Fatura eletrónica nas Filipinas: Electronic Invoicing System – EIS

Fatura eletrónica nas Filipinas

Filipinas avança com a implementação do novo sistema de faturação eletrónica chamado Electronic Invoicing System – EIS. A Oficina de Impostos Internos, Bureau of Internal Revenue – BIR, é o organismo responsável por levar a cabo a massificação da fatura eletrónica no país.

No final de 2024, o governo promulgou a Lei da República 12066 (conhecida como CREATE MORE), que emendou a Lei CREATE. A Lei CREATE MORE transforma as Filipinas em um destino interessante para os negócios ao tornar o regime de incentivos fiscais mais competitivo a nível global, amigável com o investimento, previsível e transparente. O RR n.º 11-2025 de fevereiro de 2025 introduz novos requisitos para a faturação eletrónica e a declaração digital de vendas nas Filipinas.

O prazo para a adoção do Sistema de Faturação Eletrónica (EIS) fixado pelo Bureau of Internal Revenue (BIR) indica que o primeiro grupo obrigado deverá adaptar-se até 31 de dezembro de 2026.

Os primeiros contribuintes afetados incluem:

• Grandes contribuintes que faturem mais de mil milhões de pesos filipinos
• Empresas de comércio eletrónico
• Empresas com CAS (Computerized Accounting Systems)
• Empresas segundo o Large Taxpayers Service.

As microempresas são geralmente deixadas de fora do mandato inicial.

A prorrogação do calendário até ao final de 2026 visa permitir uma implementação mais gradual e controlada, garantindo que as empresas disponham de tempo suficiente para adaptar os seus sistemas tecnológicos, capacitar o seu pessoal e assegurar a interoperabilidade dos dados com a administração fiscal filipina. 

Além disso, embora o calendário já esteja em andamento para os contribuintes incluídos na primeira fase, ainda não foi definida uma data concreta para os restantes grupos de contribuintes. A sua inclusão permanece dependente de futuras resoluções do BIR, que deverão confirmar tanto o âmbito como os prazos da segunda fase, incluindo também os requisitos de reporte associados, ainda por determinar.

Timeline proposto

A implementação do sistema de fatura eletrónica nas Filipinas está a ocorrer de forma progressiva, com diferentes fases de adoção para facilitar a adaptação das empresas ao novo modelo digital.

• 2018: a aprovação da TRAIN Act introduz a base jurídica para a implementação da fatura eletrónica no país.
• 2022: início do programa-piloto do Electronic Invoicing System (EIS) com um grupo limitado de grandes contribuintes.
• 2025: publicação de novos regulamentos e alargamento do âmbito do sistema.
• 31 de dezembro de 2026: data-limite para o primeiro grupo de empresas obrigadas a implementar o sistema de e-Invoicing.

Como funciona o novo sistema de fatura eletrónica das Filipinas?

O Electronic Invoicing System (EIS) é a plataforma eletrónica do governo filipino concebida para receber, processar e armazenar os dados de vendas enviados pelos contribuintes a partir das suas faturas eletrónicas e recibos. Estes documentos são gerados a partir dos sistemas empresariais dos contribuintes, tais como CAS (Computerised Accounting Systems), POS ou software de faturação, e transmitidos ao Bureau of Internal Revenue (BIR).

O sistema inclui diferentes documentos contabilísticos emitidos eletronicamente através da Internet, tais como faturas de vendas, recibos oficiais, notas de crédito, notas de débito e outros documentos semelhantes.

Um modelo de controlo fiscal com declaração quase em tempo real

As Filipinas aplicam um modelo pós-auditoria com reporting quase em tempo real, em que as faturas não necessitam de aprovação prévia por parte da autoridade fiscal.

Isto implica que:

• Não há pré-autorização de faturas.
• As empresas emitem primeiro a fatura e, posteriormente, transmitem os dados ao BIR.
• As informações devem ser enviadas em tempo real ou no prazo máximo de três dias após a transação.

