Facturation électronique aux Philippines : Electronic Invoicing System – EIS

La facturation électronique aux Philippines

Les Philippines poursuivent la mise en œuvre du nouveau système de facturation électronique appelé Electronic Invoicing System (EIS). Le Bureau des Impôts Internes (BIR) est l'organisme chargé de généraliser l'utilisation de la facturation électronique dans le pays.

À la fin de l'année 2024, le gouvernement a promulgué la Loi de la République 12066 (connue sous le nom de CREATE MORE), amendant ainsi la Loi CREATE. La Loi CREATE MORE a pour objectif de transformer les Philippines en une région attractive pour les entreprises. Pour ce faire, elle vise à renforcer la politique d'incitations fiscales et à rendre le pays plus compétitif, plus accessible aux investissements, plus fiable et plus transparent au niveau mondial. Le règlement n° 11-2025 de février 2025 introduit de nouvelles exigences en matière de facturation électronique et de déclaration numérique des ventes aux Philippines.

L'échéance pour l'adoption du système de facturation électronique (EIS) par le Bureau of Internal Revenue (BIR) est fixée au 31 décembre 2026 pour le premier groupe d'assujettis.

Les premiers contribuables concernés sont les suivants:

• Les grands contribuables ayant réalisé un chiffre d'affaires de plus d'un milliard de pesos philippins
• Les entreprises de commerce électronique
• Les entreprises dotées d'un système de comptabilité informatisé (CAS - Computerized Accounting Systems)
• Les entreprises relevant du Large Taxpayers Service.

Les micro-entreprises sont généralement exclues du mandat initial.

La prolongation du calendrier jusqu'à la fin de 2026 vise à permettre une mise en œuvre plus progressive et contrôlée, en veillant à ce que les entreprises disposent de suffisamment de temps pour adapter leurs systèmes technologiques, former leur personnel et assurer l'interopérabilité des données avec l'administration fiscale philippine. 

Des détails supplémentaires sont attendus, y compris les spécifications techniques définitives dans les prochains mois.

Calendrier proposé

Le déploiement du système de facturation électronique aux Philippines se fait de manière progressive, avec différentes phases d'adoption visant à faciliter l'adaptation des entreprises au nouveau modèle électronique.

• 2018: l'approbation de la loi TRAIN introduit le cadre légal pour la mise en œuvre de la facturation électronique dans le pays.
• 2022: lancement du programme pilote du « Electronic Invoicing System » (EIS) auprès d'un groupe limité de grands contribuables.
• 2025: publication de nouvelles réglementations et extension du champ d'application du système.
• 31 décembre 2026: date limite pour le premier groupe d'entreprises tenues d'adopter le système de facturation électronique.

Comment fonctionne le nouveau système de facturation électronique des Philippines?

Le système de facturation électronique (EIS) a été mis en place par le gouvernement philippin afin de recevoir, de traiter et d'enregistrer les données relatives aux ventes transmises par les contribuables. Ces données proviennent des systèmes de gestion des contribuables, tels que les systèmes comptables informatisés (CAS), les POS ou encore les logiciels de facturation. Elles sont transmises au « Bureau of Internal Revenue » (Bureau des recettes internes) qui en assure la supervision et le contrôle.

Le système comprend différents documents comptables émis électroniquement via Internet, tels que les factures de vente, les reçus officiels, les notes de crédit, les notes de débit et d'autres documents similaires.

Un modèle de contrôle fiscal avec des déclarations en temps quasi réel

Les Philippines appliquent un modèle de contrôle fiscal post-audit avec un reporting en temps quasi réel. Les factures n'ont pas besoin d'être approuvées au préalable par l'administration fiscale.

Ceci implique que:

• Il n'y a pas d'autorisation préalable à l'émission des factures.
• Les entreprises émettent d'abord la facture puis transmettent les données au BIR.
• Les informations doivent être envoyées en temps réel ou dans un délai maximum de trois jours après la transaction.

Ce modèle fait partie des systèmes de contrôle continu des transactions (CTC) et présente des similitudes avec le système mis en œuvre en Corée du Sud. Cette dernière a d'ailleurs collaboré au développement du projet par l'intermédiaire de l'Agence coréenne de coopération internationale (KOICA).

Composantes du système de facturation électronique

Le système de facturation électronique des Philippines repose sur deux éléments principaux:

Les factures électroniques structurées

Les entreprises incluses dans le mandat doivent émettre des factures électroniques dans un format structuré JSON, en appliquant une signature électronique (JSON Web Signature). Ces factures sont transmises au BIR via API, puis l'administration fiscale renvoie une réponse d'acceptation ou de rejet.

