Elektronische facturatie in de Filippijnen: Elektronisch Factureringssysteem - EIS

Elektronische facturatie in de Filippijnen

De Filippijnen boeken vooruitgang bij de invoering van de elektronische factuur dankzij een steeds duidelijker wordend regelgevingskader. De publicatie van RMC nr. 98-2026 door het Bureau of Internal Revenue (BIR) biedt nieuwe richtlijnen voor belastingplichtigen die aan deze verplichting onderworpen zijn en bevestigt 31 december 2026 als uiterste datum voor de invoering van elektronische facturering.

Eind 2024 heeft de Filipijnse regering Republic Act nr. 12066 uitgevaardigd, bekend als CREATE MORE (Corporate Recovery and Tax Incentives for Enterprises to Maximize Opportunities for Reinvigorating the Economy), waarmee de bepalingen van de eerdere CREATE Act (Republic Act nr. 11534) worden gewijzigd en uitgebreid. Deze hervorming heeft tot doel het concurrentievermogen van het land te versterken, nationale en internationale investeringen aan te trekken en het belastingstelsel te moderniseren door middel van een stelsel van fiscale stimuleringsmaatregelen dat transparanter en voorspelbaarder is en beter aansluit bij internationale normen.

In 2025 betekende de publicatie van Revenue Regulation nr. 11-2025, later gewijzigd door Revenue Regulation nr. 26-2025, een nieuwe stap voorwaarts door te bepalen welke belastingplichtigen onder de verplichting vallen en door 31 december 2026 vast te stellen als streefdatum voor de aanpassing aan het nieuwe model.

Dit proces komt nu in een veel concretere fase terecht met de publicatie van de Revenue Memorandum Circular (RMC) nr. 98-2026. De nieuwe circulaire werkt de richtlijnen voor het uitreiken van elektronische facturen uit en biedt meer duidelijkheid over de vereisten waaraan bedrijven tegen december 2026 moeten voldoen. Onder andere wordt hierin gedefinieerd wat onder een elektronische factuur wordt verstaan, wordt de noodzaak ingevoerd om een Permit to Issue Electronic Invoice (PTI) te verkrijgen en wordt vervolgens de EIS-certificering vastgelegd.

Bovendien verduidelijkt de RMC nr. 98-2026 een van de belangrijkste aspecten van het nieuwe model: elektronische facturering en elektronische verkooprapportage aan het BIR zijn afzonderlijke verplichtingen en zullen in verschillende fasen worden geïmplementeerd. Terwijl de betrokken belastingplichtigen erop voorbereid moeten zijn om vóór 31 december 2026 elektronische facturen uit te reiken, zal de algemene verplichting tot elektronische omzetrapportage pas later ingaan, overeenkomstig toekomstige bepalingen van het BIR.

Wat wordt beschouwd als een elektronische factuur?

Volgens RMC nr. 98-2026 moet een elektronische factuur aan de volgende vereisten voldoen:

• De factuur moet worden gegenereerd via een naar behoren geregistreerd, goedgekeurd of geaccrediteerd boekhoud- of facturatiesysteem, en in een gestructureerd elektronisch formaat.
• De factuur moet elektronisch in digitaal formaat aan de klant worden verzonden. Hiervoor kunnen middelen worden gebruikt zoals e-mail, online inzage, QR-codes, mobiele apps, webplatforms of andere elektronische kanalen.
• De factuurgegevens moeten elektronisch kunnen worden geëxtraheerd en verwerkt, en aan het BIR kunnen worden doorgegeven om te voldoen aan de verplichtingen inzake elektronische omzetrapportage.

Het louter opstellen van een factuur met behulp van tools zoals Word, Excel, Google Docs of Google Sheets wordt dan ook niet beschouwd als elektronische facturering. Evenzo voldoet het genereren van een factuur in een boekhoudsysteem om deze vervolgens af te drukken op zichzelf niet aan de vereisten, indien het systeem het niet mogelijk maakt om de factuur elektronisch aan de klant uit te reiken en door te sturen en de gegevens te extraheren die nodig zijn voor de daaropvolgende rapportage.

