Facturation électronique aux Philippines : Electronic Invoicing System – EIS

La facturation électronique aux Philippines

Les Philippines progressent vers la mise en place de la facturation électronique grâce à un cadre réglementaire de plus en plus précis. La publication de la RMC n° 98-2026 par le Bureau of Internal Revenue (BIR) apporte de nouvelles instructions aux assujettis soumis à cette obligation et confirme la date butoir du 31 décembre 2026 pour la mise en œuvre de la facturation électronique.

Fin 2024, le gouvernement philippin a promulgué la loi n° 12066, connue sous le nom de CREATE MORE (Corporate Recovery and Tax Incentives for Enterprises to Maximize Opportunities for Reinvigorating the Economy), qui modifie et étend les dispositions de la précédente loi CREATE act (loi n° 11534). Cette réforme vise à renforcer la compétitivité du pays, à attirer les investissements nationaux et internationaux et à moderniser le système fiscal grâce à un régime d’incitations fiscales plus transparent, plus prévisible et conforme aux normes internationales.

En 2025, la publication du Revenue Regulation n° 11-2025, modifié par la suite par le Revenue Regulation n° 26-2025, a marqué une étape supplémentaire en déterminant les assujettis à cette obligation et en fixant au 31 décembre 2026 la date butoir pour la mise en conformité au nouveau modèle.

Ce processus entre désormais dans une phase beaucoup plus concrète avec la publication de la Revenue Memorandum Circular (RMC) n° 98-2026. Cette nouvelle circulaire détaille les lignes directrices relatives aux modalités d’émission de factures électroniques et apporte davantage de clarté sur les exigences auxquelles les entreprises devront se conformer d’ici décembre 2026. Ce texte définit, entre autres, ce qui est considéré comme une facture électronique, instaure l’obligation d’obtenir un « Permit to Issue Electronic Invoice » (PTI) et rend obligatoire la certification EIS.

Par ailleurs, la RMC n° 98-2026 clarifie l’un des aspects les plus importants du nouveau modèle : la facturation électronique et la déclaration électronique des ventes au BIR constituent des obligations distinctes et seront mises en œuvre à des étapes différentes. Tandis que les contribuables concernés devront être prêts à émettre des factures électroniques avant le 31 décembre 2026, l’obligation générale de déclaration électronique des ventes entrera en vigueur ultérieurement, conformément aux futures dispositions du BIR.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Conformément à la RMC n° 98-2026, une facture électronique doit répondre aux exigences suivantes :

• Elle doit être générée à l'aide d'un système de comptabilité ou de facturation dûment enregistré, approuvé ou agréé, et sous un format électronique structuré.
• Elle doit être transmise par voie électronique au client sous forme numérique. Pour ce faire, il est possible d'utiliser des supports tels que l'e-mail, la consultation en ligne, les QR codes, les applications mobiles, les plateformes web ou d'autres canaux électroniques.
• Les données de la facture doivent pouvoir être extraites et traitées par voie électronique, ainsi que transmises au BIR afin de respecter les obligations de déclaration électronique des ventes.

Par conséquent, la simple création d’une facture à l’aide d’outils tels que Word, Excel, Google Docs ou Google Sheets n’est pas considérée comme de la facturation électronique. De même, la génération d’une facture dans un système comptable en vue de son impression ultérieure ne satisfait pas à elle seule aux exigences si le système ne permet pas d’émettre et de transmettre électroniquement la facture au client, ni d’extraire les données nécessaires à sa déclaration ultérieure.

Les factures électroniques doivent être établies dans un format électronique structuré. Bien que le système de facturation électronique (EIS) du BIR utilise actuellement le format JSON pour la transmission des données de vente, les entreprises peuvent recourir à d’autres formats structurés dans leurs propres systèmes, à condition que les informations requises puissent être converties au format défini par le BIR.

Qui est concerné par la facturation électronique aux Philippines ?

Conformément au calendrier de mise en œuvre établi par le Bureau of Internal Revenue (BIR), le premier groupe de contribuables tenus d’adopter le système de facturation électronique (EIS) avant le 31 décembre 2026 comprend les organisations présentant le plus grand volume d’opérations ou celles qui utilisent déjà des systèmes de gestion électroniques. Au cours de cette première phase, cette obligation s'applique aux entreprises suivantes :

• Les grands contribuables dont le chiffre d'affaires annuel est supérieur à 1 milliard de pesos philippins (PHP).
• Les entreprises de e-commerce qui effectuent des transactions électroniques soumises à déclaration auprès du BIR.
• Les entreprises qui utilisent un système comptable informatisé (CAS) pour la gestion de leurs processus comptables et de facturation.
• Les entreprises enregistrées auprès du Service des grands contribuables (LTS) du Bureau des impôts (BIR).