Este modelo faz parte dos sistemas de Continuous Transaction Controls (CTC) e tem semelhanças com o sistema implementado na Coreia do Sul, país que colaborou no desenvolvimento do projeto através da Agência de Cooperação Internacional da Coreia (KOICA).

Componentes do sistema de faturação eletrónica

O sistema de e-Invoicing nas Filipinas baseia-se em dois elementos principais:

Faturas eletrónicas estruturadas

As empresas abrangidas pelo mandato devem emitir faturas eletrónicas em formato estruturado JSON, aplicando uma assinatura digital (JSON Web Signature). Estas faturas são transmitidas ao BIR por API, onde a administração fiscal devolve uma resposta de aceitação ou rejeição.

Embora as faturas sejam enviadas para a autoridade fiscal, o sistema não exige pré-validação antes da emissão.

Relatórios eletrónicos de vendas (Electronic Sales Reporting)

Para além da emissão de faturas eletrónicas, as empresas devem enviar ao BIR um relatório com a lista das transações realizadas nos últimos três dias. Este relatório é transmitido em formato JSON ou XML, permitindo à autoridade fiscal monitorizar as operações comerciais quase em tempo real.

Fluxo de envio de documento ao BIR

Os documentos devem ser transmitidos ao Bureau of Internal Revenue por integração API em tempo real ou quase em tempo real. Em qualquer caso, o envio não pode ocorrer mais de três dias após a transação.

O intercâmbio de informações com o BIR é realizado em formato JSON, aplicando uma assinatura digital JSON Web Signature que garante a autenticidade e a integridade do documento.

Informações obrigatórias na fatura eletrónica

As faturas eletrónicas devem incluir uma série de dados obrigatórios, entre os quais se destacam:

• Número de documento
• Data de emissão
• Número de identificação único associado ao documento
• Informação do vendedor
• Informação do comprador
• Detalhes dos bens ou serviços vendidos
• Montante da operação
• IVA aplicável
• Descontos aplicados

Plataforma Global de Faturação Eletrónica da EDICOM: Garantindo o Cumprimento nas Filipinas

As empresas sujeitas a esta normativa devem garantir que as suas faturas estejam corretamente formatadas, assinadas digitalmente e enviadas em conformidade com os padrões do Bureau of Internal Revenue (BIR). A Plataforma Global de Faturação Eletrónica da EDICOM otimiza este processo, garantindo que as empresas que operam nas Filipinas cumpram facilmente com os requisitos regulamentares.

A plataforma da EDICOM é uma solução totalmente integrada que se conecta diretamente com o sistema Enterprise Resource Planning (ERP) da empresa, automatizando a transformação, validação e envio de faturas ao BIR. O processo desenvolve-se nas seguintes fases:

Receção e Transformação de Faturas

Quando é gerada uma fatura no ERP da empresa, a plataforma da EDICOM captura o documento no seu formato original. Dado que o BIR exige faturas em formato JSON no âmbito do Electronic Invoicing System (EIS), a plataforma realiza automaticamente a conversão dos dados para os alinhar com a estrutura requerida, garantindo o cumprimento regulamentar.

Aplicação da Assinatura Electrónica

Para garantir a autenticidade e segurança dos dados, a plataforma da EDICOM aplica uma assinatura eletrónica à fatura. Este passo é fundamental nas Filipinas, uma vez que o BIR exige o uso de assinaturas eletrónicas para validar a legitimidade dos documentos e evitar modificações posteriores à sua emissão.

Envio ao Sistema EIS do BIR

A EDICOM automatiza o processo de envio, identificando e transmitindo automaticamente as faturas pendentes para o sistema Electronic Invoicing/Receipting System (EIS) do BIR, uma vez validadas. Este procedimento minimiza os erros manuais e garante o cumprimento em tempo real com a legislação fiscal das Filipinas.

