Die E-Rechnung auf den Philippinen: Electronic Invoicing System – EIS

Elektronische Rechnung auf den Philippinen

Die elektronische Rechnungsstellung wird auf den Philippinen für eine erste Gruppe von Steuerpflichtigen gemäß den Steuerverordnungen (Revenue Regulations Nr. 11-2025) bis zum 31. Dezember 2026 verpflichtend sein. Die betroffenen Unternehmen müssen strukturierte elektronische Rechnungen und Umsatzberichte über das Electronic Invoicing System (EIS) an das Bureau of Internal Revenue (BIR) übermitteln. Dieser Leitfaden erläutert, wer zur Teilnahme verpflichtet ist, den Zeitplan für die Einführung, die technischen Anforderungen und wie die Anbindung an das BIR vorbereitet werden kann.

Ende 2024 verabschiedete die philippinische Regierung das Gesetz Nr. 12066, bekannt als CREATE MORE (Corporate Recovery and Tax Incentives for Enterprises to Maximize Opportunities for Reinvigorating the Economy), das die Bestimmungen des früheren CREATE-Gesetzes (Gesetz Nr. 11534) ändert und erweitert. Ziel dieser Reform ist es, die Wettbewerbsfähigkeit des Landes zu stärken, nationale und internationale Investitionen anzuziehen und das Steuersystem durch ein transparenteres, berechenbareres und an internationale Standards angepasstes System steuerlicher Anreize zu modernisieren.

Im Rahmen dieses digitalen Transformationsprozesses veröffentlichte das Bureau of Internal Revenue (BIR) im Februar 2025 die Revenue Regulations (RR) Nr. 11-2025, eine Verordnung, die die Einführung des Electronic Invoicing System (EIS) regelt und die neuen Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung (Electronic Invoicing) sowie die elektronische Umsatzmeldung (Electronic Sales Reporting) auf den Philippinen festlegt. Die Verordnung legt unter anderem die verpflichteten Steuerpflichtigen, den Zeitplan für die Umsetzung, die technischen Anforderungen für die Ausstellung elektronischer Rechnungen sowie die Pflichten zur Übermittlung der Informationen an das BIR fest.

Gemäß dieser Verordnung müssen die Unternehmen, die in die erste Umsetzungsphase fallen, strukturierte elektronische Rechnungen ausstellen und die Informationen zu ihren Transaktionen über eine elektronische Schnittstelle an das Electronic Invoicing System (EIS) des BIR übermitteln, um so den Übergang zu einem Modell der Continuous Transaction Controls (CTC) mit Berichterstattung nahezu in Echtzeit zu vollziehen. Dieser neue Rechtsrahmen stellt eine der bedeutendsten Veränderungen bei der Digitalisierung der Steuerkonformität auf den Philippinen dar und ist ein entscheidender Schritt hin zu mehr Automatisierung, Rückverfolgbarkeit und Kontrolle der Geschäftsvorgänge.

Wer ist in den Philippinen zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet?

Gemäß dem vom Bureau of Internal Revenue (BIR) festgelegten Zeitplan für die Einführung umfasst die erste Gruppe von Steuerpflichtigen, die verpflichtet ist, das Electronic Invoicing System (EIS) bis zum 31. Dezember 2026 einzuführen, jene Organisationen mit dem höchsten Geschäftsvolumen oder solche, die bereits digitale Verwaltungssysteme nutzen. In dieser ersten Phase betrifft die Verpflichtung zur Einhaltung der elektronischen Rechnungsstellung (Electronic Invoicing) und der elektronischen Umsatzmeldung (Electronic Sales Reporting):

• Großsteuerzahler mit einem Jahreseinkommen von mehr als 1 Billion philippinischer Pesos (PHP).
• E-Commerce-Unternehmen, die digitale Transaktionen durchführen, die beim BIR meldepflichtig sind.
• Unternehmen, die ein computergestütztes Buchhaltungssystem (CAS) zur Verwaltung ihrer Buchhaltungs- und Rechnungsstellungsprozesse nutzen.
• Unternehmen, die beim Large Taxpayers Service (LTS) des Bureau of Internal Revenue registriert sind.

Auch wenn Kleinstunternehmen vorerst nicht in diese erste Einführungsphase einbezogen sind, plant das BIR, den Geltungsbereich des Mandats in künftigen Phasen schrittweise auf andere Gruppen von Steuerpflichtigen auszuweiten, sobald die Einführung des elektronischen Rechnungsstellungssystems auf den Philippinen voranschreitet.

Wie funktioniert das e-Rechnungssystem in den Philippinen?

Das Electronic Invoicing System (EIS) ist die elektronische Plattform der philippinischen Regierung für den Empfang, die Verarbeitung und die Speicherung von Verkaufsdaten, die von Steuerzahlern anhand ihrer elektronischen Rechnungen und Quittungen übermittelt werden. Diese Dokumente werden von den Geschäftssystemen der Steuerzahler, wie CAS (Computerised Accounting Systems), POS oder Rechnungssoftware, erstellt und an das Bureau of Internal Revenue (BIR) übermittelt.

