Webportal für die Veröffentlichung von Dokumenten
Business@Mail ist eine internationale und skalierbare Lösung, die vollständig in Ihr ERP-System oder eine andere Plattform integriert ist und den sicheren Versand elektronischer Dokumente (Rechnungen, Bestellungen, Gehaltsabrechnungen usw.) an Kunden, Lieferanten oder andere Geschäftspartner überall auf der Welt ermöglicht.
Webportal für die Veröffentlichung von Dokumenten
Versand elektronischer Dokumente an 100 % Ihrer Gesprächspartner
Durch die Integration von Business@Mail in Ihre Verwaltungssysteme wird der Versand aller Ihrer Dokumente (Rechnungen, Bestellungen, Gehaltsabrechnungen usw.) automatisiert und der analoge Austausch vollständig eliminiert. Es spielt keine Rolle, ob Ihre Handelspartner eine EDI-Lösung haben oder nicht.
Mit Business@Mail erreichen Sie 100 % Ihrer Kunden und Lieferanten mit einheitlichen elektronischen Prozessen. Der Ausdruck Ihrer Dokumente sowie der Versand von PDFs per E-Mail entfallen. Das senkt Ihre Kosten und Reaktionszeiten, denn Ihre Dokumente werden sofort nach der Erstellung in Ihren Systemen geliefert.
Business@Mail bietet Zustellungs- und Statuskontrollgarantien, die der herkömmliche E-Mail-Versand nicht bietet.
Wie funktioniert Business@Mail beim Versand elektronischer Dokumente?
Ihr elektronischer Dokumentenversand wird mit einem automatisierten End-to-End-Prozess optimiert:
ERP-Integration
Die EDICOM-Plattform ist in das Verwaltungssystem (ERP) integriert, um die erforderlichen Daten aus jeder Transaktion zu extrahieren. Business@Mail lässt sich dank der leistungsstarken Datenintegrationsplattform von EDICOM mit jeder Verwaltungssoftware verbinden, so dass keine Änderungen in Ihren Anwendungen erforderlich sind.
Ausstellung der Dokumente
Die extrahierten Daten werden automatisch in das jeweils benötigte strukturierte Format (XML, EDIFACT, X12, UBL usw.) umgewandelt und sind damit versandfertig. Business@Mail unterstützt mehrere Standards und Formate und gewährleistet so die Kompatibilität mit jeder EDI-Lösung oder jedem Empfangssystem.
Elektronische Signatur
Im Falle von Rechnungen oder anderen Dokumenten, für die eine elektronische Signatur erforderlich ist, versieht die Lösung jedes Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur über die EDICOM Trust Services. Dadurch wird die Rechtsgültigkeit der Dokumente gewährleistet und die auf dem jeweiligen Markt geltenden Vorschriften für digitale Signaturen werden eingehalten.
Versand von Dokumenten
EDICOM identifiziert den Empfänger jedes Dokuments und veröffentlicht es auf dem Webportal Business@Mail in seinem ursprünglichen elektronischen Format. Bei Rechnungen wird außerdem automatisch eine visuelle Darstellung im PDF-Format eingefügt, was dem Empfänger die Einsichtnahme erleichtert.
Benachrichtigung und Herunterladen von Dokumenten
Business@Mail sendet eine E-Mail-Benachrichtigung an den Empfänger, um ihn über die Verfügbarkeit neuer Dokumente im sicheren Portal zu informieren. Der Empfänger erhält über den bereitgestellten Link Zugang zu einer geschützten Webumgebung, in der er seine Dokumente problemlos einsehen und/oder herunterladen kann, ohne dass zusätzliche Tools erforderlich sind.
ACK-Verwaltung
Die Plattform überwacht die Rückverfolgbarkeit von Sendungen durch die Erstellung von Empfangsbestätigungen. Der Absender ist jederzeit über den genauen Status jedes Dokuments informiert (noch nicht gelesen, gelesen, heruntergeladen usw.), so dass jeder Vorfall sofort bearbeitet werden kann.
Detaillierte Kontrolle, ob Ihre Partner Ihre Dokumente einsehen
Jedes Mal, wenn ein Empfänger ein Dokument bearbeitet (und selbst wenn das nicht der Fall ist), werden Sie dank der Statusbenachrichtigungen von Business@Mail sofort darüber informiert. Die Plattform verfolgt ununterbrochen was mit den einzelnen Dokumenten geschieht, und bestätigt, dass sowohl die Dateien als auch die Benachrichtigungen korrekt an ihrem Ziel ankommen.
Diese vollständige Rückverfolgbarkeit ermöglicht Ihnen eine proaktive Verwaltung Ihrer Rechnungen auf der Grundlage der von Business@Mail generierten Bestätigungen Ihrer Anfrage. Wenn eine Rechnung nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums vom Kunden geprüft wurde, können Sie dies erkennen und automatische Mahnungen versenden, um die Zahlungsfristen zu verkürzen.
