Fattura elettronica nelle Filippine: Electronic Invoicing System – EIS

Fattura elettronica nelle Filippine

Le Filippine stanno compiendo progressi nell'implementazione della fatturazione elettronica, grazie a un quadro normativo sempre più definito. La pubblicazione della RMC n.º 98-2026 da parte del Bureau of Internal Revenue (BIR) fornisce nuove linee guida per i contribuenti soggetti a tale obbligo e conferma il 31 dicembre 2026 come termine ultimo per l'implementazione della fatturazione elettronica.

Alla fine del 2024, il governo filippino ha promulgato la Republic Act nº 12066, nota come CREATE MORE (Corporate Recovery and Tax Incentives for Enterprises to Maximize Opportunities for Reinvigorating the Economy), che modifica e amplia le disposizioni della precedente CREATE Act (Republic Act nº 11534). Questa riforma mira a rafforzare la competitività del Paese, attrarre investimenti nazionali e internazionali e modernizzare il sistema fiscale attraverso un regime di incentivi fiscali più trasparente, prevedibile e allineato agli standard internazionali.

Nel 2025, la pubblicazione della Revenue Regulation n.º 11-2025, successivamente modificato dalla Revenue Regulation n.º 26-2025, ha segnato un ulteriore passo avanti, definendo i contribuenti soggetti all'obbligo e stabilendo il 31 dicembre 2026 come data chiave per l'adeguamento al nuovo modello.

Questo processo sta ora entrando in una fase molto più concreta con la pubblicazione della Revenue Memorandum Circular (RMC) n. 98-2026. La nuova circolare elabora le linee guida per l'emissione di fatture elettroniche e fornisce maggiore chiarezza sui requisiti che le aziende dovranno soddisfare entro dicembre 2026. Tra le altre cose, definisce cosa si intende per fattura elettronica, introduce l'obbligo di ottenere un Permit to Issue Electronic Invoice (PTI) e, successivamente, istituisce la certificazione EIS.

Inoltre, la RMC n. 98-2026 chiarisce uno degli aspetti più rilevanti del nuovo modello: la fatturazione elettronica e il reporting elettronico delle vendite al BIR sono obblighi distinti e saranno implementati in fasi diverse. Mentre i contribuenti interessati dovranno essere pronti a emettere fatture elettroniche entro il 31 dicembre 2026, l'obbligo generale di presentare report elettronici delle vendite sarà attivato in un secondo momento, in conformità con le future normative del BIR.

Cosa si intende per fattura elettronica?

Secondo la norma RMC n. 98-2026, una fattura elettronica deve soddisfare i seguenti requisiti:

• Deve essere generata tramite un sistema contabile o di fatturazione debitamente registrato, approvato o accreditato, e in un formato elettronico strutturato.
• Deve essere trasmessa al cliente in formato digitale per via elettronica. Ciò può avvenire tramite metodi quali e-mail, consultazione online, codici QR, applicazioni mobili, piattaforme web o altri canali elettronici.
• I dati della fattura devono poter essere estratti ed elaborati elettronicamente, nonché trasmessi al BIR per ottemperare agli obblighi di reporting elettronico delle vendite.

Pertanto, la semplice creazione di una fattura utilizzando strumenti come Word, Excel, Google Docs o Google Sheets non costituisce fatturazione elettronica. Allo stesso modo, la generazione di una fattura in un sistema contabile e la successiva stampa non soddisfano di per sé i requisiti se il sistema non consente l'emissione e la trasmissione elettronica della fattura al cliente e l'estrazione dei dati necessari per la successiva rendicontazione.

Le fatture elettroniche devono utilizzare un formato elettronico strutturato. Sebbene l’Electronic Invoicing System (EIS) del BIR utilizzi attualmente il formato JSON per la trasmissione dei dati di vendita, le aziende possono utilizzare altri formati strutturati nei propri sistemi, a condizione che le informazioni richieste possano essere convertite nel formato specificato dal BIR.

Chi è tenuto a conformarsi alla fatturazione elettronica nelle Filippine?

Secondo il calendario di attuazione stabilito dal BIR, il primo gruppo di contribuenti tenuti ad adottare l’Electronic Invoicing System entro il 31 dicembre 2026 comprende le organizzazioni con il maggior volume di transazioni o quelle che già utilizzano sistemi di gestione digitali. In questa prima fase, l'obbligo riguarda:

• Grandi contribuenti con redditi annui superiori a 1.000 miliardi di pesos filippini (PHP).
• Le aziende di e-commerce che effettuano transazioni digitali sono soggette all'obbligo di dichiarazione al BIR.
• Aziende che utilizzano un Computerized Accounting System (CAS) per gestire i propri processi contabili e di fatturazione.
• Società registrate presso il Large Taxpayers Service (LTS) del BIR.