Elektronische facturen moeten een gestructureerd elektronisch formaat hebben. Hoewel het Electronic Invoicing System (EIS) van het BIR momenteel JSON gebruikt voor de overdracht van verkoopgegevens, mogen bedrijven andere gestructureerde formaten in hun eigen systemen gebruiken, mits de vereiste informatie kan worden geconverteerd naar het door het BIR vastgestelde formaat.

Wie is verplicht om elektronisch te factureren in de Filippijnen?

Volgens het door het Bureau of Internal Revenue (BIR) vastgestelde implementatieschema omvat de eerste groep belastingplichtigen die verplicht is om vóór 31 december 2026 het Electronic Invoicing System (EIS) in te voeren, die organisaties met het grootste transactievolume of die al gebruikmaken van digitale beheersystemen. In deze eerste fase geldt de verplichting voor:

• Grote belastingplichtigen met een jaaromzet van meer dan 1 biljoen Filipijnse peso's (PHP).
• E-commercebedrijven die digitale transacties uitvoeren die moeten worden aangegeven bij het BIR.
• Bedrijven die een Computerized Accounting System (CAS) gebruiken voor het beheer van hun boekhoud- en factureringsprocessen. 
• Bedrijven die zijn geregistreerd bij de Large Taxpayers Service (LTS) van het Bureau of Internal Revenue.

Hoewel micro-ondernemingen voorlopig buiten deze eerste implementatiefase vallen, is het BIR van plan om de reikwijdte van de verplichting in toekomstige fasen geleidelijk uit te breiden naar andere groepen belastingplichtigen, naarmate de uitrol van het Electronic Invoicing System in de Filipijnen vordert.

Elektronische facturatie en elektronische omzetrapportage: twee verschillende verplichtingen

Een van de belangrijkste verduidelijkingen die door RMC nr. 98-2026 is ingevoerd, is het onderscheid tussen elektronische facturering en de elektronische aangifte van verkopen aan het BIR.

De invoering kan daarom in twee fasen worden gezien:

Fase 1: elektronische facturering. Belastingplichtigen die aan deze verplichting onderworpen zijn, moeten via hun geregistreerde, goedgekeurde of geaccrediteerde systemen gestructureerde elektronische facturen kunnen genereren die voldoen aan de vereisten van het BIR, en deze elektronisch naar hun klanten kunnen verzenden. De uiterste datum om aan deze verplichting te voldoen is 31 december 2026.

Fase 2: elektronische rapportage van verkopen. Deze fase omvat de elektronische verzending naar het BIR van gestructureerde gegevens met betrekking tot de verkopen. Hoewel de systemen van de belastingplichtigen over de nodige technische capaciteit moeten beschikken om deze rapportage uit te voeren, heeft het BIR nog geen algemene datum vastgesteld voor de inwerkingtreding van deze tweede verplichting. De elektronische rapportage van verkopen wordt verplicht zodra de Commissioner of Internal Revenue dit later vaststelt door middel van een desbetreffende kennisgeving of richtlijn.

Dit onderscheid is met name relevant voor bedrijven die zich voorbereiden op de deadline van december 2026. Tegen die datum moeten zij in staat zijn om elektronische facturen uit te reiken die aan de regelgeving voldoen, maar dit betekent niet dat de algemene verplichting om de omzet elektronisch aan het BIR te rapporteren op hetzelfde moment in werking treedt.

Permit to Issue Electronic Invoice (PTI)

RMC nr. 98-2026 stelt ook de Permit to Issue Electronic Invoice (PTI) vast als een van de fundamentele vereisten voor belastingplichtigen die onder de verplichting vallen.