Geração Automática de Faturas em PDF e Notificação aos Clientes

Para as empresas que devem fornecer faturas em formato PDF aos seus clientes, a EDICOM oferece uma solução automatizada. A plataforma gera uma versão em PDF da fatura e publica-a de forma segura para o destinatário. Além disso, é enviada uma notificação por e-mail, permitindo ao cliente descarregar a fatura facilmente. Isto elimina a necessidade de enviar faturas manualmente e garante a sua entrega de forma pontual e adequada.

Por que as empresas nas Filipinas escolhem a EDICOM?

A Plataforma Global de Faturação Eletrónica da EDICOM foi projetada para cumprir com os requisitos específicos das Filipinas, ajudando as empresas a manterem-se em conformidade enquanto otimizam os seus processos de faturação. Os seus principais benefícios incluem:

• Integração com ERP sem interrupções: Conectividade total com os sistemas existentes, reduzindo a carga manual e minimizando erros.
• Cumprimento com o BIR: Garante o envio de faturas em formato JSON com assinatura eletrónica, em conformidade com as normas do EIS.
• Automatização em tempo real: Transformação, validação e transmissão de faturas de forma automática, reduzindo a carga administrativa.
• Transações digitais seguras: Implementação de assinatura eletrónica para garantir a autenticidade de cada fatura.
• Distribuição eficiente de faturas: Envio automático de notificações e acesso às faturas através de um portal seguro online.

Com a implementação da Plataforma da EDICOM, as empresas nas Filipinas podem gerir com confiança a faturação eletrónica, melhorando a sua eficiência operacional e minimizando os riscos de incumprimento.

Electronic Invoicing vs. Electronic Sales Reporting: qual é a diferença?

Embora costumem ser mencionados em conjunto, Electronic Invoicing e Electronic Sales Reporting são duas obrigações distintas dentro do novo modelo de cumprimento fiscal impulsionado pelo Bureau of Internal Revenue (BIR) nas Filipinas.

Embora ambos os processos façam parte do ecossistema do Electronic Invoicing System (EIS), eles cumprem funções diferentes. Enquanto o faturamento eletrônico garante a correta emissão dos documentos tributários, a declaração eletrônica de vendas fornece à autoridade fiscal uma visão consolidada da atividade comercial da empresa.

Fatura eletrônica (Electronic Invoicing)

O Electronic Invoicing consiste na emissão e transmissão de faturas eletrônicas estruturadas. Cada fatura deve ser gerada no formato JSON exigido pelo Electronic Invoicing System (EIS), incluir uma assinatura digital e ser enviada eletronicamente à BIR por meio de uma integração via API. Seu objetivo é digitalizar o processo de faturamento e assegurar a autenticidade, a integridade e a rastreabilidade de cada transação comercial.

Embora as faturas sejam enviadas à autoridade fiscal, o sistema não exige pré-validação antes de sua emissão.

Declaração eletrônica de vendas (Electronic Sales Reporting)

Por sua vez, o Electronic Sales Reporting complementa esse processo por meio do envio periódico das informações das operações comerciais realizadas em formato JSON ou XML. Em vez de transmitir apenas uma fatura individual, as empresas devem enviar à BIR um relatório eletrônico com os dados das vendas efetuadas durante um período determinado, atualmente em um prazo máximo de três dias a partir da transação. Esse mecanismo permite que a administração tributária supervisione a atividade econômica dos contribuintes quase em tempo real e melhore os processos de controle fiscal.

Fluxo de envio de documentos à BIR

Os documentos devem ser transmitidos ao Bureau of Internal Revenue por meio de integração via API em tempo real ou quase real. Em qualquer caso, o envio não pode ocorrer mais de três dias após a transação.

A troca de informações com o BIR é realizada em formato JSON, aplicando uma assinatura digital JSON Web Signature, que garante a autenticidade e integridade do documento.