Business@Mail überwacht die folgenden Bestätigungen und Ereignisse:
- Bestätigung der Veröffentlichung und Zustellung
- Anzeige, Herunterladen oder Drucken von Dokumenten
Nicht geöffnete Dokumente
Versendete Mahnungen
Vertrauen Sie bei Ihren globalen EDI- und elektronischen Rechnungsstellungsprojekten auf die Erfahrung und das Know-how von EDICOM.
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Länder mit aktiven Projekten
Kunden weltweit
Millionen von Transaktionen, die über das Kommunikationsnetzwerk EDICOM abgewickelt werden
Vorteile von Business@Mail für den Aussteller elektronische Rechnungen
Die Einführung von Business@Mail bringt zahlreiche operative Vorteile für Sie als sendendes Unternehmen, optimiert Prozesse und senkt Kosten in Ihrem Dokumentenmanagement:
Optimierung der Verwaltungsabläufe
Automatisierung des Versandprozesses und Eliminierung repetitiver Aufgaben. Manuelle Fehler werden reduziert und der Gebrauch von Papier wird eliminiert, was zu Effizienz und Nachhaltigkeit beiträgt.
Die Lieferung erfolgt sofort und sicher
Ihre Dokumente erreichen den Empfänger in Sekundenschnelle, über völlig sichere und vertrauliche Kanäle dank des privaten EDICOMNet-Netzes von EDICOM. Business@Mail garantiert eine sofortige Zustellung in einer überwachten und geschützten Umgebung und.
gewährleistet Rückverfolgbarkeit
Das System erfasst, ob das Dokument an seinem Bestimmungsort angekommen ist, ob der Empfänger benachrichtigt wurde und ob der Empfänger es geöffnet oder heruntergeladen hat. Diese vollständige Transparenz vermeidet Unsicherheiten und ermöglicht ein schnelles Eingreifen im Falle eines Zwischenfalls.
Integrierbar in alle Verwaltungssysteme
Die Lösung lässt sich mit beliebigen ERP-, CRM- oder anderen internen Systemen verbinden, so dass die Ausstellung und der Versand von Dokumenten ohne Änderung der üblichen Abläufe kann. Business@Mail funktioniert als natürliche Erweiterung Ihrer Prozesse, unabhängig von den Anwendungen, die Sie verwenden.
Ermöglicht das einfache Hinzufügen neuer Empfänger
Um Dokumente an einen neuen Geschäftspartner zu senden, müssen Sie ihn nur als Empfänger in Business@Mail hinzufügen. Es sind keine weiteren Schritte erforderlich. Auch wenn Ihr neuer Partner nicht über EDI verfügt, erhält er Ihre Dokumente über Business@Mail, indem er uns einfach seine Kontakt-E-Mail-Adresse mitteilt.
Sicherer Versand Ihrer elektronischen Dokumente
Business@Mail ist für den Versand beliebiger Dokumente an Empfänger ohne EDI-Lösung viel sicherer als E-Mail. Die Informationen werden verschlüsselt und über private Kanäle übertragen, so dass die Gefahr der Unkenntlichmachung oder des Verlusts von Informationen vermieden und die Sicherheitsrichtlinien eingehalten werden.
Vorteile für Ihre Kunden und Lieferanten mit Business@Mail
Die Empfänger von Dokumenten über die Plattform sehen auch einen greifbaren Nutzen für Ihr Unternehmen.
100 % kostenlose Dienstleistung für den Empfänger
Sichere Dokumentenablage
Mögliche Integration mit Ihren Systemen
Die Empfänger haben ebenfalls die Möglichkeit, die Dokumente in ihr Verwaltungssystem zu integrieren, unabhängig davon, ob es sich um PDFs handelt, die der Absender oder die EDICOM-Lösung generiert hat.
Business@Mail-Lösungen
Business@Mail wurde entwickelt, um jede Art von Dokument an alle Ihre Geschäftspartner zu senden, egal ob es sich um Unternehmen oder Privatpersonen handelt.
Darüber hinaus hat EDICOM einige spezifische Anpassungen der Plattform für Schlüsselsektoren oder besondere Funktionen entwickelt:
Business@Mail
Lösung für den Versand beliebiger Dokumente an jedweden Empfänger - auch ohne EDI-Lösung.
Business@Mail Pharma
Versandlösung für den Austausch von Geschäftsdokumenten spezifisch in der Pharmabranche.
Business@Mail Payroll
Lösung für den Versand und die Annahme von Gehaltsabrechnungen über ein privates Portal.
Business@Mail Pharma: Lösung für die Pharmabranche
Business@Mail Pharma ist die spezifische Lösung für die Pharmabranche, die eine umfassende Verwaltung der mit Apotheken und Labors ausgetauschten Dokumente ermöglicht.
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Auftragsbestätigungen
Lieferscheine
Elektronische Rechnungen
Monatliche Abrechnungsberichte
Daueraufträge im SEPA-Raum
Fälligkeiten und Zahlungsplan
Wie funktioniert Business@Mail Pharma?
Es vereinfacht den Austausch von elektronischen Dokumenten mit Apotheken.
