波兰电子发票的特点

波兰的 B2B 电子发票采用税务机关预先验证模式:结构化电子发票需发送至国家电子发票系统 (KSeF) 进行验证,并获取唯一发票识别码 (KSeF ID)。在 B2G(企业对政府)领域,电子发票通过相关公共平台按照 UBL 2.1 和 Peppol BIS 3.0 标准进行交换。

强制使用要求

  • B2G(企业对政府):自 2019 年起,公共行政机构必须具备接收和处理电子发票的能力,但供应商可以自愿选择是否发送电子发票。
  • B2B(企业间交易):通过 KSeF 系统分两个阶段实施强制性电子发票制度:
    • 2026 年 2 月 1 日:适用于年营业额超过 2 亿波兰兹罗提的大型纳税人。
    • 2026 年 4 月 1 日:适用于所有其他纳税人。

发票格式

  • B2B (KSeF):采用 FA(2) 格式的 XML 结构化电子发票(当前格式)逐步过渡至 FA(3) 格式。FA(3) 格式草案于 2025 年 5 月公布,自 2026 年 1 月起适用。
  • B2G(企业对政府):采用 UBL 2.1 和 Peppol BIS 3.0 标准。

电子签名

通过 KSeF 系统发送的结构化电子发票无需强制附加电子签名。但是,与其他流程相关的税务申报文件和报文可能需要根据具体要求使用合格电子签名。

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归档

KSeF 系统同时充当电子发票存储平台,允许用户查询和下载 10 年内的电子发票。此外,纳税人还必须按照会计和税务法规的要求保存相关文件,通常最低保存期限为 5 年。

必要的行政手续

  • 注册并配置访问 KSeF 系统所需的身份认证凭证,以便通过 API 接口或纳税人应用程序使用该系统。
  • 调整电子发票开具和接收系统,使其符合 FA(3) 格式规范和 KSeF 2.0 API 接口的技术要求。
  • 制定系统应急运行(离线模式)和确认回执管理的内部操作流程。

税务监管

KSeF 系统对每张电子发票进行验证,并生成相应的确认回执,包括分配 KSeF 唯一识别码和时间戳、拒收通知和系统不可用通知等。持续性的税务监管提高了发票交易的可追溯性,并降低了错误和税务欺诈的风险。

国家电子发票系统 (KSeF)

KSeF 是波兰用于发送和接收结构化电子发票的中央平台。企业将电子发票发送至 KSeF 系统后,系统会为每张发票分配唯一 KSeF 识别码 (KSeF ID),并提供文件查询和下载功能,支持获取原始文件或 PDF 版本。此外,该系统还会自动生成接收确认、拒收通知或系统不可用通知等回执。

FA(3) 与 KSeF 2.0:主要里程碑及实施时间表

  • 2025 年 5 月 8 日:公布 FA(3) 格式规范草案。
  • 2025 年 6 月:发布 KSeF 2.0 技术文档,包括 FA(3) 格式规范、更新后的 API 接口和系统测试时间表。
  • 2025 年 9 月 30 日:KSeF 2.0 API 测试环境正式开放。
  • 2025 年 11 月:推出 KSeF 2.0 纳税人应用程序的试点版本。
  • 2026 年 1 月:FA(3) 格式规范正式生效,取代原有的 FA(2) 格式。
  • 2026 年 2 月 1 日和 4 月 1 日:分阶段开始实施强制性 B2B 电子发票制度。

已公布的法规变更

  • 截至 2026 年底,企业可自愿选择使用离线模式。
  • 企业可自愿选择通过 KSeF 系
  • KSeF 系统支持为电子发票添加附件,没有行业限制。
  • 统开具 B2C(企业对消费者)电子发票。
  • 低金额发票(单张发票金额不超过 450 波兰兹罗提,或每月发票总额不超过 10,000 波兰兹罗提)在 2026 年 9 月 30 日之前可继续按照现有方式开具。
  • 在付款过程中(包括分拆付款机制)提供 KSeF 发票编号的义务,以及对违规行为实施处罚的规定,均推迟至 2026 年 7 月 31 日。
  • 新法规将取代 2021 年 12 月 27 日颁布的旧法规,对二维码、两步访问验证和内部认证流程作出了规定。
  • 宽限期:截至 2026 年底,对于形式上的合规错误将不予罚款。
  • 引入“offline24 模式”,允许企业在特定情况下于次日开具电子发票。

波兰标准审计文件 (SAF-T) 税务申报制度 (KAS)

