Die E-Rechnung auf den Philippinen: Electronic Invoicing System – EIS

Elektronische Rechnung auf den Philippinen

Die Philippinen treiben die Einführung der elektronischen Rechnung mit einem zunehmend klar definierten Rechtsrahmen voran. Die Veröffentlichung der RMC Nr. 98-2026 durch das Bureau of Internal Revenue (BIR) enthält neue Richtlinien für Steuerpflichtige, die dieser Verpflichtung unterliegen, und bestätigt den 31. Dezember 2026 als Stichtag für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung.

Ende 2024 verabschiedete die philippinische Regierung das Gesetz Nr. 12066, bekannt als CREATE MORE (Corporate Recovery and Tax Incentives for Enterprises to Maximize Opportunities for Reinvigorating the Economy), das die Bestimmungen des früheren CREATE-Gesetzes (Gesetz Nr. 11534) ändert und erweitert. Ziel dieser Reform ist es, die Wettbewerbsfähigkeit des Landes zu stärken, nationale und internationale Investitionen anzuziehen und das Steuersystem durch ein transparenteres, berechenbareres und an internationale Standards angepasstes System steuerlicher Anreize zu modernisieren.

Im Jahr 2025 stellte die Veröffentlichung der Steuerverordnung Nr. 11-2025, die später durch die Steuerverordnung Nr. 26-2025 geändert wurde, einen weiteren Fortschritt dar, da darin die steuerpflichtigen Unternehmen definiert und der 31. Dezember 2026 als Stichtag für die Umstellung auf das neue Modell festgelegt wurde.

Mit der Veröffentlichung des Revenue Memorandum Circular (RMC) Nr. 98-2026 tritt dieser Prozess nun in eine wesentlich konkretere Phase ein. Das neue Rundschreiben konkretisiert die Richtlinien für die Ausstellung elektronischer Rechnungen und schafft mehr Klarheit hinsichtlich der Anforderungen, die Unternehmen bis Dezember 2026 erfüllen müssen. Unter anderem definiert es, was als elektronische Rechnung gilt, führt die Notwendigkeit ein, eine „Permit to Issue Electronic Invoice“ (PTI) zu erhalten, und legt anschließend die EIS-Zertifizierung fest.

Darüber hinaus klärt das RMC Nr. 98-2026 einen der wichtigsten Aspekte des neuen Modells: Die elektronische Rechnungsstellung und die elektronische Umsatzmeldung an das BIR sind unterschiedliche Verpflichtungen und werden in verschiedenen Phasen umgesetzt. Während die betroffenen Steuerpflichtigen darauf vorbereitet sein müssen, bis zum 31. Dezember 2026 elektronische Rechnungen auszustellen, wird die allgemeine Verpflichtung zur elektronischen Umsatzmeldung erst später in Kraft treten, gemäß den künftigen Bestimmungen des BIR.

Was ist eine elektronische Rechnung?

Gemäß der RMC Nr. 98-2026 muss eine elektronische Rechnung die folgenden Anforderungen erfüllen:

• Sie muss mithilfe eines ordnungsgemäß registrierten, zugelassenen oder akkreditierten Buchhaltungs- oder Rechnungsstellungssystems in einem strukturierten elektronischen Format erstellt werden.
• Sie muss dem Kunden elektronisch in digitaler Form übermittelt werden. Hierfür können Medien wie E-Mail, Online-Abfrage, QR-Codes, mobile Apps, Webplattformen oder andere elektronische Kanäle genutzt werden.
• Die Rechnungsdaten müssen elektronisch extrahiert und verarbeitet sowie an das BIR übermittelt werden können, um den Verpflichtungen zur elektronischen Umsatzmeldung nachzukommen.

Daher gilt die bloße Erstellung einer Rechnung mit Tools wie Word, Excel, Google Docs oder Google Sheets nicht als elektronische Rechnungsstellung. Ebenso erfüllt die Erstellung einer Rechnung in einem Buchhaltungssystem, die anschließend ausgedruckt wird, für sich genommen nicht die Anforderungen, wenn das System es nicht ermöglicht, die Rechnung elektronisch an den Kunden auszustellen und zu übermitteln sowie die für die anschließende Meldung erforderlichen Daten zu extrahieren.

