternehmen, RFC-Nummern, Systeme und Steuerprozesse vom aktuellen Anbieter abhängig sind, sowie das Dokumentenvolumen und die bestehenden Anbindungen an das ERP-System oder andere Anwendungen zu erfassen.
Die Migration muss auch die Konfiguration und das Testen des neuen Dienstes umfassen: die Ausstellung von Rechnungen, Ergänzungen, Gehaltsabrechnungen oder anderen vom Unternehmen verwendeten CFDI sowie die Stornierungs- und Abfrageprozesse, die Teil des Betriebsablaufs sind. Ziel ist es, zu überprüfen, ob der neue Kanal ordnungsgemäß funktioniert, bevor der Zeitraum endet, in dem das widerrufene PAC weiterhin Zertifizierungen vornehmen darf.
Bei EDICOM analysieren wir den Projektumfang, die beteiligten Systeme und die Integrationsanforderungen, um den Übergang zu unserem PAC-Dienst zu definieren. Da wir zudem über eine eigene Plattform, Integrationsmöglichkeiten und zentralisierte Steuerdienste verfügen, können wir den Wechsel in einem Umfeld angehen, das darauf ausgelegt ist, die Zertifizierung, Automatisierung und Kontrolle der CFDIs gemeinsam zu verwalten.