Bien que les factures soient envoyées à l'administration fiscale, le système n'exige pas de validation préalable à l'émission.

Déclaration électronique des ventes

Outre l'émission de factures électroniques, les entreprises doivent envoyer au BIR un rapport répertoriant les transactions effectuées au cours des trois derniers jours. Ce rapport est transmis au format JSON ou XML, ce qui permet à l'administration fiscale de suivre les opérations commerciales en temps quasi réel.

Flux de déclaration des documents au BIR

Les documents doivent être transmis au Bureau of Internal Revenue via une intégration API en temps réel ou quasi réel. La transmission ne peut en aucun cas avoir lieu plus de trois jours après la transaction.

L'échange d'informations avec le BIR se fait au format JSON, en appliquant une signature électronique JSON Web Signature qui garantit l'authenticité et l'intégrité du document.

Informations obligatoires sur les factures électroniques

Les factures électroniques doivent comporter une série de données obligatoires, parmi lesquelles figurent notamment:

• Le numéro du document
• La date d'émission
• Le numéro d'identification unique lié au document
• Les informations relatives au vendeur
• Les informations sur l'acheteur
• Le détail des biens ou services vendus
• Le montant de la transaction
• Le taux de TVA applicable
• Les remises appliquées

La plateforme de facturation électronique internationale EDICOM : une garantie de conformité aux Philippines

Les entreprises soumises à cette nouvelle réglementation doivent s'assurer que leurs factures sont correctement formatées, signées électroniquement et transmises conformément aux normes du Bureau of Internal Revenue (BIR). La plateforme de facturation électronique internationale EDICOM optimise l'ensemble de ce processus, garantissant aux entreprises opérant aux Philippines une conformité simplifiée avec les exigences réglementaires.

La plateforme EDICOM est une solution entièrement intégrée qui se connecte directement au système ERP (Enterprise Resource Planning), automatisant la transformation, la validation et l'envoi des factures au BIR. Le processus se déroule de la manière suivante :

Réception et conversion des factures

Lorsqu'une facture est générée au sein du système ERP de l'entreprise, la plateforme EDICOM récupère le document dans son format d'origine. Le BIR impose l'utilisation de factures au format JSON dans le cadre du système de facturation électronique (EIS). La plateforme EDICOM convertit donc automatiquement les données afin de les adapter au format requis, assurant ainsi la conformité réglementaire.

Application de la signature électronique

Afin de garantir l'authenticité et la sécurité des données, la plateforme EDICOM appose une signature électronique sur la facture. Cette étape est cruciale dans le cadre de la législation philippine, en effet le BIR exige l'utilisation de signatures électroniques afin d'assurer la validité légale des factures.

Envoi au système EIS

EDICOM automatise le processus d'envoi, en identifiant et en transmettant de manière automatisée les factures en attente au système Electronic Invoicing/Receipting System (EIS) du BIR. Cette procédure limite les erreurs manuelles et garantit le respect en temps réel de la réglementation fiscale philippine.

Génération automatisée des factures au format PDF et notification aux clients

EDICOM propose une solution automatisée permettant aux entreprises de transmettre des factures au format PDF à leurs clients. La plateforme génère une version PDF de la facture et la met à disposition du destinataire à travers un portail individuel et sécurisé. En parallèle, elle envoie une notification par e-mail, permettant au client de télécharger facilement la facture. Cette solution évite d’envoyer des factures de manière manuelle et garantit leur livraison dans les plus brefs délais.

Pourquoi les entreprises philippines choisissent-elles EDICOM ?

La plateforme de facturation électronique internationale EDICOM est conçue pour répondre aux exigences spécifiques des Philippines, tout en optimisant les processus de facturation des entreprises. Ses principaux avantages sont les suivants :

• Intégration avec l'ERP: Connectivité transparente avec les systèmes existants, ce qui réduit la charge de travail manuel et minimise les erreurs.
• Compliance avec le BIR: La solution assure l'envoi des factures au format JSON avec signature électronique, conformément aux réglementations de l'EIS.
• Automatisation en temps réel: La solution transforme, valide et transmet automatiquement les factures, permettant ainsi de réduire la charge administrative.
• Transactions électroniques sécurisées: Application de la signature électronique afin de garantir l'authenticité de chaque facture.
• Envoi efficace des factures: Envoi automatisé des notifications et accès aux factures via un portail sécurisé en ligne.

Grâce à la mise en œuvre de la plateforme EDICOM, les entreprises philippines peuvent gérer leurs processus de facturation électronique en toute confiance. La plateforme permet d'améliorer l'efficacité opérationnelle et de minimiser les risques de non-conformité.