Elektronische facturatie in de Filippijnen: Elektronisch Factureringssysteem - EIS

Elektronische facturatie in de Filippijnen

Elektronische facturatie wordt in de Filippijnen vóór 31 december 2026 verplicht voor een eerste groep belastingplichtigen, overeenkomstig de Belastingverordening (Revenue Regulations nr. 11-2025). De betreffende bedrijven moeten gestructureerde elektronische facturen en omzetrapporten via het Electronic Invoicing System (EIS) naar het Bureau of Internal Revenue (BIR) verzenden. In deze wegwijzer wordt uitgelegd wie hiertoe verplicht is, wat het implementatieschema is, wat de technische vereisten zijn en hoe de integratie met het BIR moet worden voorbereid.

Eind 2024 heeft de Filipijnse regering Republic Act nr. 12066 uitgevaardigd, bekend als CREATE MORE (Corporate Recovery and Tax Incentives for Enterprises to Maximize Opportunities for Reinvigorating the Economy), waarmee de bepalingen van de eerdere CREATE Act (Republic Act nr. 11534) worden gewijzigd en uitgebreid. Deze hervorming heeft tot doel het concurrentievermogen van het land te versterken, nationale en internationale investeringen aan te trekken en het belastingstelsel te moderniseren door middel van een stelsel van fiscale stimuleringsmaatregelen dat transparanter en voorspelbaarder is en beter aansluit bij internationale normen.

Als onderdeel van dit digitale transformatieproces heeft het Bureau of Internal Revenue (BIR) in februari 2025 de Revenue Regulations (RR) nr. 11-2025 gepubliceerd, een regelgeving die de invoering van het Electronic Invoicing System (EIS) uitwerkt en de nieuwe vereisten vaststelt voor elektronische facturatie (Electronic Invoicing) en elektronische omzetrapportage (Electronic Sales Reporting) in de Filippijnen. De verordening definieert onder meer welke belastingplichtigen hieraan moeten voldoen, het implementatieschema, de technische vereisten voor het uitreiken van elektronische facturen en de verplichtingen inzake het doorgeven van informatie aan het BIR.

Op basis van deze verordening moeten bedrijven die onder de eerste implementatiefase vallen, gestructureerde elektronische facturen opstellen en de gegevens van hun transacties via elektronische integratie doorsturen naar het Electronic Invoicing System (EIS) van het BIR, waarmee een stap wordt gezet in de richting van een model van Continuous Transaction Controls (CTC) met rapportage in bijna realtime. Dit nieuwe regelgevingskader vormt een van de belangrijkste veranderingen in de digitalisering van de belastingnaleving in de Filippijnen en betekent een beslissende stap naar meer automatisering, traceerbaarheid en controle van commerciële transacties.

Wie is verplicht om elektronisch te factureren in de Filippijnen?

Volgens het door het Bureau of Internal Revenue (BIR) vastgestelde implementatieschema omvat de eerste groep belastingplichtigen die verplicht is om vóór 31 december 2026 het Electronic Invoicing System (EIS) in te voeren, die organisaties met het grootste transactievolume of die al gebruikmaken van digitale beheersystemen. In deze eerste fase geldt de verplichting om te voldoen aan de regels voor elektronische facturering (Electronic Invoicing) en elektronische omzetrapportage (Electronic Sales Reporting) voor:

• Grote belastingplichtigen met een jaaromzet van meer dan 1 biljoen Filipijnse peso's (PHP).
• E-commercebedrijven die digitale transacties uitvoeren die moeten worden aangegeven bij het BIR.
• Bedrijven die een Computerized Accounting System (CAS) gebruiken voor het beheer van hun boekhoud- en factureringsprocessen. 
• Bedrijven die zijn geregistreerd bij de Large Taxpayers Service (LTS) van het Bureau of Internal Revenue.

Hoewel micro-ondernemingen voorlopig buiten deze eerste implementatiefase vallen, is het BIR van plan om de reikwijdte van de verplichting in toekomstige fasen geleidelijk uit te breiden naar andere groepen belastingplichtigen, naarmate de uitrol van het Electronic Invoicing System in de Filipijnen vordert.

Hoe werkt het systeem voor elektronische facturatie in de Filipijnen?

Het Electronic Invoicing System (EIS) is het elektronische platform van de Filipijnse overheid dat is ontworpen om de verkoopgegevens te ontvangen, te verwerken en op te slaan die door belastingplichtigen worden verzonden op basis van hun elektronische facturen en ontvangstbewijzen. Deze documenten worden gegenereerd vanuit de bedrijfssystemen van de belastingplichtigen, zoals CAS (Computerized Accounting Systems), POS of facturatiesoftware, en worden doorgestuurd naar het Bureau of Internal Revenue (BIR).

