Fattura elettronica nelle Filippine: Electronic Invoicing System – EIS

Fattura elettronica nelle Filippine

Nelle Filippine, la fatturazione elettronica diventerà obbligatoria per un primo gruppo di contribuenti entro il 31 dicembre 2026, secondo la Revenue Regulations nº 11-2025. Le aziende interessate saranno tenute a presentare fatture elettroniche strutturate e report di vendita elettronici al Bureau of Internal Revenue (BIR) tramite l’Electronic Invoicing System (EIS). Questa guida illustra chi è tenuto a utilizzare l'EIS, la tempistica di implementazione, i requisiti tecnici e come prepararsi all'integrazione con il BIR.

Alla fine del 2024, il governo filippino ha promulgato la Republic Act nº 12066, nota come CREATE MORE (Corporate Recovery and Tax Incentives for Enterprises to Maximize Opportunities for Reinvigorating the Economy), che modifica e amplia le disposizioni della precedente CREATE Act (Republic Act nº 11534). Questa riforma mira a rafforzare la competitività del Paese, attrarre investimenti nazionali e internazionali e modernizzare il sistema fiscale attraverso un regime di incentivi fiscali più trasparente, prevedibile e allineato agli standard internazionali.

Nell'ambito di questo processo di trasformazione digitale, nel febbraio 2025 il BIR ha pubblicato il Revenue Regulations (RR) nº 11-2025. Tale regolamento delinea l'implementazione dell’Electronic Invoicing System (EIS) e stabilisce nuovi requisiti per la fatturazione elettronica e l’e-Reporting delle vendite nelle Filippine. Tra le altre misure, il regolamento definisce i contribuenti obbligati, la tempistica di implementazione, i requisiti tecnici per l'emissione di fatture elettroniche e gli obblighi di trasmissione delle informazioni al BIR.

In base a questa normativa, le aziende incluse nella prima fase di implementazione devono emettere fatture elettroniche strutturate e trasmettere le informazioni relative alle transazioni all’Electronic Invoicing System (EIS) del BIR tramite integrazione elettronica, passando a un modello di Controllo Continuo delle Transazioni (CTC) con reporting quasi in tempo reale. Questo nuovo quadro normativo rappresenta uno dei cambiamenti più significativi nella digitalizzazione della compliance fiscale nelle Filippine e segna un passo decisivo verso una maggiore automazione, tracciabilità e controllo delle operazioni aziendali.

Chi è tenuto a conformarsi alla fatturazione elettronica nelle Filippine?

Secondo il calendario di attuazione stabilito dal BIR, il primo gruppo di contribuenti tenuti ad adottare l’Electronic Invoicing System entro il 31 dicembre 2026 comprende le organizzazioni con il maggior volume di transazioni o quelle che già utilizzano sistemi di gestione digitali. In questa prima fase, l'obbligo di conformarsi alla fatturazione elettronica e alla rendicontazione elettronica delle vendite riguarda:

• Grandi contribuenti con redditi annui superiori a 1.000 miliardi di pesos filippini (PHP).
• Le aziende di e-commerce che effettuano transazioni digitali sono soggette all'obbligo di dichiarazione al BIR.
• Aziende che utilizzano un Computerized Accounting System (CAS) per gestire i propri processi contabili e di fatturazione.
• Società registrate presso il Large Taxpayers Service (LTS) del BIR.

Sebbene le microimprese siano attualmente escluse da questa prima fase di attuazione, il BIR (Bureau of Internal Revenue) prevede di estendere progressivamente l'ambito di applicazione del mandato ad altri gruppi di contribuenti nelle fasi successive, man mano che l'implementazione del sistema di fatturazione elettronica nelle Filippine procede.

Come funziona il nuovo sistema di fatturazione elettronica delle Filippine?

L’Electronic Invoicing System (EIS) è la piattaforma elettronica del governo filippino progettata per ricevere, elaborare e archiviare i dati di vendita inviati dai contribuenti tramite fatture e ricevute elettroniche. Questi documenti vengono generati dai sistemi aziendali dei contribuenti, come i CAS (Computerized Accounting Systems), i sistemi POS o i software di fatturazione, e trasmessi al Bureau of Internal Revenue (BIR).