标准审计文件 (SAF-T/JPK) 以 XML 格式提交至波兰国家税务管理局 (KAS)。JPK_VAT 已成为强制性申报要求,JPK_CIT 自 2025 年起逐步实施强制性申报。两种文件均须使用合格电子签名进行签署,并保存 5 年。

JPK_VAT 增值税申报

  • 自 2018 年 10 月 1 日起,所有企业均须遵守 JPK_VAT 强制性申报要求。
  • 取代 VAT-7、VAT-7K、VAT-27、VAT-ZT、VAT-ZZ 和 VAT-ZD 等增值税申报表。
  • 必须在每月 25 日之前提交。
  • 分为两种申报模式:JPK_V7M(按月申报)和 JPK_V7K(按季度申报)。

JPK_CIT(新增企业所得税申报要求)

  • JPK_CIT 由原有的 JPK_KR 拆分为两部分形成:JPK_KR_PD(个人所得税/企业所得税账簿)和 JPK_ST_KR(固定资产及无形资产记录)。
  • 自 2025 年 1 月 1 日起分阶段实施强制性年度申报。
    • 自 2024 年 12 月 31 日起:适用于收入超过 5,000 万欧元的企业和税务集团 (PGK)。
    • 自 2025 年 12 月 31 日起:适用于其他有义务提交 JPK_VAT 的企业所得税 (CIT) 和个人所得税 (PIT) 纳税人。
    • 自 2026 年 12 月 31 日起:适用于所有其他企业所得税 (CIT) 和个人所得税 (PIT) 纳税人,无论规模大小。

按税务机关要求提交的其他 JPK 文件(税务审计)

企业必须具备以电子方式生成和提交 JPK_FA、JPK_FA_RR、JPK_MAG、JPK_KR、JPK_WB、JPK_EWB、JPK_PKPiR 等文件的能力,以便在税务机关提出要求时及时提供相关资料。

查看常见问题解答

以下是关于波兰电子发票系统的一些常见问题。

波兰 B2B 电子发票强制使用制度分两个阶段实施:2026 年 2 月 1 日起适用于年营业额超过 2 亿波兰兹罗提的大型纳税人;2026 年 4 月 1 日起适用于所有其他纳税人。

FA(3) 格式规范草案于 2025 年 5 月公布,自 2026 年 1 月起取代原有的 FA(2) 格式。

通过 KSeF 系统发送的结构化电子发票无需强制使用电子签名。但是,其他税务报告(例如 SAF-T 标准审计文件)可能需要使用合格电子签名。

KSeF 系统将电子发票保存 10 年。此外,纳税人还必须按照相关法规的要求自行保存税务记录,通常最低保存期限为 5 年。

离线模式允许企业在无法直接连接 KSeF 系统的应急情况下开具电子发票;offline24 模式则允许企业在特定情况下于次日开具电子发票。企业可在 2026 年底之前自愿选择使用这些模式。

JPK_VAT 通常按月申报(采用 JPK_V7K 模式的纳税人可按季度申报),JPK_CIT 自 2025 年起实行年度申报,并根据纳税人规模分阶段实施。两种文件均须以 XML 格式提交,进行电子签名,并至少保存 5 年。

KSeF 编号是波兰国家电子发票系统 (KSeF) 在成功处理电子发票后,为其分配的唯一识别号码。该编号用于在国家电子发票系统中唯一标识每张结构化电子发票。

A(3) 是波兰通过国家电子发票系统 (KSeF) 提交结构化电子发票时所采用的逻辑数据结构。该格式取代了此前的 FA(2) 格式,并规定了企业生成符合 KSeF 要求的电子发票时必须使用的数据字段、结构及相关信息。

可以。波兰针对无法通过标准流程向 KSeF 系统提交电子发票的情况,制定了离线及应急处理程序。这些机制允许企业在特定条件下继续开具发票,并在适用的规定期限内将其补充提交至 KSeF 系统。

企业应在实施 KSeF 系统时充分考虑这些情况,并建立明确的应急处理流程,以确保业务运营的连续性。

不是。向消费者开具的 B2C(企业对消费者)发票不适用与 B2B 强制性电子发票制度相同的 KSeF 要求。不过,企业可以自愿选择通过 KSeF 系统向消费者开具电子发票。

跨国企业在实施 KSeF 系统时,应优先关注 FA(3) 数据映射、ERP 系统集成、电子发票开具与接收流程、身份认证、数字证书管理、KSeF 系统响应处理以及应急处理程序。

此外,跨国企业还应考虑能否将其 KSeF 系统架构复用于其他国家的电子发票和税务申报合规要求。采用可扩展的集中式解决方案,有助于跨国企业避免针对每个司法管辖区单独开发系统集成接口,并简化全球电子发票合规管理。

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