De PTI staat los van de Permit to Use (PTU) of het Acknowledgement Certificate (AC) dat gekoppeld is aan het boekhoud- of facturatiesysteem van de belastingplichtige. Terwijl de PTU of het AC betrekking hebben op het gebruikte systeem, vormt de PTI de specifieke toestemming van het BIR om via dat systeem elektronische facturen uit te reiken.

Belastingplichtigen moeten de PTI verkrijgen voordat zij beginnen met het genereren of uitreiken van elektronische facturen.

De aanvraag moet worden ingediend bij het betreffende Revenue District Office (RDO) of het Large Taxpayer Office. Het BIR beoordeelt de aanvraag en controleert of aan de vereisten is voldaan binnen 20 werkdagen na ontvangst van alle vereiste documentatie.

De PTI is gekoppeld aan het geautoriseerde elektronische facturatiesysteem. Daarom kan bij wijzigingen in het platform of de primaire facturatiesoftware, met inbegrip van systeemmigraties of -vervangingen, het nodig zijn om een nieuwe PTI aan te vragen of de bestaande aan te passen.

Wanneer het hoofdkantoor en de filialen hetzelfde goedgekeurde elektronische facturatiesysteem gebruiken, kunnen zij hetzelfde PTI-nummer gebruiken, waarbij de betreffende filialen worden geïdentificeerd. Als de verschillende filialen, kantoren of bedrijfsonderdelen daarentegen verschillende systemen gebruiken, is het noodzakelijk om voor elk systeem een PTI aan te vragen.

Het BIR zal nieuwe richtlijnen publiceren om de aanvraagprocedure en de definitieve documentatie die nodig is voor het verkrijgen van de PTI nader te specificeren.

Hoe werkt het systeem voor elektronische facturatie in de Filipijnen?

Met de nieuwe regelgeving moet het Filipijnse model worden gezien als een proces van geleidelijke naleving.

In de eerste fase moeten bedrijven:

• Elektronische facturen genereren vanuit een naar behoren geregistreerd, goedgekeurd of geaccrediteerd systeem.
• Deze facturen in een gestructureerd elektronisch formaat versturen.
• Ze elektronisch naar de klant verzenden.
• Ervoor zorgen dat de gegevens elektronisch kunnen worden geëxtraheerd en verwerkt voor toekomstige rapportage aan het BIR.
• De Permit to Issue Electronic Invoice (PTI) verkrijgen voordat ze beginnen met het genereren of verzenden van elektronische facturen.

Na het verkrijgen van de PTI hebben belastingplichtigen zes maanden de tijd om de EIS-certificering te verkrijgen, die aantoont dat het systeem in staat is om de vereiste verkoopgegevens te extraheren, te verwerken en door te sturen.

In een tweede fase zal de algemene verplichting tot Electronic Sales Reporting van kracht worden, waarbij de gestructureerde verkoopgegevens elektronisch aan het BIR worden doorgegeven. Op dit moment heeft de Filipijnse belastingdienst nog geen algemene ingangsdatum voor deze tweede fase vastgesteld.

De datum 31 december 2026 heeft dus betrekking op de verplichting tot elektronische facturering en mag niet worden geïnterpreteerd als de algemene ingangsdatum van de verplichting om verkopen elektronisch aan het BIR te rapporteren.

Verplichte informatie op de elektronische factuur

Elektronische facturen moeten een reeks verplichte gegevens bevatten, waaronder:

• Documentnummer
• Uitgiftedatum
• Uniek identificatienummer gekoppeld aan het document
• Informatie over de verkoper
• Informatie over de koper
• Details van de verkochte goederen of diensten
• Bedrag van de transactie
• Toepasselijke btw
• Toegepaste kortingen

EDICOM's wereldwijde e-facturatieplatform: Zorgen voor naleving in de Filippijnen

De implementatie van het Electronic Invoicing System (EIS) van het Bureau of Internal Revenue (BIR) gaat veel verder dan het tot stand brengen van een eenvoudige technische koppeling. Bedrijven moeten ervoor zorgen dat elektronische facturen voldoen aan het vereiste formaat, voorzien zijn van de vereiste elektronische handtekening, binnen de gestelde termijnen worden verzonden en voortdurend worden aangepast aan wijzigingen in de regelgeving.