L’Electronic Invoicing si concentra sull'emissione e la trasmissione di ogni fattura elettronica, mentre l’Electronic Sales Reporting riguarda la comunicazione delle informazioni di vendita al BIR. Entrambi i processi sono complementari e fanno parte del modello di compliance dell’Electronic Invoicing System (EIS) nelle Filippine.

Il sistema comprende vari documenti contabili emessi elettronicamente tramite Internet, come fatture di vendita, ricevute fiscali, note di credito, note di debito e altri documenti simili.

Un modello di controllo fiscale con reporting quasi in tempo reale

Le Filippine applicano un modello post-audit con reporting quasi in tempo reale, in cui le fatture non richiedono l'approvazione preventiva dell'autorità fiscale.

Ciò implica che:

• Non è prevista alcuna pre-autorizzazione delle fatture.
• Le aziende emettono prima la fattura e poi trasmettono i dati all'Agenzia delle Entrate.
• Le informazioni devono essere inviate in tempo reale o entro un massimo di tre giorni dalla transazione.

Questo modello fa parte dei sistemi di controllo continuo delle transazioni (CTC) e presenta analogie con il sistema implementato in Corea del Sud, Paese che ha collaborato allo sviluppo del progetto tramite la Korea International Cooperation Agency (KOICA).

Electronic Invoicing vs. Electronic Sales Reporting: qual è la differenza?

Sebbene vengano spesso menzionati insieme, l’Electronic Invoicing e l’Electronic Sales Reporting sono due obblighi distinti nell'ambito del nuovo modello di compliance fiscale promosso dal Bureau of Internal Revenue (BIR) nelle Filippine.

Sebbene entrambi i processi facciano parte dell'ecosistema dell’Electronic Invoicing System (EIS), svolgono funzioni diverse. Mentre la fatturazione elettronica garantisce la corretta emissione dei documenti fiscali, il reporting elettronico delle vendite fornisce all'autorità fiscale una visione consolidata dell'attività commerciale dell'azienda.

Fatturazione elettronica (Electronic Invoicing)

L’Electronic Invoicing prevede l'emissione e la trasmissione di fatture elettroniche strutturate. Ogni fattura deve essere generata nel formato JSON richiesto dall’Electronic Invoicing System (EIS), includere una firma digitale ed essere inviata elettronicamente al BIR tramite un'integrazione API. L'obiettivo è digitalizzare il processo di fatturazione e garantire l'autenticità, l'integrità e la tracciabilità di ogni transazione commerciale.

Sebbene le fatture vengano inviate all'autorità fiscale, il sistema non richiede una pre-validazione prima dell'emissione.

Reporting elettronico delle vendite

Dal canto suo, l’e-Reporting delle vendite (Electronic Sales Reporting) integra questo processo inviando periodicamente informazioni sulle transazioni commerciali in formato JSON o XML. Invece di presentare semplicemente una singola fattura, le aziende devono inviare al BIR un report elettronico con i dati di vendita relativi a un determinato periodo, attualmente entro un massimo di tre giorni dalla transazione. Questo meccanismo consente all'amministrazione fiscale di monitorare l'attività economica dei contribuenti in tempo quasi reale e di migliorare i processi di controllo fiscale.

Flusso di invio dei documenti al BIR

I documenti devono essere trasmessi al Bureau of Internal Revenue tramite API in tempo reale o quasi in tempo reale. In ogni caso, la trasmissione non può avvenire oltre tre giorni dalla data della transazione.

Lo scambio di informazioni con il BIR avviene in formato JSON, applicando una firma digitale JSON Web Signature che garantisce l'autenticità e l'integrità del documento.