Beim elektronischen Rechnungswesen (Electronic Invoicing) stehen die Ausstellung und Übermittlung jeder einzelnen elektronischen Rechnung im Mittelpunkt, während es beim elektronischen Umsatzbericht (Electronic Sales Reporting) darum geht, die Angaben zu den getätigten Verkäufen an das BIR zu übermitteln. Beide Prozesse ergänzen sich und sind Teil des Compliance-Modells des Electronic Invoicing System (EIS) auf den Philippinen.

Das System umfasst verschiedene Buchhaltungsdokumente, die elektronisch über das Internet ausgestellt werden, wie z. B. Verkaufsrechnungen, offizielle Quittungen, Gutschriften, Belastungsanzeigen und andere ähnliche Dokumente.

Ein Steuerkontrollmodell mit nahezu Echtzeit-Berichterstattung

Auf den Philippinen wird ein Post-Audit-Modell mit nahezu Echtzeit-Berichterstattung angewandt, bei dem die Rechnungen nicht vorab von der Steuerbehörde genehmigt werden müssen.

Dies bedeutet:

• Es gibt keine Vorabgenehmigung von Rechnungen.
• Die Unternehmen stellen zunächst die Rechnung aus und übermitteln dann die Daten an das BIR.
• Die Informationen müssen in Echtzeit oder innerhalb von höchstens drei Tagen nach der Transaktion übermittelt werden.

Dieses Modell ist Teil des Systems der Continuous Transaction Controls (CTC) und weist Ähnlichkeiten mit dem System auf, das in Südkorea eingeführt wurde, einem Land, das über die Korea International Cooperation Agency (KOICA) an der Entwicklung des Projekts mitgewirkt hat.

Elektronische Rechnungsstellung vs. elektronische Umsatzmeldung (e-Reporting): Was ist der Unterschied?

Obwohl sie oft in einem Atemzug genannt werden, handelt es sich bei der elektronischen Rechnungsstellung (Electronic Invoicing) und der elektronischen Umsatzmeldung (Electronic Sales Reporting) um zwei unterschiedliche Verpflichtungen im Rahmen des neuen Modells zur Einhaltung der Steuervorschriften, das vom Bureau of Internal Revenue (BIR) auf den Philippinen vorangetrieben wird.

Obwohl beide Prozesse Teil des Ökosystems des Electronic Invoicing System (EIS) sind, erfüllen sie unterschiedliche Funktionen. Während die elektronische Rechnungsstellung die korrekte Ausstellung von Steuerbelegen gewährleistet, liefert die elektronische Umsatzmeldung der Steuerbehörde einen konsolidierten Überblick über die Geschäftstätigkeit des Unternehmens.

Elektronische Rechnungsstellung (Electronic Invoicing)

Das elektronische Rechnungswesen umfasst die Erstellung und Übermittlung strukturierter elektronischer Rechnungen. Jede Rechnung muss im vom Electronic Invoicing System (EIS) vorgeschriebenen JSON-Format erstellt werden, eine digitale Signatur enthalten und über eine API-Anbindung elektronisch an das BIR übermittelt werden. Ziel ist es, den Rechnungsstellungsprozess zu digitalisieren und die Authentizität, Integrität und Rückverfolgbarkeit jeder geschäftlichen Transaktion zu gewährleisten.

Obwohl die Rechnungen an die Steuerbehörde geschickt werden, verlangt das System keine Vorabprüfung vor der Ausstellung.

Elektronische Umsatzberichte (Electronic Sales Reporting)

Das „Electronic Sales Reporting“ ergänzt diesen Prozess durch die regelmäßige Übermittlung der Informationen zu den getätigten Geschäftsvorgängen im JSON- oder XML-Format. Anstatt lediglich eine einzelne Rechnung zu übermitteln, müssen die Unternehmen dem BIR einen elektronischen Bericht mit den Daten zu den in einem bestimmten Zeitraum getätigten Verkäufen vorlegen, und zwar derzeit innerhalb einer Frist von höchstens drei Tagen nach der Transaktion. Dieser Mechanismus ermöglicht es der Steuerbehörde, die wirtschaftliche Tätigkeit der Steuerpflichtigen nahezu in Echtzeit zu überwachen und die Steuerkontrollprozesse zu verbessern.

Ablauf der Übermittlung von Dokumenten an das BIR

Die Dokumente müssen über die API-Integration in Echtzeit oder nahezu in Echtzeit an das Bureau of Internal Revenue übermittelt werden. In jedem Fall darf der Versand höchstens drei Tage nach der Transaktion erfolgen.

Der Informationsaustausch mit dem BIR erfolgt im JSON-Format unter Anwendung einer JSON-Web-Signatur, die die Authentizität und Integrität des Dokuments garantiert.

