Die E-Rechnung auf den Philippinen: Electronic Invoicing System – EIS

Elektronische Rechnung auf den Philippinen

Die Philippinen machen Fortschritte bei der Einführung des neuen elektronischen Rechnungssystems mit der Bezeichnung Electronic Invoicing System - EIS. Das Bureau of Internal Revenue (BIR) ist die Behörde, die für die Umsetzung der Masseneinführung der elektronischen Rechnungsstellung im Land zuständig ist. 

Ende 2024 erließ die Regierung das Republikgesetz 12066 (bekannt als CREATE MORE), mit dem das CREATE-Gesetz geändert wurde. Das CREATE MORE-Gesetz macht die Philippinen zu einem attraktiven Standort für Unternehmen, indem es das System der Steueranreize weltweit wettbewerbsfähiger, investitionsfreundlicher, berechenbarer und transparenter macht. Die Steuerverordnung RR Nr. 11-2025 vom Februar 2025 führt neue Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung und die digitale Umsatzsteuererklärung auf den Philippinen ein.

Die vom Bureau of Internal Revenue (BIR) gesetzte Frist für die Einführung des Electronic Invoicing System (EIS) besagt, dass die erste verpflichtete Gruppe bis zum 31. Dezember 2026 umstellen muss.

Die ersten betroffenen Steuerzahlern umfassen:

• Große Steuerzahler mit einem Umsatz von mehr als 1 Milliarde PHP
• E-Commerce-Unternehmen
• Unternehmen mit CAS (Computerized Accounting Systems)
• Unternehmen, die in den Large Taxpayers Service fallen. 

Kleinstunternehmen werden im Allgemeinen nicht in die erste Pflichtgruppe einbezogen.

Die Verlängerung des Zeitplans bis Ende 2026 soll eine schrittweise und kontrollierte Umsetzung ermöglichen und sicherstellen, dass die Unternehmen genügend Zeit haben, um ihre technischen Systeme anzupassen, ihre Mitarbeiter zu schulen und die Interoperabilität der Daten mit der philippinischen Steuerverwaltung zu gewährleisten. 

Vorgeschlagener Zeitplan

Die Einführung des E-Rechnungssystems auf den Philippinen erfolgt schrittweise und in verschiedenen Phasen, um die Anpassung der Unternehmen an das neue digitale Modell zu erleichtern.

• 2018: Mit der Verabschiedung des TRAIN-Gesetzes wird die Rechtsgrundlage für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung im Land geschaffen.
• 2022: Beginn des Pilotprogramms für das elektronische Electronic Invoicing System (EIS) mit einer begrenzten Gruppe von großen Steuerzahlern.
• 2025: Veröffentlichung neuer Verordnungen und Ausweitung des Anwendungsbereichs des Systems.
• 31. Dezember 2026: Frist für die erste Gruppe von Unternehmen, die zur Einführung des Systems für die elektronische Rechnungsstellung verpflichtet sind.

Wie funktioniert das neue philippinische E-Rechnungssystem?

Das Electronic Invoicing System (EIS) ist die elektronische Plattform der philippinischen Regierung für den Empfang, die Verarbeitung und die Speicherung von Verkaufsdaten, die von Steuerzahlern anhand ihrer elektronischen Rechnungen und Quittungen übermittelt werden. Diese Dokumente werden von den Geschäftssystemen der Steuerzahler, wie CAS (Computerised Accounting Systems), POS oder Rechnungssoftware, erstellt und an das Bureau of Internal Revenue (BIR) übermittelt.

Das System umfasst verschiedene Buchhaltungsdokumente, die elektronisch über das Internet ausgestellt werden, wie z. B. Verkaufsrechnungen, offizielle Quittungen, Gutschriften, Belastungsanzeigen und andere ähnliche Dokumente.

Ein Steuerkontrollmodell mit nahezu Echtzeit-Berichterstattung

Auf den Philippinen wird ein Post-Audit-Modell mit nahezu Echtzeit-Berichterstattung angewandt, bei dem die Rechnungen nicht vorab von der Steuerbehörde genehmigt werden müssen.

Dies bedeutet:

• Es gibt keine Vorabgenehmigung von Rechnungen.
• Die Unternehmen stellen zunächst die Rechnung aus und übermitteln dann die Daten an das BIR.
• Die Informationen müssen in Echtzeit oder innerhalb von höchstens drei Tagen nach der Transaktion übermittelt werden.

Dieses Modell ist Teil des Systems der Continuous Transaction Controls (CTC) und weist Ähnlichkeiten mit dem System auf, das in Südkorea eingeführt wurde, einem Land, das über die Korea International Cooperation Agency (KOICA) an der Entwicklung des Projekts mitgewirkt hat.

Ausweitung des Anwendungsbereichs des E-Rechnungssystems

Das E-Rechnungssystemsystem auf den Philippinen stützt sich auf zwei Hauptelemente:

Strukturierte elektronische Rechnunge

Die unter das Mandat fallenden Unternehmen müssen elektronische Rechnungen im strukturierten JSON-Format ausstellen und mit einer digitalen Signatur (JSON Web Signature) versehen. Diese Rechnungen werden über eine API an das BIR übermittelt, wo die Steuerverwaltung eine Antwort über Annahme oder Ablehnung gibt.

Obwohl die Rechnungen an die Steuerbehörde geschickt werden, verlangt das System keine Vorabprüfung vor der Ausstellung.

