Elektronische facturatie in de Filippijnen: Elektronisch Factureringssysteem - EIS

Elektronische facturatie in de Filippijnen

De Filippijnen maken vorderingen met de implementatie van het nieuwe elektronische factureringssysteem, het Electronic Invoicing System - EIS. Het Bureau of Internal Revenue (BIR) is het agentschap dat belast is met de implementatie van de massale invoering van elektronische facturatie in het land. 

Eind 2024 vaardigde de regering Republic Act 12066 (bekend als CREATE MORE) uit, die de CREATE Act wijzigde. De CREATE MORE-wet maakt van de Filipijnen een aantrekkelijke zakelijke bestemming door het fiscale stimuleringsregime wereldwijd concurrerender, investeringsvriendelijker, voorspelbaarder en transparanter te maken. R nr. 11-2025 van februari 2025 introduceert nieuwe vereisten voor elektronische facturering en digitale verkooprapportage in de Filipijnen.

De door het Bureau of Internal Revenue (BIR) vastgestelde termijn voor de invoering van het elektronische facturatiesysteem (EIS) houdt in dat de eerste groep die hiertoe verplicht is, zich vóór 31 december 2026 moet hebben aangepast.

De eerste belastingplichtigen die hierdoor worden getroffen zijn onder meer:

• Grote belastingplichtigen die meer dan een biljoen Filipijnse peso's factureren
• E-commercebedrijven
• Bedrijven met CAS (Computerized Accounting Systems) 
• Bedrijven die onder de Large Taxpayers Service vallen.

Micro-ondernemingen vallen over het algemeen buiten het oorspronkelijke mandaat.

De verlenging van de termijn tot eind 2026 heeft tot doel een meer geleidelijke en gecontroleerde implementatie mogelijk te maken, zodat bedrijven voldoende tijd hebben om hun technologische systemen aan te passen, hun personeel op te leiden en de interoperabiliteit van gegevens met de Filipijnse belastingdienst te waarborgen.

Voorgestelde tijdlijn

De invoering van het systeem voor elektronische facturering in de Filipijnen verloopt stapsgewijs, met verschillende implementatiefasen om bedrijven te helpen zich aan te passen aan het nieuwe digitale model.

• 2018: de goedkeuring van de TRAIN Act legt de wettelijke basis voor de invoering van elektronische facturering in het land.
• 2022: start van het pilotprogramma van het Electronic Invoicing System (EIS) met een beperkte groep grote belastingplichtigen.
• 2025: publicatie van nieuwe regelgeving en uitbreiding van het toepassingsgebied van het systeem.
• 31 december 2026: uiterste datum waarop de eerste groep bedrijven die hiertoe verplicht zijn, het e-facturatiesysteem moet implementeren.

Hoe werkt het nieuwe elektronische facturatiesysteem van de Filipijnen?

Het Electronic Invoicing System (EIS) is het elektronische platform van de Filipijnse overheid dat is ontworpen om de verkoopgegevens te ontvangen, te verwerken en op te slaan die door belastingplichtigen worden verzonden op basis van hun elektronische facturen en ontvangstbewijzen. Deze documenten worden gegenereerd vanuit de bedrijfssystemen van de belastingplichtigen, zoals CAS (Computerized Accounting Systems), POS of facturatiesoftware, en worden doorgestuurd naar het Bureau of Internal Revenue (BIR).

Het systeem omvat verschillende boekhoudkundige documenten die elektronisch via internet worden verzonden, zoals verkoopfacturen, officiële ontvangstbewijzen, creditnota's, debetnota's en andere soortgelijke documenten.

Een model voor begrotingscontrole met rapportage in bijna realtime

De Filippijnen hanteren een post-auditmodel met rapportage in bijna realtime, waarbij facturen geen voorafgaande goedkeuring van de belastingdienst behoeven. Dit houdt in dat:

• Er geen voorafgaande goedkeuring van facturen plaatsvindt.
• Bedrijven eerst de factuur opstellen en vervolgens de gegevens naar het BIR doorsturen.
• De informatie moet in realtime of uiterlijk drie dagen na de transactie worden verzonden.

Dit model maakt deel uit van de Continuous Transaction Controls (CTC)-systemen en vertoont overeenkomsten met het systeem dat is geïmplementeerd in Zuid-Korea, een land dat via het Korea International Cooperation Agency (KOICA) heeft meegewerkt aan de ontwikkeling van het project.

Onderdelen van het elektronische facturatiesysteem

Het e-Invoicing-systeem in de Filipijnen is gebaseerd op twee hoofdelementen:

Gestructureerde elektronische facturen

Bedrijven die onder de verplichting vallen, moeten elektronische facturen in gestructureerd JSON-formaat versturen, voorzien van een digitale handtekening (JSON Web Signature). Deze facturen worden via een API naar de BIR verzonden, waar de belastingdienst een bevestiging of afwijzing terugstuurt.

Hoewel de facturen naar de belastingdienst worden verzonden, vereist het systeem geen voorafgaande validatie vóór de verzending.