Bij elektronische facturatie ligt de nadruk op het opstellen en verzenden van elke elektronische factuur, terwijl elektronische verkooprapportage inhoudt dat de gegevens over de gerealiseerde verkopen aan het BIR worden doorgegeven. Beide processen vullen elkaar aan en maken deel uit van het nalevingsmodel van het Electronic Invoicing System (EIS) in de Filipijnen.

Het systeem omvat verschillende boekhoudkundige documenten die elektronisch via internet worden verzonden, zoals verkoopfacturen, officiële ontvangstbewijzen, creditnota's, debetnota's en andere soortgelijke documenten.

Een model voor begrotingscontrole met rapportage in bijna realtime

De Filippijnen hanteren een post-auditmodel met rapportage in bijna realtime, waarbij facturen geen voorafgaande goedkeuring van de belastingdienst behoeven. Dit houdt in dat:

• Er geen voorafgaande goedkeuring van facturen plaatsvindt.
• Bedrijven eerst de factuur opstellen en vervolgens de gegevens naar het BIR doorsturen.
• De informatie moet in realtime of uiterlijk drie dagen na de transactie worden verzonden.

Dit model maakt deel uit van de Continuous Transaction Controls (CTC)-systemen en vertoont overeenkomsten met het systeem dat is geïmplementeerd in Zuid-Korea, een land dat via het Korea International Cooperation Agency (KOICA) heeft meegewerkt aan de ontwikkeling van het project.

Elektronische facturatie versus elektronische omzetrapportage: wat is het verschil?

Hoewel ze vaak in één adem worden genoemd, zijn elektronische facturering en elektronische omzetrapportage twee verschillende verplichtingen binnen het nieuwe model voor fiscale naleving dat door het Bureau of Internal Revenue (BIR) in de Filipijnen wordt bevorderd.

Hoewel beide processen deel uitmaken van het ecosysteem van het Electronic Invoicing System (EIS), vervullen ze verschillende functies. Terwijl elektronische facturering de correcte uitgifte van belastingdocumenten garandeert, biedt de elektronische omzetrapportage de belastingdienst een geconsolideerd overzicht van de commerciële activiteiten van het bedrijf.

Elektronische facturatie (Electronic Invoicing)

Elektronische facturering bestaat uit het opstellen en verzenden van gestructureerde elektronische facturen. Elke factuur moet worden gegenereerd in het JSON-formaat dat door het Electronic Invoicing System (EIS) wordt vereist, voorzien zijn van een digitale handtekening en elektronisch naar het BIR worden verzonden via een API-integratie. Het doel hiervan is het factureringsproces te digitaliseren en de authenticiteit, integriteit en traceerbaarheid van elke commerciële transactie te waarborgen.

Hoewel de facturen naar de belastingdienst worden verzonden, vereist het systeem geen voorafgaande validatie vóór de verzending.

Elektronische omzetrapportage (Electronic Sales Reporting)

Het Electronic Sales Reporting-systeem vult dit proces aan door periodiek informatie over de verrichte handelstransacties in JSON- of XML-formaat te verzenden. In plaats van alleen een afzonderlijke factuur door te sturen, moeten bedrijven bij het BIR een elektronisch rapport indienen met de gegevens van de verkopen die gedurende een bepaalde periode zijn gerealiseerd; momenteel moet dit binnen maximaal drie dagen na de transactie gebeuren. Dit mechanisme stelt de belastingdienst in staat om de economische activiteit van belastingplichtigen vrijwel in realtime te volgen en de fiscale controleprocessen te verbeteren.

Stroom van documentverzending naar het BIR

De documenten moeten via realtime of bijna-realtime API-integratie naar het Bureau of Internal Revenue worden verzonden. In elk geval mag de verzending niet later plaatsvinden dan drie dagen na de transactie.

De uitwisseling van informatie met het BIR vindt plaats in JSON-formaat, waarbij een digitale JSON Web Signature wordt toegepast die de authenticiteit en integriteit van het document garandeert.