Elektronische Rechnungen müssen ein strukturiertes elektronisches Format verwenden. Obwohl das Electronic Invoicing System (EIS) des BIR derzeit JSON für die Übermittlung von Umsatzdaten verwendet, können Unternehmen in ihren eigenen Systemen auch andere strukturierte Formate nutzen, sofern die erforderlichen Informationen in das vom BIR festgelegte Format konvertiert werden können.

Wer ist in den Philippinen zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet?

Gemäß dem vom Bureau of Internal Revenue (BIR) festgelegten Zeitplan für die Einführung umfasst die erste Gruppe von Steuerpflichtigen, die verpflichtet ist, das Electronic Invoicing System (EIS) bis zum 31. Dezember 2026 einzuführen, jene Organisationen mit dem höchsten Geschäftsvolumen oder solche, die bereits digitale Verwaltungssysteme nutzen. In dieser ersten Phase betrifft die Verpflichtung:

• Großsteuerzahler mit einem Jahreseinkommen von mehr als 1 Billion philippinischer Pesos (PHP).
• E-Commerce-Unternehmen, die digitale Transaktionen durchführen, die beim BIR meldepflichtig sind.
• Unternehmen, die ein computergestütztes Buchhaltungssystem (CAS) zur Verwaltung ihrer Buchhaltungs- und Rechnungsstellungsprozesse nutzen.
• Unternehmen, die beim Large Taxpayers Service (LTS) des Bureau of Internal Revenue registriert sind.

Auch wenn Kleinstunternehmen vorerst nicht in diese erste Einführungsphase einbezogen sind, plant das BIR, den Geltungsbereich des Mandats in künftigen Phasen schrittweise auf andere Gruppen von Steuerpflichtigen auszuweiten, sobald die Einführung des elektronischen Rechnungsstellungssystems auf den Philippinen voranschreitet.

Elektronische Rechnungsstellung und elektronische Umsatzmeldung: zwei unterschiedliche Verpflichtungen

Eine der wichtigsten Klarstellungen, die durch den RMC Nr. 98-2026 eingeführt wurde, ist die Unterscheidung zwischen der elektronischen Rechnungsstellung und der elektronischen Umsatzmeldung an das BIR.

Die Umsetzung lässt sich daher in zwei Phasen unterteilen:

Phase 1: Elektronische Rechnungsstellung. Steuerpflichtige, die dieser Verpflichtung unterliegen, müssen in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen, die den Anforderungen des BIR entsprechen, über ihre registrierten, genehmigten oder akkreditierten Systeme zu erstellen und diese elektronisch an ihre Kunden zu übermitteln. Die Frist für die Erfüllung dieser Verpflichtung ist der 31. Dezember 2026.

Phase 2: Elektronische Umsatzmeldung. Diese Phase umfasst die elektronische Übermittlung der strukturierten Umsatzdaten an das BIR. Obwohl die Systeme der Steuerpflichtigen über die erforderliche technische Kapazität für diese Meldung verfügen müssen, hat das BIR noch keinen allgemeinen Termin für den Beginn dieser zweiten Verpflichtung festgelegt. Die elektronische Umsatzmeldung wird verbindlich, sobald dies später vom Commissioner of Internal Revenue durch eine entsprechende Bekanntmachung oder Richtlinie festgelegt wird.

Diese Unterscheidung ist besonders relevant für Unternehmen, die sich auf die Frist im Dezember 2026 vorbereiten. Bis zu diesem Zeitpunkt müssen sie in der Lage sein, vorschriftsmäßige elektronische Rechnungen auszustellen; dies bedeutet jedoch nicht, dass die allgemeine Verpflichtung zur elektronischen Umsatzmeldung an das BIR gleichzeitig in Kraft tritt.

Genehmigung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen (PTI)

Die RMC Nr. 98-2026 legt außerdem die Genehmigung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen (PTI) als eine der grundlegenden Voraussetzungen für steuerpflichtige Personen fest, die dieser Verpflichtung unterliegen.

Die PTI ist unabhängig von der Nutzungsgenehmigung (Permit to Use, PTU) oder der Bestätigungsbescheinigung (Acknowledgement Certificate, AC), die mit dem Buchhaltungs- oder Rechnungsstellungssystem des Steuerpflichtigen verbunden sind. Während sich die PTU oder die AC auf das verwendete System beziehen, stellt die PTI die spezifische Genehmigung des BIR dar, elektronische Rechnungen über dieses System auszustellen.