Bien que les micro-entreprises soient, pour l’instant, exclues de cette première phase de mise en œuvre, le BIR prévoit d’étendre progressivement le champ d’application de cette obligation à d’autres groupes de contribuables lors des prochaines étapes, à mesure que se poursuivra le déploiement du système de facturation électronique aux Philippines.

Facturation électronique et déclaration électronique des ventes : deux obligations distinctes

L’une des principales précisions apportées par la RMC n° 98-2026 concerne la distinction entre la facturation électronique et la déclaration électronique des ventes auprès du BIR.

La mise en œuvre peut donc s’articuler en deux phases :

Phase 1 : facturation électronique. Les contribuables soumis à cette obligation doivent être en mesure de générer des factures électroniques structurées et conformes aux exigences du BIR à l’aide de leurs systèmes enregistrés, agréés ou certifiés, et de les transmettre par voie électronique à leurs clients. La date limite pour se conformer à cette obligation est fixée au 31 décembre 2026.

Phase 2 : déclaration électronique des ventes. Cette phase comprend la transmission électronique au BIR des données structurées relatives aux ventes. Bien que les systèmes des contribuables doivent disposer de la capacité technique nécessaire pour effectuer cette déclaration, le BIR n’a pas encore fixé de date précise d’entrée en vigueur de cette deuxième obligation. La déclaration électronique des ventes deviendra obligatoire lorsque le commissaire aux impôts (Commissioner of Internal Revenue) l’aura fixé ultérieurement par le biais d’un texte officiel.

Cette distinction revêt une importance particulière pour les entreprises qui se préparent à l’échéance de décembre 2026. À cette date, elles devront être en mesure d’émettre des factures électroniques conformes à la réglementation, mais cela ne signifie pas pour autant que l’obligation générale de déclaration électronique des ventes au BIR entrera en vigueur au même moment.

Permit to Issue Electronic Invoice (PTI)

La RMC n° 98-2026 prévoit également que le Permit to Issue Electronic Invoice (PTI) constitue l’une des conditions sine qua non à remplir par les contribuables soumis à cette obligation.

Le PTI est indépendant du Permit to Use (PTU) ou de l’Acknowledgement Certificate (AC) associé au système informatique de comptabilité ou de facturation du contribuable. Alors que le PTU ou l’AC concernent le système utilisé, le PTI constitue l’autorisation spécifique délivrée par le BIR pour émettre des factures électroniques via ce système.

Les contribuables doivent obtenir le PTI avant de commencer à générer ou à émettre des factures électroniques.

La demande doit être déposée auprès du Revenue District Office (RDO) ou du Large Taxpayer Office compétent. Le BIR évaluera la demande et vérifiera le respect des conditions requises dans un délai de 20 jours ouvrables à compter de la réception de l’ensemble des documents requis.

Le PTI est lié au système de facturation électronique agréé. C’est pourquoi tout changement de plateforme ou de logiciel principal de facturation, y compris les migrations ou les remplacements de systèmes, peut nécessiter l’obtention d’un nouveau PTI ou la modification de celui déjà en vigueur.

Lorsque le siège social et ses succursales utilisent le même système de facturation électronique agréé, ils peuvent utiliser le même numéro de PTI, en identifiant les succursales concernées. En revanche, si les différentes succursales, agences ou unités opérationnelles utilisent des systèmes différents, il sera nécessaire d’obtenir un PTI pour chaque système.

Le BIR devra publier de nouvelles directives afin de préciser la procédure de demande et les documents définitifs requis pour obtenir le PTI.

Comment fonctionne le système de facturation électronique aux Philippines ?

Conformément à la nouvelle réglementation, le modèle philippin doit être appréhendé comme un processus de mise en conformité à plusieurs étapes.

Au cours de la première phase, les entreprises devront :

• Générer les factures électroniques à partir d'un système dûment enregistré, approuvé ou accrédité.
• Les émettre dans un format électronique structuré.
• Les transmettre par voie électronique au client.
• Garantir que les données puissent être extraites et traitées électroniquement en vue de leur déclaration ultérieure auprès du BIR.
• Obtenir le Permit to Issue Electronic Invoice (PTI) avant de commencer à générer ou à émettre des factures électroniques.

Après avoir obtenu le PTI, les contribuables disposeront de six mois pour obtenir la certification EIS, qui atteste de la capacité du système à extraire, traiter et transmettre les données de vente requises.