Informações obrigatórias na fatura eletrônica

As faturas eletrônicas devem incluir uma série de dados obrigatórios, entre os quais se destacam:

• Número do documento
• Data de emissão
• Número de identificação único vinculado ao documento
• Informações do vendedor
• Informações do comprador
• Detalhes dos bens ou serviços vendidos
• Valor da operação
• IVA aplicável
• Descontos aplicados

Plataforma Global de Fatura Eletrônica da EDICOM: Garantindo a Conformidade nas Filipinas

A implantação do Electronic Invoicing System (EIS) do Bureau of Internal Revenue (BIR) vai muito além de desenvolver uma simples conexão técnica. As empresas devem garantir que as faturas eletrônicas cumpram o formato exigido, incorporem a assinatura eletrônica requerida, sejam transmitidas dentro dos prazos estabelecidos e se adaptem continuamente às mudanças regulatórias.

A Plataforma Global de Faturamento Eletrônico da EDICOM se integra aos principais sistemas ERP e de gestão empresarial, entre eles SAP, SAP S/4HANA, Oracle, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Infor e outras soluções de faturamento e contabilidade.

Isso permite que as empresas continuem trabalhando a partir de seus sistemas habituais enquanto a EDICOM automatiza a transformação dos dados para o formato exigido pelo Electronic Invoicing System (EIS), a aplicação da assinatura eletrônica e o envio seguro das informações à BIR.

O processo segue as seguintes etapas:

Recebimento e Transformação de Faturas

Quando uma fatura é gerada no ERP da empresa, a plataforma da EDICOM captura o documento em seu formato original. Como o BIR exige faturas no formato JSON dentro do Electronic Invoicing System (EIS), a plataforma realiza automaticamente a conversão dos dados para que estejam alinhados com a estrutura exigida, garantindo conformidade com a regulamentação.

Aplicação da Assinatura Eletrônica

Para garantir a autenticidade e segurança dos dados, a plataforma da EDICOM aplica uma assinatura eletrônica à fatura. Esse passo é essencial nas Filipinas, já que o BIR exige o uso de assinaturas eletrônicas para validar a legitimidade dos documentos e evitar modificações após a sua emissão.

Envio ao Sistema EIS do BIR

A EDICOM automatiza o processo de envio, identificando e transmitindo automaticamente as faturas pendentes ao sistema Electronic Invoicing/Receipting System (EIS) do BIR assim que forem validadas. Esse procedimento reduz os erros manuais e garante a conformidade em tempo real com a regulamentação fiscal filipina.

Geração Automática de Faturas em PDF e Notificação aos Clientes

Para as empresas que precisam fornecer faturas no formato PDF a seus clientes, a EDICOM oferece uma solução automatizada. A plataforma gera uma versão em PDF da fatura e a publica de maneira segura para o seu destinatário. Além disso, é enviada via e-mail uma notificação, permitindo que o cliente baixe a fatura facilmente. Isso elimina a necessidade de envio manual de faturas e garante a entrega eficiente dos documentos.

Por que as empresas nas Filipinas escolhem a EDICOM?

A Plataforma Global de Faturamento Eletrônico da EDICOM foi projetada para atender aos requisitos específicos das Filipinas, ajudando as empresas a se manterem em conformidade enquanto otimizam seus processos de faturamento. Os principais benefícios incluem:

• Integração com ERP sem interrupções: Conectividade total com os sistemas existentes, reduzindo carga manual e minimizando erros.
• Conformidade com o BIR: Garante o envio de faturas no formato JSON com assinatura eletrônica, conforme exigido pelo EIS.
• Automação em tempo real: Transformação, validação e transmissão automática de faturas de maneira automática, reduzindo a carga administrativa.
• Transações digitais seguras: Implementação de assinatura eletrônica para garantir a autenticidade de cada fatura.
• Distribuição eficiente de faturas: Envio automático de notificações e acesso a faturas através de um portal seguro online.

Com a implementação da Plataforma da EDICOM, as empresas nas Filipinas podem gerenciar a fatura eletrônica com total confiança, melhorando sua eficiência operacional e minimizando os riscos de não conformidade.