Steuerpflichtige müssen die PTI erhalten, bevor sie mit der Erstellung oder Ausstellung elektronischer Rechnungen beginnen.

Der Antrag ist beim zuständigen Revenue District Office (RDO) oder Large Taxpayer Office einzureichen. Das BIR prüft den Antrag und verifiziert die Erfüllung der Voraussetzungen innerhalb von 20 Werktagen nach Eingang aller erforderlichen Unterlagen.

Die PTI ist an das zugelassene System für die elektronische Rechnungsstellung gebunden. Aus diesem Grund kann es bei einem Wechsel der Plattform oder der Hauptrechnungsstellungssoftware – einschließlich Systemmigrationen oder -ersetzungen – erforderlich sein, eine neue PTI zu beantragen oder die bestehende zu ändern.

Wenn die Zentrale und ihre Niederlassungen dasselbe zugelassene elektronische Rechnungsstellungssystem verwenden, können sie dieselbe PTI-Nummer verwenden, wobei die entsprechenden Niederlassungen zu kennzeichnen sind. Verwenden hingegen die verschiedenen Niederlassungen, Büros oder Geschäftsbereiche unterschiedliche Systeme, muss für jedes System eine eigene PTI beantragt werden.

Das BIR muss neue Richtlinien veröffentlichen, um das Antragsverfahren und die endgültigen Unterlagen, die für den Erhalt der PTI erforderlich sind, konkret festzulegen.

Wie funktioniert das e-Rechnungssystem in den Philippinen?

Im Rahmen der neuen Regelung ist das philippinische Modell als ein Prozess der schrittweisen Umsetzung zu verstehen.

In der ersten Phase müssen die Unternehmen:

• Erstellen Sie die elektronischen Rechnungen über ein ordnungsgemäß registriertes, zugelassenes oder akkreditiertes System.
• Stellen Sie diese in einem strukturierten elektronischen Format aus.
• Übermitteln Sie diese elektronisch an den Kunden.
• Stellen Sie sicher, dass die Daten elektronisch extrahiert und verarbeitet werden können, um sie später an das BIR zu melden.
• Beantragen Sie die Permit to Issue Electronic Invoice (PTI), bevor Sie mit der Erstellung oder Ausstellung elektronischer Rechnungen beginnen.

Nach Erhalt des PTI haben Steuerpflichtige sechs Monate Zeit, um die EIS-Zertifizierung zu erwerben, die die Fähigkeit des Systems zum Abruf, zur Verarbeitung und zur Übermittlung der erforderlichen Umsatzdaten bescheinigt.

In einer zweiten Phase tritt die allgemeine Verpflichtung zum Electronic Sales Reporting in Kraft, durch die die strukturierten Umsatzdaten elektronisch an das BIR übermittelt werden. Bislang hat die philippinische Steuerbehörde noch keinen allgemeinen Zeitpunkt für das Inkrafttreten dieser zweiten Phase festgelegt.

Daher bezieht sich das Datum 31. Dezember 2026 auf die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung und ist nicht als allgemeiner Beginn der Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung von Umsatzdaten an das BIR zu verstehen.

Pflichtdaten auf elektronischen Rechnungen

Elektronische Rechnungen müssen eine Reihe von Pflichtdaten enthalten. Die wichtigsten sind:

• Dokumentennummer
• Ausstellungsdatum
• Eindeutige Identifikationsnummer, die mit dem Dokument verknüpft ist
• Daten des Verkäufers
• Daten des Käufers
• Einzelheiten zu den verkauften Waren oder Dienstleistungen
• Betrag des Vorgangs
• Anwendbare Mehrwertsteuer
• Angewandte Rabatte

Globale e-Rechnungsplattform von EDICOM: Der Garant für konformes e-Invoicing auf den Philippinen

Die Einführung des Electronic Invoicing System (EIS) des Bureau of Internal Revenue (BIR) geht weit über die bloße Einrichtung einer technischen Anbindung hinaus. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die elektronischen Rechnungen dem vorgeschriebenen Format entsprechen, die erforderliche elektronische Signatur enthalten, innerhalb der festgelegten Fristen übermittelt werden und kontinuierlich an regulatorische Änderungen angepasst werden.