Dans un deuxième temps, l’obligation générale de déclaration électronique des ventes entrera en vigueur ; celle-ci prévoit que les données structurées relatives aux ventes seront transmises par voie électronique au BIR. À ce jour, l’administration fiscale philippine n’a pas fixé de date générale d’entrée en vigueur pour cette deuxième phase.

Par conséquent, la date du 31 décembre 2026 concerne l’obligation de facturation électronique et ne doit pas être interprétée comme le début de l’obligation de déclaration électronique des ventes au BIR.

Informations obligatoires sur les factures électroniques

Les factures électroniques doivent comporter une série de données obligatoires, parmi lesquelles figurent notamment:

• Le numéro du document
• La date d'émission
• Le numéro d'identification unique lié au document
• Les informations relatives au vendeur
• Les informations sur l'acheteur
• Le détail des biens ou services vendus
• Le montant de la transaction
• Le taux de TVA applicable
• Les remises appliquées

La plateforme de facturation électronique internationale EDICOM : une garantie de conformité aux Philippines

La mise en œuvre du système de facturation électronique (EIS) du Bureau of Internal Revenue (BIR) va bien au-delà de la simple mise en place d’une connexion technique. Les entreprises doivent s’assurer que les factures électroniques respectent le format exigé, comportent la signature électronique requise, sont transmises dans les délais fixés et s’adaptent en permanence aux changements réglementaires.

La plateforme globale de facturation électronique d’EDICOM s’intègre aux principaux systèmes ERP et de gestion d’entreprise, notamment SAP, SAP S/4HANA, Oracle, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Infor et d’autres solutions de facturation et de comptabilité.

Cela permet aux entreprises de continuer à utiliser leurs logiciels internes habituels, tandis qu’EDICOM automatise la conversion des données au format requis par l’Electronic Invoicing System (EIS), l’application de la signature électronique et l’envoi sécurisé des informations au BIR.

Le processus se déroule de la manière suivante :

Réception et conversion des factures

Lorsqu'une facture est générée au sein du système ERP de l'entreprise, la plateforme EDICOM récupère le document dans son format d'origine. Le BIR impose l'utilisation de factures au format JSON dans le cadre du système de facturation électronique (EIS). La plateforme EDICOM convertit donc automatiquement les données afin de les adapter au format requis, assurant ainsi la conformité réglementaire.

Application de la signature électronique

Afin de garantir l'authenticité et la sécurité des données, la plateforme EDICOM appose une signature électronique sur la facture. Cette étape est cruciale dans le cadre de la législation philippine, en effet le BIR exige l'utilisation de signatures électroniques afin d'assurer la validité légale des factures.

Envoi au système EIS

EDICOM automatise le processus d'envoi, en identifiant et en transmettant de manière automatisée les factures en attente au système Electronic Invoicing/Receipting System (EIS) du BIR. Cette procédure limite les erreurs manuelles et garantit le respect en temps réel de la réglementation fiscale philippine.

Génération automatisée des factures au format PDF et notification aux clients

EDICOM propose une solution automatisée permettant aux entreprises de transmettre des factures au format PDF à leurs clients. La plateforme génère une version PDF de la facture et la met à disposition du destinataire à travers un portail individuel et sécurisé. En parallèle, elle envoie une notification par e-mail, permettant au client de télécharger facilement la facture. Cette solution évite d’envoyer des factures de manière manuelle et garantit leur livraison dans les plus brefs délais.

Pourquoi les entreprises philippines choisissent-elles EDICOM ?

La plateforme de facturation électronique internationale EDICOM est conçue pour répondre aux exigences spécifiques des Philippines, tout en optimisant les processus de facturation des entreprises. Ses principaux avantages sont les suivants :

• Intégration avec l'ERP: Connectivité transparente avec les systèmes existants, ce qui réduit la charge de travail manuel et minimise les erreurs.
• Compliance avec le BIR: La solution assure l'envoi des factures au format JSON avec signature électronique, conformément aux réglementations de l'EIS.
• Automatisation en temps réel: La solution transforme, valide et transmet automatiquement les factures, permettant ainsi de réduire la charge administrative.
• Transactions électroniques sécurisées: Application de la signature électronique afin de garantir l'authenticité de chaque facture.
• Envoi efficace des factures: Envoi automatisé des notifications et accès aux factures via un portail sécurisé en ligne.

Grâce à la mise en œuvre de la plateforme EDICOM, les entreprises philippines peuvent gérer leurs processus de facturation électronique en toute confiance. La plateforme permet d'améliorer l'efficacité opérationnelle et de minimiser les risques de non-conformité.