Sebbene le microimprese siano attualmente escluse da questa prima fase di attuazione, il BIR (Bureau of Internal Revenue) prevede di estendere progressivamente l'ambito di applicazione del mandato ad altri gruppi di contribuenti nelle fasi successive, man mano che l'implementazione del sistema di fatturazione elettronica nelle Filippine procede.

Fatturazione elettronica e reporting elettronico delle vendite: due obblighi distinti

Uno dei principali chiarimenti introdotti dalla RMC n. 98-2026 riguarda la distinzione tra fatturazione elettronica e reporting elettronico delle vendite al BIR.

L'implementazione può quindi essere intesa in due fasi:

Fase 1: Fatturazione elettronica. I contribuenti soggetti a tale obbligo devono essere in grado di generare fatture elettroniche strutturate conformi ai requisiti del BIR (Bureau of Internal Revenue) utilizzando i propri sistemi registrati, approvati o accreditati e di trasmetterle elettronicamente ai propri clienti. Il termine per l'adeguamento è il 31 dicembre 2026.

Fase 2: Report elettronico delle vendite. Questa fase prevede la trasmissione elettronica di dati strutturati sulle vendite al BIR. Sebbene i sistemi dei contribuenti debbano possedere la capacità tecnica necessaria per effettuare tale report, il BIR non ha ancora stabilito una data di inizio generale per questo secondo obbligo. Il reporting elettronico delle vendite diventerà obbligatorio quando il Commissioner of Internal Revenue lo stabilirà successivamente tramite apposita notifica o direttiva.

Questa distinzione è particolarmente rilevante per le aziende che si stanno preparando per la scadenza di dicembre 2026. Entro tale data, dovranno essere in grado di emettere fatture elettroniche conformi alla normativa, ma ciò non significa che l'obbligo generale di comunicare elettronicamente le vendite al BIR entrerà in vigore contemporaneamente.

Permit to Issue Electronic Invoice (PTI)

La RMC n. 98-2026 stabilisce inoltre che il Permit to Issue Electronic Invoice (PTI) è uno dei requisiti fondamentali per i contribuenti soggetti all'obbligo.

Il PTI è indipendente dal Permit to Use (PTU) o dal Acknowledgement Certificate (AC) associati al sistema informatico di contabilità o fatturazione del contribuente. Mentre il PTU o l'AC si riferiscono al sistema utilizzato, il PTI costituisce l'autorizzazione specifica del BIR a emettere fatture elettroniche tramite tale sistema.

I contribuenti devono ottenere il PTI prima di iniziare a generare o emettere fatture elettroniche.

La domanda deve essere presentata al Revenue District Office (RDO) o il Large Taxpayer Office competente. Il BIR valuterà la domanda e verificherà la conformità ai requisiti entro 20 giorni lavorativi dal ricevimento di tutta la documentazione richiesta.

Il PTI è collegato al sistema di fatturazione elettronica autorizzato. Per questo motivo, eventuali modifiche alla piattaforma o al software di fatturazione principale, incluse migrazioni o sostituzioni di sistema, potrebbero richiedere l'ottenimento di un nuovo PTI o la modifica di quello esistente.

Quando la sede centrale e le sue filiali utilizzano lo stesso sistema di fatturazione elettronica autorizzato, possono utilizzare lo stesso codice PTI, che identifica le filiali corrispondenti. Tuttavia, se le diverse filiali, uffici o unità aziendali utilizzano sistemi differenti, sarà necessario ottenere un codice PTI per ciascun sistema.

Il BIR dovrà pubblicare nuove linee guida per specificare la procedura di richiesta e la documentazione finale necessaria per ottenere il PTI.

Come funziona il nuovo sistema di fatturazione elettronica delle Filippine?

Con la nuova normativa, il modello filippino dovrebbe essere inteso come un processo di adeguamento progressivo.

Nella prima fase, le aziende devono:

• Generare fatture elettroniche da un sistema debitamente registrato, approvato o accreditato.
• Inviarle in un formato elettronico strutturato.
• Trasmetterle elettronicamente al cliente.
• Assicurarsi che i dati possano essere estratti ed elaborati elettronicamente per la futura rendicontazione al BIR.
• Ottenere il Permit to Issue Electronic Invoice (PTI) prima di iniziare a generare o emettere fatture elettroniche.

Dopo aver ottenuto il PTI, i contribuenti avranno sei mesi di tempo per ottenere la certificazione EIS, che attesta la capacità del sistema di estrarre, elaborare e trasmettere i dati di vendita richiesti.