Die globale Plattform für elektronische Rechnungsstellung von EDICOM lässt sich in die wichtigsten ERP- und Unternehmensmanagementsysteme integrieren, darunter SAP, SAP S/4HANA, Oracle, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Infor sowie weitere Lösungen für Rechnungsstellung und Buchhaltung.

Dadurch können Unternehmen weiterhin mit ihren gewohnten Systemen arbeiten, während EDICOM die Umwandlung der Daten in das vom Electronic Invoicing System (EIS) geforderte Format, das Anbringen der elektronischen Signatur und den sicheren Versand der Informationen an das BIR automatisiert.

Der Prozess wird in folgenden Phasen abgewickelt:

Erhalt und Umwandlung der Rechnungen

Wenn eine Rechnung im ERP-System des Unternehmens erstellt wird, erfasst die EDICOM-Plattform das Dokument in seinem ursprünglichen Format. Da das BIR im Rahmen des Electronic Invoicing System (EIS) Rechnungen im JSON-Format vorschreibt, konvertiert die Plattform die Daten automatisch, um sie an die erforderliche Struktur anzupassen und die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.

Anwendung der elektronischen Signatur

Um die Authentizität und Sicherheit der Daten zu gewährleisten, versieht die EDICOM-Plattform die Rechnung mit einer elektronischen Signatur. Dieser Schritt ist auf den Philippinen unerlässlich, da das BIR die Verwendung elektronischer Signaturen vorschreibt, um die Legitimität der Dokumente zu bestätigen und Änderungen nach ihrer Ausstellung zu vermeiden.

Rechnungssendung an das EIS-Systems des BIR

EDICOM automatisiert den Überweisungsprozess, indem es ausstehende Rechnungen automatisch identifiziert und an das Electronic Invoicing/Receipting System (EIS) des BIR übermittelt, sobald sie validiert wurden. Durch dieses Verfahren werden manuelle Fehler minimiert und die Einhaltung der philippinischen Steuervorschriften in Echtzeit gewährleistet.

Automatische PDF-Rechnungserstellung und Kundenbenachrichtigung

Für Unternehmen, die ihren Kunden Rechnungen im PDF-Format zur Verfügung stellen müssen, bietet EDICOM eine automatisierte Lösung. Die Plattform generiert eine PDF-Version der Rechnung und veröffentlicht sie sicher für den Empfänger. Zusätzlich wird eine E-Mail-Benachrichtigung verschickt, so dass der Kunde die Rechnung einfach herunterladen kann. Damit entfällt die Notwendigkeit, Rechnungen manuell zu versenden, und es wird eine frist- und formgerechte Zustellung garantiert.

Warum entscheiden sich Unternehmen auf den Philippinen für EDICOM?

Die Global e-Invoicing Platform von EDICOM wurde speziell für die Anforderungen auf den Philippinen entwickelt und hilft Unternehmen, die Vorschriften einzuhalten und gleichzeitig ihre Rechnungsstellungsprozesse zu optimieren. Ihre wichtigsten Vorteile sind:

• Nahtlose ERP-Integration: Vollständige Konnektivität mit bestehenden Systemen, Reduzierung des manuellen Aufwands und Minimierung von Fehlern.
• BIR-Konformität: Stellt sicher, dass Rechnungen im JSON-Format mit elektronischer Signatur versendet werden, in Übereinstimmung mit den EIS-Vorschriften.
• Echtzeit-Automatisierung: Automatische Verarbeitung, Validierung und Übermittlung von Rechnungen, Verringerung des Verwaltungsaufwands.
• Sichere digitale Transaktionen: Implementierung einer elektronischen Signatur, um die Echtheit jeder Rechnung zu garantieren.
• Effizienter Rechnungsversand: Automatische Benachrichtigung und Zugriff auf Rechnungen über ein sicheres Online-Portal.

Mit der Implementierung der EDICOM-Plattform können Unternehmen auf den Philippinen die elektronische Rechnungsstellung sicher verwalten, ihre betriebliche Effizienz verbessern und die Risiken der Einhaltung von Vorschriften minimieren.