Auftragsannahme
Die Mitarbeiter in den Apotheken nehmen die Bestellungen entgegen. Dann werden die Bestellungen in den Informationssystemen der Lieferanten erfasst.
Erstellung von Dokumenten
Integration in die Informationssysteme der Lieferanten, um zunächst die Auftragsdaten und andere damit verbundene Dokumente wie Versandanzeigen, Rechnungen, monatliche Rechnungsberichte, Daueraufträge im SEPA-Raum oder Geschäftsbedingungen zu erfassen.
Veröffentlichung von Dokumenten
Die Lösung wandelt die erfassten Daten in die mit den Apotheken vereinbarten Geschäftsdokumente zur Veröffentlichung auf dem Business@Mail Pharma-Portal um.
Benachrichtigung des Empfängers
Die Apotheken erhalten automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn sie Dokumente erhalten, die sie lesen müssen.
Zugang zum Portal
Der Empfänger greift über die Benachrichtigung oder direkt mit seinen Zugangsdaten auf das Portal zu, um seine Rechnungen oder jedes andere erhaltene Dokument einzusehen, auszudrucken oder herunterzuladen.
Integrierte Verwaltung
Die Lösung enthält ein Modul für die Verwaltung des Fälligkeitskalenders für Zahlungen. Apothekenleiter können auf monatlicher oder jährlicher Basis die Termine für die nächsten fälligen Zahlungen ihrer verschiedenen Lieferanten abfragen.
Vorteile für Pharmalieferanten
Im Rahmen der Prozessoptimierung, die der Einsatz von Business@Mail Pharma mit sich bringt, hat die Lösung noch weitere zahlreiche Vorteile.
Optimierung der Verwaltungsaufgaben
Business@Mail Pharma lässt sich in Ihre EDI-B2B-Kommunikationslösung integrieren, so dass Sie strukturierte Dokumente und elektronische Rechnungen direkt an Kunden ohne EDI-Lösung, z. B. Apotheken, senden können.
Rückverfolgbarkeit von Dokumenten
Business@Mail Pharma meldet periodisch die Bestätigungen, die es erlauben, jederzeit den Status der veröffentlichten Dokumente zu erfahren.
Support der Apotheken durch EDICOM
Die Apotheken verfügen über einen von EDICOM bereitgestellten Support-Service zur Lösung von Fragen und Zwischenfällen.
Vollständige Integration in andere Anwendungen
Das Ausstellen und Versenden von Dokumenten kann auf integrierte Weise erfolgen, ohne den normalen Betrieb in irgendeiner Weise zu beeinflussen. Business@Mail Pharma lässt sich in jedes auf dem Markt erhältliche Verwaltungssystem integrieren.
Einfaches Hinzufügen von neuen Empfängern
Sicherere Zustellung Ihrer elektronischen Dokumente
Business@Mail Pharma ist für den Versand von Lieferscheinen, Auftragsbestätigungen, Rechnungen oder anderen Dokumenten an Empfänger ohne EDI-Lösung wesentlich sicherer als E-Mail.
Vorteile für Apotheken
Vereinfachte Verwaltung
Alle Lieferantendokumente in einem einzigen Portal.
Hohe Verfügbarkeit
Cloud-Lösung, permanente Überwachung 24x7x365 mit permanenter Verfügbarkeit.
Elektronische Datei
Legale und sichere Archivierung von Geschäftsdokumenten.
Business@Mail Payrolls: Portal für die Zustellung und Annahme von Gehaltsabrechnungen
Spezifische Schnittstelle für die Abfrage und elektronische Unterzeichnung von Gehaltsabrechnungen durch die Mitarbeiter in jedem Unternehmen.
Bussiness@Mail Payrolls kann über eine Steckverbindung oder eine API in jedes beliebige Personalverwaltungssystem integriert werden und vervollständigt so die Erstellung und Validierung von Gehaltsabrechnungen.
Dieses Tool gibt es in verschiedenen Versionen für die Verwendung auf einem Computer oder Smartphone, um sowohl die Verteilung aller Gehaltsabrechnungen bei ihrer Ausstellung als auch die Erstellung der Quittung mit elektronischer Unterschrift durch die Mitarbeiter zu automatisieren.
Optimierung für Finanz- und Personalabteilungen
Auf operativer und administrativer Ebene verbessert die Nutzung der Datenintegration sowohl für den Versand von Dokumenten als auch für die Annahme und Unterzeichnung durch die Mitarbeiter die Verwaltung in bedeutendem Maß und ist in vielen Ländern sogar eine gesetzliche Verpflichtung.
Anpassungsfähigkeit an Unternehmen jeder Größe
Die Lösung ist sowohl für große Unternehmen als auch für kleine und mittlere Unternehmen geeignet. Darüber ist die technologische Infrastruktur von EDICOM skalierbar und somit in der Lage, mit dem Wachstum und den Veränderungen, die jedes Unternehmen benötigt, Schritt zu halten.
Smartphone-Anwendung verfügbar
Mit der Smartphone-Version der App können Arbeitnehmer ihre Gehaltsabrechnungen in wenigen Sekunden überprüfen und unterschreiben.
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