Verplichte informatie op de elektronische factuur

Elektronische facturen moeten een reeks verplichte gegevens bevatten, waaronder:

• Documentnummer
• Uitgiftedatum
• Uniek identificatienummer gekoppeld aan het document
• Informatie over de verkoper
• Informatie over de koper
• Details van de verkochte goederen of diensten
• Bedrag van de transactie
• Toepasselijke btw
• Toegepaste kortingen

EDICOM's wereldwijde e-facturatieplatform: Zorgen voor naleving in de Filippijnen

De implementatie van het Electronic Invoicing System (EIS) van het Bureau of Internal Revenue (BIR) gaat veel verder dan het tot stand brengen van een eenvoudige technische koppeling. Bedrijven moeten ervoor zorgen dat elektronische facturen voldoen aan het vereiste formaat, voorzien zijn van de vereiste elektronische handtekening, binnen de gestelde termijnen worden verzonden en voortdurend worden aangepast aan wijzigingen in de regelgeving.

Het Global Electronic Invoicing Platform van EDICOM kan worden geïntegreerd met de belangrijkste ERP- en bedrijfsbeheersystemen, waaronder SAP, SAP S/4HANA, Oracle, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Infor en andere facturatie- en boekhoudoplossingen.

Hierdoor kunnen bedrijven gewoon vanuit hun vertrouwde systemen blijven werken, terwijl EDICOM de omzetting van de gegevens naar het door het Electronic Invoicing System (EIS) vereiste formaat, het aanbrengen van de elektronische handtekening en de veilige verzending van de informatie naar het BIR automatiseert.

Het proces wordt in de volgende fasen uitgevoerd:

Factuurontvangst en-transformatie

Wanneer een factuur wordt gegenereerd in het ERP-systeem van het bedrijf, ontvangt het EDICOM-platform het document in zijn oorspronkelijke formaat. Aangezien de BIR facturen in JSON-formaat vereist in het kader van het Electronic Invoicing System (EIS), converteert het platform de gegevens automatisch om ze in lijn te brengen met de vereiste structuur, zodat ze voldoen aan de regelgeving.

Toepassing van de elektronische handtekening

Om de authenticiteit en veiligheid van de gegevens te garanderen, plaatst het EDICOM-platform een elektronische handtekening op de factuur. Deze stap is essentieel in de Filippijnen, omdat de BIR het gebruik van elektronische handtekeningen vereist om de legitimiteit van de documenten te valideren en wijzigingen te voorkomen nadat ze zijn uitgegeven.

Verzenden naar het EIS-systeem van de BIR

EDICOM automatiseert het verzendproces, waarbij in behandeling zijnde facturen automatisch worden geïdentificeerd en verzonden naar het Electronic Invoicing/Receipting System (EIS) van de BIR zodra ze zijn gevalideerd. Deze procedure minimaliseert handmatige fouten en garandeert real-time naleving van de Filippijnse belastingregels.

Automatische PDF-factuurgeneratie en notificatie aan klanten

Voor bedrijven die facturen in PDF-formaat aan hun klanten moeten leveren, biedt EDICOM een geautomatiseerde oplossing. Het platform genereert een PDF-versie van de factuur en publiceert deze veilig voor de ontvanger. Daarnaast wordt er een e-mailnotificatie verstuurd, zodat de klant de factuur gemakkelijk kan downloaden. Hierdoor is het niet meer nodig om facturen handmatig te versturen en wordt een tijdige en formele levering gegarandeerd.

Waarom kiezen bedrijven in de Filippijnen voor EDICOM?

EDICOM's Global e-Invoicing Platform is ontworpen om te voldoen aan de specifieke eisen van de Filippijnen, waardoor bedrijven compliant blijven en tegelijkertijd hun facturatieprocessen optimaliseren. De belangrijkste voordelen zijn:

• Naadloze ERP-integratie: Volledige connectiviteit met bestaande systemen, waardoor handmatig laden wordt verminderd en fouten worden geminimaliseerd.
• BIR compliance: Zorgt ervoor dat facturen worden verzonden in JSON formaat met elektronische handtekening, in overeenstemming met de EIS-regelgeving.
• Real-time automatisering: Automatische transformatie, validatie en verzending van facturen, waardoor de administratieve last wordt verminderd.
• Veilige digitale transacties: Implementatie van elektronische handtekening om de authenticiteit van elke factuur te garanderen.
• Efficiënte factuurdistributie: Automatische verzending van notificaties en toegang tot facturen via een beveiligd online portaal.

Met de implementatie van het EDICOM Platform kunnen bedrijven in de Filippijnen vol vertrouwen elektronische facturatie beheren, hun operationele efficiëntie verbeteren en risico's op niet-naleving minimaliseren.