Elektronische omzetrapportage (Electronic Sales Reporting)

Naast het versturen van elektronische facturen moeten bedrijven een rapport met de lijst van transacties van de afgelopen drie dagen naar het BIR sturen. Dit rapport wordt verzonden in JSON- of XML-formaat, waardoor de belastingdienst de commerciële transacties bijna in realtime kan controleren.

Verzendingsstroom van documenten naar het BIR

De documenten moeten via realtime of bijna-realtime API-integratie naar het Bureau of Internal Revenue worden verzonden. In elk geval mag de verzending niet later plaatsvinden dan drie dagen na de transactie.

De uitwisseling van informatie met het BIR vindt plaats in JSON-formaat, waarbij een digitale JSON Web Signature wordt toegepast die de authenticiteit en integriteit van het document garandeert.

Verplichte informatie op de elektronische factuur

Elektronische facturen moeten een reeks verplichte gegevens bevatten, waaronder:

• Documentnummer
• Uitgiftedatum
• Uniek identificatienummer gekoppeld aan het document
• Informatie over de verkoper
• Informatie over de koper
• Details van de verkochte goederen of diensten
• Bedrag van de transactie
• Toepasselijke btw
• Toegepaste kortingen

EDICOM's wereldwijde e-facturatieplatform: Zorgen voor naleving in de Filippijnen

Bedrijven die onder deze regelgeving vallen, moeten ervoor zorgen dat hun facturen correct geformatteerd, digitaal ondertekend en verzonden worden in overeenstemming met de normen van het Bureau of Internal Revenue (BIR). EDICOM's Global e-Invoicing Platform stroomlijnt dit proces en zorgt ervoor dat bedrijven die actief zijn in de Filippijnen eenvoudig voldoen aan de wettelijke vereisten.

Het EDICOM platform is een volledig geïntegreerde oplossing die rechtstreeks verbinding maakt met het Enterprise Resource Planning (ERP) systeem van het bedrijf, waardoor de transformatie, validatie en indiening van facturen bij de BIR wordt geautomatiseerd. Het proces wordt in de volgende fasen uitgevoerd:

Factuurontvangst en-transformatie

Wanneer een factuur wordt gegenereerd in het ERP-systeem van het bedrijf, ontvangt het EDICOM-platform het document in zijn oorspronkelijke formaat. Aangezien de BIR facturen in JSON-formaat vereist in het kader van het Electronic Invoicing System (EIS), converteert het platform de gegevens automatisch om ze in lijn te brengen met de vereiste structuur, zodat ze voldoen aan de regelgeving.

Toepassing van de elektronische handtekening

Om de authenticiteit en veiligheid van de gegevens te garanderen, plaatst het EDICOM-platform een elektronische handtekening op de factuur. Deze stap is essentieel in de Filippijnen, omdat de BIR het gebruik van elektronische handtekeningen vereist om de legitimiteit van de documenten te valideren en wijzigingen te voorkomen nadat ze zijn uitgegeven.

Verzenden naar het EIS-systeem van de BIR

EDICOM automatiseert het verzendproces, waarbij in behandeling zijnde facturen automatisch worden geïdentificeerd en verzonden naar het Electronic Invoicing/Receipting System (EIS) van de BIR zodra ze zijn gevalideerd. Deze procedure minimaliseert handmatige fouten en garandeert real-time naleving van de Filippijnse belastingregels.

Automatische PDF-factuurgeneratie en notificatie aan klanten

Voor bedrijven die facturen in PDF-formaat aan hun klanten moeten leveren, biedt EDICOM een geautomatiseerde oplossing. Het platform genereert een PDF-versie van de factuur en publiceert deze veilig voor de ontvanger. Daarnaast wordt er een e-mailnotificatie verstuurd, zodat de klant de factuur gemakkelijk kan downloaden. Hierdoor is het niet meer nodig om facturen handmatig te versturen en wordt een tijdige en formele levering gegarandeerd.

Waarom kiezen bedrijven in de Filippijnen voor EDICOM?

EDICOM's Global e-Invoicing Platform is ontworpen om te voldoen aan de specifieke eisen van de Filippijnen, waardoor bedrijven compliant blijven en tegelijkertijd hun facturatieprocessen optimaliseren. De belangrijkste voordelen zijn:

• Naadloze ERP-integratie: Volledige connectiviteit met bestaande systemen, waardoor handmatig laden wordt verminderd en fouten worden geminimaliseerd.
• BIR compliance: Zorgt ervoor dat facturen worden verzonden in JSON formaat met elektronische handtekening, in overeenstemming met de EIS-regelgeving.
• Real-time automatisering: Automatische transformatie, validatie en verzending van facturen, waardoor de administratieve last wordt verminderd.
• Veilige digitale transacties: Implementatie van elektronische handtekening om de authenticiteit van elke factuur te garanderen.
• Efficiënte factuurdistributie: Automatische verzending van notificaties en toegang tot facturen via een beveiligd online portaal.

Met de implementatie van het EDICOM Platform kunnen bedrijven in de Filippijnen vol vertrouwen elektronische facturatie beheren, hun operationele efficiëntie verbeteren en risico's op niet-naleving minimaliseren.