Pflichtdaten auf elektronischen Rechnungen

Elektronische Rechnungen müssen eine Reihe von Pflichtdaten enthalten. Die wichtigsten sind:

• Dokumentennummer
• Ausstellungsdatum
• Eindeutige Identifikationsnummer, die mit dem Dokument verknüpft ist
• Daten des Verkäufers
• Daten des Käufers
• Einzelheiten zu den verkauften Waren oder Dienstleistungen
• Betrag des Vorgangs
• Anwendbare Mehrwertsteuer
• Angewandte Rabatte

Globale e-Rechnungsplattform von EDICOM: Der Garant für konformes e-Invoicing auf den Philippinen

Die Einführung des Electronic Invoicing System (EIS) des Bureau of Internal Revenue (BIR) geht weit über die bloße Einrichtung einer technischen Anbindung hinaus. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die elektronischen Rechnungen dem vorgeschriebenen Format entsprechen, die erforderliche elektronische Signatur enthalten, innerhalb der festgelegten Fristen übermittelt werden und kontinuierlich an regulatorische Änderungen angepasst werden.

Die globale Plattform für elektronische Rechnungsstellung von EDICOM lässt sich in die wichtigsten ERP- und Unternehmensmanagementsysteme integrieren, darunter SAP, SAP S/4HANA, Oracle, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Infor sowie weitere Lösungen für Rechnungsstellung und Buchhaltung.

Dadurch können Unternehmen weiterhin mit ihren gewohnten Systemen arbeiten, während EDICOM die Umwandlung der Daten in das vom Electronic Invoicing System (EIS) geforderte Format, das Anbringen der elektronischen Signatur und den sicheren Versand der Informationen an das BIR automatisiert.

Der Prozess wird in folgenden Phasen abgewickelt:

Erhalt und Umwandlung der Rechnungen

Wenn eine Rechnung im ERP-System des Unternehmens erstellt wird, erfasst die EDICOM-Plattform das Dokument in seinem ursprünglichen Format. Da das BIR im Rahmen des Electronic Invoicing System (EIS) Rechnungen im JSON-Format vorschreibt, konvertiert die Plattform die Daten automatisch, um sie an die erforderliche Struktur anzupassen und die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.

Anwendung der elektronischen Signatur

Um die Authentizität und Sicherheit der Daten zu gewährleisten, versieht die EDICOM-Plattform die Rechnung mit einer elektronischen Signatur. Dieser Schritt ist auf den Philippinen unerlässlich, da das BIR die Verwendung elektronischer Signaturen vorschreibt, um die Legitimität der Dokumente zu bestätigen und Änderungen nach ihrer Ausstellung zu vermeiden.

Rechnungssendung an das EIS-Systems des BIR

EDICOM automatisiert den Überweisungsprozess, indem es ausstehende Rechnungen automatisch identifiziert und an das Electronic Invoicing/Receipting System (EIS) des BIR übermittelt, sobald sie validiert wurden. Durch dieses Verfahren werden manuelle Fehler minimiert und die Einhaltung der philippinischen Steuervorschriften in Echtzeit gewährleistet.

Automatische PDF-Rechnungserstellung und Kundenbenachrichtigung

Für Unternehmen, die ihren Kunden Rechnungen im PDF-Format zur Verfügung stellen müssen, bietet EDICOM eine automatisierte Lösung. Die Plattform generiert eine PDF-Version der Rechnung und veröffentlicht sie sicher für den Empfänger. Zusätzlich wird eine E-Mail-Benachrichtigung verschickt, so dass der Kunde die Rechnung einfach herunterladen kann. Damit entfällt die Notwendigkeit, Rechnungen manuell zu versenden, und es wird eine frist- und formgerechte Zustellung garantiert.

Warum entscheiden sich Unternehmen auf den Philippinen für EDICOM?

Die Global e-Invoicing Platform von EDICOM wurde speziell für die Anforderungen auf den Philippinen entwickelt und hilft Unternehmen, die Vorschriften einzuhalten und gleichzeitig ihre Rechnungsstellungsprozesse zu optimieren. Ihre wichtigsten Vorteile sind:

• Nahtlose ERP-Integration: Vollständige Konnektivität mit bestehenden Systemen, Reduzierung des manuellen Aufwands und Minimierung von Fehlern.
• BIR-Konformität: Stellt sicher, dass Rechnungen im JSON-Format mit elektronischer Signatur versendet werden, in Übereinstimmung mit den EIS-Vorschriften.
• Echtzeit-Automatisierung: Automatische Verarbeitung, Validierung und Übermittlung von Rechnungen, Verringerung des Verwaltungsaufwands.
• Sichere digitale Transaktionen: Implementierung einer elektronischen Signatur, um die Echtheit jeder Rechnung zu garantieren.
• Effizienter Rechnungsversand: Automatische Benachrichtigung und Zugriff auf Rechnungen über ein sicheres Online-Portal.

Mit der Implementierung der EDICOM-Plattform können Unternehmen auf den Philippinen die elektronische Rechnungsstellung sicher verwalten, ihre betriebliche Effizienz verbessern und die Risiken der Einhaltung von Vorschriften minimieren.