In una seconda fase, verrà attivato l'obbligo generale di Electronic Sales Reporting, che richiederà la trasmissione elettronica di dati strutturati sulle vendite al BIR. Attualmente, l'amministrazione fiscale filippina non ha ancora fissato una data di entrata in vigore generale per questa seconda fase.

Pertanto, la data del 31 dicembre 2026 si riferisce all'obbligo di fatturazione elettronica e non deve essere interpretata come l'inizio generale dell'obbligo di riportare elettronicamente le vendite al BIR.

Informazioni obbligatorie sulla fattura elettronica

Le fatture elettroniche devono includere una serie di dati obbligatori, tra cui spiccano i seguenti:

• Numero del documento
• Data di emissione
• Numero di identificazione univoco collegato al documento
• Informazioni sul venditore
• Informazioni sull'acquirente
• Dettagli dei beni o servizi venduti
• Importo della transazione
• IVA applicabile
• Sconti applicati

Piattaforma globale di fatturazione elettronica di EDICOM: Compliance garantita anche nelle Filippine

L'implementazione dell’Electronic Invoicing System (EIS) del Bureau of Internal Revenue (BIR) va ben oltre la semplice creazione di una connessione tecnica. Le aziende devono garantire che le fatture elettroniche siano conformi al formato richiesto, includano la firma elettronica necessaria, vengano trasmesse entro i termini stabiliti e siano costantemente aggiornate in base alle modifiche normative.

La Piattaforma Globale di Fatturazione Elettronica di EDICOM si integra con i principali sistemi ERP e di gestione aziendale, tra cui SAP, SAP S/4HANA, Oracle, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Infor e altre soluzioni di fatturazione e contabilità.

Ciò consente alle aziende di continuare a lavorare con i propri sistemi abituali, mentre EDICOM automatizza la trasformazione dei dati nel formato richiesto dall’Electronic Invoicing System (EIS), l'applicazione della firma elettronica e l'invio sicuro delle informazioni al BIR.

Il processo si svolge nelle seguenti fasi:

Ricezione e trasformazione delle fatture

Quando viene generata una fattura nell'ERP dell'azienda, la piattaforma di EDICOM acquisisce il documento nel suo formato originale. Poiché il BIR richiede fatture in formato JSON nell'ambito del Electronic Invoicing System (EIS), la piattaforma converte automaticamente i dati per allinearli alla struttura richiesta, garantendo la conformità normativa.

Applicazione della firma elettronica

Per garantire l'autenticità e la sicurezza dei dati, la piattaforma di EDICOM applica una firma elettronica alla fattura. Questo passaggio è essenziale nelle Filippine, poiché il BIR richiede l'uso della firma elettronica per convalidare la legittimità dei documenti ed evitare modifiche successive alla loro emissione.

Invio al sistema EIS del BIR

EDICOM automatizza il processo di invio, identificando e trasmettendo automaticamente le fatture al Electronic Invoicing/Receipting System (EIS) del BIR una volta convalidate. Questa procedura riduce al minimo gli errori manuali e garantisce la conformità in tempo reale alle normative fiscali filippine.

Generazione automatica di fatture in PDF e notifica al cliente

Per le aziende che devono fornire fatture in formato PDF ai propri clienti, EDICOM offre una soluzione automatizzata. La piattaforma genera una versione PDF della fattura e la pubblica in modo sicuro per il destinatario. Inoltre, viene inviata una notifica via e-mail che consente al cliente di scaricare facilmente la fattura. In questo modo si elimina la necessità di inviare le fatture manualmente e si garantisce la consegna nei tempi e nei modi previsti.

Perché le aziende con filiale nelle Filippine scelgono EDICOM?

La piattaforma globale di fatturazione elettronica di EDICOM è stata progettata per soddisfare i requisiti specifici delle Filippine, aiutando le aziende a mantenere la conformità e a ottimizzare i processi di fatturazione. I suoi principali vantaggi includono:

• Integrazione perfetta con l'ERP: Connettività garantita con qualsiasi sistema esistente, riducendo il carico di lavoro manuale e minimizzando gli errori.
• Conformità al BIR: Assicura che le fatture siano inviate in formato JSON con firma elettronica, in conformità alle normative del EIS.
• Automazione in tempo reale: Trasformazione, convalida e trasmissione automatica delle fatture, riducendo il carico amministrativo.
• Transazioni digitali sicure: Implementazione della firma elettronica per garantire l'autenticità di ogni fattura.
• Distribuzione efficiente delle fatture: Notifica automatica e accesso alle fatture attraverso un portale online sicuro.

Con l'implementazione della piattaforma di EDICOM, le aziende con filiale nelle Filippine possono gestire con sicurezza la fatturazione elettronica, migliorando l'efficienza operativa e riducendo al minimo i rischi di non conformità.