Informazioni obbligatorie sulla fattura elettronica

Le fatture elettroniche devono includere una serie di dati obbligatori, tra cui spiccano i seguenti:

• Numero del documento
• Data di emissione
• Numero di identificazione univoco collegato al documento
• Informazioni sul venditore
• Informazioni sull'acquirente
• Dettagli dei beni o servizi venduti
• Importo della transazione
• IVA applicabile
• Sconti applicati

Piattaforma globale di fatturazione elettronica di EDICOM: Compliance garantita anche nelle Filippine

L'implementazione dell’Electronic Invoicing System (EIS) del Bureau of Internal Revenue (BIR) va ben oltre la semplice creazione di una connessione tecnica. Le aziende devono garantire che le fatture elettroniche siano conformi al formato richiesto, includano la firma elettronica necessaria, vengano trasmesse entro i termini stabiliti e siano costantemente aggiornate in base alle modifiche normative.

La Piattaforma Globale di Fatturazione Elettronica di EDICOM si integra con i principali sistemi ERP e di gestione aziendale, tra cui SAP, SAP S/4HANA, Oracle, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Infor e altre soluzioni di fatturazione e contabilità.

Ciò consente alle aziende di continuare a lavorare con i propri sistemi abituali, mentre EDICOM automatizza la trasformazione dei dati nel formato richiesto dall’Electronic Invoicing System (EIS), l'applicazione della firma elettronica e l'invio sicuro delle informazioni al BIR.

Il processo si svolge nelle seguenti fasi:

Ricezione e trasformazione delle fatture

Quando viene generata una fattura nell'ERP dell'azienda, la piattaforma di EDICOM acquisisce il documento nel suo formato originale. Poiché il BIR richiede fatture in formato JSON nell'ambito del Electronic Invoicing System (EIS), la piattaforma converte automaticamente i dati per allinearli alla struttura richiesta, garantendo la conformità normativa.

Applicazione della firma elettronica

Per garantire l'autenticità e la sicurezza dei dati, la piattaforma di EDICOM applica una firma elettronica alla fattura. Questo passaggio è essenziale nelle Filippine, poiché il BIR richiede l'uso della firma elettronica per convalidare la legittimità dei documenti ed evitare modifiche successive alla loro emissione.

Invio al sistema EIS del BIR

EDICOM automatizza il processo di invio, identificando e trasmettendo automaticamente le fatture al Electronic Invoicing/Receipting System (EIS) del BIR una volta convalidate. Questa procedura riduce al minimo gli errori manuali e garantisce la conformità in tempo reale alle normative fiscali filippine.

Generazione automatica di fatture in PDF e notifica al cliente

Per le aziende che devono fornire fatture in formato PDF ai propri clienti, EDICOM offre una soluzione automatizzata. La piattaforma genera una versione PDF della fattura e la pubblica in modo sicuro per il destinatario. Inoltre, viene inviata una notifica via e-mail che consente al cliente di scaricare facilmente la fattura. In questo modo si elimina la necessità di inviare le fatture manualmente e si garantisce la consegna nei tempi e nei modi previsti.

Perché le aziende con filiale nelle Filippine scelgono EDICOM?

La piattaforma globale di fatturazione elettronica di EDICOM è stata progettata per soddisfare i requisiti specifici delle Filippine, aiutando le aziende a mantenere la conformità e a ottimizzare i processi di fatturazione. I suoi principali vantaggi includono:

• Integrazione perfetta con l'ERP: Connettività garantita con qualsiasi sistema esistente, riducendo il carico di lavoro manuale e minimizzando gli errori.
• Conformità al BIR: Assicura che le fatture siano inviate in formato JSON con firma elettronica, in conformità alle normative del EIS.
• Automazione in tempo reale: Trasformazione, convalida e trasmissione automatica delle fatture, riducendo il carico amministrativo.
• Transazioni digitali sicure: Implementazione della firma elettronica per garantire l'autenticità di ogni fattura.
• Distribuzione efficiente delle fatture: Notifica automatica e accesso alle fatture attraverso un portale online sicuro.

Con l'implementazione della piattaforma di EDICOM, le aziende con filiale nelle Filippine possono gestire con sicurezza la fatturazione elettronica, migliorando l'efficienza operativa e riducendo al minimo i rischi di non conformità.