Het Global Electronic Invoicing Platform van EDICOM kan worden geïntegreerd met de belangrijkste ERP- en bedrijfsbeheersystemen, waaronder SAP, SAP S/4HANA, Oracle, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Infor en andere facturatie- en boekhoudoplossingen.

Hierdoor kunnen bedrijven gewoon vanuit hun vertrouwde systemen blijven werken, terwijl EDICOM de omzetting van de gegevens naar het door het Electronic Invoicing System (EIS) vereiste formaat, het aanbrengen van de elektronische handtekening en de veilige verzending van de informatie naar het BIR automatiseert.

Het proces wordt in de volgende fasen uitgevoerd:

Factuurontvangst en-transformatie

Wanneer een factuur wordt gegenereerd in het ERP-systeem van het bedrijf, ontvangt het EDICOM-platform het document in zijn oorspronkelijke formaat. Aangezien de BIR facturen in JSON-formaat vereist in het kader van het Electronic Invoicing System (EIS), converteert het platform de gegevens automatisch om ze in lijn te brengen met de vereiste structuur, zodat ze voldoen aan de regelgeving.

Toepassing van de elektronische handtekening

Om de authenticiteit en veiligheid van de gegevens te garanderen, plaatst het EDICOM-platform een elektronische handtekening op de factuur. Deze stap is essentieel in de Filippijnen, omdat de BIR het gebruik van elektronische handtekeningen vereist om de legitimiteit van de documenten te valideren en wijzigingen te voorkomen nadat ze zijn uitgegeven.

Verzenden naar het EIS-systeem van de BIR

EDICOM automatiseert het verzendproces, waarbij in behandeling zijnde facturen automatisch worden geïdentificeerd en verzonden naar het Electronic Invoicing/Receipting System (EIS) van de BIR zodra ze zijn gevalideerd. Deze procedure minimaliseert handmatige fouten en garandeert real-time naleving van de Filippijnse belastingregels.

Automatische PDF-factuurgeneratie en notificatie aan klanten

Voor bedrijven die facturen in PDF-formaat aan hun klanten moeten leveren, biedt EDICOM een geautomatiseerde oplossing. Het platform genereert een PDF-versie van de factuur en publiceert deze veilig voor de ontvanger. Daarnaast wordt er een e-mailnotificatie verstuurd, zodat de klant de factuur gemakkelijk kan downloaden. Hierdoor is het niet meer nodig om facturen handmatig te versturen en wordt een tijdige en formele levering gegarandeerd.

Waarom kiezen bedrijven in de Filippijnen voor EDICOM?

EDICOM's Global e-Invoicing Platform is ontworpen om te voldoen aan de specifieke eisen van de Filippijnen, waardoor bedrijven compliant blijven en tegelijkertijd hun facturatieprocessen optimaliseren. De belangrijkste voordelen zijn:

• Naadloze ERP-integratie: Volledige connectiviteit met bestaande systemen, waardoor handmatig laden wordt verminderd en fouten worden geminimaliseerd.
• BIR compliance: Zorgt ervoor dat facturen worden verzonden in JSON formaat met elektronische handtekening, in overeenstemming met de EIS-regelgeving.
• Real-time automatisering: Automatische transformatie, validatie en verzending van facturen, waardoor de administratieve last wordt verminderd.
• Veilige digitale transacties: Implementatie van elektronische handtekening om de authenticiteit van elke factuur te garanderen.
• Efficiënte factuurdistributie: Automatische verzending van notificaties en toegang tot facturen via een beveiligd online portaal.

Met de implementatie van het EDICOM Platform kunnen bedrijven in de Filippijnen vol vertrouwen elektronische facturatie beheren, hun operationele efficiëntie verbeteren en risico's op niet-naleving minimaliseren.