Elektronische Umsatzberichte (Electronic Sales Reporting)

Zusätzlich zur Ausstellung elektronischer Rechnungen müssen die Unternehmen dem BIR einen Bericht über die in den letzten drei Tagen getätigten Transaktionen übermitteln. Dieser Bericht wird im JSON- oder XML-Format übermittelt und ermöglicht es der Steuerbehörde, die Geschäftsvorgänge nahezu in Echtzeit zu überwachen.

Fluss der an das BIR übermittelten Dokumente

Die Dokumente müssen über die API-Integration in Echtzeit oder nahezu in Echtzeit an das Bureau of Internal Revenue übermittelt werden. In jedem Fall darf der Versand höchstens drei Tage nach der Transaktion erfolgen.

Der Informationsaustausch mit dem BIR erfolgt im JSON-Format unter Anwendung einer JSON-Web-Signatur, die die Authentizität und Integrität des Dokuments garantiert.

Pflichtdaten auf elektronischen Rechnungen

Elektronische Rechnungen müssen eine Reihe von Pflichtdaten enthalten. Die wichtigsten sind:

• Dokumentennummer
• Ausstellungsdatum
• Eindeutige Identifikationsnummer, die mit dem Dokument verknüpft ist
• Daten des Verkäufers
• Daten des Käufers
• Einzelheiten zu den verkauften Waren oder Dienstleistungen
• Betrag des Vorgangs
• Anwendbare Mehrwertsteuer
• Angewandte Rabatte

Globale e-Rechnungsplattform von EDICOM: Der Garant für konformes e-Invoicing auf den Philippinen

Unternehmen, die dieser Regelung unterliegen, müssen sicherstellen, dass ihre Rechnungen korrekt formatiert, digital signiert und in Übereinstimmung mit den Standards des Bureau of Internal Revenue (BIR) versendet werden. Die Global e-Invoicing Platform von EDICOM rationalisiert diesen Prozess und stellt sicher, dass Unternehmen, die auf den Philippinen tätig sind, die gesetzlichen Anforderungen problemlos erfüllen.

Die EDICOM-Plattform ist eine vollständig integrierte Lösung, die direkt mit dem ERP-System (Enterprise Resource Planning) des Unternehmens verbunden ist und die Umwandlung, Validierung und Übermittlung der Rechnungen an das BIR automatisiert. Der Prozess wird in folgenden Phasen abgewickelt:

Erhalt und Umwandlung der Rechnungen

Wenn eine Rechnung im ERP-System des Unternehmens erstellt wird, erfasst die EDICOM-Plattform das Dokument in seinem ursprünglichen Format. Da das BIR im Rahmen des Electronic Invoicing System (EIS) Rechnungen im JSON-Format vorschreibt, konvertiert die Plattform die Daten automatisch, um sie an die erforderliche Struktur anzupassen und die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.

Anwendung der elektronischen Signatur

Um die Authentizität und Sicherheit der Daten zu gewährleisten, versieht die EDICOM-Plattform die Rechnung mit einer elektronischen Signatur. Dieser Schritt ist auf den Philippinen unerlässlich, da das BIR die Verwendung elektronischer Signaturen vorschreibt, um die Legitimität der Dokumente zu bestätigen und Änderungen nach ihrer Ausstellung zu vermeiden.

Rechnungssendung an das EIS-Systems des BIR

EDICOM automatisiert den Überweisungsprozess, indem es ausstehende Rechnungen automatisch identifiziert und an das Electronic Invoicing/Receipting System (EIS) des BIR übermittelt, sobald sie validiert wurden. Durch dieses Verfahren werden manuelle Fehler minimiert und die Einhaltung der philippinischen Steuervorschriften in Echtzeit gewährleistet.

Automatische PDF-Rechnungserstellung und Kundenbenachrichtigung

Für Unternehmen, die ihren Kunden Rechnungen im PDF-Format zur Verfügung stellen müssen, bietet EDICOM eine automatisierte Lösung. Die Plattform generiert eine PDF-Version der Rechnung und veröffentlicht sie sicher für den Empfänger. Zusätzlich wird eine E-Mail-Benachrichtigung verschickt, so dass der Kunde die Rechnung einfach herunterladen kann. Damit entfällt die Notwendigkeit, Rechnungen manuell zu versenden, und es wird eine frist- und formgerechte Zustellung garantiert.

Warum entscheiden sich Unternehmen auf den Philippinen für EDICOM?

Die Global e-Invoicing Platform von EDICOM wurde speziell für die Anforderungen auf den Philippinen entwickelt und hilft Unternehmen, die Vorschriften einzuhalten und gleichzeitig ihre Rechnungsstellungsprozesse zu optimieren. Ihre wichtigsten Vorteile sind:

• Nahtlose ERP-Integration: Vollständige Konnektivität mit bestehenden Systemen, Reduzierung des manuellen Aufwands und Minimierung von Fehlern.
• BIR-Konformität: Stellt sicher, dass Rechnungen im JSON-Format mit elektronischer Signatur versendet werden, in Übereinstimmung mit den EIS-Vorschriften.
• Echtzeit-Automatisierung: Automatische Verarbeitung, Validierung und Übermittlung von Rechnungen, Verringerung des Verwaltungsaufwands.
• Sichere digitale Transaktionen: Implementierung einer elektronischen Signatur, um die Echtheit jeder Rechnung zu garantieren.
• Effizienter Rechnungsversand: Automatische Benachrichtigung und Zugriff auf Rechnungen über ein sicheres Online-Portal.

Mit der Implementierung der EDICOM-Plattform können Unternehmen auf den Philippinen die elektronische Rechnungsstellung sicher verwalten, ihre betriebliche Effizienz verbessern und die Risiken der Einhaltung von Vorschriften minimieren.